Guia de introdução do Adobe Acrobat Sign

Defina os recipients e a ordem na qual eles obtêm acesso para interagir com o documento.

• Configurar contratos com vários signatários é o mesmo processo que com um único signatário, apenas com mais recipients. Adicione cada um e configure-os conforme necessário.
• Adicionar o mesmo email no contrato várias vezes (por exemplo, se alguém tiver ações em diferentes estágios do processo) é permitido.
  

Na seção Recipients, a opção na parte superior pede para você selecionar a ordem básica de assinatura:

• Completar na ordem está selecionado (como mostrado acima), um processo de assinatura sequencial é observado de uma etapa de assinatura para a seguinte e os recipients são numerados para indicar a ordem precisa de participação
  • A fluxos híbridos de assinatura começam como um fluxo de trabalho sequencial (Concluir em ordem)
• Quando a opção Completar em qualquer ordem estiver ativada, a assinatura em paralelo pode ocorrer e os recipients não são numerados para indicar que não há nenhuma ordem específica de participação.

À direita da opção de ordem de assinatura, você verá dois links:

• Adicionar-me - Clique neste link para se incluir como o próximo recipient na ordem de participação.
• Adicionar grupo de recipients - Clique neste link para criar um grupo de recipients onde um precisa participar em nome do grupo inteiro. Por exemplo, crie um grupo para a equipe de RH, em que somente uma pessoa do RH realmente precisar assinar o contrato.

Cada recipient é criado com cinco elementos:

A.Ordem de participação - Quando Completar na ordem está selecionado, a ordem de participação fornece uma indicação clara de quando cada recipient irá interagir com o contrato.

B. Função - De que forma o recipient pode ser melhor caracterizado?

C. Endereço de email - Este é o endereço de email que identifica o recipient e é usado para todas as comunicações de email com o recipient, incluindo a solicitação de assinatura.

D. Processo de autenticação - Como o recipient deve ser controlado? Você deseja usar autenticação de dois fatores?

E. Mensagem privada (opcional) - O remetente pode fornecer instruções individuais para cada recipient e elas aparecem quando o recipient visualiza o contrato.

O link Mostrar CC abaixo da lista de recipients expõe um campo no qual você adiciona um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir a autoridade para assinatura/aprovação. 

Um fluxo de trabalho "híbrido" é um exemplo de ordem de participação sequencial em que uma ou mais etapas incluem dois ou mais recipients que acessam o documento ao mesmo tempo. Todos os assinantes/aprovadores da etapa "paralela" deverão concluir sua parte antes de o processo sequencial passar para a próxima etapa.

Os grupos de recipients são úteis quando você precisa da assinatura de uma equipe ou de uma empresa, mas não de um indivíduo específico nesse grupo. Qualquer membro do grupo está autorizado a assinar ou aprovar em nome do grupo inteiro. 

A seção Mensagem contém dois campos que podem promover ainda mais o seu sucesso.

O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer string que identifique o contrato. Essa string irá preencher a linha de assunto do email dos recipients (destacada em amarelo abaixo), além do valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajudará seus recipients a identificar mais prontamente seu email e poderá melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário.

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). Esta mensagem aparece no email Por favor, assine enviado para todos os recipients (ao contrário da Mensagem privada, que é exibida apenas para o recipient para o qual está configurada).

Modelos de mensagem

Os clientes corporativos terão acesso aos modelos de mensagem configurados pelo seu administrador. Os modelos de mensagem são vinculados diretamente ao recurso Idioma dos recipients nas seções Opções, de modo que, quando você selecionar "espanhol" do menu suspenso de idiomas, todos os seus modelos em espanhol se tornarão disponíveis.  

A seção Opções permite controlar melhor o contrato depois de enviado:

• Proteger com senha - Exige que todos os recipients digitem uma senha para abrir e visualizar o PDF assinado. Essa senha é definida pelo remetente e deve ser comunicada externamente. O Acrobat Sign não registra essa senha; portanto, não esqueça ela.
• Prazo de conclusão - Defina o número de dias após os quais o contrato vence e não pode mais ser concluído.
• Definir lembrete - Configure a frequência de envio (diária ou semanal) dos lembretes até a data de conclusão do contrato. Somente os destinatários atuais serão notificados.
• Idioma dos destinatários - Selecione o idioma a ser utilizado nos emails enviados aos destinatários e durante a experiência de assinatura.
  • Essa configuração também define os Modelos de mensagem visíveis se sua conta estiver configurada para usá-los.

