Краткое руководство по работе с Workday

Данная статья предназначена для администраторов Workday и содержит инструкции по настройке рабочих процессов Workday, интегрируемых с Adobe Sign для электронного подписания документов. Данное руководство по настройке не является полным руководством пользователя Workday.

Чтобы использовать функциональность Adobe Sign в Workday, нужно уметь создавать и изменять объекты Workday, такие как «Business Process Framework» (Инфраструктура рабочих процессов), «Tenant Set-up and configuration» (Настройка и конфигурация клиента), «Reporting» (Отчеты) и «Workday Studio Integration» (Интеграция с Workday Studio). 

Доступ к Adobe Sign через Workday

Возможность электронного подписания документов Adobe Sign представлена как действие «Review Document step» (Этап «Редактирование документа») в Business Process Framework (инфраструктуре рабочих процессов) и как задача «Distribute Documents» (Распространение документов).

Этап проверки документов

Функциональность Adobe Sign для Workday используется на этапе Review Document (Проверка документа), который можно добавить более чем в 400 рабочих процессов Workday. Например, к этим процессам относятся «Offer» (Предложение), «Distribute Documents and Tasks» (Распространение документов и задач) и «Propose Compensation» (Предложить компенсацию).

Чтобы получить дополнительную информацию об этапе Review Document (Проверка документа), ознакомьтесь с полным пакетом документации сообщества Workday: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Определение функционального этапа «Review Document» (Проверка документа):

1. Вставьте этап Review Document (Проверка документа).
2. Укажите группы (роли), которые будут выполнять действия на этапе «Review Document» (Проверка документа).
   
   

Настройка этапа «Document Review» (Проверка документа):

1. В списке eSignature Integration type (Тип интеграции электронной подписи) выберите eSign by Adobe (Электронная подпись Adobe).
2. Добавьте строки в таблицу подписей.
   • Таблица подписей определяет последовательность отправки документа на подпись. Каждая строка может содержать одну или несколько ролей и представляет собой этап процесса подписания.
   • Каждый участник роли на определенном этапе получает уведомление о новом событии подписания.
   • Когда один из участников этой роли поставит свою подпись, этап этой строки завершается и документ переходит на этап, соответствующий следующей строке.
   • После подписания документа участниками всех строк этап «Review Document» (Проверка документа) завершается.
3. Укажите документ, который необходимо подписать. Если выполняется рабочий процесс «Offer» (Предложение), можно использовать документ с этапа «Generate Document» (Создание документа). В ином случае выберите существующий документ или отчет.
   • Повторите шаг 3, пока не будут обработаны все документы.

4. (Необязательно) Добавьте «redirect user» (перенаправление пользователя) для фиксирования действий «decline to sign» (отклонение запроса на подпись). Когда пользователи отклоняют запрос, Workday перенаправляет документы на проверку в сконфигурированную группу безопасности. 

В меню связанных действий этапа Review Documents (Проверка документов) выберите Business Process > Maintain Redirect («Бизнес-процесс» > «Управление перенаправлением»). Затем выберите:

• Send Back (Перейти обратно): позволяет участникам группы безопасности возвращаться на этап назад в бизнес-процессе. Бизнес-процесс повторно запускается с этого этапа.
• Move to Next Step (Перейти на следующий этап): позволяет участникам группы безопасности перейти на следующий этап в бизнес-процессе.
• Security Groups (Группы безопасности): выберите группы безопасности для перенаправления этапов в бизнес-процессе. Группы безопасности, отображаемые в этом запросе, можно выбрать в политике безопасности бизнес-процесса в разделе Redirect (Перенаправление).

Примечания по рабочим процессам

Инфраструктура рабочих процессов обширна и многофункциональна, и ее нет смысла рассматривать в данном кратком руководстве. Тем не менее следует отметить несколько основных аспектов:

• В каждом рабочем процессе должен быть завершенный этап (шаг)
  • В идеале он находится в конце рабочего процесса
• Выбрать завершающий этап можно в меню действий, которое открывается с помощью значка «Поиск»
  • Это возможно только во время просмотра рабочего процесса и невозможно во время его редактирования
• Каждый этап рабочего процесса выполняется последовательно
  • Последовательность этапов можно изменить, указав новое порядковое значение
  • Чтобы вставить этап между элементами «c» и «d», укажите новый элемент «ca»

Пример: процесс «Offer» (Предложение)

Рабочий процесс «Offer» (Предложение) является дочерним элементом процесса «Job Application Dynamic» (Динамика заявления). Для выполнения процесса «Offer» (Предложение) необходимо настроить родительский процесс. Он запускается, когда состояние заявления меняется на «Offer» (Предложение) или на «Make Offer» (Сделать предложение).

В этом примере на этапе «Review Document» (Проверка документа) используется этап «Dynamic Document» (Динамический документ) для Северной Америки и Японии.

