Informações adicionais sobre assinatura de contratos podem ser encontradas aqui.
Antes de começar a usar o Adobe Acrobat Sign, temos que revisar alguns princípios básicos. O objetivo deste guia é familiarizá-lo(a) com o Acrobat Sign e com as funcionalidades disponíveis para os usuários.
Este guia aborda todos os processos importantes no Acrobat Sign e apresenta a interface do usuário. O sistema de ajuda do
Acrobat Sign fornece informações mais detalhadas quando necessário. Se estiver conectado à Internet, você pode clicar nos links nas caixas cinza que iniciam com o texto “Informações adicionais…” para exibir os tópicos de ajuda relacionados.
Onde for aplicável, recursos e funções específicos aos níveis de serviço Business e/ou Enterprise são indicados. Este guia documenta os recursos e as funções disponíveis no mais alto nível do contrato de licença, o Acrobat Sign para corporações. Para determinar o seu tipo de licença, vá para Meu perfil. Se você tiver perguntas sobre os recursos disponíveis para sua licença, entre em contato com seu Gerente de sucesso de clientes ou com o suporte do Adobe Acrobat Sign.
O Acrobat Sign é um aplicativo altamente personalizável, com uma grande variedade de recursos que podem ou não se aplicar a sua maneira de fazer negócios. Seu administrador de grupo ou de conta pode ter desativado algumas das opções descritas. Se surgir uma necessidade de algo que você não vê disponível, entre em contato com o seu administrador de grupo ou de conta. Nosso serviço suporta diferentes configurações para diferentes grupos; mesmo se é melhor ter um recurso desativado para um grupo, é possível habilitá-lo para outro.
No fim deste guia, você estará familiarizado com os fluxos de trabalho padrão para “envio” no Acrobat Sign, saberá como gerenciar seus contratos e como gerar relatórios para se manter ciente sobre o que foi concluído e o que ainda está pendente.
Ao fazer logon no Acrobat Sign pela primeira vez, reserve um tempo para revisar as suas informações pessoais de usuário. Essas informações são usadas em vários modelos, por isso é importante garantir que estejam corretas.
A página de perfil mostra os valores específicos que o Acrobat Sign usará ao personalizar algumas de suas transações. As de maior interesse são:
Caso precise ajustar qualquer conteúdo, clique no botão Editar perfil, faça as alterações necessárias e Salve as edições.
Depois de configurar suas informações pessoais, dê uma rápida olhada nas outras preferências pessoais que você vê listadas no lado esquerdo da tela. Essas opções são específicas a você como usuário e podem ser automações úteis:
A Página inicial é a primeira página que a maioria dos usuários acessará ao fazer logon. (A página Enviar é a outra opção, caso configurada por seu administrador de contas.)
A Página inicial é uma exibição composta pelas seguintes seções que permitem uma rápida visualização e acesso à maioria dos recursos do Acrobat Sign:
A página Enviar é onde você configura e envia novos contratos ad hoc. Há cinco seções funcionais para configurar:
Como remetente, destinatário ou mesmo como cópia de carbono (CC), se você é um participante de um contrato do Acrobat Sign, esse contrato estará disponível na página Gerenciar. Sendo um portal de acesso a todos contratos vinculados ao usuário, essa página é projetada para atingir dois objetivos: localizar o contrato que você deseja examinar e executar tarefas de gerenciamento para esse contrato.
A parte principal da página é a lista de contratos, que é filtrada pelo status dos contratos no painel esquerdo (Em andamento, Aguardando por você, Concluído, Cancelado, Expirado e Rascunho). Os filtros de modelo também estão disponíveis logo abaixo dos filtros de contrato (Modelos, Formulários web, e Envio em massa).
Os filtros de entrada de texto na parte superior da página podem ajudar a localizar documentos individuais com a busca por email, nome do contrato e nome do recipient (se for conhecido no sistema), data, notas, etc.)
