Компонент электронной почты Adobe Sign для Salesforce совместим с приложениями Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook для Mac 2016, а также с учетными записями Gmail для бизнеса в браузере Chrome.

Обзор

Администратор Salesforce должен вначале настроить компонент на стороне Salesforce. После этого конечным пользователям необходимо только включить надстройку электронной почты, выполнить аутентификацию в Salesforce, затем выбрать сообщение электронной почты.

Надстройка Adobe Sign для Salesforce позволяет пользователю выбрать любое сообщение в почтовом клиенте, чтобы отобразить список соглашений, связанных с адресами в этом сообщении.

Пользователи также могут отправлять новые соглашения, напоминания и даже отменять соглашения непосредственно в почтовом клиенте.


Включение клиента электронной почты для Outlook

Все пользователи должны включить надстройку Salesforce в почтовом клиенте. При использовании почтового клиента для настольного ПК и веб-версии почтового клиента надстройка должна быть включена в обоих приложениях.

1. Войдите в учетную запись 365 Outlook и выберите параметр Почта.

2. Нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу экрана.

3. Выберите параметр Управление надстройками, чтобы загрузить страницу Надстройки для Outlook.

Manage Integrations

 

4. В строке поиска в левом верхнем углу введите Salesforce и нажмите значок поиска.

5. Справа от параметра Salesforce Lightning для Outlook нажмите кнопку Вкл.

  • После этого под надстройкой появится сообщение: Успешно добавлено
365 Plugin

 

6. Закройте страницу Надстройки.

7. Нажмите сообщение электронной почты; небольшой значок Salesforce появится в верхней части текста сообщения.

Outlook Email-marked

 

8. Нажмите значок Salesforce, чтобы открыть панель надстройки; отобразится кнопка Войти в Salesforce.

OWA Authentication

 

9. Нажмите кнопку Войти в Salesforce.

  • Появится всплывающее окно для аутентификации, в котором требуется указать учетные данные Salesforce.

10. Введите учетные данные для аутентификации в Salesforce, затем нажмите Войти.

OWA Credentials

 

11. Во всплывающем окне отобразится сообщение о подтверждении. Нажмите Подтвердить для завершения настройки.

OWA Confirmation

После завершения настройки можно открыть панель Salesforce, нажав значок Salesforce в верхней части текста сообщения электронной почты.

1. Откройте приложение Outlook для настольных ПК.

2. Нажмите значок Магазин, чтобы открыть страницу Надстройки для Outlook.

Add in store

 

3. В строке поиска в левом верхнем углу введите Salesforce и нажмите значок поиска.

4. Справа от параметра Salesforce Lightning для Outlook нажмите кнопку Вкл.

  • После этого под надстройкой появится сообщение: Успешно добавлено.
  • Новый значок надстройки Salesforce будет добавлен на ленту Вид.
desktop Plugin

 

5. Закройте страницу Надстройки.

6. Нажмите значок Salesforce на ленте Вид в Outlook.

MS Desktop Log in button

 

7. Нажмите кнопку Войти в Salesforce.

  • Откроется всплывающее окно для ввода учетных данных Salesforce
MS Desk Credentials

8. Выполните аутентификацию в Salesforce.

  • Во всплывающем окне отобразится сообщение о подтверждении

9. Нажмите Подтвердить для завершения настройки.

desktop Confirmation

После завершения настройки можно открыть панель Salesforce, нажав значок Salesforce на ленте Вид в Outlook.


Управление документами в окне надстройки Outlook

Если надстройка включена, можно нажать любое сообщение электронной почты, чтобы просмотреть соглашения, связанные с участниками данной беседы.

Примечание.

Надстройка содержит соглашения для всех идентифицированных адресов электронной почты в сообщении (в том числе во всех копиях сообщения).

Нажмите значок Salesforce (в верхней части текста письма или на ленте Outlook), чтобы открыть панель надстройки, содержащую соглашения.

Панель Outlook SFDC

 

В верхней части панели указано количество найденных соглашений. Например, Соглашения (6)

По умолчанию отображаются до пяти соглашений, при наличии большего числа соглашений ссылка Просмотреть все отображается внизу списка.  Нажмите Просмотреть все, чтобы иметь возможность прокрутить весь список соглашений.