Этот рабочий процесс выполняет следующие функции:

• Инициатора процесса просят предложить компенсацию за кандидата (этап «b»)
• С помощью условия этапа процесс проверяет, не выбрана ли в качестве текущей страны Япония
  • Если в результате проверки получено значение true, выполняется этап «ba», где используется документ на английском языке
  • Если в результате проверки получено значение false, выполняется этап «bb», где используется документ на японском языке
• Этап «bc» соответствует этапу «Document Review» (Проверка документа)
  • На этом этапе выполняется процесс подписания
• Этап «d» — точка принятия решения о создании предложения
  • Это завершающий и обязательный этап

Динамический документ, создаваемый на этапе «ba», называется Offer Letter (Письмо с предложением должности) и содержит единственный текстовый блок под названием Rapid Offer (Быстрое предложение). При необходимости можно добавить несколько текстовых блоков, таких как заголовок, приветствие, компенсация, материалы, заключение, условия и т. д.

Представленное ниже динамическое письмо с предложением работы создано в редакторе форматированного текста в Workday.

Элементы, окрашенные в серый цвет, представляют собой стандартные объекты Workday, ссылающиеся на контекстуальные данные.

Элементы {{в фигурных скобках}} представляют собой текстовые теги Adobe.

На этапе Review Document (Проверка документа) процесс ссылается на динамический документ из предыдущего этапа и определяет последовательность подписания с участием двух подписывающих групп.

Процесс, показанный на приведенной ниже иллюстрации, направляет динамически созданный документ сначала менеджеру отдела кадров, затем кандидату.

Пример: распространение документов

Представленную в версии Workday 30 задачу «Mass Distribute Documents or Tasks» (Массовое распространение документов или задач) можно использовать для отправки одного документа большой группе (до 20 000) отдельных подписантов. Действует ограничение — одна подпись на документ. Создание задачи распространения выполняется при доступе к действию «Create Distribute Documents or Tasks» (Создание задачи распространения документов или задач) в строке поиска.

Пример: вы отправляете документ со сведениями по приобретению акций всем менеджерам компании в филиалах по всему миру. Далее вы можете отфильтровать по конкретным менеджерам.

Кроме того, можно перейти к отчету View Distribute Documents or Tasks (Отслеживание распространения документов или задач), чтобы отслеживать ход отправки.

Пример: отчеты

Workday располагает мощной инфраструктурой отчетности. Для просмотра сведений о процессе Adobe Sign изучите элементы события проверки документа.

Ниже представлен простой пользовательский отчет, который можно применить ко всем рабочим процессам, отслеживающим операции Adobe Sign и их состояние.

Представленный ниже отчет создан в результате анализа рабочих процессов, выполняемых на клиенте реализации: Offer (Предложение), Onboarding (Регистрация) и Propose Compensation (Предложить компенсацию).

Отчет содержит следующие данные:

• Документы, отправленные на подпись
• Соответствующий этап рабочего процесса
• Следующий пользователь, ожидающий подписи

Подписанные документы

Цикл подписания документов в Workday отключает все уведомления по электронной почте, рассылаемые приложением Adobe Sign. Пользователи получают информационные сообщения об ожидаемых действиях через папку «Inbox» (Входящие) в Workday.

Когда все подписывающие группы завершат обработку документа, копия подписанного документа будет отправлена по электронной почте всем участникам подписывающей группы.

При необходимости эту функциональность можно отключить (обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами Adobe Sign или в службу технической поддержки Adobe Sign).

В системе Workday подписанные документы перечисляются на странице подробных сведений о процессе.

• Документы сотрудника можно найти в профиле сотрудника
• Документы кандидата (предложения работы) можно найти в профиле кандидата

Ниже показано подписанное предложение должности для кандидата Криса Фокса. 

Поддержка

Служба технической поддержки Workday

Поскольку Workday отвечает за интеграцию, в эту службу поддержки следует обращаться в первую очередь при возникновении проблем или вопросов, касающихся масштаба интеграции, функциональных возможностей и повседневной работы.

В сообществе Workday опубликовано несколько полезных статей об устранении проблем интеграции и создания документов:

Устранение проблем с интеграцией электронной подписи

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Этап проверки документов
https://doc.workday.com/\#/reader/3dmng\~27o049iyfwetfttq/tbowwkqemecnipwgxlajqg

Динамическое создание документов

https://community.workday.com/node/176443

Рекомендации по настройке параметров создания документов-предложений

https://community.workday.com/node/183242

Служба технической поддержки Adobe Sign

Adobe Sign выступает в роли партнера по интеграции, и в эту службу поддержки следует обращаться, если возникают проблемы с получением подписей или уведомлений об ожидаемых подписях.

Для получения поддержки пользователям Adobe Sign следует обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами (Customer Success Manager, CSM). Также можно связаться со службой технической поддержки Adobe по телефону 1-866-318-4100. Дождитесь перехода к списку продуктов, затем нажмите 4 и 2, следуя подсказкам системы.

Добавление текстовых тегов Adobe в документы

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf