Erstellen von barrierefreien PDF-Dateien

Es ist unerlässlich, dass Inhalte einem möglichst breiten Publikum zugänglich sind und den Barrierefreiheitsstandards und ‑vorschriften, z. B. WCAG 2.0 und Abschnitt 508 des Rehabilitation Act der USA, entsprechen. Ein elektronisches Dokument gilt als barrierefrei, wenn es für Screenreader und andere unterstützende Geräte optimiert ist, die von Menschen mit Behinderungen verwendet werden. Die Erstellung barrierefreier Inhalte ist auch zum Optimieren von PDF-Dokumenten für die erfolgreiche Indizierung durch Internetsuchmaschinen wichtig.

Um diese Art der Barrierefreiheit zu erreichen, müssen alle Dokumentinhalte basierend auf ihrer hierarchischen Struktur (Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen usw.) getaggt und der gesamte Inhalt linear angeordnet werden. Eine weitere Anforderung an barrierefreie Dokumente ist, dass Inhalte ohne Text wie Grafiken und Bilder im Kontext identifiziert und mit einer Beschreibung des Dargestellten versehen sind.

InDesign bietet einen direkten und einfachen Workflow, mit dem Zeit und Aufwand für die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente aus einem InDesign-Layout drastisch reduziert werden. Die meisten Aufgaben werden in InDesign ausgeführt und es sind nur wenige letzte Schritte in Adobe Acrobat erforderlich. Somit enthält die InDesign-Datei Hierarchie- und Strukturinformationen, sodass Aktualisierungen beschleunigt und vereinfacht werden, wenn Sie ein überarbeitetes barrierefreies PDF-Dokument erstellen müssen.

Voraussetzungen

Zum Erstellen einer barrierefreien PDF-Datei benötigen Sie Folgendes:

  • InDesign, um ein Dokument für den Export einer barrierefreien PDF-Datei zu erstellen, wie in diesem Artikel beschrieben.
  • Acrobat DC zum Abschließen der Erstellung des barrierefreien Dokuments. Sie können diese Schritte nicht mit der kostenlosen Version von Adobe Reader ausführen.

Workflow zum Erstellen barrierefreier PDF-Dateien

Workflow zum Erstellen barrierefreier PDF-Dateien

Sie können den Großteil der Schritte für die ordnungsgemäße Strukturierung und Erstellung eines barrierefreien Dokuments direkt in InDesign ausführen, sodass in Acrobat DC nach dem Export nur noch wenige Aktionen erforderlich sind. Geben Sie im InDesign-Dokument die Strukturhierarchie und die Inhaltsreihenfolge des Dokuments an, damit diese Struktur beibehalten wird, falls Sie das Dokument später ändern und eine neue PDF-Datei exportieren müssen.

Erforderliche Schritte in InDesign

Konsistentes Verwenden von Absatzformaten im gesamten Dokument

Die konsistente Verwendung von InDesign-Absatzformaten im gesamten Dokument ist entscheidend für den effizienten und erfolgreichen Export des Inhalts in das PDF-Format. Wählen Sie Formate auf Grundlage der hierarchischen Struktur (Hauptüberschrift, sekundäre Überschriften, Unterüberschrift usw.) und wenden Sie sie entsprechend ihrer hierarchischen Rolle im Dokument auf Absätze an.

Erstellen von Exporttagbeziehungen zwischen InDesign-Formaten und PDF-Tags

Legen Sie beim Erstellen von InDesign-Formaten die Exporttags (im Dialogfeld „Absatzformatoptionen“) jedes Formats entsprechend seiner Rolle im PDF-Dokument fest: Absatz (P), Überschriften der 1. bis 6. Ebene (H1–H6) oder außertextliches Element. Tabellen sowie Aufzählungslisten und nummerierte Listen werden beim Export automatisch erkannt und entsprechend getaggt.

