Приветствуем вас в Adobe Sign!

Перед началом использования Adobe Sign ознакомьтесь с некоторыми основными сведениями. Цель этого руководства — познакомить с Adobe Sign и функциями, доступными для пользователей.

Это руководство описывает все важные процедуры в Adobe Sign и знакомит с пользовательским интерфейсом. Справка по Adobe Sign предоставляет более подробную информацию (при необходимости). Если устройство подключено к Интернету, вы можете нажать ссылки в серых полях с текстом «Дополнительная информация…» для просмотра соответствующих справочных статей. 

Примечание.

Где применимо, указываются возможности и функции, которые относятся к уровням «Бизнес» и «Организация». Это руководство описывает функции и возможности, доступные на самом высоком уровне лицензионного соглашения — Adobe Sign для уровня «Организация». Чтобы узнать свой тип лицензии, перейдите в раздел Мой профиль. Если у вас есть вопросы о функциях, доступных для вашей лицензии, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами или в службу поддержки Adobe Sign.

Adobe Sign — это приложение с широкими возможностями настройки. Оно содержит большое количество функций, которые могут использоваться (или не использоваться) вашей организацией.  Администратор учетной записи или группы может отключить некоторые из описанных параметров. Если вам требуются функции, которые в настоящее время недоступны, обратитесь к администратору учетной записи или группы. Сервис поддерживает различные конфигурации для разных групп. Функции, отключенные для одной группы, можно активировать для другой группы.

 

Ознакомившись с этим руководством, вы узнаете все сведения о стандартных процедурах «отправки» в Adobe Sign, а также об управлении документами и создании отчетов. Это позволит вам контролировать, какие этапы завершены и какие остались незавершенными.

Индивидуальная настройка учетной записи

При первом входе в Adobe Sign выделите немного времени на проверку своей личной информации пользователя. Эта информация используется в различных шаблонах, поэтому крайне важно, чтобы она была правильной.

  • Наведите курсор на свое имя в правом верхнем углу, чтобы открыть меню, и нажмите Мой профиль.

На странице профиля отображаются данные, которые приложение Adobe Sign будет использовать в любых выполняемых вами транзакциях. К таким данным относятся:

  • Полное имя: используется в сообщениях электронной почты, а также в печатной версии подписи по умолчанию
  • Должность: автоматически подставляется в поле «Должность» при наличии такого
  • Название компании: используется в сообщениях электронной почты; должно представлять собой полное юридическое название организации
  • Часовой пояс: штампы времени и даты в вашем часовом поясе для ясности при создании отчетов

Для изменения любых из этих данных нажмите кнопку Изменить профиль, внесите необходимые изменения и выберите Сохранить.

Изменить мой профиль

После настройки личных данных ознакомьтесь с другими личными параметрами в левой части экрана.  Эти параметры относятся к вам как к пользователю. Они могут содержать полезные автоматические функции.

  • Мой профиль — личная идентификационная информация.
  • Маркеры доступа — если вы являетесь разработчиком, в этом разделе можно определить и просмотреть API-маркеры.
  • Интеграция с Twitter — отправка сообщения Twitter при завершении работы над каждым документом!
  • Подпись моих сообщений эл. почты — добавляйте собственную подпись (неформатированный текст) в нижней части шаблонов сообщений электронной почты (при отправке новых документов).
  • Автоматическая передача — автоматически делегируйте отправленные вам на подпись документы Adobe Sign третьим лицам. Эта процедура идентична процедуре перенаправления документов Adobe Sign («Нет на месте»).
  • Мои уведомления — выберите типы событий/оповещений Adobe Sign, которые вы хотите получать, а также способ их получения. Можно настроить получение сообщений по электронной почте в реальном времени или запись события в журнал и отправку отчетов ежедневно или еженедельно. (События — триггеры при определенных действиях. Оповещения отправляются, когда соответствующее событие не происходит в течение заданного интервала.)
  • Общие уведомления — если вам предоставлен общий доступ к учетной записи другого пользователя, вы можете настроить его события и оповещения, которые хотите получать.
  • Моя подпись — загрузите изображение подписи и инициалов. Рекомендуется использовать файлы PNG.
  • Языковые настройки — в этом разделе доступны две настройки.
    • Мой язык — язык, используемый вами в веб-приложении Adobe Sign. 
    • Язык подписи — язык по умолчанию, используемый в уведомлениях по электронной почте и в инструкциях по подписанию для получателя.
  • Просмотр других учетных записей — если вам необходимо просмотреть документы в учетной записи другого пользователя, вы можете создать соответствующий запрос в этом разделе. Будет указан список всех просмотренных учетных записей. Этот список доступен «только для чтения».
  • Общий доступ к учетной записи — чтобы предоставить общий доступ к своей учетной записи другому пользователю, укажите, кто может просматривать ваши документы, в этом разделе. Общий доступ к учетной записи возможен только для просмотра. Просматривающий пользователь не может подписывать, отменять или делегировать документы.

Обзор страниц

Главная страница — это первая страница, которая отображается при входе большинства пользователей в систему.  (Другой вариант — страница «Отправка», которая отображается при соответствующих настройках администратора учетной записи.)

Главная страница

Главная страница содержит следующие разделы, в которых можно быстро получить доступ к большинству функций Adobe Sign.

  • Выполняется — число созданных документов, которые выполняются.
    • Нажмите счетчик, чтобы открыть страницу Управление с примененным фильтром выполняемых документов.
    • В счетчик Выполняется не включены документы, ожидающие действия текущего пользователя.
  • Ожидает ваших действий — число всех документов, ожидающих действий текущего пользователя.
    • Нажмите счетчик, чтобы открыть страницу Управление с примененным фильтром документов, ожидающих действий текущего пользователя.
  • События и оповещения — нажмите счетчик, чтобы открыть страницу Уведомления на вкладке «События».
  • Запросить подписи — быстрая ссылка на страницу «Отправка», а также дополнительная возможность начать процесс путем прикрепления документа библиотеки или начать пользовательский рабочий процесс (если эти параметры включены для учетной записи).
  • Перейти в библиотеку — позволяет выбрать шаблон библиотеки или рабочий процесс для начала работы с документом.
  • Еще больше возможностей работы — список других распространенных действий.
    • Заполнить и подписать документ — позволяет добавить подпись в документ, а затем отправить подписанный документ другому лицу. Например, можно заполнить налоговые формы или разрешения от родителей.
    • Публикация веб-форм — веб-формы представляют собой документы/формы, которые можно внедрить в ссылку или на веб-сайт; с их помощью клиенты могут создавать подписанные документы. Например, можно создать заявление на участие или форму для регистрации на сайте.
    • Пакетная отправка с помощью Mega Sign — рабочий процесс, который позволяет отправлять документы для личной подписи сотням людей. Каждый пользователь получает собственную копию документа, требующую добавления только его подписи. Например, ежегодное соглашение «Кодекс корпоративной этики».
    • Создание шаблона для многократного использования — позволяет создать шаблон документа или поля для повторного использования. Шаблоны можно сохранить для личного использования, использования группой или всей учетной записью.
    • Контроль и отслеживание всех документов — открытие страницы «Управление».
    • Повышение уровня учетной записи — кнопка Повышение уровня учетной записи открывает небольшое диалоговое окно в соответствии с наивысшим уровнем разрешений пользователя.
      • Пользователей перенаправляют в раздел «Моя подпись» для создания подписи.
      • Администраторов группы перенаправляют на страницу настройки учетной записи для загрузки логотипа группы.
      • Администраторов учетной записи перенаправляют на страницу настройки учетной записи для определения названия компании, имени хоста и логотипа.
    • Справка — чтобы получить доступ к материалам справки, нажмите знак вопроса в правом верхнем углу любого окна Adobe Sign.  При нажатии знака вопроса открывается вложенное меню со следующими параметрами.
      • Справка — открывает Руководство пользователя Adobe Sign в новой вкладке.
      • Руководства — открывает Видеоруководства Adobe Sign в новой вкладке.
      • Служба поддержки — открывает портал доступа к поддержке по электронной почте, в чате и по телефону.
        • Доступные варианты поддержки зависят от уровня обслуживания учетной записи клиента.
        • Запросы на изменение настроек, учетной записи или просмотр транзакции (либо другого контента пользователя) могут создаваться администратором учетной записи Adobe Sign.
      • Заметки о выпуске — ссылка на документ Заметки о выпуске.
Меню «Справка»

На странице «Отправка» пользователь создает новые документы. Страница содержит четыре раздела.

send_page_-_blank

Отправитель, получатель и получатель в копии, участвующие в работе над документом Adobe Sign, могут просмотреть соглашение на странице «Управление».  Эта страница является порталом для всех соглашений пользователя и позволяет выполнять две функции: находить нужные соглашения для просмотра и выполнять задачи по обработке соглашений.

Основная часть страницы содержит список соглашений, отфильтрованных по состоянию на левой панели («Выполняется», «Ожидает вас», «Завершено», «Отменено», «Срок действия истек» и «Черновик»). Фильтры шаблонов также доступны непосредственно под фильтрами соглашений («Шаблоны», «Веб-формы» и «Mega Sign»).

Фильтры для ввода текста в верхней части страницы позволяют найти документы по адресу электронной почты, названию соглашения, имени получателя (если известно системе), дате, примечаниям и т. д.)

Страница «Управление»

Запланированные регулярные отчеты позволяют быстро отслеживать документы, а также помогают узнать, на каких этапах требуется ваше внимание. Отчеты можно настроить, указав время и дату создания, а также выбрав все соглашения или только документы с определенным именем.

Интерфейс страницы «Отчет»
Виджеты «Возвращаемые отчеты»

Отправка соглашений

Отправка документов, сбор подписей и утверждение документов — основная функция Adobe Sign. Разные клиенты предъявляют различные требования к тому, кто будет работать с документом и в какой последовательности. Поэтому на странице «Отправка» содержится несколько функций рабочих процессов, с которым необходимо ознакомиться. 

send_page-unbranded

Отправка соглашений начинается с определения получателей и порядка, в котором они будут работать с документом.

В разделе «Получатели» верхний переключатель позволяет выбрать основной порядок подписания.

  • Выполнить в указанном порядке — этот параметр выбран на примере вверху. При выборе этого параметра процесс подписания выполняется последовательно от одного получателя к другому. Получатели пронумерованы в указанном порядке.
    • Гибридный процесс подписания начинается с последовательного подписания («Выполнить в указанном порядке»).
  • Если включен параметр Выполнить в любом порядке, документы могут подписываться получателями параллельно. Получатели не пронумерованы, что указывает на отсутствие строгого порядка подписания.
Send - Recipients - Any Order

Справа от переключателя порядка подписания отображаются две ссылки.

  • Добавить меня — нажмите эту ссылку, чтобы добавить себя в качестве следующего получателя в последовательности подписания.
  • Добавить группу получателей — нажмите эту ссылку, чтобы создать группу получателей, в которой один пользователь может участвовать от имени всей группы. Например, создайте группу кадровых специалистов, в которой только одному пользователю требуется подписать соглашение.

Примечание.

Чтобы изменить порядок получателей, выберите их и перетащите на нужную позицию в списке либо непосредственно измените номера соответствующих получателей. Позиции в списке будут изменены автоматически.

 

Каждый получатель создается с 5 элементами:

Recipient w Validation2

A. Порядок участия — если выбран параметр Выполнить в указанном порядке, в этом поле указано, когда получатель будет работать с соглашением.

Б. Роль — характеристика получателя.

В. Адрес электронной почты — этот идентифицирующий получателя адрес электронной почты используется для любых коммуникаций с получателем (включая запрос на подписание соглашений).