Все ссылки

Список соглашений отсортирован по состоянию соглашений. Порядок сортировки:

  • Предварительно отправленные / Черновики
  • Отправлено на подпись / Отправлено на утверждение / Ожидает скрепления подписи / утверждения
  • Утверждено / Подписано
  • Отменено / Отклонено / Срок действия истек

Внутри разделов соглашения отсортированы по дате отправки (последние соглашения отображаются вверху).

Нажмите имя соглашения, чтобы открыть вкладку в Salesforce, которая содержит полный текст соглашения.


Доступные действия

Панель надстройки не только содержит список соглашений. С помощью интерфейса, состоящего из нескольких меню, можно создавать новые соглашения, а также запускать основные задачи.

Кнопка Отправить новое соглашение расположена на видном месте, однако справа от имени соглашения находится стрелка, которая открывает меню дополнительных действий.

В меню отображаются только элементы, доступные для данного соглашения. Например, соглашение с состоянием «черновик» имеет только параметры Редактировать и Удалить.

Внимание.

Запрос подтверждения («Действительно?») не отображается. Действия, выбранные в меню, выполняются незамедлительно.

Пункты меню Outlook

Отправить новое соглашение

Как и следовало ожидать, кнопка Отправить новое соглашение открывает новую вкладку в Salesforce и запускает процедуру создания соглашения.  Адрес электронной почты отправителя автоматически добавляется в шаблон соглашения.

Настройте соглашение (согласно обычной процедуре).

Параметр меню: Редактировать

Нажмите параметр меню Редактировать, чтобы открыть новую вкладку в Salesforce, содержащую соглашение.

Параметр меню «Удалить»

Параметр меню «Удалить» выполняет две задачи.

  • Отмена соглашения в Adobe Sign
  • Удаление записи соглашения из Salesforce

Параметр меню «Подписать»

Параметр Подписать доступен, только если пользователь должен подписать соглашение.

Нажмите Подписать, чтобы открыть соглашение, которое необходимо просмотреть и подписать.

Параметр меню «Напомнить»

Нажмите параметр меню Напомнить, чтобы незамедлительно отправить напоминание текущей подписывающей стороне.

Параметр меню «Отмена»

Нажмите параметр меню Отмена, чтобы отменить операцию в Adobe Sign и Salesforce.

В отличие от параметра Удалить запись Salesforce сохраняется в списке соглашений Salesforce (с состоянием «Отменено»)

Параметр меню «Просмотр»

Нажмите параметр меню Просмотр, чтобы открыть новое окно для просмотра текущего состояния соглашения.

Примечание.

Для всех параметров меню, не открывающих окно Salesforce, сообщение об успешном выполнении отображается в верхней части списка соглашений.

Подтверждение действий в Outlook


Включение клиента электронной почты для Gmail

Расширение Salesforce можно добавить только в браузер Chrome, поэтому доступные функции зависят от возможностей браузера Chrome.

  1. Откройте браузер Chrome и перейдите на страницу: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • Откроется страница расширения.
  2. Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ В CHROME в правом верхнем углу окна.

    • Откроется всплывающее окно для подтверждения операции.
    click_add_to_chrome
  3. Нажмите Установить расширение.

    • Во всплывающем окне появится сообщение о том, что расширение было установлено.
    add_extension
    extension_verification
  4. В браузере Chrome откройте учетную запись Gmail.

    • С правой стороны отображается панель приложения. В верхней части отображается стрелка, которая позволяет развернуть или свернуть панель приложения.
  5. Нажмите кнопку Войти в Salesforce.

    • Появится всплывающее окно с требованием выполнить аутентификацию в Salesforce. 
    installed_app
  6. Выполните вход, используя учетные данные Salesforce.

    • В окне аутентификации появится запрос о подтверждении доступа к Gmail для Salesforce.
    Authentication
  7. Нажмите Продолжить.

    • Панель обновится и появится запрос о выборе пользователя Gmail, для которого создается связь с Salesforce.
    give_access
  8. Выберите пользователя (как правило, необходимо указать текущего пользователя).

    • При выборе Использовать другую учетную запись потребуется выполнить аутентификацию в новую учетную запись Gmail перед продолжением.
    • Выбранный пользователь Gmail логически связан с пользователем Salesforce, в качестве которого выполнен вход.
    • Появится другое всплывающее окно, содержащее сведения о доступе к Salesforce.  
    pick_a_user
  9. Нажмите Разрешить.