Verankern von Bildern innerhalb des Inhaltsflusses

Bilder in einem Drucklayout können an beliebiger Stelle auf einem Druckbogen angezeigt werden und nicht sehbehinderte Benutzer können beim Lesen den Zusammenhang zwischen dem Bild und dem relevanten Text erkennen. Screenreader verarbeiten Inhalte linear. Da Screenreader Bilder mithilfe von Sprachausgabefunktionen beschreiben, sollten Bilder so nah wie möglich an dem Text platziert werden, der sich auf das Bild bezieht. Aufgrund der Objektverankerung per Drag & Drop in InDesign ist es einfach, den Verweis auf das Bild an einer geeigneten Position zu platzieren, ohne das Drucklayout zu beeinflussen.

Hinzufügen von alternativem Text für Bilder

Screenreader können nur angeben, dass ein Bild vorhanden ist. Um den Inhalt des Bilds zu vermitteln, muss alternativer Text (ALT-Text) bereitgestellt werden. Sie können mit den Objektexportoptionen in InDesign alternativen Text aus Metadaten in einer Bilddatei angeben oder einem Bild, einer Grafik oder einer Gruppe von Objekten in einem Layout benutzerdefinierten alternativen Text zu hinzufügen.

Integrieren interner Mechanismen für die Navigation in Dokumenten

In einer barrierefreien PDF-Datei können Inhaltsverzeichnisse, Lesezeichen, Hyperlinks und Querverweise als Mechanismen für die Navigation zum referenzierten Inhalt fungieren. Sie ermöglichen es zudem den Benutzern von Screenreadern, mithilfe der durch diese Mechanismen erzeugten Verknüpfungen effizient im Dokument zu navigieren.

Festlegen der Inhaltsreihenfolge im Artikelbedienfeld

Die Tagging-Reihenfolge eines PDF-Dokuments ist für seine Lesbarkeit von wesentlicher Bedeutung. Im Artikelbedienfeld in InDesign können Sie genau definieren, welche Inhalte im Dokument getaggt werden und in welcher Reihenfolge sie getaggt werden. Sie können Inhalte hinzufügen, indem Sie Rahmen und Objekte in das Artikelbedienfeld ziehen und ablegen und sie dann in der gewünschten Lesereihenfolge anordnen. Sie können die Inhalte auch in kleinere Artikel aufteilen, ohne das Seitenlayout zu beeinflussen.

Angeben eines Dokumenttitels und einer Beschreibung als Metadaten

Für Barrierefreiheit sowie für die Suchmaschinenoptimierung erfordert eine PDF-Datei einen Dokumenttitel und eine Beschreibung ihres Inhalts. Beim Speichern dieser Informationen im Dialogfeld InDesign-Dateiinformationen werden diese automatisch als erforderliche Metadaten zu Acrobat DC übertragen.

Exportieren als PDF mit für Barrierefreiheit optimierten Einstellungen

Wenn Sie die InDesign-Optionen für den PDF-Export („Adobe PDF (Druck)“ oder „Adobe PDF (Interaktiv)“) verwenden, werden aus dem im Layout festgelegten Einstellungen für Tagging, Organisation und Lesezeichen im resultierenden PDF-Dokument die Tagging-Struktur, die Reihenfolge und das Navigationsschema.

Erforderliche Schritte in Acrobat DC

Festlegen der Sprache in den Dokumenteigenschaften

Sie können in InDesign nicht die Sprache des Dokuments festlegen. Sie müssen die Sprache im Dialogfeld Acrobat-Dokumenteigenschaften unter „Erweiterte Optionen“ angeben.

Verwenden des Dokumenttitels statt des Dateinamens als Anzeigename

In Acrobat wird der PDF-Dateiname standardmäßig in der Titelleiste des Dokumentfensters angezeigt. Aus Gründen der Barrierefreiheit sollte dieser durch den Dokumenttitel ersetzt werden, der im Dialogfeld „Dateiinformationen“ von InDesign festgelegt ist. Wählen Sie dazu in den Optionen für „Ansicht beim Öffnen“ im Dialogfeld Acrobat-Dokumenteigenschaften „Dokumenttitel“ statt „Dateiname“.

