此快速入門指南提供給希望在 Workday 環境中使用 Adobe Sign 的客戶。

概覽

本文件提供 Workday 管理員在需要取得簽名時,自訂 Workday 業務流程以納入 Adobe Sign 的所須步驟。本文件為配置指南,並非設計作為 Workday 的完整訓練手冊。

您必須具備或瞭解如業務流程架構、Tenant 設定及配置、報告及 Workday Studio 整合等 Workday 項目的建立與修改知識,才能夠在 Workday 中使用 Adobe Sign。 

 

在 Workday 中存取 Adobe Sign

Adobe Sign 電子簽名功能在業務流程架構 (BPF) 中會以「審核文件步驟」動作顯示,另會以「分送文件工作」顯示。

 

「審核文件」步驟

Adobe Sign for Workday 是透過可新增至超過 400 個業務流程的「審核文件」步驟來公開。其中包括「工作邀請」、「分送文件及工作」以及「薪資提案」等其他業務流程。

在此檢閱有關「審核文件」步驟的完整 Workday 社群文件:https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

為功能性「審核文件」步驟進行定義:

  1. 插入「審核文件」步驟
  2. 指定可以遵行「審核文件」步驟的群組 (角色)。

業務流程步驟

設定「審核文件」步驟:

  1. 「電子簽名整合類型」指定為 「Adobe 電子簽署」
  2. 在簽名方格新增列
    • 簽名方格會指定文件傳遞過程中的簽名順序:每列可以包含一個或多個角色,而每列也代表簽署流程中的每個步驟
    • 在特定步驟中,會通知角色的每個成員該簽署事件呈現擱置狀態
    • 只要角色的某一成員進行簽署,即完成該列步驟,文件會接著進行下一列步驟
    • 所有列完成簽署後,即完成「審核文件」步驟
  3. 指定要簽署的文件。如果指定簽署的文件為「工作邀請」業務流程,您可以從「產生文件」步驟中使用該文件。否則,請選擇現有的文件或報告。
    • 對所有需要簽署的文件重複執行步驟 3
設定「審核文件」步驟

4. (選用) 新增「重新導向使用者」以擷取「拒絕簽署」動作。當使用者拒絕時,Workday 會將文件重新發送至設定的安全群組,以供審核。 

「審核文件」步驟的相關動作選單中,選取「業務流程 > 維持重新導向」。然後選取:

  • 「返回」: 授權安全群組成員退回業務流程中的上一步。業務流程會從該步驟重新開始。
  • 「移至下一步」: 授權安全群組成員可以前進到業務流程的下一步。
  • 「安全群組」: 選取可重新導向業務流程步驟的安全群組。「重新導向」區段的業務流程安全政策中已選取此提示出現時顯示的安全群組。

業務流程步驟備註

「業務流程架構」功能強大,在此不需要完整的說明。然而,以下是一些注意事項:

  • 每個業務流程必須具備一個完成步驟
    • 完成步驟最好位在業務流程的最後階段
  • 完成步驟的設定工作不在搜尋圖示的相關動作功能表中
    • 您只可在「檢視」業務流程 (而非「編輯」業務流程) 時進行完成步驟的設定工作
  • 業務流程的每一步驟是按順序執行
    • 您可以變更順序值以改變步驟順序
    • 如果要在「c」與「d」項目間插入一個步驟,請將新項目指定為「ca」

範例: 工作邀請

「工作邀請」業務流程是「動態工作申請」業務流程的子流程,須先設定後者才能執行前者。只有在「工作申請」進行至「工作邀請」或「提出工作邀請」狀態時,才會觸發「工作邀請」業務流程。

此範例中,北美及日本的「審核文件」步驟皆採用「動態文件」步驟。

Workday 業務流程範例

此業務流程依以下步驟進行:

  • 業務流程的啟動者會被要求對應徵者提出薪資方案 (步驟 b)。
  • 使用步驟條件來測試目前國家是否「非」日本
    • 如果不是日本,執行以英文為文件語言的「ba」步驟
    • 如果是日本,執行以日文為文件語言的「bb」步驟
  • 「bc」步驟即「審核文件」步驟
    • 在此步驟定義簽名流程
  • 「d」步驟為提出工作邀請的決策點
    • 此為必要的完成步驟

在「ba」步驟所產生的動態文件稱為「工作邀請函」,其中包含名為「快速工作邀請」的單一文字塊。您可以新增像是標題、問候語、薪資、股票、結尾辭及條款等多個文字塊,視需要而定。

Workday「檢視文件」頁面

下列動態邀請函是由 Workday RTF 編輯器所建立。

以灰色標示的項目 為 Workday 參考上下文資料所提供的物件。

在 {{括弧}} 中的項目為 Adobe 文字標籤

動態表格範例

「審核文件」步驟中,動態文件會參考先前步驟並透過二個簽署群組來定義循序簽名流程。

下述步驟會將此動態產生的文件先後傳送給人事經理及應徵者。

 

定義的 Workday 簽署群組

範例: 分送文件

Workday 30 推出的「大量分送文件或工作」工作可用來將單一文件傳送給大量個別簽署者 (小於 2 萬人)。每份文件限一個簽名。從搜尋列存取「建立分送文件或工作」動作,以建立分送工作。

範例: 傳送員工股票選擇權表單給使用 Global Modern Services 的所有經理。如有需要,可進一步篩選個別經理。

您也可以存取「檢視分送文件或工作」報告,追蹤分送進度。

create_distributedocumentsortasks

範例: 報告

Workday 具備強大的報告基礎架構。若要瞭解 Adobe Sign 的流程細節,請檢查「審核文件事件」中的元素。

下列是可以套用所有業務流程、用來檢視 Adobe Sign 的交易及其狀態的簡易自訂報告。

 

Workday 自訂報告範例

以下報告是透過檢視實作 Tenant 中的「工作邀請」「上線」以及「薪資提案」業務流程而產生。

您可以從中檢視:

  • 分送進行簽名的文件
  • 相關業務流程步驟
  • 下一位簽名者
使用此三個物件的 Workday 報告範例

已簽署的文件

Adobe Sign 會在 Workday 簽名循環中隱藏所有電子郵件通知。用戶會在其 Workday 收件匣中收到簽名擱置通知。

「簽名群組」的所有成員在文件全部簽署後,會透過電子郵件收到已簽署文件的副本。

如有需要可隱藏此動作 (請連絡您的 Adobe Sign Success Manager 或 Adobe Sign 支援小組)。

您可以在 Workday 存取已簽署文件的完整流程記錄。

  • 員工文件儲存在員工個人檔案上
  • 應徵者文件 (工作邀請函) 儲存在應徵者個人檔案上

下列為應徵者 Chris Foxx 完成簽署的工作邀請函。 

Workday 工作邀請函範例

支援

Workday 支援

Workday 是整合所有者,如有關於整合範圍、功能請求,或是日常整合功能的問題,請優先連絡 Workday。

Workday 社群對整合的疑難排解以及文件的產生方法提供了許多實用文章:

電子簽名整合的疑難排解

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

「審核文件」步驟
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

動態文件產生

https://community.workday.com/node/176443

提供文件產生配置秘訣

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign 支援

Adobe Sign 是整合合作夥伴,同時也是當整合無法取得簽名,或待簽名通知失敗時應該連絡的對象。

Adobe Sign 客戶應連絡其 Customer Success Manager (CSM) 以取得支援。或是以電話連絡 Adobe Technical Support: 輸入 1-866-318-4100,等候電話語音提供產品清單,然後依序輸入 4 和 2 (依提示操作)。

新增 Adobe Text 標籤至文件

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

下載

此産品由 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 授權  Creative Commons 條款未涵蓋 Twitter™ 與 Facebook 文章。

法律說明   |   線上隱私權政策