系統的所有使用者皆可使用 Adobe Sign 的合約記錄和稽核報告功能。與使用者相關的每份合約皆有操作記錄和相關的稽核報告。


概述

Adobe Sign 中的每份合約都會經過一系列的事件「里程碑」,以定義交易進度。

這些里程碑可能包括下列事件:

  • 建立文件
  • 修改已傳送的交易
  • 傳送電子郵件給收件者
  • 收件者檢視電子郵件
  • 收件者授權委派
  • 在合約中套用簽名/核准合約
  • 完成/拒絕/取消等狀態

 

里程碑以兩種格式記錄,內容相似但目標略有不同:

「活動」清單為端對端程序中,交易進行階段的「精簡」摘要,可在 Adobe Sign 應用程式中檢視。

  • 「活動」清單包含最少量的資訊,僅會顯示事件、註冊事件的使用者/收件者 (透過電子郵件地址識別),以及事件的時間/日期戳記 (根據本機系統設定,調整為檢視者的時區)
  • 每個變更文件的事件 (例如修改、收件者動作) 都會包含一個連結,可在事件發生後立即顯示文件
  • 操作「活動」清單的範圍涵蓋整個交易。因此,您可能會看見稽核報告 (此報告的內容更侷限於文件互動) 所未呈現的資訊
    • 交易仍為「傳送中」時,操作「活動」清單的底部會顯示合約工作流程中剩餘的預期收件者清單
    • 文件完成後發生的保留和電子保存庫事件
  • 「活動」清單是合約的元素,且會被移除合約的明確動作銷毀 (例如: GDPR)。若出於任何原因,導致合約從使用者帳戶中刪除,該項目檢視與其操作記錄內容會遺失,且無法復原
活動清單
稽核報告含有與「操作記錄」面板相同的合約里程碑,但提供更多資訊,包括:
  • 記錄事件的系統 IP 位址
  • Adobe Sign 伺服器上授權文件的交易 ID
audit_report

稽核報告是一種授權文件,目的在於闡明文件從建立到完全解決期間的操作過程。稽核報告可另存為 PDF 檔案,或視需求列印出來,協助執行內部程序。

  • 需要注意的關鍵差異在於,稽核報告會顯示所有標準化為 GMT 時區的事件 (而「操作記錄」標籤則是顯示本地時間)。  如此一來,稽核員審核跨多時區使用者的交易時,就不會輕易混淆。
  • 日期戳記格式已設定為 YYYY-MM-DD
  • 稽核報告獨立儲存於合約物件之外,可從網路應用程式「管理」標籤中檢視。從「管理」頁面刪除物件時,不會刪除稽核報告。

 

稽核報告有兩個階段:

  • 「中期」報告: 若交易為「傳送中」,系統會在您提出請求時,從依合約記錄的事件中產生稽核報告。定義上,此報告並不完整,且下一位收件者提交記錄的事件時,可能會有所更改。

報告的頂端會明確標示為中期報告,以確保使用者在儲存/列印時,不會將其誤解為最終文件

interim_report
  • 「最終」報告: 合約到達終止狀態 (已簽署、取消、拒絕或過期) 後,系統會產生並儲存最終稽核報告。之後發生與交易相關的其他事件 (例如保留),都無法新增至報告。  這會建立完整的事件報告,說明簽署文件過程中所發生的事件,僅此而已。
final_audit_report


使用方式

「活動」清單會顯示在「管理」頁面,方法是按一下右下選項底部的「活動」連結:

活動

 

您可透過「管理」索引標籤存取稽核報告。

選取合約然後按一下「下載稽核報告」

下載稽核報告


啟用或停用

根據預設,系統已為所有使用者啟用「操作記錄」面板和稽核報告,且無法停用。

 


設定選項

稽核報告有三個可管理報告存取的 UI 控制項,以及一個 API 設定:

  • 將稽核報告附加至已簽署並歸檔的電子郵件
  • 在從「管理」頁面下載的文件中附加稽核報告
  • 允許透過交易驗證頁面存取稽核報告
  • 呼叫 getLatestDocument 時,透過 API 附加稽核報告


將稽核報告附加至已簽署並歸檔的電子郵件

此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)

此選項預設為「全部」,可於帳戶或群組層級加以設定。

「誰應該透過已簽署並歸檔的電子郵件取得稽核報告?」,這才是我們真正需要注意的問題。

選項為:

  • 從不: 沒有人能取得稽核報告
  • 僅限傳送者: 僅有合約的傳送者能取得附加的稽核報告
  • 全部 (預設): 所有參與者都能取得稽核報告

若有附加稽核報告,該報告會與合約整合成同一個附加的 PDF 檔。


在從「管理」頁面下載的文件中附加稽核報告

此選項預設為停用,且可於帳戶或群組層級加以啟用/停用。

此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)

一旦啟用此選項,使用者從「管理」頁面下載的所有文件,其合約 PDF 檔中都會附上稽核報告。

在管理頁面下載


允許透過交易驗證頁面存取稽核報告

此選項預設為停用,且可於帳戶或群組層級加以啟用/停用。

此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)

一旦啟用此選項,只要擁有合約交易 ID,任何人都能在「驗證者」頁面上存取稽核報告。

viewable_audit_reportenabled


呼叫 getLatestDocument 時,透過 API 附加稽核報告

系統可將稽核報告自動附加至任何使用 getLatestDocument 呼叫的擷取文件。

此選項預設為「否」。

此設定必須由您的成功案例經理啟用,且適用於所有呼叫的例項。

若文件仍處於程序中,使用者會取得中期報告。