Relatórios programados regularmente podem ajudar você a avaliar rapidamente a progressão dos seus documentos e onde sua atenção é necessária. Os relatórios podem ser personalizados para acionar a qualquer momento/dia a inclusão do escopo de todos os contratos somente para documentos com um nome especifico.
O objetivo do Acrobat Sign é enviar documentos e coletar assinaturas e aprovações. Cada cliente tem requisitos diferentes com relação a quem precisa interagir com o documento e em que ordem; portanto, há vários recursos de fluxo de trabalho disponíveis na interface da página Enviar sobre os quais você deve saber.
Se você estiver em uma conta com Usuários em Vários Grupos (UMG) ativado, selecione o grupo do qual deseja enviar o contrato antes de configurar o contrato.
Se você não vir a lista suspensa Enviar de na parte superior da página, sua conta não está com o UMG ativado.
Defina os recipients e a ordem na qual eles obtêm acesso para interagir com o documento.
Na seção Recipients, a opção na parte superior pede para você selecionar a ordem básica de assinatura:
À direita da opção de ordem de assinatura, você verá dois links:
Para alterar a ordem dos recipients, você pode clicar e arrastar os recipients na ordem correta da pilha, ou pode editar diretamente os números e a pilha se ajustará de acordo.
Cada recipient é criado com cinco elementos:
A.Ordem de participação - Quando Completar na ordem está selecionado, a ordem de participação fornece uma indicação clara de quando cada recipient irá interagir com o contrato.
B. Função - De que forma o recipient pode ser melhor caracterizado?
C. Endereço de email - Este é o endereço de email que identifica o recipient e é usado para todas as comunicações de email com o recipient, incluindo a solicitação de assinatura.
D. Processo de autenticação - Como o recipient deve ser controlado? Você deseja usar autenticação de dois fatores?
E. Mensagem privada (opcional) - O remetente pode fornecer instruções individuais para cada recipient e elas aparecem quando o recipient visualiza o contrato.
O link Mostrar CC abaixo da lista de recipients expõe um campo no qual você adiciona um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir a autoridade para assinatura/aprovação.
Um fluxo de trabalho "híbrido" é um exemplo de ordem de participação sequencial em que uma ou mais etapas incluem dois ou mais recipients que acessam o documento ao mesmo tempo. Todos os assinantes/aprovadores da etapa "paralela" deverão concluir sua parte antes de o processo sequencial passar para a próxima etapa.
Os grupos de recipients são úteis quando você precisa da assinatura de uma equipe ou de uma empresa, mas não de um indivíduo específico nesse grupo. Qualquer membro do grupo está autorizado a assinar ou aprovar em nome do grupo inteiro.
A seção Mensagem contém dois campos que podem promover ainda mais o seu sucesso.
O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer string que identifique o contrato. Essa string irá preencher a linha de assunto do email dos recipients (destacada em amarelo abaixo), além do valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajudará seus recipients a identificar mais prontamente seu email e poderá melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário.
Se nenhum nome de contrato for inserido antes de um documento ser anexado, o nome do contrato adotará o nome de arquivo do primeiro arquivo anexado. Esse valor pode ser editado até que o contrato seja enviado.
A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). Esta mensagem aparece no email Por favor, assine enviado para todos os recipients (ao contrário da Mensagem privada, que é exibida apenas para o recipient para o qual está configurada).
Os clientes corporativos terão acesso aos modelos de mensagem configurados pelo seu administrador. Os modelos de mensagem são vinculados diretamente ao recurso Idioma dos recipients nas seções Opções, de modo que, quando você selecionar "espanhol" do menu suspenso de idiomas, todos os seus modelos em espanhol se tornarão disponíveis.
Se você selecionou um idioma que não tem nenhum modelo vinculado a ele, a opção Modelo de mensagem não estará visível na página Enviar.
A seção Opções permite controlar melhor o contrato depois de enviado:
Anexe os documentos da transação na seção Arquivo.
O Acrobat Sign combinará todos os documentos em um PDF de contrato abrangente para o processo de assinatura e criará esse arquivo PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.
Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Acrobat Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox e OneDrive, carregados de seu sistema local usando a pesquisa de arquivos, ou por arrastar e soltar um arquivo na caixa Arquivos.
Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Logo abaixo da lista de arquivos, você verá a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura. Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário neles conforme necessário.
Você deve adicionar ao menos os campos de assinatura, mas há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.
Se nenhum campo de assinatura for inserido, o Acrobat Sign adicionará automaticamente uma nova página para acomodar as assinaturas no fim do documento.
Enviar um documento para apenas um recipient é um dos fluxos de trabalho mais comuns em termos de contrato e uma ótima maneira aprender sobre o processo básico. Tudo que você precisa é de:
O envio de um contrato para vários recipients segue exatamente as mesmas etapas, mas com duas diferenças importantes:
Experimentar o processo de assinatura é útil para entender o resultado final das configurações feitas pelo remetente.
1. Um email é enviado à caixa de email do recipient.
○ A linha de assunto começará com: Assinatura solicitada em {O nome do documento}
2. O contrato é aberto ao clicar no botão Revisar e assinar
3. O Contrato abre em uma nova janela do navegador
Outras opções na página incluem:
A. Opções - Essa lista inclui as opções que o recipient tem com base em sua função
○ Ler contrato - abre o contrato no formato somente exibição
○ Delegar assinatura a outra pessoa - a opção permite que o recipient delegue a própria autoridade a outra pessoa. Por exemplo, a um colega ou um gerente
○ Recusar-se a assinar – Essa ação encerra o contrato
○ Imprimir, assinar e fazer upload – Permite que o signatário converta o fluxo de trabalho do fluxo da assinatura eletrônica para o da assinatura física. Em seguida, o signatário faz o upload do documento assinado.
○ Limpar os dados do documento - Essa opção limpará todo o conteúdo do campo
○ Exibir histórico - abre o relatório de auditoria atual para exibição
○ Fazer download do PDF - baixa a versão atual do contrato em formato PDF
B. Mensagem - O ícone de balão de fala exibirá novamente e em pop-up as mensagens
C. Contador de campos obrigatórios – Esse contador mostra o número de campos obrigatórios não preenchidos no documento. Clicar neste campo fará o signatário navegar pelos campos obrigatórios (não opcionais) disponibilizados
D. Pular para próximo campo - Essa seta amarela pode ajudar a localizar os próximos campos se você estiver na rolagem de um documento grande. Este guia passará por todos os campos, não apenas os necessários.
Este documento tem apenas um campo de assinatura e ele é obrigatório (conforme indicado pelo asterisco vermelho). Para documentos com vários campos preenchíveis, você pode tabular esse recurso para percorrê-los.
4. Para aplicar uma assinatura, clique duas vezes no campo para abrir o painel de assinatura.
5. Digite seu nome no campo superior do painel de assinatura.
A finalização da assinatura pode ser feita em uma de quatro maneiras:
○ Fonte tipográfica (padrão) – O Acrobat Sign aplicará uma fonte estilo script para o nome inserido.
○ Desenhado fisicamente - desenhe fisicamente sua assinatura usando um mouse, caneta stylus ou qualquer outro dispositivo apontador. Usar o seu dedo em um tablet apresenta um resultado excelente.
○ Imagem – Se você tiver uma imagem de sua assinatura, é possível carregá-la.
○ Dispositivo móvel - A opção Dispositivo móvel permite transmitir o painel de assinaturas do desktop para um dispositivo móvel, permitindo a você inserir sua assinatura física usando um dispositivo mais fácil.
6. Clique em Aplicar para aplicar sua assinatura no campo de assinatura e retornar para o documento.
7. Uma vez que todos os campos obrigatórios forem preenchidos, clique no botão Clique para assinar na parte inferior da janela (é impossível não vê-lo).