Festlegen der Dokumentstruktur als Aktivierreihenfolge im Bereich „Seitenminiaturen“

Die im Artikelbedienfeld von InDesign eingerichtete Struktur wird in der exportierten PDF-Datei gespeichert, Sie müssen Acrobat jedoch anweisen, diese Struktur zu berücksichtigen. Um die durch die Struktur des InDesign-Dokuments vorgegebene Reihenfolge zu verwenden, wählen Sie im Bereich „Seitenminiaturen“ von Acrobat alle Seiten aus, wählen Sie im Menü „Optionen“ die Option „Seiteneigenschaften“ und wählen Sie dann als Aktivierreihenfolge Dokumentstruktur verwenden.

Ausführen der Acrobat-Barrierefreiheitsprüfung

Stellen Sie nach Abschluss dieser Schritte sicher, dass das Dokument keine Fehler enthält, indem Sie in den Barrierefreiheitswerkzeugen von Acrobat Vollständige Prüfung wählen.

Erstellen einer barrierefreien PDF-Datei

Hinzufügen von Exporttagging-Anweisungen zu Absatzformaten

Durch Definieren von Exporttags in einem Absatzformat wird eine Verknüpfung zwischen dem Text, in dem das Format verwendet wird, und seiner Rolle in der semantischen Struktur des PDF-Dokuments erstellt. Sie können jedes Absatzformat auf eines von acht grundlegenden PDF-Tags festlegen.

PDF-Tag

Angewendet auf

<P>

Jeder reguläre Textabsatz, der keine Überschrift ist

<H1> bis <H6>

Eine Überschrift, die die Organisationshierarchie des Dokuments widerspiegelt

<Artifact>

Jeder Seiteninhalt, der vom Screenreader ignoriert werden sollte

Wenn Sie keine Exporttags zuweisen, wird für alle Formate standardmäßig „Automatisch“ verwendet. Mit der Einstellung „Automatisch“ werden alle XML-Tags berücksichtigt, die möglicherweise in einem älteren XML-basierten Workflow für Formate festgelegt wurden. Wenn keine Beziehungen zwischen Format und XML festgelegt wurden, werden mit der Einstellung „Automatisch“ die Formate in ein P-Tag in Acrobat übersetzt. Das Dokument wird nicht geparst, um eine Überschriftenstruktur zu bestimmen. Aufgrund dieses Standardverhaltens ist das explizite Zuweisen von Exporttags zu Absatzformaten ein wesentlicher Schritt beim Erstellen barrierefreier Dokumente.

Sie legen die Optionen für Exporttags für ein Format im Bereich „Exporttags“ im Dialogfeld „Absatzformatoptionen“ fest. Wenn Sie die InDesign-Funktion „Aufzählungszeichen und Nummerierungen“ verwenden, werden die Aufzählungslisten und nummerierten Listen abhängig von den im Exportprozess ausgewählten Optionen als ungeordnete bzw. geordnete Listen getaggt und automatisch konvertiert. Manuell erstellte Listen werden nicht als Listenelemente erkannt.

Export mit Tags versehen

Die Exporttag-Einstellungen von InDesign ermöglichen zwei verschiedene Taggingschemas. Die Optionen für EPUB und HTML haben keinen Einfluss auf die Optionen für PDF, die gesondert festgelegt werden müssen. Obwohl die einem bestimmten Absatz zugewiesene Rolle wahrscheinlich in beiden Formaten ähnlich ist, weist PDF weniger Optionen auf und bietet keine Optionen für benutzerdefiniertes Tagging.

