「自我簽署」是一個簡易的現成元件,能讓 Community 入口網站使用者簽署自助服務合約。請將此元件新增至任何 Salesforce Community Cloud 入口網站 (客戶、合作夥伴、員工等),這樣使用者就能直接在入口網站中起始並簽署其合約。

必要條件

若要存取 Adobe Sign 自助服務功能,您必須安裝 19.0 版 (或更新版本) Adobe Sign for Salesforce 套件。

將 Salesforce 連結到 Adobe Sign 時
,需留意新安裝「產生合約範本示例」

1_step_1_-_link_youraccount

若範本未在安裝期間產生,或如果您已從舊版套件升級為第 19 版,您可以在「Adobe Sign 管理員」標籤產生範本。

2_generate_templatesfromadmintab

請確認:

  • 「合約類型」索引標籤具有「NDA」類型
  • 「合約範本」索引標籤具有「測試 Community 合約」範本
3_agreement_type-nda
4_agreement_templates-testcommunity

若還沒有,請啟用 Lightning

Lightning 必須在 Salesforce 組織內啟用,入口網站才能運作。

萬一您未啟用 Lightning:

  • 導覽至:「設定 > Lightning Experience」
  • 選取「開啟」索引標籤
  • 按一下「啟用」按鈕,以顯示「已啟用」
6_enable_lightning


啟用 Chatter

Chatter 必須在 SFDC 組織內啟用。

若未啟用 Chatter:

  • 導覽至:「設定 > 平台工具 > 功能設定 > Chatter > Chatter 設定」
  • 按一下「編輯」按鈕
  • 勾選「啟用」核取方塊
  • 按一下「儲存」
5_enable_chatter


啟用 Communities

若未啟用 Communities,則必須啟用。

  • 導覽至:「設定 > 平台工具 > 功能設定 > Communities > Communities 設定」
  • 勾選「啟用 Communities」核取方塊
  • 為您的 Communities 提供網域名稱
    • 若您的帳戶已建立網域,便能在 Communities 使用相同的值
  • 按一下「儲存」
    • 看見網域一旦建立後便無法變更的警告後,按一下「確定」
7_enabel_communities


啟用兩個 CSP 信任的網站

必須設定兩個「內容安全政策信任的網站」,以將 Adobe Sign 帳戶的基本 URL 加入白名單

1. 尋找您的 Adobe Sign URL 分區:

  • 導覽至「Adobe Sign 管理員」頁面
  • 按一下「存取 Adobe Sign 帳戶管理主控台」連結
    • 此動作將開啟新的索引標籤。該新索引標籤的 URL 會顯示您帳戶專用的 Adobe Sign URL
  • 複製 echosign.com 這個部分前面的參數 (分區值)
    • na1  在此情況下為: https://caseyjones.na1.echosign.com
  • 關閉索引標籤
Shard

 

2. 導覽至「設定 > 設定 > 安全性 > CSP 信任的網站」

3. 按一下「新增信任的網站」

new_trusted_site

 

4. 透過以下方式設定欄位:

  • 信任的網站名稱: AdobeSign
  • 信任的網站 URL: https://secure.<分區>.echosign.com
    • (例如: https://secure.na1.echosign.com)
  • 作用中: 保持勾選
  • 內容:  Communities

5. 按一下「儲存」

csp_trusted_sitedefinition

 

6. 導覽回「設定 > 設定 > 安全性 > CSP 信任的網站」

7. 按一下「新增信任的網站」

8. 透過以下方式設定欄位:

  • 信任的網站名稱: AdobeSign2
  • 信任的網站 URL : https://acrobat.adobe.com/tw/zh-Hant/sign.html
  • 作用中: 保持勾選
  • 內容:  Communities

9. 按一下「儲存」

trusted_site_defined1

 

完成時,CSP 網站看起來應該像這樣:

completed_csp


建立 Community 入口網站使用者

仿製 Community 使用者設定檔

若要設定使用者設定檔以使用 Adobe Sign 自助服務入口網站,便需要編輯設定檔,這表示您必須仿製其中一個標準設定檔。

  • 導覽至:「設定 > 管理 > 使用者 > 設定檔」
  • 按一下其中一個標準「客戶 Community」設定檔旁的「仿製」連結
    • 有四個「客戶 Community」設定檔,任何一個設定檔皆可使用
    • 請注意您仿製的設定檔「使用者授權」類型
15_clone_a_profile