Г. Методы аутентификации  — метод проверки получателя. Необходимо использовать двухфакторную аутентификацию?

Д. Личное сообщение (необязательно): получатель может добавить индивидуальные инструкции для каждого получателя, которые будут отображаться во время просмотра документа

 

Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать соглашение, но не сможет подписывать или утверждать его.

«Гибридный» процесс — это последовательный процесс подписания, при котором на одном или нескольких этапах два и более получателей получают доступ к документу одновременно. Все подписывающие и утверждающие стороны на «параллельном» этапе должны выполнить необходимые действия до перехода к следующему этапу.

Hybrid Recipients

Группы получателей можно использовать для подписания документов от имени группы или организации, но не от имени отдельных получателей в группе. Любой участник группы может подписать или утвердить документ от имени всей группы.

Recipient Group2

Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы.

Send - Message section

В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение для идентификации документа.  Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и значимое имя соглашения, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти это соглашение в дальнейшем.

Примечание.

Если имя соглашения не указано перед прикреплением документа, имя соглашения будет соответствовать имени первого прикрепленного файла. Это значение можно изменить до отправки документа.

 

Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Это сообщение отображается в письме Требуется подпись, отправленном всем получателям (в отличие от «личного сообщения», которое отображается только для соответствующего получателя).

Сообщение электронной почты «Просмотреть и подписать» с введенным именем и сообщением.

Шаблоны сообщений

Клиенты уровня «Организация» имеют доступ к шаблонам сообщений, настроенным администратором. Шаблоны сообщений отображаются в соответствии с языком получателя, выбранным в разделе Параметры. Поэтому при выборе значения «Испанский» в раскрывающемся списке «Язык» станут доступны все шаблоны на испанском языке.  

Send - MEssage Templates

Примечание.

Если выбран язык, для которого нет шаблонов, параметр Шаблон сообщений будет недоступен на странице «Отправка».

В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки соглашения после его отправки.

  • Защитить паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF.  Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Adobe Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.
  • Срок выполнения: укажите количество дней до окончания срока действия соглашения, по истечении которого его больше нельзя будет изменять.
  • Настроить напоминание: укажите периодичность напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом (ежедневно или еженедельно). Уведомления отправляются только текущим получателям
  • Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям.
    • Этот параметр также определяет доступные шаблоны сообщений, если они настроены для вашей учетной записи.
Send page Options

В разделе «Файл» можно прикрепить документы к операции.

Adobe Sign объединяет все документы в одно соглашение PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.

Файлы можно прикрепить из библиотеки Adobe Sign, Google Документы, Box.net, Dropbox, OneDrive или загрузить с локального компьютера с помощью функции поиска или путем перетаскивания файла в любое место на странице «Отправка».

Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Файлы


Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи.  Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.

Поля подписи являются обязательными; кроме того, можно добавить любые другие поля для создания сложных форм.

Примечание.

Если поля подписи не добавлены, Adobe Sign автоматически добавит новую страницу для подписей в конце документа.

Отправка документа только одному получателю — один из наиболее распространенных рабочих процессов. С его помощью можно с легкостью ознакомиться с базовыми процедурами. Необходимые данные указаны ниже.

  • Адрес электронной почты получателя.
    • Этот адрес электронной почты должен отличаться от адреса текущего пользователя (вы не можете отправить соглашение себе).
  • Документ или файл, который должен быть подписан.
Запрос подписи


Отправка нескольким получателям

Процесс отправки соглашений нескольким получателям состоит из тех же этапов с двумя существенными отличиями.

  • Каждый получатель должен быть указан в отдельной строке в разделе «Получатели» (в порядке, в котором получатели должны подписать соглашение).
  • При размещении полей необходимо указать, какие получатели имеют доступ к этим полям. Для этого дважды щелкните поле и настройте значение Получатель.

Среда подписания

Ознакомление с процессом подписания позволяет понять конечный результат конфигурации, создаваемой отправителем.

1. Сообщение доставляется в ящик электронной почты получателя.

○ Строка темы начинается с текста: Запрос на подписание документа {название документа}.

2. Чтобы открыть документ, нажмите кнопку Просмотреть и подписать.

Сообщение электронной почты «Просмотреть и подписать».

3. Документ будет открыт в новом окне браузера.

Другие параметры на странице включают в себя следующее.

A. Параметры — этот список включает параметры, доступные для получателя в соответствии с его ролью.

○ Прочитать документ — документ будет открыт в режиме только для просмотра.

○ Передать подписание другому лицу — этот параметр позволяет получателю делегировать свое право другому пользователю. Например, коллеге или руководителю.

○ Отказ от подписи — это действие завершает работу над документом.

○ Печать, подпись и загрузка — позволяет подписанту преобразовать рабочий процесс подписания из электронного в бумажный. Подписант затем добавляет подписанный документ в систему в электронном виде.

○ Очистка данных документа — это действие удаляет содержимое всех полей.

История просмотра — открывает текущий отчет об аудите для просмотра.

Загрузить PDF — загрузка текущей версии документа в формате PDF.

Б. Сообщение — выноска позволяет еще раз открыть сообщение.

В. Счетчик обязательных полей — этот счетчик показывает число обязательных полей в документе, которые не были заполнены. При нажатии этого поля подписывающая сторона переходит от одного обязательного (не дополнительного) поля к другому.

Г. Следующее поле — эта желтая стрелка позволяет найти следующее поле при прокрутке большого документа.  Этот параметр обеспечивает переход ко всем полям, не только обязательным.

Параметры подписи.

В этом документе содержится только одно поле подписи, которое является обязательным (отмечено красной звездочкой). В документах с несколькими заполняемыми полями вы можете переходить между ними.

 

4. Для добавления подписи дважды щелкните поле, чтобы открыть панель «Подпись».

