Adobe Acrobat Sign – Erste Schritte

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Willkommen bei Adobe Acrobat Sign!

Bevor Sie mit Adobe Acrobat Sign arbeiten, sollten wir uns mit einigen Grundlagen befassen. Der Zweck dieses Handbuchs ist, dass Sie sich mit Acrobat Sign sowie den Funktionen vertraut machen, die Ihnen als Benutzer zur Verfügung stehen.

Dieses Handbuch behandelt alle wichtigen Prozesse in Acrobat Sign und macht Sie mit der Benutzeroberfläche vertraut. In der
Hilfe zu Acrobat Sign finden Sie bei Bedarf detailliertere Informationen. Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie auf die Links in den grauen Feldern klicken, die mit dem Text „Weitere Informationen …“ beginnen, um die zugehörigen Hilfethemen anzuzeigen. 

Hinweis:

Gegebenenfalls werden die Eigenschaften und Funktionen, die für die Business- und/oder Enterprise-Dienste spezifisch sind, entsprechend gekennzeichnet. In diesem Handbuch werden die Eigenschaften und Funktionen behandelt, die auf der höchsten Lizenzvereinbarungsstufe (Acrobat Sign – Enterprise) verfügbar sind. Um den zu Ihren Anforderungen passenden Lizenztyp zu finden, klicken Sie auf Mein Profil. Wenn Sie Fragen zu den im Rahmen Ihrer Lizenz verfügbaren Funktionen haben, wenden Sie sich an Ihren Client Success Manager oder den Adobe Acrobat Sign-Support.

Acrobat Sign ist eine überaus flexible Anwendung mit einer Vielzahl an Funktionen für die verschiedensten Einsatzbereiche.  Unter Umständen wurden einige der Optionen durch Ihren Konto- oder Gruppenadministrator deaktiviert. Wenn Sie eine Funktion benötigen, die für Sie nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Gruppen- oder Kontoadministrator. Unser Dienst unterstützt verschiedene Konfigurationen für verschiedene Gruppen. Daher ist es jederzeit möglich, Funktionen, die für eine Gruppe deaktiviert sind, für eine andere Gruppe zu aktivieren.

 

Lesen Sie dieses Handbuch, um sich mit den Standardabläufen zum Senden von Dokumenten mit Acrobat Sign vertraut zu machen. Sie erfahren außerdem, wie Sie Ihre Verträge verwalten und Berichte erzeugen können, damit Sie stets wissen, was bereits erledigt und was noch offen ist.

Ihr Konto personalisieren

Wenn Sie sich zum ersten Mal in Acrobat Sign anmelden, sollten Sie Ihre persönlichen Angaben überprüfen. Diese Informationen werden in einigen Vorlagen verwendet und sollten daher unbedingt korrekt sein.

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihren Namen oben rechts, um das Menü zu öffnen, und klicken Sie auf Mein Profil.

Bestimmte Angaben auf der Profilseite werden von Acrobat Sign zur Personalisierung Ihrer Transaktionen verwendet. Besonders wichtig sind:

  • Ihr vollständiger Name: wird in E-Mails und für Ihre Standardsignatur verwendet
  • Ihre Stellenbezeichnung: wird automatisch eingesetzt, wenn ein entsprechendes Feld vorhanden ist
  • Ihr Firmenname: wird in E-Mails angegeben; sollte die vollständige juristische Bezeichnung Ihrer Firma sein
  • Zeitzone: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Berichte mit einem Zeit-/Datumsstempel basierend auf Ihrer Zeitzone versehen.

Klicken Sie zum Ändern von Inhalten auf die Schaltfläche Bearbeiten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie Ihre Änderungen.

Mein Profil bearbeiten

Werfen Sie nach der Konfiguration Ihrer persönlichen Angaben einen kurzen Blick auf die weiteren persönlichen Einstellungen links am Bildschirm.  Diese Optionen beziehen sich speziell auf Sie als Benutzer und können unter Umständen von Nutzen sein:

  • Mein Profil: Ihre persönlichen Daten.
  • Zugriffstoken: Hier sind die API-Token von Entwicklern definiert und aufgeführt.
  • Twitter: Senden Sie bei jedem Vereinbarungsabschluss einen Tweet!
  • Meine E-Mail-Fußzeile: Fügen Sie am unteren Rand Ihrer E-Mail-Vorlagen eine benutzerdefinierte Fußzeile (in Klartext) hinzu, wenn Sie neue Verträge senden..
  • Automatische Delegierung: Delegieren Sie automatisch alle an Sie gesendeten Acrobat Sign-Verträge zur Signatur an den benannten Teilnehmer. Diese Option ist sozusagen eine Weiterleitung bei Abwesenheit für Acrobat Sign-Vereinbarungen.
  • Meine Benachrichtigungen: Legen Sie fest, über welche Events/Benachrichtigungen Sie von Acrobat Sign informiert werden möchten und auf welche Weise das geschehen soll. Sie können sich in Echtzeit per E-Mail benachrichtigen lassen oder das Event protokollieren und sich für einen täglichen oder wöchentlichen Benachrichtigungszyklus entscheiden. (Events sind Auslöser für den Fall, dass etwas Bedeutendes stattfindet. Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn ein Zeitintervall verstreicht und ein Ereignis nicht eintritt.).
  • Freigegebene Benachrichtigungen: Wenn das Konto eines anderen Benutzers für Sie freigegeben ist, können Sie festlegen, über welche Events und Benachrichtigungen des anderen Benutzers Sie informiert werden möchten.
  • Meine Signatur: Laden Sie ein Bild Ihrer Signatur und Ihrer Initialen hoch. PNG-Dateien eignen sich besonders gut..
  • Spracheinstellungen: Unter diesem Punkt sind zwei Einstellungen zu beachten:
    • Meine Sprachvorgaben: Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die Sie in der
      Web-Anwendung von Acrobat Sign verwenden möchten. 
    • Signiersprache: Mit dieser Einstellung wird die Standardsprache festgelegt, die für E-Mails und das Signieren durch den Empfänger verwendet wird.
  • Andere Konten anzeigen: Hier können Sie Verträge unter dem Konto eines anderen Benutzers anzeigen. Eine Liste der verfügbaren Konten wird angezeigt. Diese Ansicht ist schreibgeschützt.
  • Mein Konto freigeben: Wenn Sie Ihr Konto für andere Personen freigeben müssen, können Sie hier festlegen, wer Einblick in Ihre Vereinbarungen erhält. Sie geben dabei nur eine Ansicht frei. Der andere Benutzer kann keine Verträge signieren, abbrechen oder delegieren..