Wenn ein Projekt bereits Formate enthält, können Sie in einem einzigen Schritt alle Formate im Dokument zuordnen, indem Sie im Menü des Bedienfelds „Absatzformate“ Alle Exporttags bearbeiten wählen. Wählen Sie im resultierenden Dialogfeld die Option „PDF“ und weisen Sie PDF-Tags aus den Pulldown-Menüs in der rechten Spalte den Absatzformatnamen in der linken Spalte zu.

In Acrobat spiegelt die Rollenzuordnung die Zuordnungen zwischen dem InDesign-Überschriftenformat und dem H1-Tag sowie zwischen dem Abschnittsüberschriftenformat und dem H2-Tag wider, die beide in den Optionen von „Exporttags“ für die entsprechenden Formate in InDesign zugewiesen wurden.

Hinzufügen von alternativem Text mithilfe von „Objektexportoptionen“

Die Bilder in einem barrierefreien PDF-Dokument erfordern alternativen Text, damit das Bild von einem Screenreader oder unterstützenden Gerät beschrieben werden kann. Sie können alternativen Text für ein Bild über die XML-Strukturansicht oder mit „Objektexportoptionen“ (Objekt > Objektexportoptionen) hinzufügen. Da dieses Dialogfeld nicht modal ist, kann es während der Arbeit im Dokument geöffnet bleiben, sodass Sie schnell von Bild zu Bild wechseln und Metadaten zuweisen können, ohne das Dialogfeld immer wieder schließen und öffnen zu müssen.

Das Dialogfeld „Objektexportoptionen“ verfügt über drei Registerkarten: ALT-Text, PDFs mit Tags und EPUB und HTML. Alternativer Text kann in den PDF- und EPUB/HTML-Workflows verwendet werden. Sie können den alternativen Text aus der XML-Struktur des Dokuments (falls vorhanden) oder den XMP-Metadaten des Bildes (falls vorhanden) generieren. Sie können den alternativen Text auch direkt zur jeweiligen Instanz des Bildes im Layout hinzufügen, indem Sie „Benutzerdefiniert“ im Pulldown-Menü „Alternative Textquelle“ wählen.

Die XMP-Metadaten für ein Bild sind in InDesign als potenzieller alternativer Text verfügbar. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, alternativen Text aus den XMP-Metadaten anzugeben, da die Verknüpfung zwischen dem alternativen Text und den Metadaten in der Datei dynamisch ist. Wenn sich die Metadaten ändern, wird der alternative Text aktualisiert, sobald Sie die Bildverknüpfung im InDesign-Dokument aktualisieren. Wenn Sie nicht für alle Bilder alternativen Text einschließen, führt dies später im Workflow zu Fehlern bei der Acrobat-Barrierefreiheitsprüfung.

Im endgültigen PDF-Dokument wird alternativer Text als QuickInfo angezeigt, wenn der Benutzer den Mauszeiger über ein Bild bewegt. Der alternative Text wird auch als Beschreibung des Bildes gelesen, wenn die Sprachausgabefunktion von Acrobat verwendet wird oder wenn die PDF-Datei von einem unterstützenden Gerät oder einem Screenreader gelesen wird.

Verankern von Bildern im Textfluss

Wenn Bilder auf einer Seite in einem Drucklayout platziert werden, müssen sie nicht unbedingt neben dem Text angeordnet werden, der sich auf sie bezieht. Für Benutzer ohne Sehbehinderung ist es nicht ungewöhnlich, dass Text Verweise auf ein Bild an anderer Stelle im Dokument enthält. Wenn Sie jedoch einen Inhaltsfluss für ein barrierefreies PDF-Dokument einrichten, sollten diese Bilder an dem entsprechenden Punkt innerhalb des Inhaltsflusses beschrieben werden. Sie können in InDesign einen maschinenlesbaren Verweis auf das Bild im Text zu platzieren, indem Sie den Grafikrahmen, der das Bild enthält, an einer geeigneten Position innerhalb des Textrahmens verankern.