Informações adicionais sobre assinatura de contratos podem ser encontradas aqui. |
Na parte inferior da página do Acrobat Sign está uma barra de ferramentas que contém ferramentas usadas para navegar pelo contrato, aumentar ou diminuir o zoom e fazer o download do documento. Você pode ocultar a barra de ferramentas clicando no X no canto inferior direito. Para exibir temporariamente a barra de ferramentas oculta, passe o cursor na parte inferior da janela e os controles reaparecerão.
Informações adicionais sobre como usar os controles de zoom podem ser encontradas aqui. |
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Gerenciar seus contratos é uma parte importante ao trabalhar com o Acrobat Sign. Use a página Gerenciar para acompanhar, processar e personalizar os contratos. Se você estiver substituindo um contrato ou substituindo o signatário, esses processos permitem que influenciar o progresso da transação no sistema.
A página Gerenciar tem vários recursos incorporados para se explorar. Para simplificar, eles podem ser divididos em três áreas funcionais:
A. Filtros
B. Lista de contratos
C. Ferramentas de contrato
As pastas de status múltiplos na página clássica foram consolidadas em um conjunto mais prático de filtros que retorna contratos de um determinado tipo de status. Na seção superior encontram-se os filtros de Contrato que buscam contratos com base no status atual do contrato
Há dois status “ativos”. Cada um indica o volume de conteúdo com relação ao nome do status:
Há três status “terminais”:
Há um status de Rascunho que contém todos os contratos parcialmente criados.
A seção inferior é dedicada a objetos “pai” (primários) de modelo. Os contratos “filho” (secundários) que são criados a partir desses modelos são filtrados acima, nos filtros de status de contrato.
Os objetos pai não são contratos propriamente ditos, mas são usados para produzir grandes quantidades de contratos individuais. São objetos primários:
Os usuários com conteúdo compartilhado de outras contas de usuário podem filtrar por esse conteúdo clicando na seta para baixo ao lado de Seus contratos.
O menu suspenso exibe uma lista de todos os usuários (e grupos quando o compartilhamento avançado estiver ativado) que compartilharam conteúdo com você. Selecione o usuário e a página Gerenciar recarrega com o conteúdo do usuário selecionado.
O corpo principal da página contém as listas dos contratos aos quais você está ligado. Cada contrato que envolve o seu endereço de email aparecerá em algum lugar na lista. Não apenas os contratos que você iniciou, mas também os contratos que foram enviados para você assinar/aprovar, bem como qualquer contrato recebido como cópia.
A lista de contratos é sempre filtrada pela seleção de status de documento à esquerda.
Os cabeçalhos ao longo da parte superior das listas classificarão os conteúdos de cada seção com um clique. Clicar neles novamente reverterá a ordem de classificação.
Os registros individuais contêm as seguintes informações:
O painel Ferramentas do contrato permitirá acessar alguns controles para gerenciar ou entender melhor seus contratos.
A barra Pesquisar e o botão Filtros que a acompanha permitem critérios de pesquisa precisos para ajudar a localizar contratos em meio ao que pode rapidamente se tornar um número exorbitante de transações.
Quatro filtros, que podem ser usados individualmente ou em conjunto, estão disponíveis para ajudar a reduzir o conjunto de dados a uma lista gerenciável de registros.
O valor Data de modificação filtra o carimbo de data/hora mais recente quando uma ação do usuário atualiza o contrato. A Data de modificação se torna um valor bloqueado quando o contrato atinge um status terminal (Concluído/Cancelado/Expirado).
O ícone do filtro por Data de modificação abre as opções para reduzir ainda mais o conjunto de dados selecionando um intervalo de datas:
Usando a caixa de inserção Pesquisar (à direita do botão Filtros), é possível aplicar um filtro em campos individuais que podem conter dados altamente específicos ou únicos.
As opções de campo pesquisáveis são:
As contas com a opção Usuários em Vários Grupos habilitada têm acesso a um filtro de Grupo que limita o conjunto de dados retornado a apenas contratos enviados desse grupo.