5. Введите свое имя в верхнее поле на панели «Подпись».

Добавить подпись можно одним из четырех способов.

○ Ввод настроенным шрифтом (по умолчанию) — Adobe Sign применит шрифт, имитирующих рукописный текст, к введенному имени.

○ Физически нарисовать — физически нарисуйте подпись с помощью мыши, стилуса или другого указывающего устройства. Рекомендуется нарисовать подпись пальцем на планшете.

○ Изображение — если у вас есть изображение штампа подписи, вы можете загрузить его.

Мобильный — параметр Мобильный позволяет переносить панель подписи с рабочего стола на мобильное устройство, что позволяет более простому устройству физически прорисовывать вашу подпись.

Панель «Подпись»

6. Нажмите кнопку Применить, чтобы добавить подпись в поле подписи и вернуться к документу.

7. После того как все обязательные поля заполнены, нажмите кнопку Подписать в нижней части окна (эта кнопка ярко выделена).

Click to sign button
Более подробная информация о подписании соглашений доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Примечание.

В нижней части страницы в Adobe Sign расположена панель инструментов, которая содержит инструменты для навигации по документу, изменения масштаба и загрузки документа. Эту панель инструментов можно скрыть, нажав значок «Х» в правом нижнем углу. Чтобы временно отобразить скрытую панель инструментов, наведите курсор в нижнюю часть окна; после этого элементы управления появятся снова. 

Zoom Section

Более подробная информация об использовании элементов управления масштабом доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Управление соглашениями

Управление документом — важный элемент работы с Adobe Sign. На странице «Управление» можно отслеживать, обрабатывать и настраивать соглашения. Вы можете изменять ход работы над соглашением, отменяя его, заменяя подписывающие стороны и выполняя другие действия.

На странице «Управление» доступно множество встроенных функций. Для удобства их можно разделить на три функциональные области.

А. Фильтры

Б. Список документов

В. Инструменты документа

Страница «Управление» разд.


Фильтры документов

«Папки» состояния на классической странице объединены в более удобный набор фильтров, которые возвращают документы указанного состояния.  В верхней части отображаются фильтры документов, которые возвращают документы текущего состояния.

Доступно два «активных» состояния. Объем содержимого отображается в круглых скобках после названия состояния.

  • Выполняется (N) — документы, возвращаемые в состоянии «Выполняется», ожидают действия участника. Документы, ожидающие действия выполнившего вход пользователя, не возвращаются.
  • Ожидает ваших действий (M) — документы, ожидающие действия выполнившего вход пользователя, указаны в фильтре «Ожидает ваших действий».

 

Доступно три «окончательных» состояния.

  • Завершено — документы, которые были обработаны.
  • Отменено — документы, которые были по какой-либо причине отменены. Возможные причины указаны ниже.
    • Документы отменены отправителем.
    • Документы отклонены участником.
    • Документы, недействительные из-за нескольких неудачных попыток аутентификации.
    • Документы с системной ошибкой, из-за которой они стали недействительными.
  • Срок действия истек — документы, достигшие даты истечения срока действия (закрытые автоматически).

 

Существует состояние «Черновик», которое включает все частично созданные документы.

 

Нижний раздел содержит «родительские» объекты шаблона.  Дочерние документы, которые создаются на основе этих шаблонов, отфильтрованы вверху в фильтрах статуса документов.

Родительские объекты не являются документами, но используются для создания большого числа документов. Они включают следующие объекты.

  • Шаблоны библиотеки — все шаблоны документов и полей, доступные в библиотеке документов.
  • Веб-формы (ранее: виджеты) — шаблоны документов, которые могут быть отправлены как ссылки, а также вставлены в веб-страницы.  Веб-формы инициируются подписывающей стороной и создают дочерние документы для всех участников, заполняющих документы.
  • Mega Sign — шаблоны Mega Sign используются для создания большого количества документов, которые можно отправлять и подписывать, как «обычные» документы.

Примечание.

Пользователи, которым предоставлен доступ к содержимому других учетных записей, могут фильтровать это содержимое, нажав кнопку со стрелкой вниз рядом с полем Ваши документы.

Раскрывающееся меню содержит список всех пользователей (и групп, если включен расширенный общий доступ), к содержимому которых предоставлен доступ.  Выберите пользователя, чтобы страница Управление перезагрузилась с содержимым выбранного пользователя.


Списки документов

В основной части страницы отображаются списки документов, связанных с вами.  Все соглашения, которые содержат ваш адрес электронной почты, будут указаны в списке. Здесь отображаются не только созданные вами документы, но и документы, отправленные вам на подпись или утверждение, а также документы, отправленные вам как получателю копии.

Список соглашений всегда фильтруется по состоянию документов в левой части страницы.

 

Заголовки в верхней части списков позволяют сортировать содержимое каждого раздела. Для этого достаточно нажать на заголовок. Если нажать на заголовок еще раз, содержимое будет отсортировано в обратном порядке.

 

Записи содержат следующую информацию:

Список документов
  • Получатель — это имя или электронный адрес первого получателя, который не является отправителем.
    • Адрес электронной почты используется, если получатель еще не подписывал документы в системе Adobe Sign.
    • Когда в процессе подписания будет указано имя, оно заменит этот адрес электронной почты.
  • Организация — если первый получатель указал название организации в поле подписи или в своем профиле, это название будет отображаться здесь.
    • Если в соглашения не включаются поля «Название организации», соответствующий столбец остается пустым.
  • Название документа — это имя документа.
  • Состояние — если выбран фильтр Выполняется, второй столбец называется Состояние; он должен содержать значение Отправлено для подписи (или утверждения, принятия и т. д.)
  • Действие — при выборе фильтра Ожидает вас во втором столбце отображается ожидаемое действие (вместе со ссылкой для открытия соглашения).
  • Отправитель — при выборе трех конечных состояний («Завершено», «Отменено» и «Срок действия истек») во втором столбце отображается изначальный отправитель соглашения.
  • Изменено — отображается дата последнего изменения, то есть дата последнего обновления соглашения событием отправки, подписания или утверждения.

