此快速入門指南提供給希望在 Workday 環境中使用 Adobe Sign 的客戶。
概覽
本文件提供 Workday 管理員在需要取得簽名時，自訂 Workday 業務流程以納入 Adobe Sign 的所須步驟。本文件為配置指南，並非設計作為 Workday 的完整訓練手冊。
您必須具備或瞭解如業務流程架構、Tenant 設定及配置、報告及 Workday Studio 整合等 Workday 項目的建立與修改知識，才能夠在 Workday 中使用 Adobe Sign。
在 Workday 中存取 Adobe Sign
Adobe Sign 電子簽名功能在業務流程架構 (BPF) 中會以「審核文件步驟」動作顯示，另會以「分送文件工作」顯示。
「審核文件」步驟
Adobe Sign for Workday 是透過可新增至超過 400 個業務流程的「審核文件」步驟來公開。其中包括「工作邀請」、「分送文件及工作」以及「薪資提案」等其他業務流程。
在此檢閱有關「審核文件」步驟的完整 Workday 社群文件。
「審核文件」步驟和使用 Adobe Sign 的收費交易間有一對一關係。您可以在單一「審核文件」步驟內合併多份文件，這些文件會變成單一套件以供簽署。注意：只能在特定「審核文件」步驟參考單一動態文件。
為功能性「審核文件」步驟進行定義：
- 插入「審核文件」步驟
- 指定可以遵行「審核文件」步驟的群組 (角色)。
設定「審核文件」步驟：
- 將「電子簽名整合類型」指定為 「Adobe 電子簽署」
- 在簽名方格新增列
- 簽名方格會指定文件傳遞過程中的簽名順序：每列可以包含一個或多個角色，而每列也代表簽署流程中的每個步驟
- 在特定步驟中，會通知角色的每個成員該簽署事件呈現擱置狀態
- 只要角色的某一成員進行簽署，即完成該列步驟，文件會接著進行下一列步驟
- 所有列完成簽署後，即完成「審核文件」步驟
- 指定要簽署的文件。如果指定簽署的文件為「工作邀請」業務流程，您可以從「產生文件」步驟中使用該文件。否則，請選擇現有的文件或報告。
- 對所有需要簽署的文件重複執行步驟 3
4.(選用) 新增「重新導向使用者」以擷取「拒絕簽署」動作。當使用者拒絕時，Workday 會將文件重新發送至設定的安全群組，以供審核。
從「審核文件」步驟的相關動作選單中，選取「業務流程 > 維持重新導向」。然後選取：
- 「返回」：授權安全群組成員退回業務流程中的上一步。業務流程會從該步驟重新開始。
- 「移至下一步」：授權安全群組成員可以前進到業務流程的下一步。
- 「安全群組」：選取可重新導向業務流程步驟的安全群組。「重新導向」區段的業務流程安全政策中已選取此提示出現時顯示的安全群組。
業務流程步驟備註
「業務流程架構」功能強大，在此不需要完整的說明。然而，以下是一些注意事項：
- 每個業務流程必須具備一個完成步驟
- 完成步驟最好位在業務流程的最後階段
- 完成步驟的設定工作不在搜尋圖示的相關動作功能表中
- 您只可在「檢視」業務流程 (而非「編輯」業務流程) 時進行完成步驟的設定工作
- 業務流程的每一步驟是按順序執行
- 您可以變更順序值以改變步驟順序
- 如果要在「c」與「d」項目間插入一個步驟，請將新項目指定為「ca」
範例：工作邀請
「工作邀請」業務流程是「動態工作申請」業務流程的子流程，須先設定後者才能執行前者。只有在「工作申請」進行至「工作邀請」或「提出工作邀請」狀態時，才會觸發「工作邀請」業務流程。
此範例中，北美及日本的「審核文件」步驟皆採用「動態文件」步驟。
此業務流程依以下步驟進行：
- 業務流程的啟動者會被要求對應徵者提出薪資方案 (步驟 b)。
- 使用步驟條件來測試目前國家是否「非」日本
- 如果不是日本，執行以英文為文件語言的「ba」步驟
- 如果是日本，執行以日文為文件語言的「bb」步驟
- 「bc」步驟即「審核文件」步驟
- 在此步驟定義簽名流程
- 「d」步驟為提出工作邀請的決策點
- 此為必要的完成步驟
在「ba」步驟所產生的動態文件稱為「工作邀請函」，其中包含名為「快速工作邀請」的單一文字塊。您可以新增像是標題、問候語、薪資、股票、結尾辭及條款等多個文字塊，視需要而定。
在「審核文件」步驟中，動態文件會參考先前步驟並透過二個簽署群組來定義循序簽名流程。
下述步驟會將此動態產生的文件先後傳送給人事經理及應徵者。
範例：分送文件
Workday 30 推出的「大量分送文件或工作」工作可用來將單一文件傳送給大量個別簽署者 (小於 2 萬人)。每份文件限一個簽名。從搜尋列存取「建立分送文件或工作」動作，以建立分送工作。
範例：傳送員工股票選擇權表單給使用 Global Modern Services 的所有經理。如有需要，可進一步篩選個別經理。
您也可以存取「檢視分送文件或工作」報告，追蹤分送進度。
範例：報告
Workday 具備強大的報告基礎架構。若要瞭解 Adobe Sign 的流程細節，請檢查「審核文件事件」中的元素。
下列是可以套用所有業務流程、用來檢視 Adobe Sign 的交易及其狀態的簡易自訂報告。
以下報告是透過檢視實作 Tenant 中的「工作邀請」、「上線」以及「薪資提案」業務流程而產生。
您可以從中檢視：
- 分送進行簽名的文件
- 相關業務流程步驟
- 下一位簽名者
已簽署的文件
Adobe Sign 會在 Workday 簽名循環中隱藏所有電子郵件通知。用戶會在其 Workday 收件匣中收到簽名擱置通知。
「簽名群組」的所有成員在文件全部簽署後，會透過電子郵件收到已簽署文件的副本。
如有需要可隱藏此動作 (請聯絡您的 Adobe Sign Success Manager 或 Adobe Sign 支援小組)。
您可以在 Workday 存取已簽署文件的完整流程記錄。
- 員工文件儲存在員工個人檔案上
- 應徵者文件 (工作邀請函) 儲存在應徵者個人檔案上
下列為應徵者 Chris Foxx 完成簽署的工作邀請函。
支援
Workday 支援
Workday 是整合所有者，如有關於整合範圍、功能請求，或是日常整合功能的問題，請優先連絡 Workday。
Workday 社群對整合的疑難排解以及文件的產生方法提供了許多實用文章：
Adobe Sign 支援
Adobe Sign 是整合合作夥伴，同時也是當整合無法取得簽名，或待簽名通知失敗時應該連絡的對象。
Adobe Sign 客戶應連絡其 Customer Success Manager (CSM) 以取得支援。或是以電話連絡 Adobe Technical Support：輸入 1-866-318-4100，等候電話語音提供產品清單，然後依序輸入 4 和 2 (依提示操作)。
下載
