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Adobe Acrobat Sign 開始使用指南

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

開始使用

管理

傳送、簽署與管理合約

進階合約功能與工作流程

與其他產品整合

Acrobat Sign 開發人員

支援與疑難排解

歡迎使用 Adobe Acrobat Sign!

在您開始使用 Adobe Acrobat Sign 之前,我們必須先提供一些基礎介紹。本指南的目的是讓您熟悉 Acrobat Sign,及您可以使用者身分使用的功能。

本指南涵蓋 Acrobat Sign 中的所有重要程序,並讓您熟悉使用者介面。
Acrobat Sign 說明系統視需要提供更多的深入資訊。如果您連線到網際網路,可以按一下開頭為「其他資訊…」灰色方塊中的連結,以檢視相關說明主題。 

註解:

如果可行,商業和/或企業服務等級的特性與功能都將有所說明。本指南記錄授權合約最高層級 (適用於企業的 Acrobat Sign) 中提供的特性與功能。若要確定您的授權類型,請前往「我的設定檔」。如果您有關於授權可用功能的相關問題,請聯絡您的用戶端成功經理或 Adobe Acrobat Sign 支援人員

Acrobat Sign 是高度可自訂的應用程式,並包含廣泛的功能,其中有些可能適用於您的企業營運。  您的帳戶管理員或群組管理員可能已停用上述的某些選項。如果您需要的項目無法提供,請連絡您的群組或帳戶管理員。我們的服務支援不同群組的不同設定,因此,即使建議停用一個群組的特性,還是可以啟用另一個群組的特性。

 

在本指南結束時,您將熟悉 Acrobat Sign 中所有標準的「傳送」工作流程和如何管理您的合約,以及如何產生報告,以便您瞭解已完成及擱置中的項目。

個人化您的帳戶

第一次登入 Acrobat Sign 時,請用一分鐘時間來檢視您的個人使用者資訊。此資訊會用在數個範本中,因此請務必確保資訊正確。

  • 將滑鼠游標移至右上角您的名字上來開啟功能表,然後按一下「我的設定檔」

設定檔頁面會顯示個人化任何交易時 Acrobat Sign 將使用的特定值。特別值得一提的有:

  • 您的全名 – 用於電子郵件通訊和用於您的預設字體設定簽名
  • 您的職稱 – 如果您曾有要填寫的「職稱」欄位,則會自動填入
  • 您的公司名稱 – 反映在電子郵件通訊,這應該是完整合法的公司名稱
  • 時區 - 為了更清楚說明,在執行報告時,時間/日期戳記會轉型為您的時區。

如果您需要調整任何內容,請按一下「編輯設定檔」按鈕,進行必要的變更,然後「儲存」您的編輯。

編輯我的設定檔

在您設定個人資訊之後,請快速查看您在螢幕左側看到所列的個人偏好設定。  這些選項僅限以使用者的身分使用,自動化執行的功能可能會相當實用:

  • 我的基本資料 - 您的個人識別資訊。
  • 存取字符 – 如果您是開發商,則這是您定義及列出 API 字符的位置
  • Twitter 整合 – 每次合約完成時傳送一則推文!
  • 我的電子郵件頁腳 - 傳送新的合約時,將自訂 (純文字) 頁腳新增至電子郵件範本的底部。
  • 自動委託 - 將系統傳送給您進行簽名的任何 Acrobat Sign 合約自動委託給指名方。類似於 Acrobat Sign 合約的「不在辦公室」轉寄程序。
  • 我的通知 - 設定您希望 Acrobat Sign 通知您的事件/警報類型,以及您希望收到通知的方式。您可以取得即時電子郵件或記錄事件,並設定以每日或每週為週期進行報告。(事件是發生狀況時的觸發。警告會在時間間隔過去或狀況未發生時觸發)。
  • 共用通知 - 如果另一個使用者的帳戶與您共用,您可以自訂要收到他們哪些事件和警報的通知。
  • 我的簽名 – 上傳您簽名和縮寫簽名的影像。PNG 檔案最適用。
  • 語言偏好設定 - 此標頭下有兩個須考慮的設定:
    • 我的語言偏好設定 - 這個設定允許您定義
      Acrobat Sign 網頁應用程式內您的使用語言。
    • 簽署語言– 此設定會定義用於電子郵件通知的預設語言,和收件者的引導式簽署體驗。
  • 檢視其他帳戶 – 如果您需要檢視另一個使用者帳戶上的合約,可以在這裡申請。系統將列舉已檢視帳戶的清單。此為「唯讀」檢視。
  • 共用我的帳戶 - 如果您需要與另一個人員共用您的帳戶,可以在這裡指定可看到您合約的人員。共用帳戶僅供檢視。檢視者無法簽名、取消或委託。

