O componente de email do Adobe Sign para Salesforce é compatível com o Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook para Mac 2016, e com contas do Gmail para empresas que usam o navegador Chrome.

Visão geral

Um administrador do Salesforce deve primeiro configurar o componente no Salesforce. Uma vez concluído, os usuários finais precisam permitir somente o suplemento de email, autenticar o Salesforce, e, em seguida, clicar em um email.

O suplemento do Adobe Sign para Salesforce permite que um usuário clique em qualquer email em seu cliente de email e produz uma lista de contratos relacionados, com base nos endereços de email envolvidos no email selecionado.

Os usuários podem enviar novos contratos e lembretes, ou mesmo cancelarem um contrato diretamente do seu cliente de email.


Ativar o cliente de email para Outlook

Cada usuário deve ativar o suplemento do Salesforce ao seu cliente de email. Se os clientes de email de desktop e em Web forem usados, ambos precisarão ser ativados em seus ambientes.

1. Faça o logon na sua conta do 365 Outlook e selecione a opção Email

2. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela

3. Selecione a opção Gerenciar integrações para carregar a página Suplementos para Outlook

Manage Integrations

 

4. Na caixa de pesquisa do canto superior esquerdo, digite Salesforce e clique no ícone de pesquisa

5. À direita da opção Salesforce Lightning para Outlook, clique no botão para Ativar a integração

  • Quando concluído, você deverá ver Adicionado com sucesso abaixo da integração
365 Plugin

 

6. Feche a página Suplementos

7. Clique em qualquer email e o pequeno ícone do Salesforce aparece na parte superior do corpo do email

Outlook Email-marked

 

8. Clique no ícone do Salesforce para abrir o painel de suplementos, expondo um botão Logon para o Salesforce

OWA Authentication

 

9. Clique no botão Logon para o Salesforce

  • Um pop-up de autenticação aparece solicitando as credenciais do Salesforce

10. Insira as suas credenciais de autenticação do Salesforce e clique em Logon

OWA Credentials

 

11. O pop-up é atualizado para uma janela de confirmação. Clique em Confirmar para concluir a integração.

OWA Confirmation

Depois de configurado, você pode abrir o painel do Salesforce clicando no ícone do Salesforce na parte superior do corpo do email.

1. Abra o aplicativo do Outlook desktop

2. Clique no ícone Armazenar para iniciar a página Suplementos para Outlook

Add in store

 

3. Na caixa de pesquisa do canto superior esquerdo, digite Salesforce e clique no ícone de pesquisa

4. À direita da opção Salesforce Lightning para Outlook, clique no botão para Ativar a integração

  • Quando concluído, você deverá ver Adicionado com sucesso abaixo da integração
  • Um novo ícone de Exibir é adicionado à sua faixa para o suplemento do Salesforce
desktop Plugin

 

5. Feche a página Suplementos

6. Clique no ícone de Exibir de Salesforce na faixa do Outlook

MS Desktop Log in button

 

7. Clique no botão Logon para o Salesforce

  • Uma janela pop-up para suas credenciais do Salesforce é exibida
MS Desk Credentials

8. Autentique para Salesforce

  • A janela pop-up é atualizada para solicitar uma confirmação

9. Clique em Confirmar para concluir a integração.

desktop Confirmation

Depois de configurado, você pode abrir o painel Salesforce clicando no ícone de Exibir na faixa do Outlook.


Gerenciamento de contratos na janela do complemento do Outlook

Com o suplemento ativado, você pode clicar em qualquer email e revisar os contratos que estão relacionadas aos participantes no encadeamento de email.

Observação:

O suplemento inclui contratos para todos os endereços de email identificados no email. Isso inclui todas as partes em que o email foi enviado ou enviado com cópia carbono.

Clique no ícone do Salesforce (na parte superior do corpo do email ou na faixa do Outlook) para abrir o painel e expor os contratos.

Painel Outlook SFDC

 

Na parte superior do painel, o número de contratos encontrados é exibido. por exemplo, Contratos (6)

Até cinco contratos são listados por padrão e, se mais estiverem disponíveis, um link de Exibir tudo aparece na parte inferior da lista.  Clicar no link Exibir tudo ativa uma janela de rolagem para examinar a lista completa de contratos.