Seitenweise Übersicht

Die Startseite ist die erste Seite, über die sich die meisten Benutzer anmelden.  (Abhängig von der Konfiguration durch Ihren Kontoadministrator kann auch die Seite „Senden“ angezeigt werden.)

Startseite

Die Startseite setzt sich aus den folgenden Bereichen zusammen, die Ihnen einen schnellen Überblick über und Zugriff auf die meisten Funktionen von Acrobat Sign ermöglichen:

  • In Bearbeitung: Ein Zähler der Vereinbarungen, die Sie erstellt haben und die noch in Bearbeitung sind.
    • Wenn Sie auf den Zähler klicken, wird die Seite Verwalten mit den Vereinbarungen angezeigt, die gerade bearbeitet werden.
    • Der Zähler In Bearbeitung schließt keine Vereinbarungen ein, für die der Filter Warten auf Sie festgelegt wurde.
  • Warten auf Sie: Ein Zähler, der alle Vereinbarungen angibt, die derzeit auf Ihre Aktion warten.
    • Wenn Sie auf den Zähler klicken, wird die Seite Verwalten mit den Vereinbarungen angezeigt, die gerade auf eine Aktion von Ihnen warten.
  • Events und Benachrichtigungen: Durch Klicken auf den Zähler wird die Seite Benachrichtigungen mit der geöffneten Registerkarte „Events“ angezeigt.
  • Signaturen anfordern: Ein Quick-Link zur Seite „Senden“ mit der zusätzlichen Option, durch Anhängen eines Bibliotheksdokuments den Sendevorgang zu starten. Ein benutzerdefinierter Arbeitsablauf kann ebenfalls gestartet werden (sofern dies für Ihr Konto aktiviert ist).
  • Aus Bibliothek starten: Sie können eine Bibliotheksvorlage oder einen Arbeitsablauf auswählen, um eine neue Vereinbarung zu starten.
  • Weitere Funktionen: Eine Liste anderer häufig vorkommender Aktionen.
    • Ein Dokument ausfüllen und signieren: Mit dieser Funktion signieren Sie ein Dokument und senden das signierte Dokument anschließend an einen anderen Beteiligten. Beispiele hierbei sind Steuerformulare oder Einverständniserklärungen..
    • Webformular veröffentlichen: Webformulare sind Dokumente oder Formulare, die Sie mit Ihrer Website verknüpfen bzw. in diese einbetten und über die Kunden signierte Dokumente erstellen können. Beispiele hierfür sind Mitgliedsanträge oder Registrierungsformulare auf Ihrer Website.
    • Massenversand: Dieser Workflow gestattet es, ein Dokument zum Signieren an Hunderte von Personen zu senden. Jede Person erhält dabei eine eigene Vereinbarung, die nur noch ihre Signatur erfordert. Ein Beispiel hierfür ist ein jährlich zu signierender Verhaltenskodex.
    • Wiederverwendbare Vorlage erstellen: Ermöglicht Ihnen die Erstellung von Dokumenten oder Feldvorlagen zur wiederholten Verwendung. Verwenden Sie Vorlagen für den persönlichen Gebrauch oder für Gruppen oder machen Sie sie für das gesamte Konto verfügbar..
    • Alle Vereinbarungen verwalten und verfolgen: Öffnet die Seite „Verwalten“.
    • Ihr Konto verbessern: Über die Schaltfläche Ihr Konto verbessern öffnen Sie ein kleines Dialogfeld, das je nach Berechtigungsstufe des Benutzers variiert, wobei jeweils die höchste Berechtigungsstufe maßgeblich ist:
      • Für Benutzer wird die Seite „Meine Signatur“ geöffnet, auf der sie ihre Signatur erstellen können..
      • Für Administratoren auf Gruppenebene wird die Seite „Kontoeinrichtung“ geöffnet, auf der sie ein Logo für ihre Gruppe hochladen können.
      • Für Administratoren auf Kontoebene wird die Seite „Einrichtung auf Kontoebene“ geöffnet, auf der sie den Firmennamen, Hostnamen und das Logo konfigurieren können.
    • Hilfe erhalten: Benutzer können auf die Inhalte der Selbstbedienungshilfe zugreifen, indem sie in der rechten oberen Ecke jedes Acrobat Sign-Fensters auf das Fragezeichen klicken.  Dadurch wird ein Untermenü mit folgenden Optionen geöffnet:
      • Benutzerhandbuch: Öffnet eine neue Registerkarte mit dem Adobe Acrobat Sign-Benutzerhandbuch.
      • Tutorials: Öffnet eine neue Registerkarte mit den Adobe Acrobat Sign-Video-Tutorials.
      • Support kontaktieren: Öffnet das Kontaktportal des Supports, über das Sie Zugang zu Support per E-Mail, Chat oder Telefon haben.
        • Die Support-Optionen variieren je nach Dienststufe des Kundenkontos.
        • Anfragen zum Ändern von Einstellungen, Ändern des Kontos oder zur Untersuchung einer bestimmten Transaktion (oder anderer Benutzerinhalte) müssen von einem Kontoadministrator für das Acrobat Sign-Konto vorgenommen werden.
      • Versionshinweise: Eine Verknüpfung zu den aktuellen Versionshinweisen.
Menü „Hilfe erhalten“

Auf der Seite Senden können Sie neue Ad-hoc-Vereinbarungen konfigurieren und senden. Es müssen fünf Funktionsbereiche konfiguriert werden:

  1. Die Gruppe Senden von ( nur für Konten, für die UMG aktiviert ist): Die Gruppenauswahl definiert die konfigurierbaren Optionen und verfügbaren Vorlagen für die Vereinbarung. Konfigurieren Sie diese Option zuerst, da das Zurücksetzen der Gruppe die Seite aktualisiert und alle früheren Konfigurationen entfernt.
  2. Empfänger: Empfänger sind Personen, die mit Ihrer Vereinbarung interagieren müssen. Es gibt mehrere Empfängertypen. Die verfügbaren Optionen werden von Ihrem Kontoadministrator vorgegeben.
  3. Nachricht: Hier definieren Sie den Namen der Vereinbarung sowie eine Nachricht, die an die Empfänger gesendet wird..
  4. Optionen: Diese Optionen unterstützen Sie bei der Verwaltung der Vereinbarung.
  5. Dateien: Hier wählen Sie die Dokumente aus, die tatsächlich zur Signatur gesendet werden.
Seite „Senden“

Wenn Sie als Absender, Empfänger oder als eine Person in CC Teilnehmer mit Acrobat Sign-Vereinbarung waren, ist diese Vereinbarung auf Ihrer Verwaltungsseite verfügbar.  Diese Seite, die als Portal zu allen mit Ihrem Benutzer verknüpften Vereinbarungen fungiert, soll Ihnen zwei Dinge ermöglichen: die Suche nach zu prüfenden Verträgen sowie deren Verwaltung.

Der Hauptteil der Seite ist die linke Leiste mit der Liste Ihrer Vereinbarungen, gefiltert nach dem Status der Vereinbarung (In Bearbeitung, Warten auf Sie, Abgeschlossen, Abgebrochen, Abgelaufen und Entwurf). Unmittelbar unter den Vereinbarungsfiltern sind Vorlagenfilter verfügbar (Vorlagen, Webformulare und Massenversand).

Eingabetextfilter oben auf der Seite können Ihnen helfen, einzelne Dokumente zu finden, indem Sie nach der E-Mail, dem Namen der Vereinbarung, dem Namen eines Empfängers (falls dem System bekannt), dem Datum, den Notizen usw. suchen.

Seite „Verwalten“

Mithilfe regelmäßiger Berichte können Sie den Fortschritt bei Ihren Dokumenten schnell beurteilen und erkennen, wo Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist. Sie können Berichte ganz nach Ihren Wünschen gestalten. Berichte können an beliebigen Tagen zu jeder Zeit ausgelöst werden und sämtliche Verträge oder nur Dokumente mit einem bestimmten Namen umfassen.

Benutzeroberfläche der Seite „Bericht“

Diagramme zu zurückgesendeten Berichten

Senden von Vereinbarungen

Verwenden Sie Acrobat Sign, um Dokumente zu senden und Signaturen und Genehmigungen einzuholen. Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug darauf, welche Personen mit dem Dokument interagieren sollen und welche Reihenfolge dabei gilt. Auf der Seite „Senden“ finden Sie einige Funktionen zu diesem Arbeitsablauf, mit denen Sie vertraut sein sollten. 

Seite „Senden“

Wenn Sie sich in einem Konto befinden, für das Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) aktiviert sind, wählen Sie die Gruppe aus, von der Sie die Vereinbarung senden möchten, bevor Sie die Vereinbarung konfigurieren.

  • Wenn Sie den Gruppenwert festlegen, werden die gruppenbezogenen Eigenschaften und Vorlagen geladen, aus denen Sie wählen können.
  • Wenn Sie die Gruppe ändern, wird die Seite aktualisiert. Alle eingegebenen Inhalte werden bei dieser Aktualisierung gelöscht.

Wenn das Dropdown-Menü Senden von oben auf der Seite nicht angezeigt wird, wurde für Ihr Konto UMG nicht aktiviert.

Gruppenauswahl

Definieren Sie die Empfänger und legen die Reihenfolge fest, in der sie mit dem Dokument interagieren können.

  • Das Konfigurieren von Vereinbarungen mit mehreren Unterzeichnern geht genauso wie bei einem einzelnen Unterzeichner, nur dass mehr Empfänger angegeben werden. Fügen Sie alle Empfänger hinzu und konfigurieren Sie sie nach Bedarf.
  • Es ist zulässig, dieselbe E-Mail mehrmals in der Vereinbarung hinzuzufügen (z. B. wenn jemand Aktionen in verschiedenen Phasen des Prozesses ausführt).

Im Bereich Empfänger können Sie über den obersten Schieberegler die grundlegende Signierreihenfolge festlegen:

  • Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist (siehe oben), werden die einzelnen Signierschritte nacheinander abgearbeitet und die Empfänger werden nummeriert, um die exakte Reihenfolge der Teilnehmer festzuhalten.
    • Hybride Signaturarbeitsabläufe beginnen als sequenzieller Workflow (In festgelegter Reihenfolge ausfüllen).
  • Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, können die Dokumente parallel signiert werden und die Empfänger sind nicht nummeriert.

Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge finden Sie zwei Links:

  • Mich hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um sich selbst als den nächsten Empfänger hinzuzufügen.
  • Empfängergruppe hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um eine Empfängergruppe zu erstellen, aus der ein Empfänger im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann. Erstellen Sie beispielsweise eine Gruppe für die Personalabteilung, aus der nur eine Person die Vereinbarung signieren muss.
Hinweis:

Um die Reihenfolge der Empfänger zu ändern, klicken Sie auf die entsprechenden Empfänger und ziehen diese an die gewünschte Position in der Reihenfolge. Es ist außerdem möglich, direkt die Nummerierung der Empfänger anzupassen.

 

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

A. Signierreihenfolge: Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, gibt die Signierreihenfolge genau vor, wann jeder einzelne Empfänger mit der Vereinbarung interagiert.

B. Rolle: Wie wird der Empfänger am besten charakterisiert?

C. E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Empfängers, die für die gesamte Kommunikation mit ihm verwendet wird – auch für die Aufforderung zur Signatur.

D. Authentifizierungsmethode: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung Möchten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden?

