Skapa PDF-index

Du kan reducera den tid som krävs för att söka igenom ett långt PDF-dokument genom att bädda in ett index med orden i dokumentet. Acrobat kan söka igenom indexet mycket snabbare än dokumentet. Det inbäddade indexet ingår i de distribuerade eller delade kopiorna av PDF-dokumentet. Användarna söker igenom PDF-dokument med inbäddade index på samma sätt som de söker igenom dem utan index. Det krävs inga andra åtgärder.

Lägga till ett index till ett PDF-dokument

Uppdatera eller ta bort det inbäddade indexet i ett PDF-dokument

Katalogfunktionen  (Acrobat Pro)

Du kan definiera en specifik grupp av PDF-filer som en katalog och skapa ett enhetligt index för hela dokumentsamlingen. När användarna söker igenom de katalogiserade PDF-filerna efter specifik information, går sökprocessen mycket snabbare tack vare indexet.

När du distribuerar samlingen på en cd kan du inkludera indexet med PDF-filerna.

Du kan katalogisera dokument skrivna med romerska, kinesiska, japanska eller koreanska tecken. Du kan katalogisera dokumenttext, kommentarer, bokmärken, formulärfält, koder, objekt- och dokumentmetadata, bifogade filer, dokumentinformation, digitala signaturer, bild-XIF-metadata (utökat bildfilformat) och egna dokumentegenskaper.

Förbereda PDF-filer för indexering  (Acrobat Pro)

Börja med att skapa en mapp för de PDF-filer du vill indexera. Alla PDF-filer bör vara kompletta, både vad gäller innehåll och elektroniska funktioner, t.ex. länkar, bokmärken och formulärfält. Om de filer som ska indexeras innehåller skannade dokument, kontrollerar du att texten är sökbar. Dela upp långa dokument i mindre, kapitelstora filer för att underlätta sökning. Du kan även lägga till information i dokumentegenskaperna till en fil för att förbättra sökbarheten.

Innan du indexerar en dokumentsamling är det viktigt att du skapar dokumentstrukturen på hårddisken eller nätverksservervolymen och kontrollerar filnamnen för olika plattformar. Filnamnen kan trunkeras (förkortas) och bli svåra att komma åt vid en sökning över flera plattformar. Tänk på följande för att förhindra att sådana problem uppstår:

• Använd MS-DOS filnamnsregler när du byter namn på filer, mappar och index (högst åtta tecken följt av ett filnamnstillägg bestående av tre tecken), särskilt om du har för avsikt att leverera dokumentsamlingen och index på en ISO 9660-formaterad CD-ROM-skiva.

• Ta bort utökade tecken, t.ex. tecken med accent och tecken som inte finns i engelska, från fil- och mappnamn. (Teckensnittet som används i katalogfunktionen hanterar inte teckenkoderna 133 t o m 159.)

• Använd inte djupt inkapslade mappar eller sökvägsnamn som överskrider 256 tecken för index som Mac OS-användare ska söka i.

• Om du använder Mac OS tillsammans med en OS/2 LAN-server, ska du konfigurera IBM® LAN Server Macintosh (LSM) att följa MS-DOS filnamnkonventioner eller indexera endast FAT-volymer (File Allocation Table). (HPFS-volymer [High Performance File System] kan innehålla långa filnamn som inte kan hämtas.)

  Om dokumentstrukturen inkluderar undermappar som du inte vill indexera, kan du utesluta dem under indexeringsprocessen.

Lägga till metadata i dokumentegenskaperna  (Acrobat Pro)

PDF-filerna blir enklare att söka i om du lägger till filinformation, så kallade metadata, i dokumentegenskaperna. (Du kan se egenskaperna för den PDF-fil som är öppen genom att välja Arkiv > Egenskaper och sedan klicka på fliken Beskrivning.)

Tänk på följande om du lägger till information i dokumentegenskaper:

• Använd en bra beskrivande titel i fältet Titel. Dokumentets filnamn bör visas i dialogrutan Sökresultat.

• Använd alltid samma alternativ (fält) för liknande information. Lägg t.ex. inte till en viktig term under Ämne för några dokument och under Nyckelord för andra.

• Använd en enda logisk term för samma information. Använd t.ex. inte flora för vissa dokument och växtvärld för andra.

• Använd fältet Författare för att identifiera den grupp som ansvarar för dokumentet. Författare till ett dokument om anställningspolicy kan till exempel vara Personalavdelningen.

• Om dokumenten har artikelnummer, lägg till dem som nyckelord. Om du t.ex. lägger till doc#=m234 som Nyckelord kan det beteckna ett visst dokument i en serie om flera hundra dokument om ett speciellt ämne.

• Använd fältet Ämne eller Nyckelord, eller båda, för att typkategorisera dokumenten. Du kan t.ex. använda statusrapport som värde i Ämne och månadsvis eller veckovis som värde i fältet Nyckelord för ett dokument.

  Om du redan har en specialutbildning i Adobe PDF kan du definiera egna datafält, till exempel Dokumenttyp, Dokumentnummer och Dokument-ID när du skapar indexet. Detta rekommenderas enbart för avancerade användare och finns inte i den fullständiga hjälpen för Acrobat.

Skapa ett index för en samling (Acrobat Pro)

När du genererar ett nytt index skapar Acrobat en fil med filnamnstillägget pdx och en ny mapp som stöds, som innehåller en eller flera filer med filnamnstillägget idx. IDX-filerna innehåller indexposterna. Alla dessa filer måste vara tillgängliga för användare som vill söka i indexet.

