Requerer um motivo para a assinatura

O recurso Motivos da assinatura permite que o signatário forneça o motivo pelo qual está assinando o contrato. Essa informação é necessária em alguns processos de trabalho (por exemplo: Título 21 CFR parte 11).

• Os motivos podem ser obrigatórios ou opcionais.
• O campo Motivo pode ser aplicado em campos de assinatura eletrônica ou digital.
  
  • Os campos de Iniciais não estão incluídos.
• Os motivos podem ser selecionados de uma lista predefinida criada pelo administrador do Acrobat Sign ou inseridos em um campo de texto livre. 

Como é usado

Quando a opção Motivos da assinatura está habilitada, o signatário é solicitado a fornecer um motivo da assinatura imediatamente após digitar, desenhar ou fazer upload da imagem da assinatura. A assinatura é exibida em um novo painel com:

• Um campo de texto aberto que possa aceitar um motivo personalizado do signatário

• Uma lista suspensa de motivos aceitáveis (como definido no Acrobat Sign)

Depois de fornecer o motivo, o signatário clica em OK e o processo de preenchimento/assinatura do formulário continua de forma normal.

Ambas as opções produzem um bloco de assinaturas que mostra a assinatura, com o motivo exibido à direita:

Ambas as opções listam o motivo no relatório CSV do contrato:

Opções de configuração

Há quatro opções selecionáveis em termos de captura do motivo da assinatura.

As primeiras duas indicam se um motivo deve ser permitido no processo de assinatura. Assinaturas eletrônicas e digitais são ativadas de modo não-intrusivo:

• Permitir que signatários forneçam um motivo de assinatura para fluxos de trabalho de assinatura eletrônica - Aplica o campo de motivo aos campos de assinatura eletrônica
• Permitir que os signatários forneçam um motivo de assinatura para fluxos de trabalho de assinatura digital com base em nuvem - Aplica o campo de motivo aos campos de assinatura digital

A permissão de assinar não obriga a inclusão de um motivo pelo signatário.

No entanto, se você habilitar o motivo da assinatura, deverá definir uma lista de motivos ou permitir que um motivo personalizado seja inserido.

As duas configurações seguintes fornecem controle sobre os motivos aplicados:

• Exibir que os signatários forneçam um motivo de assinatura - Quando ativado, todos os signatários devem fornecer um motivo (signatários internos e externos)
• Permitir que os signatários forneçam um motivo de assinatura personalizado - Permite que o signatário insira um motivo em um campo de texto
  • Se nenhuma lista predefinida de motivos for estabelecida, essa configuração deve ser ativado quando os motivos de assinatura são permitidos

Abaixo das opções selecionáveis há uma lista de motivos definidos.

Se os motivos personalizados não forem permitidos, essa lista deve ter pelo menos uma entrada.

Para adicionar um novo motivo, clique no ícone de adição 

Uma sobreposição exibe a caixa de diálogo Criar, permitindo que você configure o motivo. Há três elementos de motivo:

• Nome do motivo da assinatura - O nome do registro do motivo. 
  • Fornecido para facilitar a classificação dos motivos que podem abranger vários idiomas
• Texto do motivo de assinatura - Este é o texto inserido na assinatura e no relatório de auditoria. 
  • O motivo do texto está limitado a 128 caracteres ou menos
  • O signatário verá o texto completo na janela de seleção
• Idioma - Somente os motivos com um valor de Idioma correspondente ao ambiente do signatário são apresentados como opções. Se você enviar contratos usando a localidade francesa, somente os motivos sinalizados para o idioma francês podem ser selecionados
  • Se o signatário está usando um local sem tem nenhuma correspondência predefinida de Motivo, um motivo personalizado é aceito

Depois de configurar o motivo adequadamente, clique em Salvar.

O motivo fica disponível para todos os signatários imediatamente.

Para Editar ou Excluir um motivo da lista, clique uma vez no motivo para selecioná-lo.

As opções para Editar ou Excluir aparecem na parte superior da seção:

Como habilitar ou desabilitar

O recurso Motivo da assinatura pode ser habilitado para o nível de conta pelo administrador de conta do Acrobat Sign.

As configurações em nível de grupo são permitidas e substituirão os valores no nível de conta. 

Para acessar as opções, navegue até: Configurações da conta > Configurações da Bio-Pharma

Itens a serem considerados...

• Os motivos da assinatura funcionam com campos de assinatura digital e eletrônica.
  • Cada signatário pode ter apenas um campo de assinatura digital e vários campos de assinatura eletrônica.
• Os motivos da assinatura não se aplicam quando apenas um Carimbo é usado como assinatura.