E. Private Nachricht (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet..

 

Über den Link „Kopie an“ anzeigen können Sie ein Feld einblenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben können, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Empfänger sind nicht autorisiert, die Vereinbarung zu signieren oder zu genehmigen. 

Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der sequenziellen Signierreihenfolge, bei der in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Empfänger gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.

Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn Sie die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigen, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen. 

Der Bereich „Nachricht“ umfasst zwei Felder, die zu Ihrem Erfolg maßgeblich beitragen können.

In das Feld Vereinbarungsname können Sie jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben.  Dieser Name wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfänger Ihre Nachricht einfacher zuordnen und Sie können die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.

Hinweis:

Wenn Sie vor dem Anhängen eines Dokuments keinen Vereinbarungsnamen eingeben, wird für die Vereinbarung der Name der zuerst angehängten Datei übernommen. Dieser Wert kann bearbeitet werden, solange die Vereinbarung noch nicht gesendet wurde.

 

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Dieser Text wird in den Bitte signieren-E-Mails allen Empfängern angezeigt (anders als bei der privaten Nachricht, die nur an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist).

„Überprüfen und signieren“-E-Mail mit Name und Nachricht

Nachrichtenvorlagen

Enterprise-Kunden haben Zugriff auf durch Ihre*n Administrator*in konfigurierte Nachrichtenvorlagen. Nachrichtvorlagen sind direkt mit der Funktion Sprache des Empfängers im Bereich Optionen verknüpft. Wenn Sie also in der Dropdown-Liste „Spanisch“ auswählen, sind alle Ihre auf Spanisch basierenden Vorlagen verfügbar.  

Hinweis:

Wenn Sie eine Sprache ausgewählt haben, mit der keine Vorlagen verknüpft sind, wird die Option Nachrichtenvorlagen auf der Seite „Senden“ nicht angezeigt.

Der Bereich „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für die Vereinbarung, nachdem sie gesendet wurde:

  • Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.  Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt, da es von Acrobat Sign nicht gespeichert wird!
  • Ausfülltermin: Stellen Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
  • Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt..
  • Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.
    • Wenn Ihr Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.

Im Abschnitt „Dateien“ hängen Sie die Dokumente der Transaktion an.

Für den Signiervorgang führt Acrobat Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Vereinbarung zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Sie können die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem Sie auf ein Dokument klicken und es an eine andere Position in der Liste ziehen.

Dateien können aus der Acrobat Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net, Dropbox oder OneDrive heraus angehängt, von Ihrem lokalen System über die Dateisuche hochgeladen oder per Drag & Drop in das Feld „Dateien“ gezogen werden.

Folgende Dateitypen sind zulässig: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Dateien

Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste sehen Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“.   Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Sie sollten zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die Sie zur Erstellung komplexer Formulare verwenden können.

Hinweis:

Wenn keine Signaturfelder hinzugefügt werden, fügt Acrobat Sign am Ende des Dokuments automatisch eine neue Seite für Signaturen hinzu.

Der gängigste Arbeitsablauf ist das Senden eines Dokuments an nur einen Empfänger. Außerdem bietet dies eine gute Möglichkeit, um sich mit der grundlegenden Vorgehensweise vertraut zu machen. Sie benötigen lediglich Folgendes:

  • E-Mail-Adresse des Empfängers
    • Diese E-Mail-Adresse muss sich von der unterscheiden, mit der Sie sich anmelden, da Sie keine Dokumente an sich selbst senden können.
  • Dokumente oder Dateien, die signiert werden sollen
Signaturen anfordern

Senden an mehrere Empfangende

Das Senden einer Vereinbarung an mehrere Empfänger läuft nach exakt demselben Muster ab, jedoch mit zwei wesentlichen Unterschieden:

  • Sie müssen im Bereich „Empfänger“ jeden Empfänger in einer eigenen Zeile angeben – und zwar in der Reihenfolge, in der sie die Vereinbarung signieren sollen..
  • Wenn Sie Felder einfügen, müssen Sie angeben, welche Empfänger Zugriff auf dieses Feld haben sollen. Doppelklicken Sie hierfür auf das Feld und geben Sie für Empfänger den entsprechenden Wert an.

Signaturumgebung

Um das Endergebnis der vom Absender vorgenommenen Konfiguration besser zu verstehen, ist es hilfreich, den Signiervorgang selbst durchzuführen.

1. Der Empfänger erhält eine E-Mail.

○ Der Betreff beginnt mit Signatur von {Dokumentname} angefordert.

2.Die Vereinbarung wird durch Klicken auf die Schaltfläche Überprüfen und signieren geöffnet.

„Überprüfen und signieren“-E-Mail

3. Die Vereinbarung wird in einem neuen Browserfenster geöffnet.

Weitere Optionen auf dieser Seite:

A. Optionen: Diese Liste enthält die Optionen, die dem Empfänger entsprechend seiner Rolle zur Verfügung stehen.

○ Vereinbarung lesen: Öffnet die Vereinbarung in einem schreibgeschützten Format.

○ Signatur an eine andere Person delegieren: Diese Option gestattet es dem Empfänger, die Zuständigkeit an eine andere Person zu delegieren. Hierbei kann es sich beispielsweise um einen Kollegen oder Manager handeln.

○ Signieren ablehnen: Durch diese Aktion wird die Vereinbarung beendet.

○ Drucken, Signieren und Hochladen:Ermöglicht dem Unterzeichner, den Arbeitsablauf von einer elektronischen Signatur in eine physische Signatur zu ändern. Der Unterzeichner lädt dann das signierte Dokument hoch.

○ Dokumentdaten löschen: Durch diese Option wird der Inhalt aller Felder gelöscht.

○ Verlauf anzeigen: Öffnet den aktuellen Audit-Bericht.

○ PDF herunterladen: Lädt die aktuelle Version der Vereinbarung im PDF-Format herunter.

B. Nachricht: Über das Sprechblasensymbol kann die Nachricht erneut angezeigt werden.

C. Zähler für erforderlichen Felder: Dieser Zähler zeigt die Anzahl der erforderlichen Felder im Dokument an, die noch nicht ausgefüllt wurden. Durch Klicken auf diese Felder navigiert der Unterzeichner durch die erforderlichen (nicht optionalen) Felder, die für ihn verfügbar sind.

