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Um administrador do Salesforce deve primeiro configurar o componente no Salesforce. Uma vez concluído, os usuários finais precisam permitir somente o suplemento de email, autenticar o Salesforce, e, em seguida, clicar em um email.
O suplemento do Adobe Sign para Salesforce permite que um usuário clique em qualquer email em seu cliente de email e produz uma lista de contratos relacionados, com base nos endereços de email envolvidos no email selecionado.
Os usuários podem enviar novos contratos e lembretes, ou mesmo cancelarem um contrato diretamente do seu cliente de email.
Ativar o cliente de email para Outlook
Cada usuário deve ativar o suplemento do Salesforce ao seu cliente de email. Se os clientes de email de desktop e em Web forem usados, ambos precisarão ser ativados em seus ambientes.
1. Faça o logon na sua conta do 365 Outlook e selecione a opção Email
2. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela
3. Selecione a opção Gerenciar integrações para carregar a página Suplementos para Outlook
4. Na caixa de pesquisa do canto superior esquerdo, digite Salesforce e clique no ícone de pesquisa
5. À direita da opção Salesforce Lightning para Outlook, clique no botão para Ativar a integração
- Quando concluído, você deverá ver Adicionado com sucesso abaixo da integração
6. Feche a página Suplementos
7. Clique em qualquer email e o pequeno ícone do Salesforce aparece na parte superior do corpo do email
8. Clique no ícone do Salesforce para abrir o painel de suplementos, expondo um botão Logon para o Salesforce
9. Clique no botão Logon para o Salesforce
- Um pop-up de autenticação aparece solicitando as credenciais do Salesforce
10. Insira as suas credenciais de autenticação do Salesforce e clique em Logon
11. O pop-up é atualizado para uma janela de confirmação. Clique em Confirmar para concluir a integração.
1. Abra o aplicativo do Outlook desktop
2. Clique no ícone Armazenar para iniciar a página Suplementos para Outlook
3. Na caixa de pesquisa do canto superior esquerdo, digite Salesforce e clique no ícone de pesquisa
4. À direita da opção Salesforce Lightning para Outlook, clique no botão para Ativar a integração
- Quando concluído, você deverá ver Adicionado com sucesso abaixo da integração
- Um novo ícone de Exibir é adicionado à sua faixa para o suplemento do Salesforce
7. Clique no botão Logon para o Salesforce
- Uma janela pop-up para suas credenciais do Salesforce é exibida
8. Autentique para Salesforce
- A janela pop-up é atualizada para solicitar uma confirmação
9. Clique em Confirmar para concluir a integração.
Com o suplemento ativado, você pode clicar em qualquer email e revisar os contratos que estão relacionadas aos participantes no encadeamento de email.
Observação:
O suplemento inclui contratos para todos os endereços de email identificados no email. Isso inclui todas as partes em que o email foi enviado ou enviado com cópia carbono.
Clique no ícone do Salesforce (na parte superior do corpo do email ou na faixa do Outlook) para abrir o painel e expor os contratos.
Na parte superior do painel, o número de contratos encontrados é exibido. por exemplo, Contratos (6)
Até cinco contratos são listados por padrão e, se mais estiverem disponíveis, um link de Exibir tudo aparece na parte inferior da lista. Clicar no link Exibir tudo ativa uma janela de rolagem para examinar a lista completa de contratos.
A lista de contratos é classificada com base no status do contrato. O ordem de classificação é:
- Rascunho
- Enviado para serem assinados/Enviado para aprovação/Aguardando contra-assinatura/Aprovação
- Aprovado/Assinado
- Cancelado/Recusado/Expirado
Nas seções, os contratos são classificadas pela Data de envio com a mais recente na parte superior.
Clicar no nome do contrato abre uma nova guia para o Salesforce e exibe o contrato completo.
O painel de suplemento faz mais do que listar os contratos. Usando a interface de menus permite que você crie novos contratos e inicia as tarefas mais comuns.
O botão Enviar novo contrato é suficientemente perceptível, mas logo à direita do nome do contrato está uma seta que abre a lista de menu para ações adicionais.
Apenas os itens de menu possíveis estão disponíveis na lista de menus. Por exemplo, um contrato com status Rascunho tem somente as opções Editar e Excluir.
Cuidado:
Não há perguntas “Tem certeza?” . Ações selecionadas na lista do menu são executadas imediatamente.
Como você pode esperar, o botão Enviar novo contrato abre o Salesforce em uma nova guia e inicia um novo contrato. O endereço do remetente de email é importado automaticamente para o modelo de contrato.