Anexe os documentos da transação na seção Arquivo.

O Acrobat Sign combinará todos os documentos em um PDF de contrato abrangente para o processo de assinatura e criará esse arquivo PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.

Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Acrobat Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox e OneDrive, carregados de seu sistema local usando a pesquisa de arquivos, ou por arrastar e soltar um arquivo na caixa Arquivos.

Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Visualizar e adicionar campos de assinatura

Logo abaixo da lista de arquivos, você verá a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura. Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário neles conforme necessário. 

Você deve adicionar ao menos os campos de assinatura, mas há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.

Enviar um documento para apenas um recipient é um dos fluxos de trabalho mais comuns em termos de contrato e uma ótima maneira aprender sobre o processo básico. Tudo que você precisa é de:

• Endereço de email do recipient.
  • Este email deve ser diferente do que o email com o qual você faz logon (não é possível enviar para si mesmo)
• Um documento ou um arquivo que você quer que seja assinado

Envio para vários destinatários

O envio de um contrato para vários recipients segue exatamente as mesmas etapas, mas com duas diferenças importantes:

• É necessário incluir cada recipient em sua própria linha na seção Recipient, na ordem em que você deseja que eles assinem.
• Ao inserir campos, é necessário declarar qual destinatário deve ter acesso ao campo clicando duas vezes nele e definindo o valor do Destinatário.

1. Um email é enviado à caixa de email do recipient.

○ A linha de assunto começará com: Assinatura solicitada em {O nome do documento}

2. O contrato é aberto ao clicar no botão Revisar e assinar

3. O Contrato abre em uma nova janela do navegador

Outras opções na página incluem:

A. Opções - Essa lista inclui as opções que o recipient tem com base em sua função

○ Ler contrato - abre o contrato no formato somente exibição

○ Delegar assinatura a outra pessoa - a opção permite que o recipient delegue a própria autoridade a outra pessoa. Por exemplo, a um colega ou um gerente

○ Recusar-se a assinar – Essa ação encerra o contrato

○ Imprimir, assinar e fazer upload – Permite que o signatário converta o fluxo de trabalho do fluxo da assinatura eletrônica para o da assinatura física. Em seguida, o signatário faz o upload do documento assinado.

○ Limpar os dados do documento - Essa opção limpará todo o conteúdo do campo

○ Exibir histórico - abre o relatório de auditoria atual para exibição 

○ Fazer download do PDF - baixa a versão atual do contrato em formato PDF

B. Mensagem - O ícone de balão de fala exibirá novamente e em pop-up as mensagens

C. Contador de campos obrigatórios – Esse contador mostra o número de campos obrigatórios não preenchidos no documento. Clicar neste campo fará o signatário navegar pelos campos obrigatórios (não opcionais) disponibilizados

D. Pular para próximo campo - Essa seta amarela pode ajudar a localizar os próximos campos se você estiver na rolagem de um documento grande. Este guia passará por todos os campos, não apenas os necessários.

Este documento tem apenas um campo de assinatura e ele é obrigatório (conforme indicado pelo asterisco vermelho). Para documentos com vários campos preenchíveis, você pode tabular esse recurso para percorrê-los.

4. Para aplicar uma assinatura, clique duas vezes no campo para abrir o painel de assinatura.

5. Digite seu nome no campo superior do painel de assinatura.

A finalização da assinatura pode ser feita em uma de quatro maneiras:

○ Fonte tipográfica (padrão) – O Acrobat Sign aplicará uma fonte estilo script para o nome inserido.

○ Desenhado fisicamente - desenhe fisicamente sua assinatura usando um mouse, caneta stylus ou qualquer outro dispositivo apontador. Usar o seu dedo em um tablet apresenta um resultado excelente.

○ Imagem – Se você tiver uma imagem de sua assinatura, é possível carregá-la.

○ Dispositivo móvel - A opção Dispositivo móvel permite transmitir o painel de assinaturas do desktop para um dispositivo móvel, permitindo a você inserir sua assinatura física usando um dispositivo mais fácil.