D. Nächstes Feld: Mit diesem gelben Pfeil können Sie in großen Dokumenten die nächsten Felder finden.  Mit dieser Funktion werden alle Felder angesteuert – nicht nur erforderliche.

Signieroptionen

Dieses Dokument enthält nur ein Signaturfeld – und zwar ein erforderliches, was durch das rote Sternchen angezeigt wird. In Dokumenten mit mehreren auszufüllenden Feldern können Sie durch die einzelnen Felder schalten.

 

4. Um eine Signatur anzuwenden, doppelklicken Sie auf das Feld, um das Signaturbedienfeld zu öffnen.

5. Geben Sie in das oberste Feld des Signaturbedienfelds Ihren Namen ein.

Ihnen stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, um die Signatur abzuschließen:

○ Typeset-Schriftart (Standardauswahl): Acrobat Sign wendet auf den eingegebenen Namen eine schreibschriftähnliche Schriftart an.

○ Per Hand: Signieren Sie das Dokument mit der Maus, einem Eingabestift oder einem anderes Zeigegerät. Mit Ihrem Finger auf einem Tablet werden ausgezeichnete Ergebnisse erzielt..

○ Bild: Wenn Ihnen ein Bild Ihrer Signatur vorliegt, können Sie es hochladen.

○ Mobil: Mit der Option Mobil können Sie das Signaturfeld von Ihrem Desktop auf ein mobiles Gerät übertragen, sodass Sie einfacher physisch signieren können.

Signaturfeld

6. Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Signatur im Signaturfeld zu platzieren und zum Dokument zurückzukehren.

7. Nachdem alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Hier signieren am unteren Rand des Fensters..

Weitere Informationen zum Signieren einer Vereinbarung finden Sie hier.
Hinweis:

Am unteren Rand von Acrobat Sign befindet sich eine Symbolleiste mit Werkzeugen. Sie ermöglichen Ihnen die Navigation in der Vereinbarung sowie das Vergrößern oder Verkleinern und das Herunterladen des Dokuments. Sie können diese Symbolleiste ausblenden, indem Sie rechts unten auf das „X“ klicken. Um die ausgeblendete Werkzeugleiste vorübergehend wieder einzublenden, bewegen Sie den Cursor über den unteren Rand des Fensters. 

Weitere Informationen zur Verwendung der Zoomfunktion finden Sie hier.

Verwalten von Verträgen

Die Verwaltung Ihrer Verträge ist ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit Acrobat Sign. Verwenden Sie die Seite „Verwalten“, um Verträge zu verfolgen, zu bearbeiten und anzupassen. Ganz gleich, ob Sie eine Vereinbarung abbrechen oder einen Unterzeichner ersetzen möchten – mit diesen Vorgängen können Sie den Fortschritt der Transaktion im System beeinflussen.

Die Seite „Verwalten“ bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in vier Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Filter

B. Vereinbarungsliste

C. Vereinbarungswerkzeuge

Bereiche der Seite „Verwalten“

Vereinbarungsfilter

Die verschiedenen Status-Ordner auf der klassischen Seite wurden in einer praktischeren Filterserie zusammengefasst, die die Vereinbarungen eines bestimmten Statustyps zurückgeben.  Im oberen Bereich befinden sich die Vereinbarungsfilter, die Vereinbarungen basierend auf dem aktuellen Status der Vereinbarung zurückgeben.

Es gibt zwei „aktive“ Status. In beiden wird nach dem Statusnamen das Volumen des Inhalts angegeben:

  • In Bearbeitung (N): Vereinbarungen, die im Status „In Bearbeitung“ zurückgegeben werden, warten darauf, dass ein Teilnehmer seine Aktion abschließt. Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden nicht zurückgegeben.
  • Warten auf Sie (M) – Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden im Filter „Warten auf Sie“ erfasst.  

 

Es gibt drei Endzustände:

  • Abgeschlossen – Vereinbarungen, die erfolgreich oder vollständig aufgelöst wurden.
  • Abgebrochen: Vereinbarungen, die aus verschiedenen Gründen abgebrochen wurden. Dazu zählen: 
    • vom Absender abgebrochene Vereinbarungen
    • von einem Teilnehmer abgelehnte Vereinbarungen
    • Vereinbarungen, die aufgrund eines wiederholten Authentifizierungsfehlers beendet wurden
    • Vereinbarungen, die einem Systemfehler unterliegen, durch den die Vereinbarung nicht mehr verfügbar ist
  • Abgelaufen: Vereinbarungen, die ein Ablaufdatum erreichen und automatisch geschlossen werden..

 

Es gibt einen Entwurfsstatus, der alle teilweise erstellten Vereinbarungen enthält.

 

Der untere Abschnitt ist für Vorlagen „übergeordneter“ Objekte vorgesehen.  Die „untergeordneten“ Vereinbarungen, die anhand dieser Vorlagen erstellt wurden, werden oben in den Status-Filtern für Vereinbarungen gefiltert.

Übergeordnete Objekte sind selbst keine Vereinbarungen, aber sie werden verwendet, um hohe Volumen mit einzelnen Vereinbarungen zu erzeugen. Diese übergeordneten Objekte beinhalten Folgendes:

  • (Bibliothek) Vorlagen: Alle Dokument- und Feldvorlagen, die in Ihrer Dokumentbibliothek verfügbar sind.
  • Webformulare: Webformulare wurden zuvor als Widgets bezeichnet und sind Vereinbarungsvorlagen, die als Verknüpfungen bereitgestellt oder in Webseiten eingebettet werden können.  Webformulare werden vom Unterzeichner initiiert und generieren eine untergeordnete Vereinbarung für jeden Teilnehmer, der ein Formular ausfüllt.
  • Massenversand: Massenversand-Vorlagen sind so konzipiert, dass sie ein hohes Volumen mit einzelnen Vereinbarungen erzeugen, die wie eine „normale“ Vereinbarung gesendet und signiert werden.
Hinweis:

Benutzer, für die Inhalte von anderen Benutzerkonten freigegeben wurden, können diese Inhalte filtern, indem sie auf den Nach-unten-Pfeil neben Ihre Vereinbarungen klicken.

