系統的所有使用者皆可使用 Adobe Sign 的合約記錄和稽核報告功能。與使用者相關的每份合約皆有操作記錄和相關的稽核報告。
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Adobe Sign 中的每份合約都會經過一系列的事件「里程碑」，以定義交易進度。
這些里程碑可能包括下列事件:
- 建立文件
- 修改已傳送的交易
- 傳送電子郵件給收件者
- 收件者檢視電子郵件
- 收件者授權委派
- 在合約中套用簽名/核准合約
- 完成/拒絕/取消等狀態
里程碑以兩種格式記錄，內容相似但目標略有不同:
「操作記錄」面板為端對端程序中，交易進行階段的「精簡」摘要，可在 Adobe Sign 應用程式中檢視。
- 「操作記錄」面板包含最少量的資訊，僅會顯示事件、註冊事件的使用者/收件者 (透過電子郵件地址識別)，以及事件的時間/日期戳記 (根據本機系統設定，調整為檢視者的時區)
- 每個變更文件的事件 (例如修改、收件者動作) 都會包含一個連結，可在事件發生後立即顯示文件
- 操作記錄事件的範圍涵蓋整個交易。因此，您可能會看見稽核報告 (此報告的內容更侷限於文件互動) 所未呈現的資訊
- 交易仍為「傳送中」時，操作記錄清單的底部會顯示合約工作流程中剩餘的預期收件者清單
- 文件完成後發生的保留和電子保存庫事件
- 「操作記錄」面板嵌於網路應用程式「管理」標籤所顯示的合約物件中。若出於任何原因，導致合約從使用者帳戶中刪除，該項目檢視與其操作記錄內容會遺失，且無法復原
稽核報告是一種授權文件，目的在於闡明文件從建立到完全解決期間的操作過程。稽核報告可另存為 PDF 檔案，或視需求列印出來，協助執行內部程序。
- 需要注意的關鍵差異在於，稽核報告會顯示所有標準化為 GMT 時區的事件 (而「操作記錄」標籤則是顯示本地時間)。 如此一來，稽核員審核跨多時區使用者的交易時，就不會輕易混淆。
- 日期戳記格式已設定為 YYYY-MM-DD
- 稽核報告獨立儲存於合約物件之外，可從網路應用程式「管理」標籤中檢視。從「管理」頁面刪除物件時，不會刪除稽核報告。
- 若知道合約的交易 ID，可以從下列網站存取該交易的稽核報告: https://secure.echosign.com/verify (安全性設定許可)
稽核報告有兩個階段:
- 「中期」報告: 若交易為「傳送中」，系統會在您提出請求時，從依合約記錄的事件中產生稽核報告。定義上，此報告並不完整，且下一位收件者提交記錄的事件時，可能會有所更改。
報告的頂端會明確標示為中期報告，以確保使用者在儲存/列印時，不會將其誤解為最終文件
- 「最終」報告: 合約到達終止狀態 (已簽署、取消、拒絕或過期) 後，系統會產生並儲存最終稽核報告。之後發生與交易相關的其他事件 (例如保留)，都無法新增至報告。 這會建立完整的事件報告，說明簽署文件過程中所發生的事件，僅此而已。
稽核報告有三個可管理報告存取的 UI 控制項，以及一個 API 設定:
- 將稽核報告附加至已簽署並歸檔的電子郵件
- 在從「管理」頁面下載的文件中附加稽核報告
- 允許透過交易驗證頁面存取稽核報告
- 呼叫 getLatestDocument 時，透過 API 附加稽核報告
此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)
此選項預設為「全部」，可於帳戶或群組層級加以設定。
「誰應該透過已簽署並歸檔的電子郵件取得稽核報告?」，這才是我們真正需要注意的問題。
選項為:
- 從不: 沒有人能取得稽核報告
- 僅限傳送者: 僅有合約的傳送者能取得附加的稽核報告
- 全部 (預設): 所有參與者都能取得稽核報告
若有附加稽核報告，該報告會與合約整合成同一個附加的 PDF 檔。
此選項預設為停用，且可於帳戶或群組層級加以啟用/停用。
此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)
一旦啟用此選項，使用者從「管理」頁面下載的所有文件，其合約 PDF 檔中都會附上稽核報告。
此選項預設為停用，且可於帳戶或群組層級加以啟用/停用。
此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)
一旦啟用此選項，只要擁有合約交易 ID，任何人都能在「驗證者」頁面上存取稽核報告。