Configure o contrato da maneira usual.
A opção Excluir na lista de menus conclui duas tarefas:
- Cancela o contrato no Adobe Sign
- Exclui o registro do contrato do Salesforce
A opção Assinar está disponível somente quando é a sua vez de assinar o contrato.
Clicar em Assinar abre o contrato para revisar e aplicar sua assinatura.
A opção Cancelar na lista de menus cancela a transação no Adobe Sign e no Salesforce.
Diferentemente de Excluir, o registro do Salesforce permanece na lista de contratos do Salesforce com um status de “Cancelado”
Observação:
Todas as opções baseadas em menu, que não o levam para uma janela do Salesforce, informam o sucesso da ação executada na parte superior da lista de contratos
Ativar o cliente de email para Gmail
A extensão do Salesforce pode ser adicionada apenas ao navegador Chrome e, portanto, a funcionalidade está vinculada ao uso do Chrome.
-
Abra o navegador do Chrome e acesse: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha
- Isso abre a página de extensão
-
Selecione um usuário (normalmente o usuário exibido está correto)
- Escolher Usar outra conta, solicitará que você autentique a nova conta do Gmail antes que possa continuar
- O usuário do Gmail que você escolher está relacionado logicamente ao usuário anteriormente autenticado do Salesforce.
- O pop-up é atualizado como outra janela de verificação que mostra o acesso concedido por você ao Salesforce.
Com o suplemento ativado, você pode clicar em qualquer email e revisar os contratos que estão relacionadas aos participantes no encadeamento de email.
Observação:
O componente do Adobe Sign inclui contratos para todos os endereços de email identificados no email. Isso inclui todas as partes em que o email foi enviado ou enviado com cópia carbono.
Na parte superior do painel, o número de contratos encontrados (em comparação com as identidades do endereço de email anexadas ao email) é exibido. por exemplo, Contratos (7)
Até cinco contratos são listados por padrão, e se houver mais disponíveis, um link de Exibir tudo é exibido na parte inferior da lista. Clicar no link Exibir tudo ativa uma janela de rolagem para examinar a lista completa de contratos.
A lista de contratos é classificada com base no status do contrato. O ordem de classificação é:
- Rascunho
- Enviado para serem assinados/Enviado para aprovação/Aguardando contra-assinatura/Aprovação
- Aprovado/Assinado
- Cancelado/Recusado/Expirado
Nas seções, os contratos são classificados pela Data de envio com a mais recente na parte superior.
Clicar no nome do contrato abre uma nova guia para o Salesforce e exibe o contrato completo.
O painel de suplemento faz mais do que listar os contratos. Usando a interface de menus permite que você crie novos contratos e inicia as tarefas mais comuns.
O botão Enviar novo contrato é suficientemente perceptível, mas logo à direita do nome do contrato está uma seta que abre a lista de menu para ações adicionais.
Cuidado:
Não há perguntas “Tem certeza?” . Ações selecionadas na lista do menu são executadas imediatamente.
Apenas os itens de menu possíveis estão disponíveis na lista de menus. Por exemplo, um contrato com status Rascunho terá somente as opções Editar e Excluir.
Enviar novo contrato
Como esperado, o botão Enviar novo contrato abre o Salesforce em uma nova guia e inicia um novo contrato. O endereço do remetente de email é importado automaticamente para o modelo de contrato.
Configure e envie o contrato da maneira usual.
Opção de menu: Editar
Clicar na opção Editar da lista de menus inicia uma nova guia e abre o contrato no Salesforce.
Opção de menu: Excluir
A opção Excluir na lista de menus conclui duas tarefas:
- Cancela o contrato no Adobe Sign
- Exclui o registro do contrato do Salesforce
Opção de menu: Assinar
A opção Assinar fica disponível somente quando é a sua vez de assinar o contrato.
Clicar em Assinar abre o contrato para você revisar e aplicar a assinatura.
Opção de menu: Lembrar
Clicar em Lembrar na lista de menus envia imediatamente um lembrete ao signatário atual.
Opção de menu: Cancelar
A opção Cancelar na lista de menus cancela a transação no Adobe Sign e no Salesforce.
Diferente de Excluir, o registro do Salesforce permanece na lista de contratos do Salesforce com um status “Cancelado”
Opção de menu: Exibir
A opção Exibir abre uma nova janela para exibir o status atual do contrato.
Todas as opções baseadas em menu, que não o levam para uma janela do Salesforce, informam o sucesso da ação executada na parte superior da lista de contratos