Панель «Инструменты соглашения» позволяет использовать некоторые инструменты для управления соглашениями и получения дополнительных сведений.

  • Срок действия — содержит дату автоматической отмены соглашения (если настроено). Чтобы настроить или изменить это значение, нажмите значок карандаша.
  • Просмотр — позволяет открыть соглашение для просмотра.
  • Изменить документ — позволяет заменить документы, прикрепленные к соглашению, и/или отредактировать поля в документе. Доступно только до того как первый получатель начнет работу с соглашением.
  • Напоминание — после отправки соглашения с помощью этой ссылки можно создавать или удалять напоминания. Кроме того, напоминание можно отправить в реальном времени или при наступлении определенной даты.
  • Общий доступ — с помощью этой функции можно предоставить доступ к документу. При этом предлагается ввести адрес электронной почты и сообщение и отправить на этот адрес копию соглашения в текущем состоянии. Документ также добавляется на вкладку «Управление» для соответствующего адреса электронной почты.
  • Отмена — отмена соглашения.
  • Загрузка PDF — загрузка копии соглашения в текущем состоянии.
  • Загрузка отдельных файлов — загрузка отдельных файлов (если первоначальное соглашение состоит из нескольких файлов).
  • Загрузить отчет об аудите — если нажать эту ссылку, будет создан подробный отчет в формате PDF, который содержит всю историю документа, включая детальные сведения (например, IP-адрес для каждого события).
  • Заметки: к соглашению можно добавить личную заметку. Эта заметка видна только вам, и не отправляется другим пользователям и подписывающим сторонам.. Примечания доступны для поиска с помощью текстовых фильтров.
  • Замена подписывающей стороны — замена текущего получателя.
  • Изменение аутентификации — позволяет изменить текущий метод аутентификации для получателя. Эту ссылку можно использовать для сброса пароля аутентификации (если вы его забыли).
  • Действие — на этой вкладке отображается список всех событий, зарегистрированных для соглашения: начиная с отправки и заканчивая итоговой подписью.
Инструменты документа

Отчеты (только уровни обслуживания «Бизнес» и «Организация»)

Функция отчетов позволяет узнать, как в вашей учетной записи используется Adobe Sign. Создавайте собственные отчеты, чтобы получить всю информацию о процессе подписания документа, в том числе о действиях отдельных групп и пользователей.

reports_-_result2

Для создания нового отчета перейдите на страницу «Отчеты», нажав вкладку «Отчеты», затем нажмите ссылку Создать отчет.

reports_-_createnew-unbranded

 

Откроется страница «Создать отчет».

reports_-_whole_page
Более подробная информация о создании отчетов доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).


Параметры отчета

При настройке отчета можно задать множество параметров. Все приведенные ниже параметры доступны для пользователя. 

Дата создания

Дата создания — срок, применимый к отчету. Можно выбрать один из четырех заранее заданных периодов («эта неделя», «прошлая неделя», «этот месяц», «прошлый месяц») или ввести пользовательский диапазон дат.

Reports - Creation date

Пользователи и группы

Этот параметр позволяет создать отчет для отдельных пользователей и групп. Можно выбрать одного или нескольких пользователей/групп или создать отчет для всех пользователей в учетной записи.

Reports - Users and Groups

Документы и рабочие процессы

Этот параметр позволяет включить в отчет определенные документы. Документы, указанные в этом поле, являются документами библиотеки, используемыми во всей учетной записи. Отдельные документы, используемые однократно, в этом поле не указаны. 

Reports - Document and Workflows

Название документа

С помощью этого параметра можно включить или исключить документы, содержащие (или не содержащие) данное значение. Документы, содержащие введенную строку, можно включить в отчет или исключить из него.

Reports - Document Name

Mega Sign

При выборе этого параметра соглашения Mega Sign будут включены в итоговый отчет.

Reports - Mega Sign

Целевая производительность

В представлении «Целевая производительность» можно настроить пороговые значения производительности. Индикаторы производительности отображаются в итоговом отчете.

Reports - Performance Goals

Сравнительный тест

По умолчанию параметр «Сравнительный тест» отключен для отчетов. Нажмите ссылку «Настройки отчета», чтобы включить его.

Сравнительный тест — расширенный метод отслеживания хода выполнения соглашения и скорости подписания. 

Reports - Benchmrking

График документов по

Для каждого включенного параметра (по дате, отправителю, группе, форме, рабочему процессу и типу подписи) отображается соответствующий график на отчете.

Reports - Graphs

Et Cetera

Параметры в этом разделе позволяют изменить графическое оформление итогового отчета. Изменение параметров по умолчанию может ускорить процесс создания отчета.

Reports - Et Cetera

После нажатия кнопки Сформировать отчет будет создан отчет в соответствии с заданными параметрами. Вы можете применить различные действия к отчету.

reports_-_result

Добавление текущих данных в отчет

Нажатие этой ссылки идентично обновлению страницы. Новый отчет будет включать последние транзакции и действия.

reports_-_resultheaderupdate

Сохранение отчета

Сохранение отчета позволяет сформировать его в дальнейшем.

reports_-_resultheadersave

Отправка отчета

Вы можете отправить результаты отчета другому пользователю. Для этого необходимо ввести только адрес электронной почты и сообщение.

reports_-_resultheadershare

Планирование отчета

Настройка расписания отчета позволяет формировать его с теми же параметрами с заданной периодичностью.

reports_-_resultheaderschedule

Экспорт данных отчетов

Нажмите эту ссылку, чтобы открыть или сохранить файл .CSV. Файлы CSV можно открыть в программе Excel. Они содержат все сведения о транзакциях для соглашений в соответствующих столбцах.

reports_-_resultheaderexport

Версия для печати

Нажмите эту ссылку, чтобы открыть версию отчета для печати.

reports_-_resultheaderprint

Функции предпросмотра и авторинга

Среда авторинга содержит функции для создания форм в Adobe Sign. Помимо размещения полей для подписи вы можете добавлять поля, которые автоматически заполняются содержимым (например, дата или значение подписи (при наличии)), а также поля, выполняющие проверку данных и/или сложные вычисления. Вы также можете добавлять другие распространенные типы полей, например раскрывающиеся списки, переключатели и флажки.