Am oberen Rand jedes Rahmens und jeder Objektgruppe in InDesign wird ein kleines blaues Quadrat angezeigt. Um ein Objekt an einer barrierefreien Position im Textfluss zu verankern, ohne die ursprüngliche Position des Objekts zu ändern, klicken Sie auf das blaue Quadrat, halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie es an die gewünschte Position im Text und lassen Sie dann die Maustaste los. Das blaue Quadrat ändert sich in ein Ankersymbol, das angibt, dass das Objekt verankert ist.

Um ein Objekt zu verankern, ziehen Sie das blaue Quadrat auf einem Rahmen (links) an die gewünschte Position im Text. Wenn das Objekt verankert ist (rechts), wird aus dem blauen Quadrat ein Ankersymbol.

In der PDF-Datei wird das Tag „Grafik“ für das verankerte Bild im entsprechenden <body_copy>-Tag im Hauptartikel angezeigt und an dieser Stelle durch seinen alternativen Text referenziert und beschrieben.

Erstellen einer Lesereihenfolge mit dem Artikelbedienfeld

Im Artikelbedienfeld von InDesign können Sie die Lesereihenfolge für den Inhalt eines Dokuments in Acrobat vollständig in InDesign festlegen, ohne die XML-Strukturansicht zu verwenden. Acrobat versteht diese Reihenfolge und folgt ihr in der exportierten PDF-Datei, sobald Sie in Acrobat den entsprechenden Befehl erteilen.

Um die Lesereihenfolge in InDesign festzulegen, öffnen Sie das Artikelbedienfeld (Fenster > Artikel) und klicken Sie auf das gewünschte Objekt oder die gewünschten Objekte auf der Seite, um sie in den Artikel aufzunehmen. Ziehen Sie die Objekte in das Artikelbedienfeld und lassen Sie die Maustaste los. Die Objekte werden in der Reihenfolge aufgelistet, in der Sie auf sie klicken. Benennen Sie den Artikel, wenn Sie dazu aufgefordert werden, oder behalten Sie den Standardnamen „Artikel 1“ bei. Alternativ können Sie „Alle auswählen“ (Befehl/Strg+A) verwenden und am unteren Rand des Artikelbedienfelds auf die Schaltfläche „Neuer Artikel“ klicken, um in einem einzigen Schritt alle ausgewählten Objekte hinzuzufügen und einen neuen Artikel zu erstellen (Sie können ihn später umbenennen). Objekte erhalten Standardnamen basierend auf dem Typ und Inhalt des Objekts. Wenn einem Objekt bereits ein bestimmter Name im Bedienfeld „Ebenen“ zugewiesen wurde, wird dieser Name im Artikelbedienfeld beibehalten.

Neuen Artikel erstellen

Wenn Sie dem Artikelbedienfeld in InDesign einen neuen Artikel hinzufügen, müssen Sie Beim Exportieren berücksichtigen (die Standardeinstellung) wählen, damit der Artikel in der PDF-Datei ordnungsgemäß getaggt und angeordnet wird.

Organisieren Sie den Inhalt im Artikelbedienfeld, indem Sie ein Element in einem Artikel nach oben oder unten ziehen, bis alle Elemente die gewünschte Reihenfolge aufweisen. Die Lesereihenfolge ist von oben nach unten. Das Ändern der Reihenfolge im Artikelbedienfeld hat keinen Einfluss auf die Position oder das Aussehen der Elemente auf der InDesign-Seite. Sie können auch Elemente aus verschiedenen Teilen des Layouts einem vorhandenen Artikel hinzufügen, indem Sie sie aus dem Layout in das Artikelbedienfeld ziehen oder sie auswählen und im Artikelbedienfeld „Auswahl in ausgewählte Artikel einfügen“ wählen. Sie können für die ordnungsgemäße Strukturierung des Inhalts mehrere Artikel erstellen.