Im Popdown-Menü wird eine Liste aller Benutzer (und Gruppen, wenn die erweiterte Freigabe aktiviert ist) angezeigt, die Inhalte für Sie freigegeben haben.  Wählen Sie den Benutzer aus. Daraufhin werden die Inhalte des ausgewählten Benutzers auf Ihre Seite Verwalten geladen.

Vertragslisten

Der Hauptteil der Seite enthält eine Liste der Verträge, mit denen Sie zu tun haben.  Jeder Vertrag, der Ihre E-Mail-Adresse enthält, wird in dieser Liste angezeigt. Die Liste enthält nicht nur die von Ihnen initiierten Verträge, sondern auch die Verträge, die Sie zum Signieren/Genehmigen erhalten haben, sowie alle Verträge, bei denen Sie in CC gesetzt wurden.

Die Vereinbarungsliste wird immer nach der Dokumentstatusauswahl auf der linken Seite gefiltert.

Sie können die Inhalte der einzelnen Bereiche sortieren, indem Sie auf die Kopfzeilen am oberen Rand der Listen klicken. Wenn Sie erneut auf sie klicken, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.

Die einzelnen Datensätze enthalten die folgenden Informationen:

Vereinbarungsliste

  • Empfänger: Dieser Wert ist entweder der Name oder die E-Mail-Adresse des ersten Empfängers, der nicht der Absender ist..
    • Eine E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn der Empfänger noch nie ein Dokument über das Acrobat Sign-System signiert hat.
    • Sobald während des Signiervorgangs ein Name eingegeben wird, wird die E-Mail-Adresse durch den Namen ersetzt.
  • Firma: Wenn der erste Empfänger entweder über ein Signaturfeld oder durch Anmelden und Aktualisieren seines Profils einen Firmennamen eingibt, wird der Firmenname angezeigt.
    • Wenn Ihre Verträge keine Felder für Firmennamen enthalten, bleibt diese Spalte weitestgehend leer..
  • Dokumenttitel: Die Bezeichnung Ihrer Vereinbarung.
  • Status: Wenn der Filter In Bearbeitung ausgewählt ist, lautet die zweite Spalte Status, der immer Zur Signatur versandt (bzw. Zur Genehmigung, Annahme usw.) sein sollte.
  • Aktion: Beim Anzeigen des Filters Warten auf Sie zeigt die zweite Spalte die ausstehende Aktion an (einschließlich eines Links zum Öffnen der betreffenden Vereinbarung).
  • Absender: Bei der Anzeige der drei Endstatus (Abgeschlossen, Abgebrochen und Abgelaufen) zeigt die zweite Spalte den ursprünglichen Absender der Vereinbarung an.
  • Änderungsdatum: Dieses Datum gibt das Datum der letzten Änderung an. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung der Vereinbarung als Sende- bzw. Signier-/Genehmigungsereignis.

Das Bedienfeld mit den Vertragswerkzeugen ermöglicht Ihnen den Zugriff auf einige Steuerelemente, die Ihnen dabei helfen, Ihre Verträge besser zu verwalten und zu verstehen.

Vertragswerkzeuge

Die Suchleiste und die dazugehörige Filter-Schaltfläche ermöglichen die Eingabe präziser Suchkriterien, um Vereinbarungen unter oft überwältigend vielen Transaktionen zu finden.

Weitere Informationen zum Suchvorgang finden Sie hier >

Suchfilter

Filtern der zurückgegebenen Daten

Es stehen vier Filter zur Verfügung, die einzeln oder in Kombination verwendet werden können, um den Datensatz auf eine überschaubare Liste von Einträgen zu begrenzen.

Filtern nach Änderungsdatum

Mit dem Wert Änderungsdatum wird nach dem letzten Zeit-/Datumsstempel gefiltert, an dem die Vereinbarung von einer Benutzeraktion aktualisiert wurde. Das Änderungsdatum wird zu einem gesperrten Wert, sobald die Vereinbarung einen Endstatus erreicht (Abgeschlossen/Abgebrochen/Abgelaufen).

Das Symbol zum Filtern nach dem Änderungsdatum öffnet die Optionen zur weiteren Eingrenzung des Datensatzes durch Auswahl eines Datumsbereichs:

  • Alle Daten
  • Letzte 24 Stunden
  • Letzte sieben Tage
  • Letzte 30 Tage
  • Die letzten 12 Monate
  • Benutzerdefinierter Datumsbereich

Filtern nach Feldwerten

Mit dem Eingabefeld Suchen (rechts neben der Schaltfläche Filter) können Sie einen Filter auf einzelne Felder anwenden, die hochspezifische oder eindeutige Daten enthalten können.

Die Optionen für durchsuchbare Felder sind:

  • Alle Felder: Dies ist der Standardwert. Diese Option durchsucht alle Feldoptionen nach der exakten Zeichenfolge im Feld Suchen und gibt die meisten Einträge zurück.
  • Titel: Beschränkt den zurückgegebenen Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge im Titel des Objekts (z. B. Vereinbarungsname).
  • Anmerkung: Beschränkt den Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge in den persönlichen Anmerkungen des suchenden Benutzers.
  • Nachricht: Beschränkt den Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge in den Feldern Nachricht oder Private Nachricht der Vereinbarung.
  • Originaldateinamen: Wertet den Dateinamen des ursprünglich hochgeladenen Dokuments aus und gibt nur übereinstimmende Einträge zurück.
  • E-Mail: Entspricht der E-Mail-Adresse eines Empfängers.
    • Beachten Sie, dass Textfelder, die mit einer Validierung der E-Mail-Adresse definiert sind, von diesem Filter nicht erfasst werden. 
  • Vollständiger Name: Entspricht dem von einem Empfänger beim Anwenden einer Signatur bereitgestellten Wert für den Namen. Wenn nur ein Name angegeben wird, werden alle Einträge zurückgegeben, die diesem einen Wert entsprechen.
    • Beachten Sie Folgendes: Die Werte für Namen hängen davon ab, was der Empfänger eingibt und stimmen möglicherweise nicht mit vorherigen Signatur- oder Profilnamen überein (wenn der Empfänger über ein Acrobat Sign-Benutzerkonto verfügt).
  • Stellenbezeichnung: Entspricht den Werten im Feld Titel.
  • Firmenname: Entspricht den Werten im Feld Firma.
  • Name der Empfängergruppe: Entspricht dem (vom Absender eingegebenen) Namen der Empfängergruppe.
  • Textfeldinhalt: Entspricht dem genauen Wert eines Texteingabefelds. Dazu gehören Standardwerte und einzelne Wörter, die in größeren Textblöcken gefunden werden.

