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Guia de introdução do Adobe Acrobat Sign

 

Guia do Adobe Acrobat Sign

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Introdução

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Enviar, assinar e gerenciar contratos

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

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Acrobat Sign Developer

Suporte e solução de problemas

Bem-vindo(a) ao Adobe Acrobat Sign.

Antes de começar a usar o Adobe Acrobat Sign, temos que revisar alguns princípios básicos. O objetivo deste guia é familiarizá-lo(a) com o Acrobat Sign e com as funcionalidades disponíveis para os usuários.

Este guia aborda todos os processos importantes no Acrobat Sign e apresenta a interface do usuário. O sistema de ajuda do
Acrobat Sign fornece informações mais detalhadas quando necessário. Se estiver conectado à Internet, você pode clicar nos links nas caixas cinza que iniciam com o texto “Informações adicionais…” para exibir os tópicos de ajuda relacionados. 

Observação:

Onde for aplicável, recursos e funções específicos aos níveis de serviço Business e/ou Enterprise são indicados. Este guia documenta os recursos e as funções disponíveis no mais alto nível do contrato de licença, o Acrobat Sign para corporações. Para determinar o seu tipo de licença, vá para Meu perfil. Se você tiver perguntas sobre os recursos disponíveis para sua licença, entre em contato com seu Gerente de sucesso de clientes ou com o suporte do Adobe Acrobat Sign.

O Acrobat Sign é um aplicativo altamente personalizável, com uma grande variedade de recursos que podem ou não se aplicar a sua maneira de fazer negócios. Seu administrador de grupo ou de conta pode ter desativado algumas das opções descritas. Se surgir uma necessidade de algo que você não vê disponível, entre em contato com o seu administrador de grupo ou de conta. Nosso serviço suporta diferentes configurações para diferentes grupos; mesmo se é melhor ter um recurso desativado para um grupo, é possível habilitá-lo para outro.

 

No fim deste guia, você estará familiarizado com os fluxos de trabalho padrão para “envio” no Acrobat Sign, saberá como gerenciar seus contratos e como gerar relatórios para se manter ciente sobre o que foi concluído e o que ainda está pendente.

Personalize sua conta

Ao fazer logon no Acrobat Sign pela primeira vez, reserve um tempo para revisar as suas informações pessoais de usuário. Essas informações são usadas em vários modelos, por isso é importante garantir que estejam corretas.

  • Passe o mouse sobre seu nome no canto superior direito para abrir o menu e clique em Meu perfil

A página de perfil mostra os valores específicos que o Acrobat Sign usará ao personalizar algumas de suas transações. As de maior interesse são:

  • Seu nome completo - usado em comunicações de email e para sua assinatura padrão
  • Seu cargo - é preenchido automaticamente se você alguma vez teve que preencher o campo Cargo
  • Nome da sua empresa - refletido em comunicações de email, deve apresentar o nome legal da empresa por completo
  • Fuso horário - os carimbos de data/hora serão convertidos para o seu fuso horário para aumentar a clareza ao executar os relatórios.

Caso precise ajustar qualquer conteúdo, clique no botão Editar perfil, faça as alterações necessárias e Salve as edições.

Editar meu perfil

Depois de configurar suas informações pessoais, dê uma rápida olhada nas outras preferências pessoais que você vê listadas no lado esquerdo da tela. Essas opções são específicas a você como usuário e podem ser automações úteis:

  • Meu perfil – suas informações de identificação pessoal.
  • Tokens de acesso - Se você é um desenvolvedor, este é o local onde os tokens de API são definidos e listados
  • Integração com o Twitter - Envia um tweet cada vez que um contrato é concluído!
  • Meu rodapé de email - Adiciona um rodapé personalizado (texto simples) na parte inferior de seus modelos de email ao enviar novos contratos.
  • Delegação automática – delega contratos do Acrobat Sign enviados a você para outras pessoas assinarem, de maneira automática. Semelhante a um envio de mensagem “Ausente do escritório”, mas para acordos do Acrobat Sign.
  • Minhas notificações – configure quais tipos de eventos/alertas você deseja receber do Acrobat Sign e como deseja ser notificado. Você pode receber um email em tempo real ou registrar o evento e configurar o relatório em um ciclo diário ou semanal. (Os eventos são disparadores acionados quando algo acontece. Alertas são acionados quando um intervalo de tempo passa e algo não acontece).
  • Notificações compartilhadas – se outra conta de usuário for compartilhada com você, é possível personalizar e escolher sobre quais eventos e alertas você gostaria de ser informado.
  • Minha assinatura - Carregue uma imagem da sua assinatura e das iniciais do seu nome. Arquivos PNG funcionam melhor.
  • Preferências de idioma – duas configurações sob este cabeçalho devem ser consideradas:
    • Minha preferência de idioma – essa configuração permite definir o idioma que você usa dentro do
      aplicativo web do Acrobat Sign. 
    • Idioma de assinatura - Essa configuração define o idioma padrão usado para notificações de email e a experiência de assinatura guiada do recipient.
  • Exibir outras contas - Se você precisa ver os contratos em outra conta de usuário, é possível solicitar esse acesso aqui. Uma lista de todas as contas exibidas será enumerada. Essa é uma perspectiva “somente leitura”.
  • Compartilhar minha conta – se você precisar compartilhar sua conta com outra pessoa, é possível especificar quem pode ver seus contratos aqui. O recurso de compartilhar sua conta é somente leitura. O visualizador não pode assinar, substituir ou delegar.

