Übersicht
Eine PDF-Kopie einer signierten Vereinbarung kann an die endgültige E-Mail-Benachrichtigung angehängt werden, die nach erfolgreichem Abschluss des Signaturvorgangs an die Vereinbarungsteilnehmenden gesendet wird.
An wen die signierte PDF gesendet wird, hängt von den Einstellungen ab, die in der Gruppe definiert sind, von der die Vereinbarung gesendet wird. Die Verteilung kann auf nur interne Empfangende, auf nur externe Empfangende oder auf interne und externe Empfangende oder niemanden beschränkt werden.
Die zugestellte PDF-Datei wird direkt an die E-Mail angehängt und mit dem Adobe Acrobat Sign CDS-Signaturzertifikat validiert, um zu gewährleisten, dass es sich bei dem Dokument um eine zertifizierte Kopie des rechtssicher signierten Originals auf dem Acrobat Sign-Server handelt.
Administrierende sollten die Art des Inhalts berücksichtigen, der in ihren Dokumenten erfasst wird, und die Vorteile und Risiken abwägen, die mit der Zustellung einer Kopie des Dokuments im E-Mail-Format verbunden sind. Wenn Kopien nicht an die Empfänger übermittelt werden, sollte ein System eingerichtet werden, bei dem Kopien des signierten Dokuments an externe Unterzeichner weitergeleitet werden.
Das Anhängen einer PDF-Kopie des signierten Dokuments ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Audit-Bericht oder eine CSV-Datei mit den im Dokument erfassten Daten angehängt werden kann.
Best Practices
Administrierende müssen die Art der gesendeten Vereinbarungen kennen und wissen, ob die bequeme Zustellung des signierten Dokuments an die Unterzeichnenden das Risiko überwiegt, das mit dem Anhängen der PDF-Datei verbunden ist.
Objektiv betrachtet ist es sicherer, die E-Mail-Zustellung der signierten PDF-Datei zu unterdrücken. Dies muss gegen die Anforderung der Zustellung des signierten Dokuments an die Unterzeichnenden (sofern vorhanden) abgewogen werden. Wenn der automatisierte Versand unterdrückt wird, sollten Administrierende einen Einzugs- und Zustellungsprozess entwickeln, um die signierten Dokumente auf Anforderung an ihre Unterzeichnenden zu senden.
Je nach Vereinbarungsvolumen und Vertraulichkeitsgrad verschiedener Vereinbarungen kann es sich lohnen, verschiedene Gruppen einzurichten, damit hochsensible Vereinbarungen mit strengeren Sicherheitsmaßnahmen bereitgestellt werden können.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
Die Option, eine PDF-Datei an die endgültige E-Mail anzuhängen, ist nur für Team- und EnterpriseLizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Sie können auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem Sie zu Globale Einstellungen > PDF-Kopie des signierten Dokuments anhängen bei E-Mails an
navigieren.
Mit den Steuerelementen können Sie die Zielgruppe der Zustellung einschränken:
- Alle Empfänger: Alle am Einigungsprozess beteiligten Parteien erhalten eine Kopie des Dokuments.
- Interne Empfänger: Das Dokument erhalten nur Teilnehmer, die in Ihrem Acrobat Sign-Konto aufgeführt sind.
- Beachten Sie, dass interne Empfänger über direkten Zugriff verfügen, um eine Kopie der ursprünglichen Vereinbarung auf der Seite Verwalten ihres Acrobat Sign-Kontos herunterzuladen.
- Externe Empfänger: Das Dokument geht nur an Teilnehmer, die nicht in Ihrem Acrobat Sign-Konto aufgeführt sind.
- Beachten Sie, dass externe Empfänger in der Regel keinen direkten Zugriff auf die Vereinbarung auf dem Acrobat Sign-System haben. Externe Empfänger, die eine Kopie des Dokuments erhalten möchten, müssen sich an Ihre Organisation wenden, um eine Kopie anzufordern.
- Niemand: Die PDF wird nicht an die endgültige E-Mail angehängt.