Доступ к среде авторинга можно получить следующими способами.

  • Отправить новый документ и включить параметр Поля предварительного просмотра и добавления подписи на странице Отправка.
NExt Button for Authoring

 

  • Редактировать черновик документа на странице Управление.
Редактировать черновик документа

 

  • Создать новый шаблон или веб-форму на главной странице.
Создать веб-формы и шаблоны.

 

 

  • Редактирование существующего документа библиотеки или веб-формы на странице Управление.

○ Можно редактировать только шаблоны, которые вы загрузили. На изображении внизу показано, что второй шаблон предоставлен для общего доступа другим пользователем и поэтому не может быть изменен.

 

Изменить шаблон

После запуска среды авторинга ознакомьтесь с пятью основными параметрами.

A. Шаблон полей формы — этот параметр отображается только в том случае, если создан хотя бы один шаблон полей формы библиотеки.

Б. Макет полей и выравнивание — этот параметр открывает панель инструментов для изменения размера полей форм и выравнивания.

В. Выбор получателя (роли) — этот раскрывающийся список содержит получателей соглашения.

Г. Вкладки полей форм — вы можете выбрать поля из этих вкладок для добавления в документ.

Д. Масштабирование и сброс — эти инструменты позволяют увеличить или уменьшить масштаб документа, а также сбросить все поля до исходного состояния (когда среда авторинга была открыта).

V3 Zoom

Шаблон полей формы

Если вы создали шаблон полей формы для документа, вы можете выбрать и применить этот шаблон с помощью этого набора инструментов.

Раскрывающийся список содержит доступные шаблоны полей форм; вы также можете выбрать, с какой страницы следует применить шаблон.  Можно применить несколько шаблонов.

V3 Field Templates
Более подробная информация об использовании шаблона полей формы доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Макет полей и выравнивание

Этот параметр содержит инструменты, предназначенные для выравнивания и изменения размера полей относительно друг друга. Чтобы выбрать несколько полей, выделите поля, удерживая клавишу Ctrl; для выбора группы полей удерживайте клавишу Shift и выделите область мышью.

Шесть значков в левой части позволяют выровнять поля по верхнему краю, горизонтальной средней линии, нижнему краю, левому краю, вертикальной средней линии и правому краю (слева направо). 

Следующие три значка сделают ширину и/или высоту всех полей одинаковой. 

Выравнивание и изменение размера осуществляется в зависимости от первого выбранного поля.

V3 Align tools

Выбор получателя (роли)

Возможно, важнейшая функция создания форм — привязка различных получателей к соответствующим полям. При выборе получателя в списке Получатели все размещенные в дальнейшем поля формы будут автоматически связаны с этим получателем. Измените получателя, чтобы все новые поля были связаны с этим новым получателем.

Authoring Roles

Примечание.

Когда выбран определенный получатель, все связанные с ним поля в документе выделены; это позволяет быстро понять, какие поля связаны с выбранным получателем.

 

Размещенные в документе поля можно привязать к другим получателям; для этого дважды щелкните поле и в открывшемся диалоговом окне «Поле» измените получателя в раскрывающемся списке.

Signer role in field menu

Более подробная информация о ролях участников доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Более подробная информация о роли предварительного заполнения доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Меню «Поле формы»

Все поля, доступные в Adobe Sign , отображаются в меню на правой панели. Эти поля разделены по категориям использования и типу. Большинство полей можно настроить в соответствии с высотой и шириной формы.

Более подробная информация о типах полей формы доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).


Поля подписи

  • Подпись — в этом поле подписывающие стороны добавляют подпись к соглашению. Для каждой подписывающей стороны необходимо создать хотя бы одно обязательное поле подписи (без условий).
  • Цифровая подпись — в этом поле подписывающие стороны добавляют цифровую подпись. Чтобы этот параметр отображался, он должен быть включен в настройках учетной записи.
  • Инициалы — в этом поле подписывающие стороны добавляют свои инициалы. Наличие этого поля не заменяет необходимость добавления поля подписи. Поля инициалов являются обязательными по умолчанию, но их можно сделать необязательными.
  • Блок подписи — набор полей, которые являются обязательными для подписывающей стороны. Если в учетной записи настроен обязательный ввод должности и названия компании, соответствующие поля будут добавлены в блок подписи. Блок подписи должен содержать как минимум поле подписи и поле адреса электронной почты.
Signature Fields

Поля с данными о подписанте

Несмотря на то что эти поля называются Поля с данными о подписанте, их можно назначить любым участникам, в том числе утверждающим сторонам.  Эти поля предназначены для отображения информации о соответствующем получателе (дополнительная информация, помимо идентификационных данных, не собирается).