 

仿製的設定檔頁面會自動開啟

  • 按一下「編輯」按鈕以開啟自訂設定檔進行編輯
16_edit_the_customprofile

 

向下捲動至「自訂物件權限」,並勾選「修改所有」核取方塊以啟用所有 Adobe Sign 物件,或僅勾選您要設定的權限 (讀取、建立、編輯) 以選取較嚴格的安全設定。

  • 新增檔案附件
  • 新增表單欄位範本
  • 新增收件者
  • 合約
  • 合約事件
  • 合約通知
  • 合約範本
  • 合約類型
  • 資料對應
  • Mutex
  • 欄位對應
  • 檔案對應
  • 表單欄位子對應
  • 表單欄位子對應項目

 

完成時,請按一下「儲存」

  • 表單欄位匯入
  • 表格欄位對應
  • 表單欄位對應項目
  • 群組對應
  • 元件庫範本
  • 將資料對應至合約欄位
  • 合併對應
  • 物件對應
  • 參與集
  • 收件者
  • 已簽署的合約
  • 觸發
  • 使用者同步結果
custom_object_permissions


為社群建立帳戶、連絡人和使用者

必須建立帳戶、連絡人和使用者

註解:

帳戶擁有者必須與「角色」關聯,才能啟用入口網站使用者。  請確認您的 Salesforce 使用者已關聯「角色」(任何「角色」皆可)。

「設定 > 管理 > 使用者 > 使用者 > {按一下「全名」左側的「編輯」連結}」

若要建立帳戶:

  • 「App Launcher」啟動 Sales 應用程式
  • 按一下「帳戶」索引標籤上的向下箭頭,並選取 + 「新增帳戶」選單選項
21_click_the_accounttabandselectnewaccountformthedropdownmenu

「新增帳戶」覆疊選單顯示時,請輸入能讓此帳戶清楚識別為 Adobe Sign 入口網站帳戶的帳戶名稱值。

  • 這是唯一需要的值
  • 完成時,請按一下「儲存」
22_name_the_account

接下來,必須在帳戶中建立連絡人和使用者:

  • 按一下視窗右上方的「建立」圖示
  • 從選單中選取「新增連絡人」
23_select_new_contactfromthecreatemenu

「新增連絡人」覆疊選單顯示時:

  • 輸入有意義的名稱
  • 輸入連絡人的電子郵件值最好輸入管理社群入口網站內容的管理員的電子郵件
  • 連絡人關聯至您在上一個步驟建立的 Adobe Sign Community 入口網站帳戶
  • 按一下「儲存」
configure_the_communitycontact
  • 開啟剛才建立的新「連絡人」頁面
  • 按一下視窗右上角的「設定」齒輪
  • 從選單中選取「編輯物件」
edit_the_contactobject

 

  • 從左側欄中選取「頁面版面配置」選項
  • 編輯「連絡人配置」
edit_the_page_layout

 

  • 從物件選項中選取「Mobile 和 Lightning 動作」
  • 「啟用客戶使用者」按鈕拖曳至「Salesforce Mobile 和 Lightning Experience 動作」區段
  • 「以使用者的身分登入 Community」按鈕拖曳至「Salesforce Mobile 和 Lightning Experience 動作」區段
  • 「儲存」頁面版面配置
add_enable_customerusertothepagelayout
  • 返回社群連絡人,並按一下「啟用客戶使用者」按鈕
enable_customer_user

「新使用者」頁面會開啟匯入的「連絡人」資訊。

設定該使用者:

  • 設定「使用者授權」以符合您稍早仿製的設定檔授權
  • 「設定檔」設為仿製的設定檔
  • 完成時,請按一下「儲存」
26_set_the_user_licenseandprofile