Filtern nach Gruppe

Konten, für die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind, haben Zugriff auf einen Gruppenfilter, der den zurückgegebenen Datensatz auf Vereinbarungen beschränkt, die von dieser Gruppe gesendet werden.

Filtern nach ausgeblendeten Inhalten

Wenn Sie ausgeblendete Inhalte durchsuchen möchten, steht eine weitere Option zur Verfügung.

Wenn die Option Ausgeblendete Inhalte durchsuchen ausgewählt ist, werden nur ausgeblendete Inhalte in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen

Hinweis:

Wenn ein Filter ausgewählt ist, wird neben dem Filtersymbol ein Tag angezeigt.  Nachdem der Datensatz zurückgegeben wurde, können Sie auf einen beliebigen Filter klicken, um das Tag zu entfernen.

Berichte (nur Business- und Enterprise-Dienststufe)

Mit der Berichtfunktion können Sie überprüfen, wie Acrobat Sign mit Ihrem Konto genutzt wird. Erstellen Sie Ihre eigenen Berichte und erhalten Sie umfassenden Einblick in den Signiervorgang des Dokuments, während Sie sehen, wie einzelne Gruppen und Benutzer arbeiten.

Um einen neuen Bericht zu erstellen, navigieren Sie zur Seite „Berichte“, indem Sie auf die Registerkarte „Berichte“ klicken. Klicken Sie dann auf den Link Neuen Bericht erstellen.

 

Die Seite „Neuen Bericht erstellen“ wird angezeigt:

Neuen Bericht erstellen

Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten finden Sie hier.


Berichtparameter

Beim Einrichten eines Berichts können die Ergebnisse über mehrere Parameter angepasst werden. Alle Parameter, die im Folgenden beschrieben werden, sind verfügbar. 

Erstellungsdatum

Das Erstellungsdatum ist der Zeitraum, den der Bericht einschließen soll. Verwenden Sie entweder einen der vier vorgegebenen Zeiträume (diese Woche, letzte Woche, dieser Monat, letzter Monat) oder geben Sie einen beliebigen Datumsbereich ein.

Benutzer und Gruppen

Mit diesem Parameter können Sie den Bericht für bestimmte Benutzer oder Gruppen ausführen. Wählen Sie einzelne oder mehrere aus oder führen Sie den Bericht für alle Benutzer des Kontos aus.

Dokumente und Arbeitsabläufe

Über diese Option können bestimmte Dokumente ausgewählt und in den Bericht aufgenommen werden. Bei den in diesem Feld aufgelisteten Dokumenten handelt es sich um die Bibliotheksdokumente, die für das Konto verwendet werden. Einzelne einmalige Dokumente werden hier nicht aufgeführt. 

Name des Dokuments

Dieser Parameter wird verwendet, um Dokumente ein- oder auszuschließen, die eine vorgegebene Variable enthalten bzw. nicht enthalten. Sie können festlegen, ob die eingegebene Zeichenfolge enthalten sein soll oder nicht.

Massenversand

Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, werden Massenversand-Vereinbarungen in den Bericht aufgenommen.

Massenversand

Leistungsziele

Über die Ansicht „Leistungsziele“ können Sie Grenzwerte für die Leistung festlegen. Die gemessene Leistung wird im fertigen Bericht angezeigt.

Benchmark

Standardmäßig ist der Benchmark-Parameter für Berichte deaktiviert. Klicken Sie auf den Link „Berichteinstellungen“, um ihn zu aktivieren.

Benchmarking bietet eine ergänzende Methode zur Verfolgung des Fortschritts bei Verträgen und Signierraten. 

Diagramm der Verträge nach

Jede aktivierte Option (nach Datum, Absender, Gruppe, Formular, Arbeitsablauf und Signaturtyp) bietet einen anderen Diagrammtyp für den Bericht.

Und so weiter

Die Parameter in diesem Bereich werden verwendet, um die Diagramme im Bericht zu ändern. Wenn Sie die Standardparameterwerte ändern, kann dies den Berichtvorgang beschleunigen.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Bericht ausführen klicken, wird der Bericht basierend auf Ihren Parametern generiert. Für Ihren Bericht stehen mehrere Aktionen zur Verfügung.

Bericht mit aktuellen Daten aktualisieren

Klicken auf diesen Link gleicht einer Aktualisierung der Seite. Der neue Bericht enthält die letzten Transaktionen und Aktivitäten.

Bericht speichern

Wenn Sie den Bericht speichern, können Sie ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen.

Bericht freigeben

Durch die Freigabe des Berichts können Sie die Berichtergebnisse an andere Personen senden. Sie müssen nur ihre E-Mail-Adressen und eine Nachricht eingeben.

Bericht planen

Durch das Festlegen eines Zeitplans für diesen Bericht wird er mit den gleichen Parametern in der von Ihnen vorgegebenen Häufigkeit ausgeführt.

Berichtdaten exportieren

Nach dem Klicken auf diesen Link werden Sie aufgefordert, eine CSV-Datei zu öffnen oder zu speichern. CSV-Dateien können in Excel geöffnet werden und alle Transaktionsinformationen für die im Bericht enthaltenen Verträge werden in verschiedenen Spalten kategorisiert.

Druckerfreundliche Version

Durch Klicken auf diesen Link öffnen Sie eine druckerfreundliche Version des Berichts.