逐頁概覽

傳送合約

Acrobat Sign 的主要功能是傳送文件、收集簽名及核准!每個客戶針對要與文件互動的人員及互動順序都有不同的需求,因此您應該了解「傳送頁面介面」中的數個工作流程特性。 

傳送頁面

簽署環境

體驗簽署程序有助於了解寄件者所完成的設定最終結果。

管理合約

管理合約是使用 Acrobat Sign 的一大重點。使用「管理頁面」來追蹤、處理及自訂合約。無論是取消合約或取代簽署者,這些程序可讓您影響系統中的交易進度。

報告 (僅適用於 Business 和 Enterprise 服務層級)

報告功能可讓您檢查您的帳戶使用 Acrobat Sign 的方式。建置您自己的報告並可完全查看您的文件簽署程序,同時查看個別群組或使用者的狀況。

預覽和編寫體驗

製作環境提供 Acrobat Sign 的表單建置功能 在放置簽名欄位之外,您可以包含自動填入內容的欄位,例如日期或簽署者簽名值 (已知時),或是進行內容驗證及/或複雜計算的文字欄位。另外還有其他一般欄位類型,例如下拉式方塊、選項按鈕及核取方塊

資料庫範本

資料庫範本為可重複使用的物件。Acrobat Sign 支援兩種類型的資料庫範本:文件範本和表單欄位範本。

  • 文件範本—文件範本是可重複使用的文件。文件範本可與您帳戶中的其他使用者共用,允許多位使用者傳出相同的文件,而無需進行任何變更。
  • 表單欄位範本—表單欄位範本是可重複使用的欄位層,可套用至任何文件。表單欄位範本也可與您帳戶中的其他使用者共用。表單欄位範本適用於下列情況:
    • 您有一個欄位版面用於多個文件。
    • 您有一個文件可透過多種不同的方式傳送。
    • 您必須修改文件的內容,但欄位保持在相同的位置。

無須在每次更新文件時建立新的資料庫文件,而可以套用相同的表單欄位層。您可以編輯表單欄位範本,來確保欄位或欄位屬性安排中的變更。同樣地,建立表單欄位範本時,可使用編寫環境中的所有工具。

 

作為最佳實務,單一使用者 (文件管理員) 需負責建立及維護範本。建立「文件管理員」使用者登入可避免混淆要使用哪些範本,並提供可重複使用文件的版本控制。

我們建議使用分送清單或功能性電子郵件以供「文件管理員」使用者登入。這可讓您控制這個「文件管理員」登入的存取權,同時視需要提供要共用的責任。

這裡可以找到關於使用編寫工具建立範本的其他資訊。

替代的簽署工作流程

您可以使用許多工作流程來傳送文件以簽署、收集簽名,及傳送簽署的文件,包含下列項目:

  • 使用「填寫和簽署」傳送
  • 使用「大量傳送」傳送
  • 使用網頁表單來收集簽名

下列區段一一深入討論這些程序。

這裡可以找到關於傳送合約的其他資訊。

行動裝置

簽署是 Acrobat Sign 的主要功能之一。任何人都可以透過其電腦任何網頁瀏覽器上的電子郵件連結,或使用其行動裝置進行簽署。如果您有 Acrobat Sign 帳戶,也可以使用「Acrobat Sign 管理員」iOS 或 Android 原生應用程式進行簽署。您也可以從「管理」頁面啟動簽署。簽署也會見至於「填寫和簽署」程序中。

這裡可以找到關於行動裝置應用程式功能的其他資訊。

Acrobat Sign 支援執行 iOS 或 Android 作業系統的智慧型手機以及平板電腦上的最新網頁瀏覽器。

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