Quando um filtro é selecionado, uma tag será exibida ao lado do ícone de filtro. É possível clicar em qualquer filtro para removê-lo depois que o conjunto de dados é retornado.
O recurso de relatório permite verificar como sua a conta está usando o Acrobat Sign. Crie seus próprios relatórios e tenha visibilidade completa em seu processo de assinatura do documento ao mesmo tempo em que acompanha grupos ou usuários individuais.
Para criar um novo relatório, navegue para a página Relatórios clicando na guia Relatórios e, em seguida, clique no link Criar um novo relatório.
A página Criar um novo relatório exibe:
Informações adicionais sobre a criação de relatórios podem ser encontradas aqui. |
Ao configurar um relatório, vários parâmetros podem ser definidos para personalizar os resultados. Todos os parâmetros descritos abaixo estão disponíveis.
A data de criação é o intervalo de tempo que você quer que o relatório abranja. Pode ser usado um dos quatro intervalos de tempo predefinidos (essa semana, semana passada, este mês, último mês) ou inserido um intervalo de datas personalizado.
Esse parâmetro permite executar o relatório em usuários ou grupos específicos. Um ou mais podem ser selecionados para qualquer uma das opções, ou você pode executar o relatório em relação a todos os usuários na conta.
Com essa opção, documentos específicos podem ser selecionados para inclusão no relatório. Os documentos listados neste campo são os documentos de biblioteca usados em toda a conta. Documentos individuais usados uma vez não serão listados aqui.
Este parâmetro é usado para incluir ou excluir os documentos que contêm ou uma determinada variável. É possível escolher incluir ou não a string inserida.
Ativar esse parâmetro inclui contratos de Envio em massa no relatório final
Você pode definir limites para desempenho, usando a visualização Meta de desempenho. Os indicadores que refletem desempenho são exibidos no relatório resultante.
Por padrão, o parâmetro benchmark é desativado para relatórios. Clique no link configurações de relatório para ativá-lo.
O Benchmark fornece um método expandido para acompanhar o progresso do contrato e as taxas de assinatura.
Cada opção ativada (por data, remetente, grupo, formulário, fluxo de trabalho e tipo de assinatura) fornece um tipo diferente de gráfico no relatório.
Os parâmetros nesta seção existem para modificar os gráficos no relatório resultante. Alterar esses parâmetros e mudar seleção padrão pode acelerar o processo de geração do relatório.
Uma vez que você clicar no botão Executar relatório, o relatório será gerado com base em seus parâmetros. Há várias ações que você pode usar com seu relatório.
Clicar neste link é semelhante a atualizar a página. O novo relatório incluirá transações e atividades recentes.
Salvar o relatório permite que você execute este relatório novamente no futuro.
Compartilhar permite que você envie os resultados do relatório para outra pessoa. Você só precisa digitar seu endereço de email e uma mensagem.
Definir uma programação para esse relatório o fará ser executado com os mesmos parâmetros e de acordo com a frequência que você definir.
Clicar nesse link solicitará que você abra ou salve um arquivo .CSV. Os arquivos CSV podem ser abertos no Excel e todas as informações da transação para os contratos no relatório serão categorizados nas várias colunas.
Clicar neste link abrirá uma versão do relatório amigável para impressão.
O ambiente de Criação fornece a funcionalidade de criar formulários para o Acrobat Sign. Além de inserir campos de assinatura, é possível incluir campos que são preenchidos automaticamente com conteúdo, como valores de data ou de assinatura dos signatários (quando conhecidos), ou campos de texto que fazem validação de conteúdo e/ou cálculos complexos. Outros tipos de campo comuns, como caixas suspensas, botões de opção e caixas de seleção também estão disponíveis
O acesso ao ambiente de criação é feito ao:
○ Você só pode editar os modelos que você carregou. Na imagem abaixo, você pode ver que o segundo modelo é compartilhado com outro usuário, por isso não editável.
