Adobe Acrobat Sign Lexicon (術語、行話、您有什麼…)

文件/檔案/附件、合約與交易的比較

  • 文件/檔案/附件是上傳至 Adobe Sign 系統的所有個別檔案。合約的構成內容。
  • 合約是 Adobe Sign 以上傳的檔案建立,及收件者填寫或簽署的客戶導向物件。「合約」一詞用來定義取得簽名過程中的物件及產生的最終 PDF。
  • 交易涵蓋合約以及合約所產生/為合約產生的所有相關記錄和文件。(如稽核報告、驗證結果、欄位層級資料 .csv 頁面)

功能前置詞

隨著功能的發展,我們會使用前置詞來表示功能所在的發行版本或是生命週期結束。

  • 全新 – 全新功能。
  • 現代 – 某些更新功能,可選擇切換使用現代或傳統體驗。
    • 現代化版本的功能可能擁有「全新」功能。例如,「現代」版的自訂工作流程設計工具有「全新」功能
  • 傳統 – 所更新功能的較舊版本,通常在不同的有效版本之間可以選擇切換使用。
  • 舊版 – 某項功能的舊版本,新建立的帳戶將會移除切換的選項。

內部與外部

「內部」一詞描述使用通用 accountID 的一組 userID。  這些是帳戶內部的 usersID,對內部使用者套用的設定只會套用至這些 userID。

全部其他電子郵件地址均是「外部」。

註解:

許多公司有多個帳戶。

來自相同公司 (其電子郵件地址共用相同的網域),但不是使用相同 accountID 的使用者,均是對方的外部使用者

帳戶層級管理員導覽至「帳戶 > 使用者」,並按一下「匯出使用者清單」圖示,即可取得內部電子郵件地址的完整清單。

接著會有 CSV 檔案下載至您的本機系統。該 CSV 列舉帳戶中的使用者,包括其目前狀態。

匯出使用者清單

物件和 ObjectID

物件

在 Adobe Sign 的範圍內,「物件」是經過謹慎理解的一組特性/屬性。

物件類型包括:

  • 帳戶整體
  • 群組
  • 使用者
  • 合約
雖然同一類型的所有物件具有一系列相同的屬性,但是指定給這些屬性的值通常會是不同的,在某些情況下,它們的值必須不同。
例如,全部「使用者」有「電子郵件地址」屬性,且每個使用者的電子郵件值必須是唯一的。
當文件中使用「物件」時,即代表包含了整個類型的物件。(例如,可使用 CSV 檔案建立使用者)

物件 ID

所有物件都具有唯一的識別號碼,以區分類型相同的物件。每個使用者都有唯一的 userID。每個合約都有唯一的 agreementID。

物件通常使用 objectID 作為與其他物件建立關係的重要特性。這樣,即使其他特性有所變更,物件也可以持續維持關係。

例如,UserID 可以建立多個 AgreementID,就算使用者變更其他屬性 (例如使用者的名稱和電子郵件地址),該關係仍會持續。

在文件中使用 objectID 時,它會識別出一個類型的物件當中的唯一例項。(例如,變更 userID 的電子郵件地址不會變更 userID 合約的所有權)。

父子 (範本) 關係

範本是說明父子關係概念的最好例子,因為範本可產生多個自身的副本,但不會耗用範本。由於父項與其產生的子合約直接相關,因此父項物件可以報告所有子合約的相關狀態。

關於這個原則,Adobe Sign 有三個例子:

  • 資料庫範本 - 將資料庫範本附加到合約時,會將該合約關係視為範本文件的子項進行追蹤。(請注意,只有一個範本附加到合約時,此情況方適用。)資料庫範本可以利用「管理」頁面
    報告使用範本的合約
  • 網路表單 - 在使用者要提交表單進行簽署時,網路表單便會建立所複製的父範本。「管理」頁面會追蹤網路表單父項,並可以報告製作中或已完成的任何合約。
  • 大量傳送 -「大量傳送」程序可讓使用者上傳及設定一組檔案和電子郵件地址的 CSV 清單。這會建立自行複製的父範本,並傳送獨立的合約到 CSV 清單中包含的每個電子郵件。我們透過「管理」頁面追蹤父物件,也可利用父物件來報告衍生的子合約的相關狀態。