    • Появится панель с запросом подтверждения связи учетной записи Gmail с учетной записью Salesforce.  
    grant_access_to_salesforce
  10. Нажмите Связать учетную запись.

    • Во всплывающем окне отобразится сообщение об успешной связи учетных записей.
    link_account
  11. Нажмите Перейти в Salesforce. Всплывающее окно закроется, пользователь будет возвращен на страницу Gmail.

    verification_of_linkedaccount

    На панели Salesforce слева теперь отображается кнопка «Отправить новое соглашение» и список соглашений, связанных с выбранным сообщением электронной почты. 


Управление документами в окне Chrome

Если надстройка включена, можно нажать любое сообщение электронной почты, чтобы просмотреть соглашения, связанные с участниками данной беседы.

Примечание.

Компонент Adobe Sign содержит соглашения для всех идентифицированных адресов электронной почты в сообщении (в том числе во всех копиях сообщения).

Нажмите значок стрелки в правом верхнем углу окна, чтобы открыть панель надстройки и просмотреть соглашения.

Приложение включено

В верхней части панели указано найденное количество документов (в соответствии с адресами электронной почты в сообщении). Например, «Документы (7)».

По умолчанию отображаются до пяти документов, при наличии большего числа документов ссылка «Просмотреть все» отображается внизу списка.  Нажмите Просмотреть все, чтобы иметь возможность прокрутить весь список документов.

Указанная пара

Список соглашений отсортирован по состоянию соглашений. Порядок сортировки:

  • Предварительно отправленные / Черновики
  • Отправлено на подпись / Отправлено на утверждение / Ожидает скрепления подписи / утверждения
  • Утверждено / Подписано
  • Отменено / Отклонено / Срок действия истек

Внутри разделов документы отсортированы по дате отправки (последние документы отображаются вверху).

Нажмите имя соглашения, чтобы открыть вкладку в Salesforce, которая содержит полный текст соглашения.


Доступные действия

Панель надстройки не только содержит список соглашений. С помощью интерфейса, состоящего из нескольких меню, можно создавать новые соглашения, а также запускать основные задачи.

Кнопка Отправить новый документ расположена на видном месте, однако справа от имени документа находится стрелка, которая открывает меню дополнительных действий.

Полный список пунктов меню

Внимание.

Запрос подтверждения («Действительно?») не отображается. Действия, выбранные в меню, выполняются незамедлительно.

В меню отображаются только элементы, доступные для данного соглашения. Например, соглашение с состоянием «черновик» имеет только параметры Редактировать и Удалить.

Некоторые пункты меню

Отправить новое соглашение

Как и следовало ожидать, кнопка Отправить новый документ открывает новую вкладку в Salesforce и запускает процедуру создания документа.  Адрес электронной почты отправителя автоматически добавляется в шаблон соглашения.

Настройте и отправьте соглашение (согласно обычной процедуре).

Параметр меню «Редактировать»

Нажмите параметр меню Редактировать, чтобы открыть новую вкладку в Salesforce, содержащую документ.

Параметр меню «Удалить»

Параметр меню «Удалить» выполняет две задачи.

  • Отмена соглашения в Adobe Sign
  • Удаление записи соглашения из Salesforce

Параметр меню «Подписать»

Параметр Подписать доступен, только если пользователь должен подписать документ.

Нажмите Подписать, чтобы открыть документ, который необходимо просмотреть и подписать.

Параметр меню «Напомнить»

Нажмите параметр меню Напомнить, чтобы незамедлительно отправить напоминание текущей подписывающей стороне.

Параметр меню «Отмена»

Нажмите параметр меню Отмена, чтобы отменить операцию в Adobe Sign и Salesforce.

В отличие от параметра Удалить запись Salesforce сохраняется в списке документов Salesforce (с состоянием «Отменено»).

Параметр меню «Просмотр»

Нажмите параметр меню Просмотр, чтобы открыть новое окно для просмотра текущего состояния документа.

 

Для всех параметров меню, не открывающих окно Salesforce, сообщение об успешном выполнении отображается в верхней части списка соглашений.

Сообщение об успешном выполнении операции в меню