6. Clique em Aplicar para aplicar sua assinatura no campo de assinatura e retornar para o documento.

7. Uma vez que todos os campos obrigatórios forem preenchidos, clique no botão Clique para assinar na parte inferior da janela (é impossível não vê-lo).

Para criar um novo relatório, navegue para a página Relatórios clicando na guia Relatórios e, em seguida, clique no link Criar um novo relatório.

A página Criar um novo relatório exibe:

Parâmetros de relatório

Ao configurar um relatório, vários parâmetros podem ser definidos para personalizar os resultados. Todos os parâmetros descritos abaixo estão disponíveis. 

Data de criação

A data de criação é o intervalo de tempo que você quer que o relatório abranja. Pode ser usado um dos quatro intervalos de tempo predefinidos (essa semana, semana passada, este mês, último mês) ou inserido um intervalo de datas personalizado.

Usuários e grupos

Esse parâmetro permite executar o relatório em usuários ou grupos específicos. Um ou mais podem ser selecionados para qualquer uma das opções, ou você pode executar o relatório em relação a todos os usuários na conta.

Documentos e fluxos de trabalho

Com essa opção, documentos específicos podem ser selecionados para inclusão no relatório. Os documentos listados neste campo são os documentos de biblioteca usados em toda a conta. Documentos individuais usados uma vez não serão listados aqui. 

Nome do documento

Este parâmetro é usado para incluir ou excluir os documentos que contêm ou uma determinada variável. É possível escolher incluir ou não a string inserida.

Envio em massa

Ativar esse parâmetro inclui contratos de Envio em massa no relatório final

Metas de desempenho

Você pode definir limites para desempenho, usando a visualização Meta de desempenho. Os indicadores que refletem desempenho são exibidos no relatório resultante.

Benchmark

Por padrão, o parâmetro benchmark é desativado para relatórios. Clique no link configurações de relatório para ativá-lo.

O Benchmark fornece um método expandido para acompanhar o progresso do contrato e as taxas de assinatura. 

Gráfico de contratos por

Cada opção ativada (por data, remetente, grupo, formulário, fluxo de trabalho e tipo de assinatura) fornece um tipo diferente de gráfico no relatório.

Et Cetera

Os parâmetros nesta seção existem para modificar os gráficos no relatório resultante. Alterar esses parâmetros e mudar seleção padrão pode acelerar o processo de geração do relatório.

Uma vez que você clicar no botão Executar relatório, o relatório será gerado com base em seus parâmetros. Há várias ações que você pode usar com seu relatório.

Atualizar o relatório com os dados atuais

Clicar neste link é semelhante a atualizar a página. O novo relatório incluirá transações e atividades recentes.

Salvar relatório

Salvar o relatório permite que você execute este relatório novamente no futuro.

Compartilhar relatório

Compartilhar permite que você envie os resultados do relatório para outra pessoa. Você só precisa digitar seu endereço de email e uma mensagem.

Programar relatório

Definir uma programação para esse relatório o fará ser executado com os mesmos parâmetros e de acordo com a frequência que você definir.

Exportar relatório de dados

Clicar nesse link solicitará que você abra ou salve um arquivo .CSV. Os arquivos CSV podem ser abertos no Excel e todas as informações da transação para os contratos no relatório serão categorizados nas várias colunas.

Versão amigável para impressão

Clicar neste link abrirá uma versão do relatório amigável para impressão.

O acesso ao ambiente de criação é feito ao:

• Enviar um novo documento e ativar a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura na página Enviar

• Editar um documento em rascunho na página Gerenciar

• Criar um novo modelo ou formulário web a partir da Página inicial

• Editar um documento de biblioteca ou documento web existentes na página Gerenciar

○ Você só pode editar os modelos que você carregou. Na imagem abaixo, você pode ver que o segundo modelo é compartilhado com outro usuário, por isso não editável.

Uma vez que o ambiente de criação é iniciado, pare um momento para identificar os cinco pontos principais:

A. Modelo de campo de formulário - Essa opção é exibida somente se você tiver criado pelo menos um modelo de biblioteca de campo de formulário.