Visão geral página por página

Envio de contratos

O objetivo do Acrobat Sign é enviar documentos e coletar assinaturas e aprovações. Cada cliente tem requisitos diferentes com relação a quem precisa interagir com o documento e em que ordem; portanto, há vários recursos de fluxo de trabalho disponíveis na interface da página Enviar sobre os quais você deve saber. 

Página Enviar

Ambiente de assinatura

Experimentar o processo de assinatura é útil para entender o resultado final das configurações feitas pelo remetente.

Gerenciamento de contratos

Gerenciar seus contratos é uma parte importante ao trabalhar com o Acrobat Sign. Use a página Gerenciar para acompanhar, processar e personalizar os contratos. Se você estiver substituindo um contrato ou substituindo o signatário, esses processos permitem que influenciar o progresso da transação no sistema.

Relatórios (apenas para os níveis de serviço Business e Enterprise)

O recurso de relatório permite verificar como sua a conta está usando o Acrobat Sign. Crie seus próprios relatórios e tenha visibilidade completa em seu processo de assinatura do documento ao mesmo tempo em que acompanha grupos ou usuários individuais.

Visualização e experiência de criação

O ambiente de Criação fornece a funcionalidade de criar formulários para o Acrobat Sign. Além de inserir campos de assinatura, é possível incluir campos que são preenchidos automaticamente com conteúdo, como valores de data ou de assinatura dos signatários (quando conhecidos), ou campos de texto que fazem validação de conteúdo e/ou cálculos complexos. Outros tipos de campo comuns, como caixas suspensas, botões de opção e caixas de seleção também estão disponíveis

Modelos de biblioteca

Um modelo de biblioteca é um objeto reutilizável. O Acrobat Sign fornece suporte a dois tipos de modelos de biblioteca: modelos de documento e modelos de campo de formulário.

  • Modelo de documento - Um modelo de documento é um documento reutilizável. Os modelos de documento podem ser compartilhados com outros usuários em sua conta, permitindo que vários usuários enviem o mesmo documento sem a necessidade de efetuar todas as alterações.
  • Modelos de campo de formulário - Um modelo de campo de formulário é uma camada reutilizável de campo que pode ser aplicada a todo o documento. Os modelos de campo de formulário também podem ser compartilhados com outros usuários em sua conta. Os modelos de campo de formulário são ideais nas seguintes situações:
    • Você tem um layout de campo que funciona para vários documentos.
    • Você tem um documento que pode ser enviado de várias maneiras diferentes.
    • Você precisa revisar o conteúdo do documento, mas os campos permanecem no mesmo local.

Em vez de criar um novo documento de biblioteca cada vez que um documento for atualizado, a mesma camada de campos de formulário pode ser aplicada. Os modelos do campo de formulário podem ser editados para facilitar alterações na disposição dos campos ou nas propriedades de campo. Além disso, todas as ferramentas no ambiente de criação estão disponíveis ao criar um modelo de campo de formulário.

 

Como melhor prática, um único usuário (o administrador do documento) deve ser responsável por criar e manter modelos. Criar um logon de usuário de administrador de documento elimina a confusão sobre quais modelos usar e oferece controle de versão para seus documentos reutilizáveis.

Recomendamos o uso de uma lista de distribuição ou um email funcional para o logon do usuário de administração de documento. Isso permite que você controle o acesso a esse logon de administrador de documento ao mesmo tempo em que permite que a responsabilidade seja compartilhada conforme necessário.

Informações adicionais sobre como usar as ferramentas de criação para criar modelos podem ser encontradas aqui.

Fluxos de trabalho alternativos para assinaturas

Há vários fluxos de trabalhos que você pode usar para enviar documentos para assinatura, para coletar assinaturas e para enviar um documento assinado; são eles:

  • Envio usando o "Preencher e assinar"
  • Enviar usando o Envio em massa
  • Uso de formulários web para coletar assinaturas 

As seções a seguir discutem com mais detalhes cada um desses processos.

Informações adicionais sobre o envio de contratos podem ser encontradas aqui.

Dispositivos móveis

A assinatura é uma das funções principais do Acrobat Sign. Qualquer pessoa pode assinar via link de email em qualquer navegador Web no próprio computador ou dispositivo móvel. Se você tiver uma conta do Acrobat Sign, também é possível assinar com o aplicativo “Gerenciador do Acrobat Sign”, nativo do iOS ou Android. Você também pode iniciar a assinatura na página Gerenciar. A assinatura é criada também no processo "Preencher e assinar".

Veja informações adicionais sobre a funcionalidade do aplicativo móvel aqui

O Acrobat Sign é compatível com os navegadores mais recentes em smartphones e tablets que utilizam sistemas operacionais iOS ou Android.

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