「設定使用者」頁面隨即重新整理,顯示使用者的詳細資料。

  • 將滑鼠移到「權限集指派」連結上方
  • 按一下「編輯指派」按鈕
27_edit_the_userpermissionsetassignment

使用者的「權限集指派」頁面隨即開啟。

  • 選取「Adobe Sign Community 使用者」
  • 按一下「新增」按鈕
  • 按一下「儲存」
assign_permissionset


設定 SFDC Community 頁面


開始新的 Community

  • 導覽至:「設定 > 平台工具 > 功能設定 > Communities > 所有 Communities」
  • 按一下「新增 Community」按鈕
8_start_new_community

 

  • 選取「客戶服務」體驗
    • 自助服務元件需要「客戶服務」體驗
select_the_customerserviceexperience

 

  • 「客戶服務」頁面載入時,按一下「開始使用」
click_get_started

 

  • 輸入 Community 的「名稱」
    • 您也可以將網站特定名稱新增至 URL,這在擁有多個 Community 時很實用
  • 設定「名稱」後,按一下「建立」
11_enter_a_name_forthecommunity

Community 建立時,會顯示令人愉快的圖形。完成時,會顯示 Community 頁面。

►Community 的名稱會顯示在視窗上方,以黃色醒目顯示

►URL 中的網站特定字串會顯示在網址列,以藍綠色醒目顯示

completed_communitypage


設定 Community 工作區以啟用使用者

  • 導覽至:「設定 > 平台工具 > 功能設定 > Communities > 所有 Communities」
  • 按一下 Community 的「工作區」連結
29_navigate_to_allcommunities

系統會載入「我的工作區」頁面:

  • 按一下「管理」選項
30_click_administration

Community 的「管理」頁面隨即開啟。

左側欄中已選取「設定」:

  • 按一下「狀態」指標右側的「啟用 Community」按鈕
30a_activate_theportal

 

從左側欄中選取「成員」

  • 從「搜尋」下拉式清單選取「所有」
  • 選取您從「可用的設定檔」清單中建立的自訂設定檔
  • 按一下「新增」按鈕,將設定檔移至「選取的設定檔」清單
  • 按一下「儲存」按鈕
select_the_communityprofile


將社群使用者「電子郵件」設定的「設定檔可見度」設定設為「公開」

您將代表傳送的使用者電子郵件地址,其「設定檔」值必須設為「公開」:

  • 針對您用於代表傳送的使用者,開啟「連絡人」頁面
  • 按一下「連絡人」視窗右上方的「更多選項」(▼) 圖示,並選取「以使用者的身分登入 Community」
40_log_in_as_communityuser

入口網站介面隨即開啟:

  • 按一下 Community 頁面視窗右上方的使用者名稱,開啟下拉式視窗
  • 選取「我的設定」
41_select_settings

使用者的「我的設定」頁面隨即開啟:

  • 「設定檔可見度」區段中,將「電子郵件」值設為「公開」
  • 按一下「儲存」
42_edit_the_emailsetting


「Adobe 自助服務簽署」元件新增至工作區

  • 導覽至:「設定 > 平台工具 > 功能設定 > Communities > 所有 Communities」
  • 按一下 Community 的「工作區」連結
  • 在頁面的「我的工作區」區段中,按一下「Builder」選項
  • 按一下頁面左上方的「元件」圖示,捲動至選單底部,然後按一下並拖曳「Adobe 自助服務簽署」選項至頁面版面配置。
    • 在您要顯示 Adobe Sign 合約的位置放置元件
drag_component_toworkspace

 

頁面將重新整理,在頁面版面配置顯示新增的元件,並在右上角顯示元件的管理面板。

14_the_adobe_selfservicesignobjectonthecommunitypage

視窗右上方的管理面板可控管「入口網站」設定。元件內顯示的所有合約皆有套用的設定。

沒有任何設定是必要的,而且只有在您預計要全域套用設定時才應使用。

以下是個別的控制項:

►「合約範本」- 管理入口網站所列合約的範本。

►「合約範圍」- 此設定指定必要的簽署者參與層級。以下是兩個可用的設定:

○「使用者」-「使用者」設定可將合約提供給帳戶內的所有使用者,並要求每個使用者簽署合約。

○「帳戶」-「帳戶」設定可將合約提供給帳戶中的所有使用者,但只會要求一個使用者簽署合約。完成簽署後,就不會再將合約提供給其他帳戶使用者。

►「簽署截止日期」- 限制合約可簽署多久時間的靜態日期欄位。超過截止日期時,系統就會移除合約旁邊的「簽署」按鈕,禁止使用者完成合約。

►「續約天數」- 可自由填寫的數值,指定合約在簽署完後可於何時再次提供。如果您的合約需要每隔 90 天重新簽署,您可在簽署完舊版合約的 90 天後自動重新發佈合約。

►「標頭標題」-「自助服務」元件中最上方的標題,就在以上影像的 Adobe Sign 標誌的右側。

►「隱藏標頭標誌」- 隱藏「標頭標題」左側的「Adobe Sign」標誌。勾選方塊會隱藏標誌

 

按一下「發佈」按鈕,讓入口網站可供使用。

  • 每次變更入口網站或任何設定時,您必須重新發佈入口網站
14a_click_publishtopublishtheportalpage


「允許代表其他人傳送」以啟用沒有 Adobe Sign 授權的使用者

若您有未在 Adobe Sign 授權的入口網站使用者,您必須利用內建於套件的「代表傳送」功能來迴避使用者授權。  這能讓社群使用者使用另一位使用者的授權來產生合約。

此設定需要四個組態:

  • 啟用自訂設定中的「允許代表其他人傳送」功能
  • 針對授權的使用者啟用「代表傳送」
  • 使用具有 Adobe Sign 授權的社群使用者的 Salesforce ID 設定「合約範本」
  • 將上述社群使用者「電子郵件」設定的「設定檔可見度」設定設為「公開」

 

第一部分 - 啟用設定:

  1. 導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」
    • 畫面將載入「自訂設定」頁面
  2. 按一下「Adobe Sign 設定」標籤
    • 畫面將載入「Adobe Sign 設定」頁面
adobe_sign_settingv21-1

    3.按一下「管理」按鈕

33_adobe_sign_settingmanage

    4.按一下「新增」(或者若過去曾進行設定,則按一下「編輯」)

  • 畫面將載入「Adobe Sign 設定」頁面
34_adobe_sign_settings-edit

5. 搜尋「允許代表其他人傳送」

  • 勾選核取方塊以啟用該設定
  • 按一下「儲存」
35_enable_sendingonbehalfofothers

啟用使用者以代表他們傳送合約

若要啟用支援「代表傳送」功能的使用者,請將「允許以其他使用者身分傳送」欄位新增至「使用者」記錄版面配置,方法如下:

  • 導覽至「設定 > 平台工具 > 物件和欄位 > 物件管理員」
  • 從物件管理員選取「使用者」
  • 「使用者」物件頁面的左側欄選取「使用者頁面版面配置」
  • 按一下「使用者版面配置」連結
  • 選取「欄位」按一下「Adobe Sign 允許以其他使用者身分傳送」,然後將其拖曳至版面配置的「其他資訊」(編輯時才會顯示標題) 區段
  • 按一下「儲存」
35a_add_field_touserpagelayout

欄位就緒後,啟用特定使用者:

  • 導覽至:「設定 > 管理 > 使用者 > 使用者」
  • 針對「社群連絡人」使用者,按一下「編輯」動作
  • 「使用者編輯」頁面的「其他資訊」區段中,啟用「Adobe Sign 允許以其他使用者身分傳送」選項。
  • 按一下「儲存」按鈕
35b_enable_the_user


使用管理員 userID 設定合約範本

每個合約範本可擁有一個 (僅能有一個) 代表傳送合約的使用者。所選的使用者必須能透過 Adobe Sign 傳送合約,但沒有其他限制。

下列範例使用先前設定的「社群使用者」。

 

首先,尋找並儲存 Salesforce 使用者的 userID:

  • 導覽至:「設定 > 管理 > 使用者 > 使用者」
  • 按一下使用者的「全名」連結
36_navigate_to_theuser

設定使用者頁面隨即開啟。

可在頁面的 URL 找到 UserID (下方以黃色醒目顯示的部分):

37_sfdc_userid

上述 URL 為 (ID 以粗體顯示):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

請注意不要包括 %2F

  • 複製並儲存 UserID

 