Dialogrutan för indexeringsalternativ

Välj det här alternativet om du vill utesluta alla siffror/nummer som visas i dokumenttexten från indexet. Att utesluta siffror kan minska indexets storlek betydligt och innebära att sökningen går fortare.

Välj det här alternativet om din samling innefattar PDF-filer som skapats i tidigare versioner än Acrobat 2.0 (där ID-nummer inte lades till automatiskt). ID-nummer krävs när långa Mac OS-filnamn förkortas när de översätts till MS-DOS-filnamn. I Acrobat 2.0 och senare versioner läggs ID-nummer till automatiskt.

När detta alternativ inte är aktiverat, visas ett meddelande när du söker dokument som har ändrats sedan den senaste indexgenereringen.

Använd det här alternativet när du vill inkludera egna dokumentegenskaper i indexet. Endast egna dokumentegenskaper som redan finns i de PDF-filer du indexerar kommer att indexeras. Ange egenskapen, gör ett val på menyn Typ och klicka på Lägg till. Dessa egenskaper visas sedan som sökalternativ på snabbmenyerna för ytterligare kriterier i sökrutan Sök efter PDF, när du söker i det färdiga indexet. Om du t ex anger den egna egenskapen Dokumentnamn och väljer strängens egenskaper i listrutan Typ, kan en användare som söker i indexet söka inom den egna egenskapen genom att välja Dokumentnamn i listrutan Använd dessa extra kriterier.

Använd det här alternativet när du ska lägga till egna XMP-fält. De egna XMP-fälten indexeras och visas i popup-menyerna för ytterligare kriterier och kan genomsökas i valda index.

Används för att utelämna specifika ord (max 500) från sökresultatet. Ange ordet, klicka på Lägg till och upprepa enligt vad som behövs. Genom att utelämna ord kan du minska indexet med mellan 10 och 15 %. Stoppord kan innehålla upp till 128 tecken och är skiftlägeskänsliga.

Använd det här alternativet för att göra specifika lövnodstaggar sökbara i dokument som har en taggad logisk struktur.

Viktigt-filer för kataloger (Acrobat Pro)

Det kan vara en god idé att skapa en separat Viktigt-fil och lägga den i samma mapp som indexet. I Viktigt-filen kan andra personer få information om ditt index, t ex:

• Vilken typ av dokument som indexerats.

• Vilka sökalternativ som kan användas.

• En kontaktperson eller ett telefonnummer dit användaren kan vända sig med frågor.

• En lista över nummer eller ord som har utelämnats från indexet.

• En lista över mappar med dokument som ingår i ett LAN-baserat index eller en lista över dokument som ingår i ett diskbaserat index. Du kan också ta med en kort beskrivning av innehållet i varje mapp eller dokument.

• En lista med värden för varje dokument om du tilldelar Dokumentinfo-fältvärden.

  Om en katalog innehåller särskilt många dokument kan du ta med en tabell som visar värdena för varje dokument. Tabellen kan vara en del av Viktigt-filen eller ett separat dokument. Medan du skapar indexet kan du använda tabellen för att se till att konsekvensen bibehålls.

Ändra ett index  (Acrobat Pro)

Du kan uppdatera, återskapa eller tömma ett befintligt index.

Kataloginställningar (Acrobat Pro)

Du kan ange inställningar för indexering som passar alla efterföljande index du genererar. Du kan åsidosätta en del av inställningarna för ett enskilt index genom att välja nya alternativ när du genererar index.

Välj Katalog i dialogrutan Inställningar under Kategorier. Flera av alternativen är identiska med de som beskriver hur du genererar index.

Schemalagda uppdateringar av index  (Acrobat Pro)

Med hjälp av katalogfunktionen och en bpdx-fil (batch pdx) för katalog kan du schemalägga när och hur ofta ett index ska genereras, återskapas, uppdateras och tömmas. En BPDX-fil är en textfil som innehåller en lista med plattformsberoende sökvägar och flaggor för katalogindexfiler. Använd ett schemaläggningsprogram, t.ex. Schemaläggaren i Windows, när du vill visa BPDX-filen i Acrobat. Acrobat återskapar sedan indexet enligt flaggorna i BPDX-filen.

Flytta samlingar och deras index (Acrobat Pro)

Du kan skapa och testa en indexerad samling dokument på en lokal hårddisk och sedan flytta den färdiga dokumentsamlingen till en nätverksserver eller disk. En indexdefinition innehåller relativa sökvägar mellan indexdefinitionsfilen (PDX) och mapparna med de indexerade dokumenten. Om dessa relativa sökvägar inte ändras behöver du inte återskapa indexet när du flyttar den indexerade dokumentsamlingen. Om PDX-filen och mapparna med de indexerade dokumenten finns i samma mapp, kan du behålla den relativa sökvägen genom att helt enkelt flytta hela mappen.

Om den relativa sökvägen ändras måste du skapa ett nytt index när du har flyttat den indexerade dokumentsamlingen. Du kan dock fortfarande använda den ursprungliga PDX-filen. Om du vill använda den ursprungliga PDX-filen ska du först flytta de indexerade dokumenten. Kopiera sedan PDX-filen till en mapp där du vill skapa det nya indexet och redigera innefattnings- och uteslutningslistorna efter behov.

Om du flyttar en samling eller ett index när indexet finns på en annan enhet eller servervolym än någon del av den samling som det tillhör, blir indexet oanvändbart. Om du tänker flytta en dokumentsamling till en annan plats i nätverket eller till en cd ska du skapa och generera indexet på samma plats som samlingen.