Hinzufügen von Lesezeichen, Querverweisen und Hyperlinks für die Navigation

Querverweise, Hyperlinks und Lesezeichen sind für Leser ohne Sehbehinderung hilfreich, jedoch auch unverzichtbare Navigationswerkzeuge für Sehbehinderte. Mit diesen Navigationsmechanismen navigieren Benutzer mit Behinderungen in einem Dokument und erhalten einen Überblick über den Inhalt und seine Anordnung. Wenn im Dialogfeld „Inhaltsverzeichnis“ die Option „PDF-Lesezeichen erstellen“ ausgewählt ist, können durch ein in InDesign generiertes Inhaltsverzeichnis automatisch Lesezeichen hinzugefügt werden. Sie können auch unabhängig von einem dynamischen Inhaltsverzeichnis im Lesezeichenbedienfeld benutzerdefinierte Lesezeichen hinzufügen (Fenster > Interaktiv > Lesezeichen). Sie können Lesezeichen entweder mit Textankern (Lesezeichen, die bei Auswahl eines bestimmten Zieltexts erstellt wurden) oder Seiten (Lesezeichen, die bei Anzeige einer Seite in InDesign ohne ausgewählten Text erstellt wurden) verknüpfen.

Sie können Lesezeichen hierarchisch im Lesezeichenbedienfeld von InDesign anordnen sowie bestimmte Lesezeichen unter Lesezeichen für übergeordnete Kategorien verschachteln, um die verschiedenen Abschnitte eines Dokuments klarer darzustellen. Nach dem Export in PDF mit den richtigen Einstellungen werden die InDesign-Lesezeichen und ihre Organisationsstruktur im Lesezeichenbedienfeld in Acrobat korrekt wiedergegeben und fungieren als Verknüpfungen mit dem entsprechenden Inhalt, auf die geklickt werden kann.

Hyperlinks zu externen Speicherorten, z. B. Websites, oder zu Positionen im Dokument, z. B. Textanker, bieten zusätzliche Navigationspunkte auf einer niedrigeren Ebene, die in der Lesezeichenstruktur des Dokuments möglicherweise nicht sinnvoll oder erforderlich sind. Beim Export werden PDF-Hyperlinks für im InDesign-Hyperlinksbedienfeld erstellte Verknüpfungen und für alle mit der InDesign-Funktion „Querverweise“ erstellten Querverweise erstellt. In InDesign erstellte Querverweise werden automatisch in Hyperlinks im exportierten PDF-Dokument übersetzt.

Hinzufügen interaktiver Formularelemente

Die Formularerstellungsfunktionen in InDesign unterstützen das Taggen bestimmter interaktiver Elemente, z. B. Formularfelder und -schaltflächen. Ein exportiertes InDesign-Formular enthält die erforderlichen <Annot>-Tags (Anmerkung), damit es im resultierenden PDF-Dokument barrierefrei ist.
InDesign unterstützt das Erstellen von Kontrollkästchen, Kombinations- und Listenfeldern, Optionsfeldern, Textfeldern und Unterschriftenfeldern. Diese werden im Bedienfeld „Schaltflächen und Formulare“ erstellt (Fenster > Interaktiv > Schaltflächen und Formulare). Jedes Formularelement verfügt über einen Namenswert und einen Beschreibungswert, die in der Definition enthalten sein müssen. Die Beschreibung ist für die Barrierefreiheit unerlässlich, da sie sowohl als QuickInfo als auch als alternativer Text für das Formularelement fungiert. Das Formular kann auch eine sichtbare Beschriftung (z. B. „Name“, „Firma“, „Telefon“) auf der Seite aufweisen. Wenn jedoch ein Benutzer zwischen Feldern wechselt, werden nur die Informationen für das Formularelement und nicht der daneben stehende Text vorgelesen.