  • Должность — обязательное поле для подписывающей или утверждающей стороны, содержащее сведения о должности. Если подписывающая или утверждающая сторона является зарегистрированным пользователем Adobe Sign, то это поле автоматически заполняется информацией из профиля данного пользователя.
  • Компания — обязательное поле для подписывающей или утверждающей стороны, содержащее сведения о компании. Если подписывающая или утверждающая сторона является зарегистрированным пользователем Adobe Sign, то это поле автоматически заполняется информацией со страницы «Мой профиль» данного пользователя.
  • Имя подписывающей стороны — поле, доступное только для чтения, которое автоматически заполняется именем подписывающей или утверждающей стороны, указанным при подписании. Если подписывающая или утверждающая сторона является зарегистрированным пользователем Adobe Sign, то это поле автоматически заполняется информацией со страницы «Мой профиль» данного пользователя.
  • Адрес электронной почты — поле, доступное только для чтения, автоматически заполняющееся адресом электронной почты получателя, на который соглашение было отправлено.
  • Дата — поле, доступное только для чтения, которое автоматически заполняется датой открытия, подписания или утверждения соглашения. Это поле не может содержать пользовательское значение даты.
SignerInfo fields

Поля данных

  • Текстовое поле — пустое поле для обычного текста, которое можно использовать для сбора специально отформатированных данных. В учетных записях уровня «Бизнес» и «Организация» в Adobe Sign текстовое поле может также использоваться в качестве компонента в вычисляемых полях и для создания условных логических полей.
Более подробная информация о настройке оформления текстовых полей доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).
  • Раскрывающийся список — объект, используемый для создания поля выбора параметров для получателя. Каждый раскрывающийся список должен содержать хотя бы один параметр; при этом параметры и значения экспорта не могут быть пустыми.
  • Флажок — переключатель, с помощью которого подписывающая сторона может выбрать или отменить выбор параметра. Рекомендуется использовать флажки в ситуациях, когда необходимо выбрать сразу несколько вариантов.
  • Переключатель — объект, который должен быть добавлен в качестве группы. Подписывающая сторона может выбрать только параметр из группы. Рекомендуется использовать переключатели в ситуациях, когда необходимо выбрать только один параметр.
Data Fields

Дополнительные поля (только уровни обслуживания «Бизнес» и «Организация»)

  • Вложенный файл — поле, используемое для сбора файлов от получателей. Оно может использоваться для сбора таких документов, как резюме и фотографий удостоверений личности (например, фотографий из паспорта).
  • Гиперссылка — прозрачный объект, который можно поместить над текстом, чтобы добавить ссылку на URL-адрес или другую страницу в соглашении. Можно создать ссылку из соглашения на внешнюю веб-страницу.
More Fields

Штампы (только уровни обслуживания «Бизнес» и «Организация»)

  • Штамп участия — штамп, который применяется после подписания соглашения назначенным получателем. В штамп включено имя получателя, время подписания и адрес электронной почты.
  • № транзакции — штамп, который применяется к итоговому подписанному документу PDF. Этот номер используется в качестве справочного номера для соглашения.
stamp fields

Сохранение в библиотеке документов

После того как вы добавили новые поля форм к соглашению, вы можете сохранить копию в библиотеке перед отправкой соглашения для подписи.

Установите флажок Сохранение в библиотеке документов в правом нижнем углу окна авторинга перед нажатием кнопки Отправить, чтобы добавить измененное соглашение в библиотеку.

Auth - Save Template

 

Вначале документ будет сохранен в библиотеке.

Auth - Save name

 

Затем он будет отправлен на подпись.

post_-_send

Изменение масштаба, сброс и сохранение/отправка

Остальные параметры позволяют увеличивать и уменьшать масштаб, сбрасывать или удалять все размещенные поля, а также сохранять/отправлять документ в текущем состоянии. Кнопка «Сохранить» отображается только при создании документа библиотеки. В противном случае отображается кнопка «Отправить».

Рекомендуется регулярно сохранять документы в библиотеке. При этом, когда пользователь выходит из среды авторинга, документ сохраняется автоматически. Он может быть открыт позднее на странице «Управление».

auth - zoom

Шаблоны библиотеки

Шаблон библиотеки может использоваться многократно. Adobe Sign поддерживает два типа шаблонов библиотеки: шаблоны документов и шаблоны полей формы.

  • Шаблоны документов — это документы с возможностью повторного использования. Шаблоны документов можно использовать совместно с другими пользователями в учетной записи. Это позволяет нескольким пользователям отправлять один и тот же документ без внесения каких-либо изменений.
  • Шаблоны полей формы— это слои полей с возможностью повторного использования, которые можно применить к любому документу. Шаблоны полей формы можно также использовать совместно с другими пользователями в учетной записи. Шаблоны полей формы рекомендуется использовать в следующих ситуациях.
    • У вас есть один макет полей, который используется в нескольких документах.
    • У вас есть документ, который может быть отправлен несколькими способами.
    • Необходимо внести изменения в содержимое документа, но поля оставить на месте.

Вместо создания нового документа библиотеки при каждом обновлении документа можно использовать один слой полей формы. Шаблоны полей формы можно редактировать для быстрого изменения расположения полей и свойств полей. Обратите внимание, что все инструменты в среде авторинга доступны при создании шаблона полей формы.

 

Рекомендуется выбрать одного пользователя (администратора документа), который будет создавать шаблоны и работать с ними. Назначение одного администратора документа при входе в систему исключает путаницу при выборе шаблонов для использования и обеспечивает управление версиями для повторно используемых документов.

Рекомендуется использовать список рассылки или рабочий адрес электронной почты для входа администратора документа в систему. Это позволяет управлять доступом к учетным данным администратора документа, а также дает возможность поделить обязанности (при необходимости).

Более подробная информация об использовании инструментов авторинга для создания шаблонов доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

1. Нажмите вкладку Главная. Затем нажмите Создание шаблона для многократного использования.

Создание шаблона документа

 

Откроется страница Создание шаблона библиотеки.

create_template

 

2. В поле Имя шаблона введите имя шаблона. Это имя можно изменить позднее при необходимости.

3. Нажмите кнопку Обзор, чтобы перейти к файлу в локальной системе, который будет использоваться для создания повторно используемого шаблона. При создании повторно используемого документа будут использоваться этот файл и его содержимое. При создании повторно используемого слоя полей формы содержимое файла не будет включено в шаблон.

4. Выберите параметр шаблона: Создать документ для повторного использования и/или Создать слой полей формы для повторного использования.