Exibir todos os links

A lista de contratos é classificada com base no status do contrato. O ordem de classificação é:

  • Rascunho
  • Enviado para serem assinados/Enviado para aprovação/Aguardando contra-assinatura/Aprovação
  • Aprovado/Assinado
  • Cancelado/Recusado/Expirado

Nas seções, os contratos são classificadas pela Data de envio com a mais recente na parte superior.

Clicar no nome do contrato abre uma nova guia para o Salesforce e exibe o contrato completo.


Ações disponíveis

O painel de suplemento faz mais do que listar os contratos. Usando a interface de menus permite que você crie novos contratos e inicia as tarefas mais comuns.

O botão Enviar novo contrato é suficientemente perceptível, mas logo à direita do nome do contrato está uma seta que abre a lista de menu para ações adicionais.

Apenas os itens de menu possíveis estão disponíveis na lista de menus. Por exemplo, um contrato com status Rascunho tem somente as opções Editar e Excluir.

Cuidado:

Não há perguntas “Tem certeza?” . Ações selecionadas na lista do menu são executadas imediatamente.

Itens de menu do Outlook

Enviar novo contrato

Como você pode esperar, o botão Enviar novo contrato abre o Salesforce em uma nova guia e inicia um novo contrato.  O endereço do remetente de email é importado automaticamente para o modelo de contrato.

Configure o contrato da maneira usual.

Opção de menu: Editar

Clicar na opção Editar da lista de menus inicia uma nova guia e abre o contrato no Salesforce.

Opção de menu: Excluir

A opção Excluir na lista de menus conclui duas tarefas:

  • Cancela o contrato no Adobe Sign
  • Exclui o registro do contrato do Salesforce

Opção de menu: Assinar

A opção Assinar está disponível somente quando é a sua vez de assinar o contrato.

Clicar em Assinar abre o contrato para revisar e aplicar sua assinatura.

Opção de menu: Lembrar

Clicar em Lembrar na lista de menus envia imediatamente um lembrete ao signatário atual.

Opção de menu: Cancelar

A opção Cancelar na lista de menus cancela a transação no Adobe Sign e no Salesforce.

Diferentemente de Excluir, o registro do Salesforce permanece na lista de contratos do Salesforce com um status de “Cancelado”

Opção de menu: Exibir

A opção Exibir abre uma nova janela para exibir o status atual do contrato.

Observação:

Todas as opções baseadas em menu, que não o levam para uma janela do Salesforce, informam o sucesso da ação executada na parte superior da lista de contratos

Confirmação de ação do Outlook


Ativar o cliente de email para Gmail

A extensão do Salesforce pode ser adicionada apenas ao navegador Chrome e, portanto, a funcionalidade está vinculada ao uso do Chrome.

  1. Abra o navegador do Chrome e acesse: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • Isso abre a página de extensão 
  2. Clique no botão ADICIONAR AO CHROME na parte superior direita da janela

    • Uma janela pop-up aparece para verificar a adição
    click_add_to_chrome
  3. Clique em Adicionar extensão

    • O pop-up é atualizado para uma verificação de que a extensão foi instalada
    add_extension
    extension_verification
  4. No navegador Chrome, abra a sua conta de usuário do Gmail.

    • No lado direito, você pode visualizar o painel do aplicativo. Na parte superior há uma seta que permite recolher ou mostrar o painel do aplicativo
  5. Clique no botão Fazer logon no Salesforce

    • Uma janela pop-up aparece solicitando que você se autentique para Salesforce. 
    installed_app
  6. Logon usando suas credenciais do Salesforce.

