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Criar um modelo de biblioteca

 

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Os modelos de biblioteca permitem que os usuários criem documentos reutilizáveis e interativos. Esses documentos podem ser tão simples quanto um campo de assinatura (como um acordo de confidencialidade) ou podem ser formulários altamente complexos (como documentos fiscais/de integração).

Onde quer que você use o mesmo arquivo para definir um contrato, é possível criar um modelo que acelera a entrega do documento ao signatário, garante a consistência no contrato final assinado e garante que sua equipe esteja sempre usando a versão atual do documento.

Os modelos podem ser definidos de duas maneiras: Camadas de campo de formulário e Documentos.

  • As Camadas de campo de formulário são apenas os campos aplicados ao arquivo carregado. Ideal para as empresas que criam contratos dinamicamente com conteúdo personalizado, mas em um formato padronizado. Apenas faça o upload do arquivo e aplique a camada de campo para posicionar todos os campos com alguns cliques.
  • Documentos incluem o arquivo de base aos campos. Documentos padrão que não possuem conteúdo dinâmico funcionam melhor aqui, como formulários de impostos, aplicativos e contratos de confidencialidade.
Observação:

O usuário que cria o modelo é o proprietário do objeto.

Somente o proprietário pode editar o modelo ou ajustar o nível de Permissão, a menos que o modelo seja compartilhado com o Grupo ou Organização.

  • Se o modelo for compartilhado com a Organização, os administradores no nível da conta poderão editá-lo na seção Bibliotecas compartilhadas do menu do administrador.
  • Se o modelo for compartilhado com o Grupo, os administradores desse grupo poderão editá-lo na seção Bibliotecas compartilhadas do menu do administrador.
    • Os administradores no nível da conta também têm acesso a todos os documentos compartilhados com os grupos.

A propriedade de um modelo pode ser transferida para outro usuário pelos administradores de nível de conta ou pelo administrador do grupo ao qual o criador do modelo pertence.

Criar um modelo de biblioteca

  1. Para criar um modelo de biblioteca, clique na guia Página inicial e selecione Criar um modelo reutilizável

    A página inicial, realçando o bloco “Criar um modelo reutilizável”.

  2. A página de configuração Criar um modelo de biblioteca é carregada.

    Insira o nome do modelo no campo Nome do modelo.

    Se você não inserir explicitamente um nome para o modelo, o campo adotará o nome do primeiro documento adicionado.

  3. Arraste e solte os seus arquivos na seção Arquivos ou clique no link Adicionar arquivos, no canto superior direito do campo Arquivos, para navegar pelo seu sistema.

    Vários arquivos podem ser anexados para criar um modelo maior, se desejar.

  4. Configure o Tipo de modelo:

    • Documento reutilizável - essa opção salvar o documento inteiro, o conteúdo e os campos de formulário
    • Camada de campo de formulário reutilizável - essa opção salva somente a camada de campo de formulário a ser aplicada a um documento diferente (conteúdo diferente com o mesmo layout)
    • Ambos - os dois tipos de modelos estarão disponíveis
    Observação:

    A qualquer momento você pode alterar o tipo de modelo, editando as propriedades do modelo.

  5. Configurar Quem pode usar este modelo.

    Essa configuração concederá acesso ao modelo com base no usuário que fez o upload:

    • Somente eu: esta opção disponibilizará o modelo somente para o usuário que fez o upload.
    • Grupos selecionados (somente corporações): contas corporativas têm a opção de associar um modelo a vários grupos. Se a opção não estiver disponível para você, entre em contato com o seu administrador para solicitar que ela seja habilitada.
    • Qualquer usuário em meu grupo: definir o modelo no nível do grupo criará uma associação lógica entre o modelo e o grupo do qual o usuário que faz o upload faz parte. Todos os membros do grupo terão acesso ao modelo.
      • Mover o usuário que fez upload do modelo para outro grupo não interromperá essa associação entre modelo e grupo.
      • O modelo é disponibilizado para edição para o administrador no nível da conta e o administrador no nível do grupo do usuário no menu Bibliotecas compartilhadas.
      • Alterar a relação de Grupo do modelo remove o acesso do grupo anterior, mas não afeta os contratos que já foram enviados usando o modelo.
      • As contas com a opção Usuários em vários grupos habilitada terão um campo suspenso para selecionar o grupo ao qual o modelo deve ser associado quando enviado.
    • Qualquer usuário em minha organização: cada usuário na conta terá acesso para usar o modelo.
    Observação:

    O usuário proprietário de um modelo sempre pode excluir o modelo.

    Somente o usuário proprietário e os administradores de grupo/conta podem editar o modelo.

    Outros usuários podem manipular o modelo depois que ele tiver sido aplicado a um Contrato, ao selecionar Visualizar e adicionar campos de assinatura durante o processo de envio.  Isso edita as propriedades do modelo para o contrato discreto e não altera o modelo raiz.

  6. Clique em Visualizar e adicionar campos para enviar o modelo ao ambiente de criação.

    A página “Criar um modelo de biblioteca”, mostrando as “Propriedades do modelo” expandidas.

  7. O ambiente de criação Arrastar e soltar é aberto. Arraste os campos do painel direito para o documento nos locais desejados.

    Observação:

    Por padrão, todos os campos adicionados são atribuídos ao primeiro recipient. Você pode alterar a quem os campos colocados são atribuídos ao acessar a lista suspensa Recipients e alterar o recipient selecionado.

    O ambiente de criação de modelos com o campo “Assinatura” realçado e inserido no formulário.

  8. Salve o modelo quando terminar.

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