接下來,將 UserID 套用至範本:

  • 導覽至:「App Launcher > Adobe Sign > 合約範本」
  • 按一下您要編輯的「合約範本名稱」
38_navigate_to_theagreementtemplate

按一下「收件者」索引標籤,並編輯「代表傳送」欄位

  • 將 Salesforce UserID 貼入欄位 (這裡有可放心刪除的預留位置 ID)
  • 按一下「儲存」
edit_send_on_behalfof


使用合約填入入口網站

在 Community 入口網站中,可透過兩種方法將合約提供給使用者:

  • 「直接傳送」- 如果您將合約傳送至 Salesforce 「合約」,該使用者會看到其個人入口網站視圖中列出該合約。
  • 「帳戶範本」- 當您需要取得某個帳戶的簽名時,您可以建立範本,然後向使用者公開該範本。從使用者的角度來看,這看起來是一樣的,但此方法只有在使用者按一下「簽署/核准」按鈕時,才會產生新合約。如需詳細資訊,請參閱「合約範本」一節。

 

兩種方法皆有以下要求:

  • 正確設定入口網站
    • 必須為作用中
    • 必須允許正確的設定檔,供使用者存取
    • 必須安裝 Adobe Sign
  • 為社群設定使用者
    • 已在社群中啟用
    • 已使用正確的「使用者授權」和「設定檔」設定
44_contact_setup

若要直接傳送合約給使用者:

  • 「收件者」必須為連絡人
    • 若您使用「電子郵件」值,合約便不會在入口網站中填入
45_configured_agreement

建立「帳戶」層級範本

  • 已使用正確對應「合約類型」「合約範本」建立
  • 已將「主要物件類型」設為「連絡人」
  • 已附加檔案
  • (選擇性) 已設定「代表傳送」
template_requirements


社群使用者檢視

正確設定使用者和入口網站後,傳送至連絡人的合約會填入至入口網站,以供使用者存取及斟酌簽署。

等待使用者簽署的合約會列於上方。合約名稱右邊的按鈕指出是否需要簽名或核准。

  • 使用者成功簽署或核准合約時,元件面板上方會顯示成功訊息

接著會列出使用者先前已簽署、但仍等待其他收件者完成動作的合約。

元件面板底部為完成的合約,並列出簽署者/核准者的電子郵件地址和執行日期。

example_portal

合約範本

「合約範本」可透過社群的元件管理面板插入至社群入口網站。

management_panel

新增時,範本會顯示於「等待您」區段,類似直接傳送合約給使用者。

差別在於「傳送/核准」按鈕會在點擊時觸發範本產生新合約,然後在入口網站內主控合約。  因此,「合約」清單不會填入這些潛在合約,若使用者起始簽署程序除外。

在任何時間都只能使用一個範本,而且該範本是由其他管理面板上的設定控制 (如下所述)。


合約範圍

「合約範圍」會根據數量限制可觸發範本的對象:

  • 「合約範圍」設為「使用者」時,範本可供所有可存取入口網站的使用者使用。每位使用者皆可簽署自己手上那份合約
    • 選取「使用者」時,每份已簽署的範本複本皆會顯示於入口網站的「已完成的合約」區段下。
  • 「帳戶」選項僅允許一位使用者簽署 (第一位點擊按鈕及產生合約的使用者)。第一位簽署者完成合約後,連結會從所有其他使用者的檢視中移除。


簽署截止日期

若在元件管理面板中輸入「簽署截止日期」,則必須在該日期以前簽署合約。合約名稱下方會清楚指出截止日期。

deadline_defined

一旦定義的日期已過,便會移除「簽署」按鈕,而且截止日期文字會以紅字顯示。

expired_agreement


續約天數

「續約天數」值不會在客戶方明確顯示,但會在天數過後使範本連結再次可用。

例如: 若值為 360,合約範本連結會在上次簽署範本的 360 天後再次顯示。


標頭標題和標誌

標頭標題為開放文字欄位,可依喜好變更為任何值。

標頭標誌為開啟/關閉選項,可顯示或隱藏 Adobe Sign 標誌。

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