B. Layout e alinhamento de campo - Exibe a barra de ferramentas de tamanho/alinhamento do campo de formulário

C.Selecionar recipient (função) - Essa lista suspensa lista os recipients do contrato

D. Guias de campo de formulário - Pode selecionar campos dessas guias para adicioná-los ao seu documento

E. Voltar/Redefinir/Salvar modelo/Salvar progresso:

►Voltar - o botão Voltar permite que o usuário navegue de volta para a página Enviar para editar o nome e a mensagem do contrato, os endereços de email dos recipients e os arquivos anexados ao contrato

► Redefinir remove todas as modificações feitas no modelo desde que ele foi carregado ou salvo pela última vez

►Salvar como modelo - quando marcado, o modelo é salvo como um objeto de biblioteca discreto quando o contrato é enviado. Ao clicar em Enviar, o usuário será solicitado a fornecer um nome para o novo modelo

►Salvar progresso - clicar neste link salvará o estado atual do modelo

Modelo de campo de formulário.

Se você criou um modelo de campo de formulário para o seu documento, é possível selecionar e aplicar o modelo usando esse conjunto de ferramentas.

A lista suspensa lista os modelos de campo de formulário disponíveis e você pode escolher em qual página irá carregar o modelo. Vários modelos podem ser aplicados.

Layout e alinhamento do campo

Essa opção no menu exibe as ferramentas para alinhar e redimensionar os campos em relação a outro. Você pode clicar em vários campos para controlá-los ou manter pressionada a tecla Shift e selecionar uma área com o mouse para defini-los em grupo.

Os seis ícones à esquerda podem alinhar os campos na parte superior, na linha horizontal do meio, na parte inferior, à esquerda, na linha vertical do meio e à direita (conforme exibido da esquerda para a direita). 

Os três ícones seguintes irão atribuir a todos os campos a mesma largura, altura ou ambos. 

O alinhamento e o redimensionamento são baseados no primeiro campo que você seleciona.

Selecionar recipient (função)

Provavelmente o elemento mais importante da criação do formulário, este recurso associa vários destinatários aos campos que precisam ser preenchidos. Ao selecionar o recipient da lista de Recipients primeiro, qualquer campo subsequente que você inserir no formulário será relacionado automaticamente a esse recipient. Se o recipient for alterado, todos os novos campos colocados serão relacionados a esse novo recipient.

Uma vez que um campo está em um documento, você pode modificar o recipient ao qual campo é atribuído ao clicar nele duas vezes para abrir o menu do campo e, em seguida, alterar o menu suspenso do recipient.

Menus de campos de formulário

Todos os campos disponíveis no Acrobat Sign podem ser encontrados nos menus do painel à direita da janela. Esses campos são categorizados pelo uso e pelo tipo de campo e a maioria pode ser manipulada de acordo com a altura e a largura exigidas pelo formulário.

Salvar como modelo

Depois de adicionar novos campos de formulário ao seu contrato, você pode salvar uma cópia em sua biblioteca antes de enviar o contrato para assinatura.

Clique na caixa de seleção Salvar como modelo no canto inferior direito da janela de criação antes de clicar no botão Enviar para adicionar o contrato modificado à sua biblioteca.

Primeiro, o documento será salvo em sua biblioteca.

Seu contrato será enviado para a assinatura.

Zoom, Redefinir e Salvar/Enviar

As demais opções permitem aumentar e diminuir o zoom no documento, redefinir ou excluir todos os campos incluídos ou salvar/enviar o documento no estado atual.

O Salvar como modelo salvará o formulário como um novo modelo de biblioteca assim que o contrato for enviado. O remetente terá a opção de nomear o modelo quando o botão Enviar for clicado.

Como prática recomendada, você deve salvar o progresso com frequência. No entanto, se você sair do ambiente de criação, o documento será salvo automaticamente. Você pode acessá-lo posteriormente na página Gerenciar, na seção Rascunho.

1. Clique na guia Página inicial. Clique em Criar um modelo reutilizável

A página Criar um modelo de biblioteca é exibida.

2. No campo Nome do modelo, digite um nome para o modelo. O nome pode ser alterado mais tarde caso necessário.

3. Clique no botão Navegar para navegar até o arquivo em seu sistema local a ser usado para criar o modelo reutilizável. Se você estiver criando um documento reutilizável, esse arquivo e o seu conteúdo serão usados. Se você estiver criando uma camada reutilizável de campo de formulário, o conteúdo do arquivo não será incluído no modelo.

4. Selecione a opção apropriada de modelo: Criar como documento reutilizável, Criar camada de campos como formulário reutilizável, ou ambas.