Sie müssen unbedingt sicherstellen, dass die Aktivierreihenfolge der verschiedenen Formularelemente (einschließlich der „Senden“-Schaltflächen) vor dem Export korrekt festgelegt ist, damit der Benutzer in der richtigen Reihenfolge zu den einzelnen Schritten gelangt, wenn er mit der Tabulatortaste oder mithilfe eines unterstützenden Geräts zwischen den Formularfeldern und Optionen wechselt. Wenn das Formular entworfen und seine Funktionalität im Bedienfeld „Schaltflächen und Formulare“ definiert ist, überprüfen Sie im Dialogfeld „Aktivierreihenfolge festlegen“ (Objekt > Interaktiv > Aktivierreihenfolge festlegen), ob alle Formularelemente in der richtigen Reihenfolge aufgelistet sind. Nehmen Sie mit den Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ die erforderlichen Anpassungen oder Korrekturen vor. Alternativ können Sie dem Artikelbedienfeld die Formularelemente in der richtigen Aktivierreihenfolge hinzufügen. Es empfiehlt sich aber dennoch, im Dialogfeld „Aktivierreihenfolge“ die Reihenfolge zu überprüfen. Im Dialogfeld „Aktivierreihenfolge“ wird die Reihenfolge aufgeführt, in der ein Benutzer mit der Tabulatortaste oder einem unterstützenden Gerät von oben nach unten in einem Formular navigiert.

Hinzufügen von Dateimetadaten zum InDesign-Dokument

Barrierefreie PDF-Dokumente erfordern mindestens einen Dokumenttitel und eine kurze Beschreibung des Inhalts. Diese Informationen werden in den Metadaten der Datei gespeichert, auf die Sie über das Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ in Acrobat zugreifen können. Die Metadaten sollten aus dem Dialogfeld „Dateiinformationen“ des InDesign-Dokuments (Datei > Dateiinformationen) stammen. Dort können sie einfach geändert und aktualisiert und bei jeder Erstellung eines neuen PDF-Dokuments übernommen werden.

Exportieren für Barrierefreiheit

Nachdem Sie das Dokument für die Barrierefreiheit in InDesign erstellt haben, können Sie es mit den Formatoptionen „Adobe PDF (Interaktiv)“ oder „Adobe PDF (Druck)“ in PDF exportieren (Datei > Exportieren). Welchen PDF-Typ Sie wählen, hängt davon ab, ob das Dokument interaktive Elemente, z. B. Formulare, Schaltflächen oder Audio- oder Videoelemente, enthält. Für beide PDF-Typen ist die Formatierung gleich, ihre jeweiligen Dialogfelder enthalten jedoch unterschiedliche Optionen. Mit der Formatoption „Adobe PDF (Druck)“ werden Lesezeichen und Hyperlinks, jedoch keine Schaltflächen, Audio- und Videoelemente oder Animationen exportiert. Sie können nur festlegen, dass die Darstellung dieser interaktiven Elemente eingeschlossen werden soll. Ihre Funktionalität kann nicht eingeschlossen werden.

Damit die exportierte PDF-Datei barrierefrei ist, muss sie getaggt sein. Wählen Sie also für beide PDF-Typen im Dialogfeld „Exportieren“ die Option „PDF mit Tags erstellen“. Wählen Sie im Dialogfeld „Exportieren als interaktive PDF“ die Option „Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden“, damit Sie diesen Schritt nicht später in Acrobat ausführen müssen. Um Lesezeichen, Hyperlinks, Querverweise und Schaltflächen zu aktivieren, legen Sie die Option „Formulare und Medien“ auf „Alles einschließen“ fest. Alle anderen Einstellungen im Dialogfeld sind optional und unterliegen Ihren speziellen Anforderungen oder Vorlieben. Damit das PDF-Dokument nach Abschluss des Exports automatisch geöffnet wird, wählen Sie die Option „Nach Export anzeigen“. Sie können dann mit den letzten Schritten fortfahren, die in Acrobat erforderlich sind.