    • A janela de autenticação é atualizada para verificar se você quer conceder acesso ao Gmail para Salesforce.
    Authentication
  7. Clique em Continuar

    • O painel é atualizado e solicita que você selecione um usuário do Gmail para vincular o Salesforce.
    give_access
  8. Selecione um usuário (normalmente o usuário exibido está correto)

    • Escolher Usar outra conta, solicitará que você autentique a nova conta do Gmail antes que possa continuar
    • O usuário do Gmail que você escolher está relacionado logicamente ao usuário anteriormente autenticado do Salesforce.
    • O pop-up é atualizado como outra janela de verificação que mostra o acesso concedido por você ao Salesforce. 
    pick_a_user
  9. Clique em Permitir

    • O painel é atualizado como um painel de verificação para ter certeza de que você deseja vincular a conta do Gmail à conta do Salesforce. 
    grant_access_to_salesforce
  10. Clique em Vincular conta

    • O pop-up é atualizado para exibir a vinculação bem-sucedida das contas.
    link_account
  11. Clique no botão Ir para o Salesforce, e o pop-up desaparece, fazendo com que você volte ao Gmail.

    verification_of_linkedaccount

    O painel do Salesforce à esquerda agora mostra o botão Enviar novo contrato e uma lista de contratos relacionados a qualquer email que você selecionar. 


Gerenciar contratos na janela do Chrome

Com o suplemento ativado, você pode clicar em qualquer email e revisar os contratos que estão relacionadas aos participantes no encadeamento de email.

Observação:

O componente do Adobe Sign inclui contratos para todos os endereços de email identificados no email. Isso inclui todas as partes em que o email foi enviado ou enviado com cópia carbono.

Clicar no ícone de seta na parte superior direita da janela abre o painel e mostra os contratos

Aplicativo ativado

Na parte superior do painel, o número de contratos encontrados (em comparação com as identidades do endereço de email anexadas ao email) é exibido. por exemplo, Contratos (7)

Até cinco contratos são listados por padrão, e se houver mais disponíveis, um link de Exibir tudo é exibido na parte inferior da lista.  Clicar no link Exibir tudo ativa uma janela de rolagem para examinar a lista completa de contratos.

Par listado

A lista de contratos é classificada com base no status do contrato. O ordem de classificação é:

  • Rascunho
  • Enviado para serem assinados/Enviado para aprovação/Aguardando contra-assinatura/Aprovação
  • Aprovado/Assinado
  • Cancelado/Recusado/Expirado

Nas seções, os contratos são classificados pela Data de envio com a mais recente na parte superior.

Clicar no nome do contrato abre uma nova guia para o Salesforce e exibe o contrato completo.


Ações disponíveis

O painel de suplemento faz mais do que listar os contratos. Usando a interface de menus permite que você crie novos contratos e inicia as tarefas mais comuns.

O botão Enviar novo contrato é suficientemente perceptível, mas logo à direita do nome do contrato está uma seta que abre a lista de menu para ações adicionais.

Lista completa de menus

Cuidado:

Não há perguntas “Tem certeza?” . Ações selecionadas na lista do menu são executadas imediatamente.

Apenas os itens de menu possíveis estão disponíveis na lista de menus. Por exemplo, um contrato com status Rascunho terá somente as opções Editar e Excluir.

Opções de menu limitadas

Enviar novo contrato

Como esperado, o botão Enviar novo contrato abre o Salesforce em uma nova guia e inicia um novo contrato.  O endereço do remetente de email é importado automaticamente para o modelo de contrato.

Configure e envie o contrato da maneira usual.

Opção de menu: Editar

Clicar na opção Editar da lista de menus inicia uma nova guia e abre o contrato no Salesforce.

Opção de menu: Excluir

A opção Excluir na lista de menus conclui duas tarefas:

  • Cancela o contrato no Adobe Sign
  • Exclui o registro do contrato do Salesforce

Opção de menu: Assinar

A opção Assinar fica disponível somente quando é a sua vez de assinar o contrato.

Clicar em Assinar abre o contrato para você revisar e aplicar a assinatura.

Opção de menu: Lembrar

Clicar em Lembrar na lista de menus envia imediatamente um lembrete ao signatário atual.

Opção de menu: Cancelar

A opção Cancelar na lista de menus cancela a transação no Adobe Sign e no Salesforce.

Diferente de Excluir, o registro do Salesforce permanece na lista de contratos do Salesforce com um status “Cancelado”

Opção de menu: Exibir

A opção Exibir abre uma nova janela para exibir o status atual do contrato.

 

Todas as opções baseadas em menu, que não o levam para uma janela do Salesforce, informam o sucesso da ação executada na parte superior da lista de contratos

Mensagem de êxito do menu