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建立資料庫範本

 

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概述

資料庫範本可讓使用者建立能重複使用的互動式文件。這些文件可像單一簽名欄位 (例如保密合約) 或是高度複雜的表單 (像是稅務/入職培訓文件) 一樣簡單。

在您使用相同檔案來定義合約的任何位置,您都可以建立範本來加快將文件傳送給簽署者的速度,確保最終簽署合約的一致性,並被動地確保您的團隊一律使用最新的文件版本。

定義範本有兩種方式:表單欄位圖層和文件。

  • 表單欄位圖層正是在上傳檔案中套用的欄位。適合以自訂內容動態建立標準化格式合約的公司。只需點按幾下,就能上傳檔案,並套用欄位圖層來放置所有欄位。
  • 文件包含欄位以外的基本檔案。不具備動態內容的樣板文件最適合用在這裡,像是稅務表單、申請書和保密合約。
註解:

建立範本的使用者就是物件的擁有者。

除非已將範本與其「群組」或「組織」共用,否則只有擁有者才能編輯範本,或調整「權限」層級。

  • 若與「組織」共用範本,則「帳戶」層級管理員將可在其管理員選單的「共用資料庫」區段中編輯範本。
  • 若與「群組」共用範本,則該「群組」的管理員可在管理員選單的「共用資料庫」區段中編輯範本。
    • 帳戶層級管理員也有權存取所有與群組共用的文件。

範本的擁有權可由帳戶層級管理員或原始建立者的群組層級管理員轉移給其他使用者。

建立資料庫範本

  1. 若要建立資料庫範本,請導覽至「首頁」索引標籤,然後選取「建立可重複使用的範本

    「首頁」頁面醒目標示「建立可重複使用的範本」動態磚。

  2. 這會載入「建立資料庫範本」的設定頁面。

    「範本名稱」欄位中輸入範本名稱。

    如果您沒有確實輸入範本的名稱,此欄位會採用第一份新增文件的名稱。

  3. 將您的檔案拖放至「檔案」區段,或選取「檔案」欄位右上角的「新增檔案」連結來瀏覽您的系統。

    您可以視需要附加多個檔案來建立一個更大的範本。

  4. 設定「範本類型」:

    • 可重複使用的文件 - 此選項會儲存完整文件、內容和表單欄位
    • 可重複使用的表單欄位圖層 - 此選項僅會儲存要套用至不同文件的表單欄位圖層 (使用相同版面配置的不同內容)
    • 二者 - 兩個範本類型皆可使用
    註解:

    您可以隨時透過編輯範本屬性來變更範本類型。

  5. 設定「誰可以使用此範本」。

    此設定將會根據上傳檔案的使用者,授予範本存取權:

    • 限本人 - 此選項將僅允許上傳使用者使用範本。
    • 所選群組 (僅限企業) - 企業帳戶可選擇將範本與多個群組建立關聯。如果您無法使用此選項,請聯絡您的管理員以要求啟用此選項。
    • 群組中的任何使用者 - 若將範本設定在群組層級,將會在範本與上傳使用者所屬的群組間建立邏輯關聯。此群組的所有成員皆可存取範本。
      • 將上傳範本的使用者移至其他群組將不會破壞此範本與群組的關聯。
      • 範本可供「共用資料庫」選單中使用者群組的帳戶層級管理員和群組層級管理員進行編輯。
      • 如果您變更範本的群組關係,系統會移除上一個群組存取該範本的權限,但這不會影響已使用該範本傳送的合約。
      • 啟用「使用者加入多個群組」的帳戶可使用下拉式欄位選取傳送時要建立關聯的群組範本。
    • 我所在機構中的任何使用者 - 帳戶中的每位使用者皆有使用範本的存取權。
      • 此範本可供「共用資料庫」選單中的帳戶層級管理員進行編輯。
    註解:

    範本的擁有使用者可隨時刪除範本。

    擁有使用者和群組/帳戶管理員都能編輯範本。

    其他使用者可以在範本套用至合約後,於傳送程序間選取預覽和新增簽名欄位來操作範本。此動作會編輯分立合約的範本屬性,且不會變更根範本。

  6. 選取「預覽和新增欄位」,將範本傳送至製作環境。

    顯示已展開「範本屬性」的「建立資料庫範本」頁面。

  7. 接著系統會開啟「拖放」編寫環境。將欄位從右側邊欄拖曳至您想要的文件位置。

    註解:

    依預設,所有放置的欄位都會指派給第一位收件者。您可以變更所放置欄位的接收者,方法是存取「收件者」下拉式清單,然後變更選取的收件者。

    強調顯示「簽名」欄位並置於表單上的「製作環境」範本。

  8. 完成時「儲存」範本。

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