Uma vez que o ambiente de criação é iniciado, pare um momento para identificar os cinco pontos principais:
A. Modelo de campo de formulário - Essa opção é exibida somente se você tiver criado pelo menos um modelo de biblioteca de campo de formulário.
B. Layout e alinhamento de campo - Exibe a barra de ferramentas de tamanho/alinhamento do campo de formulário
C.Selecionar recipient (função) - Essa lista suspensa lista os recipients do contrato
D. Guias de campo de formulário - Pode selecionar campos dessas guias para adicioná-los ao seu documento
E. Voltar/Redefinir/Salvar modelo/Salvar progresso:
►Voltar - o botão Voltar permite que o usuário navegue de volta para a página Enviar para editar o nome e a mensagem do contrato, os endereços de email dos recipients e os arquivos anexados ao contrato
► Redefinir remove todas as modificações feitas no modelo desde que ele foi carregado ou salvo pela última vez
►Salvar como modelo - quando marcado, o modelo é salvo como um objeto de biblioteca discreto quando o contrato é enviado. Ao clicar em Enviar, o usuário será solicitado a fornecer um nome para o novo modelo
►Salvar progresso - clicar neste link salvará o estado atual do modelo
Se você criou um modelo de campo de formulário para o seu documento, é possível selecionar e aplicar o modelo usando esse conjunto de ferramentas.
A lista suspensa lista os modelos de campo de formulário disponíveis e você pode escolher em qual página irá carregar o modelo. Vários modelos podem ser aplicados.
Informações adicionais sobre como usar modelos de campo de formulário podem ser encontradas na Ajuda do Acrobat Sign clicando aqui. |
Essa opção no menu exibe as ferramentas para alinhar e redimensionar os campos em relação a outro. Você pode clicar em vários campos para controlá-los ou manter pressionada a tecla Shift e selecionar uma área com o mouse para defini-los em grupo.
Os seis ícones à esquerda podem alinhar os campos na parte superior, na linha horizontal do meio, na parte inferior, à esquerda, na linha vertical do meio e à direita (conforme exibido da esquerda para a direita).
Os três ícones seguintes irão atribuir a todos os campos a mesma largura, altura ou ambos.
O alinhamento e o redimensionamento são baseados no primeiro campo que você seleciona.
Provavelmente o elemento mais importante da criação do formulário, este recurso associa vários destinatários aos campos que precisam ser preenchidos. Ao selecionar o recipient da lista de Recipients primeiro, qualquer campo subsequente que você inserir no formulário será relacionado automaticamente a esse recipient. Se o recipient for alterado, todos os novos campos colocados serão relacionados a esse novo recipient.
Quando um recipient específico for selecionado, os campos atribuídos a eles serão destacados no documento, fornecendo um bom indicador visual que aponta quais campos estão relacionados a qualquer recipient selecionado.
Uma vez que um campo está em um documento, você pode modificar o recipient ao qual campo é atribuído ao clicar nele duas vezes para abrir o menu do campo e, em seguida, alterar o menu suspenso do recipient.
Todos os campos disponíveis no Acrobat Sign podem ser encontrados nos menus do painel à direita da janela. Esses campos são categorizados pelo uso e pelo tipo de campo e a maioria pode ser manipulada de acordo com a altura e a largura exigidas pelo formulário.
Informações detalhadas sobre os tipos de campos de formulário podem ser encontradas no artigo Tipos de campo. |
Depois de adicionar novos campos de formulário ao seu contrato, você pode salvar uma cópia em sua biblioteca antes de enviar o contrato para assinatura.
Clique na caixa de seleção Salvar como modelo no canto inferior direito da janela de criação antes de clicar no botão Enviar para adicionar o contrato modificado à sua biblioteca.
Primeiro, o documento será salvo em sua biblioteca.
Seu contrato será enviado para a assinatura.
As demais opções permitem aumentar e diminuir o zoom no documento, redefinir ou excluir todos os campos incluídos ou salvar/enviar o documento no estado atual.