 

屬性/設定繼承

Adobe Sign 以物件導向的模型為基礎,可使用「父」物件建立「子」物件。建立子物件時,它會繼承父 (範本) 物件的所有屬性 (特性和設定)。 

永久繼承會規定,如果父物件變更屬性值,則該變更會往下傳遞至所有子物件,這些子物件將相應繼承該變更。

只要中斷繼承連結,便可以自訂子物件以便加速實現特定結果。

在 Adobe Sign 中,Account:Group 關係就是說明這個情況的好例子。依照預設,所有新的群組都會繼承在帳戶層級定義的設定值。不過,群組能夠從帳戶層級中斷繼承連結,並針對特定結果自訂群組設定 (例如更嚴格的簽名要求、特定合約預設值)。

屬性繼承

在 Adobe Sign 中,繼承的設定會透過物件從父項傳遞至子項:「應用程式 > 服務層級 > 帳戶 > 群組 > 使用者

  • 應用程式」是基本物件,包含服務的所有可能選項。
  • 服務層級」是客戶購買的服務等級。在此層級啟用的各種功能會讓 (例如) 企業帳戶與個人帳戶有所區別。
  • 帳戶」層級會繼承「服務層級」所有設定,並允許使用者管理員自訂帳戶作特定用途。這是客戶管理員可設定的最高權限。
  • 群組」層級會繼承所有「帳戶」層級的設定,並允許更多的群組自訂設定。變更群組層級的設定值將會覆寫帳戶層級的設定,並將群組設定往下游散佈至任何與群組相關的子物件。
  • 使用者」和「合約」物件均會繼承其所在「群組」的屬性。如果使用者變更與其相關的群組,則使用者只會看到繼承自新群組的值,而建立的任何合約只會採用該新群組中可用的值。

由於屬性繼承的關係,一般建議管理員將其帳戶層級設定設為其工作流程所能容許的最高值,然後視需要在群組層級放寬限制。

簽署者 (角色)、收件者與參與者的比較

簽署者 (或核准者、接受者等)- 明確定義的收件者角色

  • 全部收件者都有角色

收件者 - 將某人納入合約「簽名週期」的任何電子郵件。  在合約製作過程中,個人可與合約有所互動

  • 收件者」是「參與者」的子集合。

參與者 - 交易中包含的任何電子郵件 (個人)。  其中包含寄件者、所有收件者和所有副本抄送收件方。

角色、收件者與參與者的比較

單次使用待處理使用者

在 Adobe Sign 中建立合約時,應用程式會嘗試識別是否有任何收件者擁有與合約關聯的現有 userID。

如果有 userID,且該 userID 所屬帳戶是寄件帳戶信任的帳戶,則 agreementID 與 userID 直接相關聯,且可在使用者的「管理」頁面看到合約內容。

如果系統中沒有該電子郵件,或如果 userID 的帳戶不信任寄件 accountID,則 Adobe Sign 會建立唯一的單次使用 userID,專門用於追蹤該 agreementID 的收件者活動。單次使用 userID 只會在合約製作過程中存在。一旦合約完成,並已擷取所有可記錄的事件,單次使用的 userID 便會失去作用,並從系統中刪除。

結束狀態

當收件者已經沒有更多完成合約所需的操作時,便達到結束狀態。  有三種結束狀態:

  • 完成 - 合約已經完成所有收件者的所有程序,便是達成此狀態。
  • 捨棄 - 捨棄的合約是由明確的動作終止。此動作可能來自下列任一來源:
    • 傳送者取消
    • 收件者拒絕
    • 因收件者驗證失敗而失敗
    • 因系統錯誤而失敗
  • 過期 - 在設定的時段內未有任何動作因而到達過期日的合約。

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