Leksikon for Adobe Acrobat Sign

Dokumenter/filer/vedlegg kontra avtaler kontra transaksjoner

Dokumenter/filer/vedlegg er alle individuelle filer som lastes opp til Acrobat Sign-systemet. Byggematerialene til avtalen.
Avtalene er de kunderettede objektene som Acrobat Sign oppretter fra de opplastede filene, og som mottakerne fyller ut og/eller signerer. «Avtale» er begrepet som brukes til å definere både objektet under prosessen med å innhente signaturer og den endelige PDF-en som genereres.
Transaksjoner omfatter avtalen og all tilhørende loggføring og dokumentasjon som genereres for/av avtalen underveis. (f.eks. revisjonsrapporter, godkjenningsresultater, CSV-sider med data på feltnivå)

Funksjonsprefikser

Etter hvert som funksjoner utvikler seg, vil prefikser brukes for å indikere hvor funksjonen befinner seg i utgivelsen/slutten av livssyklusen.

Nytt – Noe helt nytt.
Moderne – Noe oppdatert som kan ha en mulighet til å bytte mellom moderne og klassiske opplevelser.
- Moderne versjoner av ting kan ha nye funksjoner. For eksempel har den moderne versjonen av den tilpassede arbeidsflytdesigneren nye funksjoner
Klassisk – Den eldre versjonen av noe som oppdateres, brukes vanligvis når det er mulighet for å bytte mellom aktive versjoner.
Arvet – Den eldre versjonen av noe som oppdateres, brukes vanligvis når det er mulighet for å bytte mellom aktive versjoner.

Interne kontra eksterne

Begrepet «intern» beskriver gruppen av bruker-ID-er innenfor en felles konto-ID. Disse bruker-ID-ene er interne i kontoen, og innstillinger som gjelder interne brukere gjelder kun for disse bruker-ID-ene.

All andre e-postadresser er «eksterne».

Merk:

Mange selskaper har flere kontoer.

Brukere fra samme selskap (som deler samme domene i e-postadressen), men ikke innenfor samme konto-ID, er eksterne i forhold til hverandre

Administratorer på kontonivå kan få en fullstendig liste over interne e-postadresser ved å navigere Konto > Brukere og klikke på Eksporter brukerliste icon.

En CSV-fil lastes ned til ditt lokale system. Denne CSV-en summerer brukerne på kontoen, inkludert deres nåværende status.

Objekter og Objekt-ID-er

Objekter

Innenfor omfanget av Adobe Sign er et "objekt" en diskret forstått gruppe attributter/egenskaper.

Objekttypene er:

Kontoen som helhet
Grupper
Brukere
Avtaler

Der alle objekter av samme type har samme liste over egenskaper, vil verdiene som tilskrives disse egenskapene ofte være forskjellige, og må i noen tilfeller være det.

For eksempel har alle Brukere en e-postadresse-egenskap, og hver brukers e-postverdi må være unik.

Når "objekter" brukes i dokumentasjon, er forståelsen at hele typen objekter inkluderes. (f.eks. kan brukere opprettes med en CSV-fil)

Objekt ID-er

Alle objekter har unike identifikasjonsnummer for å skille mellom objekter av samme type. Hver bruker har en unik bruker-ID. Hver avtale har en unik avtale-ID.

Objekter bruker ofte objekt-ID-er som nøkkelattributt for å etablere relasjoner med andre objekter. På denne måten kan objekter opprettholde pågående relasjoner selv om andre attributter endres.

For eksempel kan en bruker-ID opprette flere avtale-ID-er, og det forholdet vedvarer selv om brukeren endrer andre egenskaper som brukerens navn og e-postadresse.

Når den brukes i dokumentasjon, identifiserer en objekt-ID én unik forekomst fra en type objekter. (f.eks. endrer ikke e-postadressen til en bruker-ID eierskapet til bruker-ID-avtalene.)

Forhold mellom overordnet og underordnet (mal)

Ideen om et forhold mellom overordnet og underordnet illustreres best med en mal som brukes til å generere flere kopier av seg selv uten å konsumere malen. Fordi overordnet er direkte relatert til underordnet avtale det genererer, kan det overordnede objektet rapportere om den relative statusen til alle underordnede avtaler.

Adobe Acrobat Sign har tre eksempler på dette prinsippet:

Bibliotekmaler – Når bibliotekmaler er knyttet til en avtale, spores det avtaleforholdet som et underordnet maldokument. (Merk at dette bare er sant hvis bare én mal er vedlagt avtalen.) Biblioteksmaler kan rapportere om avtalene som har brukt malen fra Administrer-siden
Nettskjemaer – Nettskjemaer oppretter en overordnet mal som kopieres når en bruker forsøker å sende inn skjemaet for signatur. Det overordnede nettskjemaet spores på Administrer-siden og kan rapportere om eventuelle pågående eller fullførte avtaler.
Massesending – Massesending-prosessen lar brukeren laste opp og konfigurere ett sett med filer og en CSV-liste over e-postadresser. Dette oppretter en overordnet mal som kopierer seg selv og sender en diskret avtale til hver e-post som er inkludert i CSV-listen. Det overordnede objektet spores på Administrer-siden og kan brukes til å rapportere om den relative statusen til de opprettede underordnede avtalene.