O Salvar como modelo salvará o formulário como um novo modelo de biblioteca assim que o contrato for enviado. O remetente terá a opção de nomear o modelo quando o botão Enviar for clicado.
Como prática recomendada, você deve salvar o progresso com frequência. No entanto, se você sair do ambiente de criação, o documento será salvo automaticamente. Você pode acessá-lo posteriormente na página Gerenciar, na seção Rascunho.
Um modelo de biblioteca é um objeto reutilizável. O Acrobat Sign fornece suporte a dois tipos de modelos de biblioteca: modelos de documento e modelos de campo de formulário.
Em vez de criar um novo documento de biblioteca cada vez que um documento for atualizado, a mesma camada de campos de formulário pode ser aplicada. Os modelos do campo de formulário podem ser editados para facilitar alterações na disposição dos campos ou nas propriedades de campo. Além disso, todas as ferramentas no ambiente de criação estão disponíveis ao criar um modelo de campo de formulário.
Como melhor prática, um único usuário (o administrador do documento) deve ser responsável por criar e manter modelos. Criar um logon de usuário de administrador de documento elimina a confusão sobre quais modelos usar e oferece controle de versão para seus documentos reutilizáveis.
Recomendamos o uso de uma lista de distribuição ou um email funcional para o logon do usuário de administração de documento. Isso permite que você controle o acesso a esse logon de administrador de documento ao mesmo tempo em que permite que a responsabilidade seja compartilhada conforme necessário.
Informações adicionais sobre como usar as ferramentas de criação para criar modelos podem ser encontradas aqui. |
1. Clique na guia Página inicial. Clique em Criar um modelo reutilizável
A página Criar um modelo de biblioteca é exibida.
2. No campo Nome do modelo, digite um nome para o modelo. O nome pode ser alterado mais tarde caso necessário.
3. Clique no botão Navegar para navegar até o arquivo em seu sistema local a ser usado para criar o modelo reutilizável. Se você estiver criando um documento reutilizável, esse arquivo e o seu conteúdo serão usados. Se você estiver criando uma camada reutilizável de campo de formulário, o conteúdo do arquivo não será incluído no modelo.
4. Selecione a opção apropriada de modelo: Criar como documento reutilizável, Criar camada de campos como formulário reutilizável, ou ambas.
5. Selecione a opção apropriada de permissões para o compartilhamento do modelo.
Permissões de grupo só podem ser concedidas ao grupo do qual você faz parte no momento. Não é possível conceder permissões a outros grupos.
6. Clique no botão Visualizar ou adicionar campos. A Experiência de criação é exibida.
7. Inclua os campos obrigatórios destinados aos participantes desejados arrastando-os das guias de campos de formulário e os soltando no documento
8. Após concluir a adição de campos, clique no botão Salvar
O modelo agora será exibido na seção Modelos da sua página Gerenciar. Se você compartilhou o modelo com usuários no seu grupo ou na sua organização concedendo permissão, o modelo agora também será exibido na seção Modelos das páginas Gerenciar e pode ser usado para envio sempre que desejado.
Somente o usuário que criou o modelo da biblioteca pode editá-lo ou excluí-lo (exceto quando o compartilhamento avançado estiver ativado)
Há vários fluxos de trabalhos que você pode usar para enviar documentos para assinatura, para coletar assinaturas e para enviar um documento assinado; são eles:
As seções a seguir discutem com mais detalhes cada um desses processos.
Informações adicionais sobre o envio de contratos podem ser encontradas aqui. |
A depender das suas necessidades de negócios, vários recipients precisam atuar num contrato. Por exemplo, você pode precisar que duas pessoas assinem um contrato e que outra aprove ou delegue o contrato a um signatário adicional. Ao enviar para vários recipients, você também tem opções adicionais relacionadas a como o contrato deve ser implantado: sequencialmente, em paralelo, ou usando envio híbrido.
Informações adicionais sobre o envio de um contrato para vários signatários podem ser encontradas aqui. |
Esse processo funciona exatamente como é chamado. É usado para situações em que somente você precisa assinar um documento e enviar a uma ou mais pessoas. Por exemplo, talvez seja necessário enviar um contrato W-9, de confidencialidade ou ambos a uma ou mais pessoas. Você pode enviar o documento assinado, contanto que não use o mesmo endereço de email usado para fazer logon. Isso ocorre porque uma cópia do documento assinado é salva e você pode acessá-la pela guia Gerenciar. Observe que a função "Preencher e assinar" pode ser encontrada apenas na Página inicial.
Informações adicionais sobre o uso do “Preencher e assinar” podem ser encontradas aqui. |
1. Clique em Preencher e assinar um documento na Página inicial.
3. Digite um Nome de acordo
4. Arraste e solte o arquivo que deseja você assinar ou clique no link Adicionar arquivos encontre/anexe o documento a partir de seu sistema local ou unidade de rede
5. Clique em Avançar.
6. A página Preencher e assinar é carregada.
Inclua todo o conteúdo (texto, verificações, assinaturas) conforme necessário.
7. Quando terminar, clique em Concluído
8. A página pós-assinatura é exibida com opções para enviar o documento, baixar uma cópia, visualizar o documento na página Gerenciar, ou assinar outro documento
Esse processo de Envio em massa permite enviar um documento para centenas de pessoas imediatamente. Cada signatário assina a sua própria cópia do documento e esses contratos individuais são devolvidos a você. Esse processo pode ser usado para coletar Contratos de confidencialidade, documentos de RH ou autorizações de permissão. O link para Envio em massa pode ser encontrado na Página inicial.
Os recipients do Envio em massa podem ser incluídos adicionando seus endereços de email no campo "Para:" ou fazendo upload de um arquivo de Comma Separated Value (.CSV) com as informações do recipient. O processo de uso de .CSV permite que você preencha dados para cada signatário, dando a você a oportunidade de personalizar as informações de campos para cada pessoa. Por exemplo, você pode personalizar a mensagem nos emails "Por favor, assinar"… enviado para cada signatário.
Informações adicionais sobre como usar o Envio em massa podem ser encontradas aqui. |
Os formulários web são os documentos hospedados que podem ser assinados por qualquer pessoa que tenha acesso a eles. São ideais para folhas de inscrição, renúncias ou qualquer documento que você precise que muitas pessoas acessem e assinem online.
Os formulários web podem ser gerados em duas formas diferentes: como JavaScript ou como um URL. A opção JavaScript fornece o código necessário para incorporar o formulário web em seu site. A opção URL fornece um endereço Web hospedado pelo Acrobat Sign que os remetentes podem usar para obter o documento assinado. O link para Criar formulários web pode ser encontrado na página Inicial.
Mesmo que a experiência de assinatura de formulários web seja a mesma que uma transação regular via Acrobat Sign, os formulários web só podem ser assinados e autenticados por pessoas que você designou.
A assinatura é uma das funções principais do Acrobat Sign. Qualquer pessoa pode assinar via link de email em qualquer navegador Web no próprio computador ou dispositivo móvel. Se você tiver uma conta do Acrobat Sign, também é possível assinar com o aplicativo “Gerenciador do Acrobat Sign”, nativo do iOS ou Android. Você também pode iniciar a assinatura na página Gerenciar. A assinatura é criada também no processo "Preencher e assinar".
Informações adicionais sobre como assinar documentos usando um aplicativo podem ser encontradas aqui. |
O Acrobat Sign é compatível com os navegadores mais recentes em smartphones e tablets que utilizam sistemas operacionais iOS ou Android.
Use o painel intuitivo no Gerenciador do Acrobat Sign e acesse seus documentos a partir do seu dispositivo móvel para enviar e assinar contratos. O novo painel funciona bem com iOS 9 e iPad Pro. A experiência de envio aprimorada simplifica a maneira que você envia documentos para assinatura.
O Gerenciador do Acrobat Sign para Android foi localizado em dezenove idiomas para corresponder ao Acrobat Mobile.
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