5. Selecione a opção apropriada de permissões para o compartilhamento do modelo.

6. Clique no botão Visualizar ou adicionar campos. A Experiência de criação é exibida. 

7. Inclua os campos obrigatórios destinados aos participantes desejados arrastando-os das guias de campos de formulário e os soltando no documento

8. Após concluir a adição de campos, clique no botão Salvar

O modelo agora será exibido na seção Modelos da sua página Gerenciar. Se você compartilhou o modelo com usuários no seu grupo ou na sua organização concedendo permissão, o modelo agora também será exibido na seção Modelos das páginas Gerenciar e pode ser usado para envio sempre que desejado. 

A depender das suas necessidades de negócios, vários recipients precisam atuar num contrato. Por exemplo, você pode precisar que duas pessoas assinem um contrato e que outra aprove ou delegue o contrato a um signatário adicional. Ao enviar para vários recipients, você também tem opções adicionais relacionadas a como o contrato deve ser implantado: sequencialmente, em paralelo, ou usando envio híbrido. 

Esse processo funciona exatamente como é chamado. É usado para situações em que somente você precisa assinar um documento e enviar a uma ou mais pessoas. Por exemplo, talvez seja necessário enviar um contrato W-9, de confidencialidade ou ambos a uma ou mais pessoas. Você pode enviar o documento assinado, contanto que não use o mesmo endereço de email usado para fazer logon. Isso ocorre porque uma cópia do documento assinado é salva e você pode acessá-la pela guia Gerenciar. Observe que a função "Preencher e assinar" pode ser encontrada apenas na Página inicial.

1. Clique em Preencher e assinar um documento na Página inicial. 

3. Digite um Nome de acordo

4. Arraste e solte o arquivo que deseja você assinar ou clique no link Adicionar arquivos encontre/anexe o documento a partir de seu sistema local ou unidade de rede

5. Clique em Avançar.

6. A página Preencher e assinar é carregada.

                Inclua todo o conteúdo (texto, verificações, assinaturas) conforme necessário.

7. Quando terminar, clique em Concluído

8. A página pós-assinatura é exibida com opções para enviar o documento, baixar uma cópia, visualizar o documento na página Gerenciar, ou assinar outro documento

Esse processo de Envio em massa permite enviar um documento para centenas de pessoas imediatamente. Cada signatário assina a sua própria cópia do documento e esses contratos individuais são devolvidos a você. Esse processo pode ser usado para coletar Contratos de confidencialidade, documentos de RH ou autorizações de permissão. O link para Envio em massa pode ser encontrado na Página inicial.

Os recipients do Envio em massa podem ser incluídos adicionando seus endereços de email no campo "Para:" ou fazendo upload de um arquivo de Comma Separated Value (.CSV) com as informações do recipient. O processo de uso de .CSV permite que você preencha dados para cada signatário, dando a você a oportunidade de personalizar as informações de campos para cada pessoa. Por exemplo, você pode personalizar a mensagem nos emails "Por favor, assinar"… enviado para cada signatário.

Os formulários web são os documentos hospedados que podem ser assinados por qualquer pessoa que tenha acesso a eles. São ideais para folhas de inscrição, renúncias ou qualquer documento que você precise que muitas pessoas acessem e assinem online.

Os formulários web podem ser gerados em duas formas diferentes: como JavaScript ou como um URL. A opção JavaScript fornece o código necessário para incorporar o formulário web em seu site. A opção URL fornece um endereço Web hospedado pelo Acrobat Sign que os remetentes podem usar para obter o documento assinado. O link para Criar formulários web pode ser encontrado na página Inicial.

Mesmo que a experiência de assinatura de formulários web seja a mesma que uma transação regular via Acrobat Sign, os formulários web só podem ser assinados e autenticados por pessoas que você designou. 

Use o painel intuitivo no Gerenciador do Acrobat Sign e acesse seus documentos a partir do seu dispositivo móvel para enviar e assinar contratos. O novo painel funciona bem com iOS 9 e iPad Pro. A experiência de envio aprimorada simplifica a maneira que você envia documentos para assinatura. 

Baixe o aplicativo aqui.

O Gerenciador do Acrobat Sign para Android foi localizado em dezenove idiomas para corresponder ao Acrobat Mobile.

Baixe o aplicativo aqui.