Überprüfen der exportierten PDF-Datei in Acrobat

Für jedes veröffentlichte Dokuments ist es immer sinnvoll, die endgültige Version auf mögliche unerwartete Ergebnisse zu überprüfen. Ein Blick auf die Tagging-Struktur im Bereich „Tags“ von Acrobat kann helfen, den Zusammenhang zwischen der Erstellung in InDesign und dem endgültigen PDF-Dokument besser zu verstehen.
Der Bereich „Reihenfolge“ in Acrobat stimmt möglicherweise nicht mit der Reihenfolge überein, die Sie im Artikelbedienfeld von InDesign festgelegt haben, und spiegelt nicht unbedingt die Lesereihenfolge wider, die von Hilfstechnologien und der Sprachausgabefunktion von Acrobat verwendet wird. Die Lesereihenfolge des PDF-Inhalts wird nur durch die Reihenfolge im Tagsbedienfeld, die durch die Anordnung des Inhalts im Artikelbedienfeld von InDesign bestimmt wird, dargestellt, unabhängig von der Reihenfolge im Bedienfeld „Reihenfolge“ oder im Umfließen-Modus von Acrobat.

Zuweisen einer Sprache für das Dokument in Acrobat

Nachdem Sie die PDF-Datei erstellt haben, können Sie zu Acrobat wechseln, um die restlichen Schritte für die Barrierefreiheit des PDF-Dokuments auszuführen. Der erste Schritt besteht darin, auf der Registerkarte „Erweitert“ des Dialogfelds „Dateieigenschaften“ (Datei > Eigenschaften) die Sprache des Dokuments festzulegen. InDesign enthält keine entsprechende Einstellung, daher müssen Sie die Sprache in Acrobat festlegen. Es wird zudem empfohlen, für das Dokument festzulegen, dass in der Titelleiste des Dokumentfensters sein Titel und nicht sein Dateiname angezeigt wird. Sie können diese Änderung in den Optionen für „Ansicht beim Öffnen“ des Dialogfelds „Dokumenteigenschaften“ vornehmen.

Festlegen der Aktivierreihenfolge

Die im Artikelbedienfeld von InDesign erstellte Struktur wird in die PDF-Datei exportiert, jedoch nicht automatisch als Reihenfolge festgelegt, die beim Wechseln zwischen interaktiven Elementen wie Hyperlinks und Formularfeldern mit der Tabulatortaste eingehalten wird. Sie müssen die Aktivierreihenfolge im Acrobat-Bereich „Seitenminiaturen“ festlegen (Ansicht > Ein-/Ausblenden > Navigationsfenster > Seitenminiaturen). Markieren Sie alle Seitenminiaturen des Dokuments und wählen Sie dann im Menü „Optionen“ des Bereichs „Seitenminiaturen“ die Option „Seiteneigenschaften“ aus. Ändern Sie im Bereich „Aktivierreihenfolge“ des Dialogfelds „Seiteneigenschaften“ die Inhaltsreihenfolge von „Nicht angegeben“ in „Dokumentstruktur verwenden“.

Wenn Sie das Dokument als interaktive PDF-Datei exportiert und die Option „Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden“ gewählt haben, können Sie diesen Schritt überspringen. Da die Druckversion des InDesign-Dialogfelds „Adobe PDF exportieren“ nicht über diese Option verfügt, müssen Sie sie in Acrobat wählen.

Ausführen der Acrobat-Barrierefreiheitsprüfung

Erweitern Sie im Werkzeugbedienfeld von Acrobat die Barrierefreiheitsoptionen (Ansicht > Werkzeuge > Barrierefreiheit) und wählen Sie „Vollständige Prüfung“. Stellen Sie sicher, dass die Option „Barrierefreiheitsbericht erstellen“ ausgewählt ist. Mit dieser Option wird angezeigt, ob das Dokument fehlerfrei ist, und ggf. werden die Probleme aufgeführt.

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