Elektroniczna archiwizacja eOriginal

Archiwizacja dokumentów Adobe Acrobat Sign za pomocą usług eOriginal

Cyfrowe zarządzanie dokumentami i ich ochrona

Adobe Acrobat Sign współpracuje z usługą eOriginal, aby zapewnić organizacjom zgodność z wymaganiami prawnymi poprzez archiwizację ważnych, podpisanych dokumentów w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Po podpisaniu dokumentu usługa eOriginal może bezpiecznie go zarchiwizować, stosując najwyższe poziomy zabezpieczeń i zgodności w całkowicie cyfrowym środowisku. Organizacje mogą wybrać archiwizację wszystkich dokumentów na danym koncie, wszystkich dokumentów zainicjowanych przez daną grupę (lub podgrupę użytkowników) albo poszczególnych dokumentów.

Po utworzeniu dokumentu oryginalny dokument, który jest przesłany do usługi Acrobat Sign, jest uznawany za autorytatywną kopię umowy. Autorytatywna kopia pozostaje na serwerach Adobe przez cały cykl podpisywania. Po zakończeniu cyklu podpisywania autorytatywna kopia jest archiwizowana w usłudze eOriginal i dokument staje się instrumentem prawnym. Kopia PDF dokumentu pozostaje w usłudze Acrobat Sign, ale oznaczona jest znakiem wodnym „Copy of Original” (Kopia oryginału), aby zaznaczyć, że kopia archiwizowana w usłudze eOriginal jest jedyną autentyczną wersją dokumentu:

Jak działa archiwizacja

Po zakończeniu cyklu podpisywania każda transakcja z włączoną opcją archiwizacji uruchamia usługę eOriginal, aby zainicjować transfer autorytatywnej kopii. Jest to asynchroniczny proces (wywołanie-i-odpowiedź), w którym usługa archiwizacji prosi o informacje od usługi Acrobat Sign po otrzymaniu powiadomienia, a usługa Acrobat Sign dostarcza żądanych treści.

Te sekwencyjne żądania odbywają się niemal w czasie rzeczywistym i zapewniają przechowywanie autorytatywnej kopii w usłudze archiwizacji po zakończeniu procesu podpisywania.

Po złożeniu końcowego podpisu pojawią się następujące kroki w prezentowanej kolejności:

1. Raport kontroli zostanie zaktualizowany o zdarzenie „Dokument gotowy do zarchiwizowania”.
   
   • Ponieważ raport kontroli musi zostać zakończony, gdy umowa osiąga stan końcowy, a proces archiwizacji występuje dopiero po zakończeniu procesu podpisywania, nie można uaktualnić raportu kontroli, aby wskazać ukończony proces archiwizacji. Zakończenie procesu archiwizacji wskazuje historia zdarzeń transakcji (przechowywana na serwerach Acrobat Sign).
     
2. Dokument i wszystkie powiązane obrazy są oznaczone znakiem wodnym. 
   • Jedna kopia bez znaku wodnego zostaje zachowana do ostatecznego przesłania do dostawcy usług archiwizacji elektronicznej.
     
   • Na tym etapie tylko dostawca usług archiwizacji elektronicznej może pobrać wersję bez znaku wodnego za pomocą zweryfikowanego tokena dostępu.
3. Gdy dokument jest gotowy do archiwizacji, usługa archiwizacji otrzymuje stosowne powiadomienie w formie wywołania zwrotnego. 
   • Usługa Acrobat Sign przesyła do usługi archiwizacji żądany identyfikator dokumentu, zwany Document Capability Key (Klucz zdolności dokumentu).
     
4. Usługa archiwizacji żąda rejestru kontrolnego dokumentu, aby utworzyć profil dokumentu.
5. Usługa Acrobat Sign udostępnia rejestr kontrolny.
   
   • Rejestr kontrolny zawiera kompletny zapis zdarzeń procesu podpisywania, w tym tożsamość sygnatariuszy, datę i czas każdego zdarzenia, adres IP, lokalizację informacji (jeśli dostępne).
     
6. Usługa archiwizacji żąda dokumentu bez znaku wodnego.
7. Dokument pozbawiony znaku wodnego dla usługi archiwizacji dostarcza usługa Acrobat Sign.
   
8. Usługa archiwizacji potwierdza otrzymanie dokumentu, wysyłając powiadomienie do usługi Acrobat Sign z informacją o zakończeniu procesu archiwizacji.
   
9. Kopia ostatecznej wersji umowy bez znaku wodnego zostaje usunięta z systemu usługi Acrobat Sign.

Na tym etapie usługa Acrobat Sign przechowuje tylko kopię gotowego dokumentu ze znakiem wodnym. Obrazy miniatur (wyświetlane w usłudze Acrobat Sign) również są oznaczone znakami wodnymi, aby zapewnić, że usługa archiwizacji ma tylko jedną wersję bez znaku wodnego.

Po zarchiwizowaniu dokumentu firma Adobe nie przechowuje już żadnych kopii gotowego dokumentu bez znaku wodnego.

Sposób konfigurowania przez użytkowników umowy, która ma być zarchiwizowana

Opcja konfiguracji umowy do zarchiwizowania jest widoczna tylko dla użytkowników po zakończeniu konfiguracji usługi na koncie.

Użytkownicy mogą decydować, czy umowa ma być zarchiwizowana, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie opcji Przechowaj tę umowę w sekcji Ustawienia umowy interfejsu konfiguracji umowy (opcje w wersji klasycznej).

Wartość domyślna dla opcji Przechowaj tę umowę jest zdefiniowana w konfiguracji usługi. Obsługa funkcji Acrobat Sign może w razie potrzeby pomóc w zmianie wartości.