 

5. Выберите соответствующие параметры разрешений для совместного использования шаблона.

Примечание.

Разрешения группы могут быть настроены только для текущей группы. Вы не можете предоставить разрешения для других групп.

 

6. Нажмите кнопку Предпросмотр или добавление полей. Откроется интерфейс авторинга

authoring_-_placesignature1

 

 

7. Разместите требуемые поля для участников путем перетаскивания полей из вкладок полей формы в документ.

8. Закончив добавлять поля, нажмите кнопку Сохранить.

Шаблон теперь отображается в разделе Шаблоны на странице Управление. Если вы предоставили доступ к шаблону пользователям в вашей группе или организации с помощью соответствующих разрешений, то этот шаблон теперь также отображается в разделе Шаблоны на их странице Управление; они могут использовать его для отправки документов в любом количестве. 

 

Шаблоны библиотеки

Примечание.

Только пользователь, который создал шаблон библиотеки, может изменить или удалить его (если не включен расширенный общий доступ).

Альтернативные рабочие процессы подписания

Вы можете использовать различные рабочие процессы, указанные ниже, для отправки документов на подпись, сбора подписей, а также отправки подписанного документа.

  • Отправка с помощью функции «Заполнить и подписать».
  • Отправка с помощью функции Mega Sign
  • Использование веб-форм для сбора подписей

В следующих разделах подробно описаны эти процессы.

Более подробная информация об отправке соглашений доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Вы можете добавить нескольких получателей для работы с соглашением (в зависимости от требований бизнеса). Например, вы можете назначить двух пользователей для подписания соглашения, а также одного пользователя для его утверждения или передачи другой подписывающей стороне. При отправке соглашения нескольким получателям можно настроить дополнительный параметр — порядок подписания (последовательный, параллельный или гибридный). 

Более подробная информация об отправке соглашений нескольким получателям доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Данный процесс полностью соответствует своему названию. Этот процесс используется только тогда, когда соглашение должно быть подписано только вами и отправлено одному или нескольким пользователям. Например, с его помощью можно отправить подписанный документ W-9 и/или соглашение о неразглашении одному или нескольким пользователям. Вы можете отправить подписанный документ себе на адрес электронной почты, не используемый для входа. Это связано с тем, что копия подписанного документа сохраняется и доступна на вкладке «Управление». Обратите внимание, что функция «Заполнение и подписание» доступна только на главной странице.

Более подробная информация об использовании функции «Заполнение и подписание» доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

1. Нажмите Заполнить и подписать документ на главной странице. 

«Заполнить и подписать» на главной странице.

 

3. Введите название документа.

4. Перетащите файл, который требуется подписать, или нажмите ссылку Добавить файлы, чтобы найти и прикрепить документ из локальной системы или сетевого диска.

5. Нажмите кнопку Далее.

добавление файлов

6. Откроется страница Заполнение и подписание.

                Добавьте любое содержимое (текст, флажки, подписи).

7. По окончании нажмите Готово.

8. После этого отобразится страница, на которой можно отправить документ, загрузить его копию, просмотреть документ на странице «Управление», а также подписать другой документ.

После подписания

Процесс Mega Sign позволяет отправлять документ сразу нескольким сотням пользователей. Каждая подписывающая сторона подписывает свою копию документа; затем все эти отдельные соглашения возвращаются вам. Этот процесс можно использовать для сбора соглашений о неразглашении, документов для кадровых специалистов или разрешений от родителей. Ссылка на процесс Mega Sign доступна на главной странице.

Вы можете добавить получателей Mega Sign, указав адреса их электронной почты в поле «Кому:» или загрузив файл .CSV (значения, разделенные запятыми), который содержит данные получателей. Файл .CSV позволяет предварительно заполнить данные каждой подписывающей стороны, что дает возможность изменить информацию для каждого пользователя. Например, можно изменить сообщение «Требуется подпись…», отправленное каждой подписывающей стороне.

Более подробная информация об использовании функции Mega Sign доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Веб-формы — это размещенные документы, которые могут быть подписаны любым пользователем, у которого есть к ним доступ. Они идеально подходят для страниц регистрации, отказов от ответственности и любых других документов, которые должны быть просмотрены и подписаны многими пользователями в Интернете.

Веб-формы можно создавать в двух различных форматах — JavaScript или URL. JavaScript предоставляет необходимый код для встраивания веб-формы в веб-сайт. URL предоставляет веб-адрес, размещенный в Adobe Sign, который может быть использован отправителями документов для подписания. Ссылка на создание веб-форм доступна на главной странице.

Процесс подписания веб-формы идентичен обычной транзакции в Adobe Sign. При этом веб-формы могут быть подписаны только одной подписывающей стороной и переданы для скрепления подписи любому другому пользователю. 

Мобильные устройства

Подписание — одна из основных функций Adobe Sign. Любой пользователь может поставить подпись, перейдя по ссылке в сообщении электронной почты, в любом веб-браузере на компьютере или в мобильном устройстве. При наличии учетной записи Adobe Sign вы можете добавить подпись во встроенном приложении Adobe Sign Manager для iOS или Android. Вы также можете начать процесс подписания на странице «Управление». Процедура подписания также интегрирована в процесс «Заполнение и подписание».

Более подробная информация о подписании документов с помощью приложения доступна в справке по Adobe Sign (см. здесь).

Adobe Sign поддерживает последние версии веб-браузеров для смартфонов и планшетов под управлением операционных систем iOS и Android.

С помощью интуитивно понятной панели управления в Adobe Sign Manager можно открывать документы на мобильном устройстве для отправки и подписания. Новая панель управления полностью совместима с iOS 9 и iPad Pro. Обновленный интерфейс отправки упрощает отправку документов на подпись. 

Загрузите приложение здесь.

Приложение Adobe Sign Manager для Android переведено на 19 языков так же, как Acrobat Mobile.

Загрузите приложение здесь.