Eiendom/innstilling arv

Adobe Acrobat Sign er bygget på en objektorientert modell som gjør det mulig å lage "underordnede" objekter fra "overordnede" objekter. Når et underordnet objekt er opprettet, arver det alle egenskapene (attributter og innstillinger) til det overordnede (mal) objektet.

Vedvarende arv tilsier at hvis det overordnede objektet endrer en egenskapsverdi, flyter denne endringen ned til alle underordnede objekter som arver endringen tilsvarende.

Ved å bryte arvekoblingen kan et underordnet objekt tilpasses for å lette et spesifikt resultat.

Et godt eksempel på dette i Adobe Acrobat Sign er Account:Group-forholdet. Som standard arver alle nye grupper innstillingsverdiene som er definert på kontonivå. Imidlertid har grupper muligheten til å bryte arvekoblingen fra kontonivå og tilpasse gruppeinnstillingene for et spesifikt resultat (f.eks. strengere signaturkrav, spesifikke avtalestandarder).

I Adobe Acrobat Sign flyter arv fra overordnet > underordnet gjennom objektene: Applikasjon > Tjenestenivå > Konto > Gruppe > Bruker

Applikasjonen er basisobjektet og inneholder alle mulige alternativer for tjenesten.
Tjenestenivået er servicenivået en kunde kjøper. På dette nivået er de ulike funksjonene aktivert for å skille en bedriftskonto fra en individuell konto (for eksempel).
Konto-nivået arver innstillingene fra Tjenestenivået og gjør det mulig for brukeradministratorer å tilpasse kontoen for deres spesifikke bruk. Dette er det høyeste autoritetsnivået som kundeadministratorer kan konfigurere.
Gruppe-nivået arver alle Konto-nivåinnstillingene og gir mulighet for ytterligere tilpasning av gruppen. Endring av innstillingsverdier på gruppenivå overstyrer innstillingene på kontonivå og overfører gruppeinnstillingene nedstrøms til eventuelle underordnede objekter relatert til gruppen.
Både Bruker- og Avtale-objektene arver egenskapene sine fra Gruppen de er innenfor. Hvis en bruker endrer gruppen de er relatert til, vil brukeren kun se verdiene som er arvet fra den nye gruppen og eventuelle avtaler som opprettes vil bare ta i bruk verdiene som er tilgjengelige i den nye gruppen.

På grunn av eiendomsarv anbefales det generelt at administratorer konfigurerer innstillingene på kontonivå til å være de mest alvorlige verdiene som deres arbeidsprosesser vil tolerere, og deretter løsner restriksjoner etter behov på gruppenivå.

Underskriver (roller) kontra mottaker kontra deltaker

Underskriver (eller godkjenner, akseptør osv.) - En eksplisitt definert rolle for en mottaker

Alle mottakere har en rolle.

Mottaker - Enhver e-post som brukes til å inkludere noen i «signatursyklusen» til avtalen. Enkeltpersoner som kan samhandle med avtalen mens den pågår

Mottakere er et undersett av Deltakere.

Deltaker - Enhver e-post (individuell) som er inkludert i transaksjonen. Denne består av avsender, alle mottakere og alle parter som mottar kopi.

Roller kontra mottakere kontra deltakere

Ventende engangsbrukere

Når en avtale opprettes i Acrobat Sign, forsøker applikasjonen å identifisere om noen av mottakerne har en eksisterende bruker-ID som avtalen kan relateres til.

Hvis det finnes en bruker-ID, og den bruker-ID-en er på en konto som er klarert av avsenderkontoen, er avtale-IDen direkte relatert til bruker-IDen, og avtalen er synlig på brukerens Administrer-side.

Hvis e-posten ikke eksisterer i systemet, eller dersom senderens konto-ID ikke blir betrodd av bruker-ID-kontoen, oppretter Acrobat Sign en unik bruker-ID for engangsbruk, som lages spesielt for å spore brukerens aktiviteter for den avtale-ID-en. Engangsbruker-ID-er eksisterer bare så lenge avtalen pågår. Når avtalen er fullført, og alle loggbare hendelser er innhentet, er engangsbruker-ID-en ikke lenger nyttig og slettes fra systemet.

Terminalstatus

En avslutningstilstand oppnås når avtalen ikke har flere handlinger som kan utføres av mottakere for å fullføre den. Det er tre avslutningstilstander:

Fullført – Oppnådd når avtalen har fullført alle prosesser med alle mottakere.
Forlatt – En forlatt avtale er stoppet av eksplisitt handling. Denne handlingen kan komme fra en av flere kilder:
- Kansellert av avsenderen
- Avvist av mottakeren
- Mislykket på grunn av feil ved mottakergodkjenning
- Mislykket på grunn av systemfeil
Utløpt – Avtaler som når utløpsdatoen på grunn av inaktivitet i den definerte tidsperioden.

Adobe Acrobat Sign Lexicon (terminologi, sjargong, hva har du ...)