Vorschau und Authoring-Erlebnis

In der Authoring-Umgebung von Acrobat Sign erstellen Sie Ihre Formulare. Neben Signaturfeldern können Sie Felder einbinden, die automatisch mit Inhalten (z. B. dem Datum oder, sofern bekannt, den Signaturwerten der Unterzeichnenden) aufgefüllt werden, oder Textfelder, mit denen Inhalte überprüft und/oder komplexe Berechnungen durchgeführt werden können. Andere gängige Feldtypen wie Dropdown-Listen, Optionsschalter und Kontrollkästchen sind ebenfalls verfügbar

Auf die Authoring-Umgebung greifen Sie folgendermaßen zu:

  • Senden eines neuen Dokuments und Aktivieren des Kontrollkästchens Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“ auf der Seite Senden

 

  • Bearbeiten eines Dokumententwurfs auf der Seite Verwalten
Vereinbarungsentwurf bearbeiten

 

  • Erstellen einer neuen Vorlage oder eines neuen Webformulars über die Startseite
Webformulare und Vorlagen erstellen

 

 

  • Bearbeiten eines vorhandenen Bibliotheksdokuments oder Webformulars über die Seite Verwalten

○ Sie können nur diejenigen Vorlagen bearbeiten, die Sie hochgeladen haben. Die zweite Vorlage im folgenden Bild wurde von einem anderen Benutzer freigegeben und kann daher nicht bearbeitet werden.

 

Vorlage bearbeiten

Beachten Sie nach dem Start die fünf Hauptbereiche der Authoring-Umgebung:

A. Formularfeldvorlage: Diese Option wird nur dann angezeigt, wenn Sie mindestens eine Formularfeldvorlage erstellt und in der Bibliothek gespeichert haben.

B. Feldlayout und -ausrichtung: Diese Option zeigt die Symbolleiste zur Festlegung von Größe und Ausrichtung des Formularfelds an.

C. Empfänger auswählen (Rolle): Diese Dropdown-Liste enthält die Empfänger des Vertrags.

D. Formularfeldreiter: Über diese Reiter können Sie Felder auswählen und Ihrem Dokument hinzufügen.

E. Zurück/Zurücksetzen/Vorlage speichern/Fortschritt speichern:

►Zurück - Mit der Schaltfläche Zurück können Benutzer zur Seite Senden zurückkehren , um den Namen und die Nachricht der Vereinbarung, die E-Mail-Adressen der Empfänger und die an die Vereinbarung angehängten Dateien zu bearbeiten.

► Zurücksetzen entfernt alle Änderungen, die seit dem Laden oder dem letzten Speichern an der Vorlage vorgenommen wurden.

►Als Vorlage speichern - Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Vorlage als separates Bibliotheksobjekt gespeichert, sobald Sie die Vereinbarung gesendet haben.  Wenn Sie auf Senden klicken, wird der Benutzer aufgefordert, einen Namen für die neue Vorlage einzugeben.

►Fortschritt speichern - Wenn Sie auf diesen Link klicken, speichern Sie den aktuellen Status der Vorlage
.

Authoring-Umgebung

Formularfeldvorlage

Wenn Sie für Ihr Dokument eine Formularfeldvorlage erstellt haben, können Sie diese Vorlage mit diesen Werkzeugen auswählen und anwenden.

Die Dropdown-Listen enthält die zur Verfügung stehenden Formularfeldvorlagen und Sie können wählen, auf welcher Seite die Vorlage beginnen soll.  Sie können auch mehrere Vorlagen anwenden.

Feldvorlagen

Weitere Informationen zum Verwenden von Formularfeldvorlagen finden Sie hier in der Hilfe zu Acrobat Sign.

Feldlayout und -ausrichtung

Diese Menüoption zeigt die Werkzeuge zur Ausrichtung und Größenänderung von Feldern im Verhältnis zueinander an. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf mehrere Felder oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie mit der Maus einen Bereich aus, um die Felder als Gruppe anzupassen.

Über die sechs Symbole auf der linken Seite richten Sie die Felder am oberen Rand, an der horizontalen Mittellinie, am unteren Rand, am linken Rand, an der vertikalen Mittellinie und am rechten Rand aus (von links nach rechts betrachtet). 

Über die folgenden drei Symbole wählen Sie für alle Felder dieselbe Breite, Höhe oder beides. 

Ausrichtung und Größenänderung basieren auf dem zuerst ausgewählten Feld.

Empfänger auswählen (Rolle)

Das wohl wichtigste Element der Formularerstellung ist die Zuweisung der verschiedenen Empfangenden zu den Feldern, die von ihnen ausgefüllt werden müssen. Wenn Sie zuerst die Empfänger aus der Liste Empfänger auswählen, werden alle weiteren Felder des Formulars automatisch mit diesem Empfänger verknüpft. Ändern Sie den Empfänger und alle neu hinzugefügten Felder werden mit diesem neuen Empfänger verknüpft.

Hinweis:

Wenn Sie einen bestimmten Empfänger auswählen, werden die ihm zugewiesenen Felder im Dokument hervorgehoben. So können Sie jederzeit erkennen, welche Felder den ausgewählten Empfängern bereits zugewiesen sind.

 

Sobald sich ein Feld in einem Dokument befindet, können Sie den Empfänger, dem das Feld zugewiesen ist, ändern, indem Sie per Doppelklick auf das Feld das Feldmenü öffnen und den Empfänger über die Dropdown-Liste ändern.

Weitere Informationen zu Teilnehmerrollen finden Sie hier.

Weitere Informationen speziell zur Funktion „Vorausfüllen“ finden Sie hier.

Formularfeldmenüs

Alle Felder, die in Acrobat Sign verfügbar sind, finden Sie über die Menüs in der rechten Navigationsleiste. Diese Felder sind nach Verwendung und Feldtyp kategorisiert und die Höhe und Breite der meisten Felder kann entsprechend Ihrem Formular angepasst werden.

Detaillierte Informationen zu den Formularfeldtypen finden Sie im Artikel „Feldtypen“.

Als Vorlage speichern

Nach dem Hinzufügen der neuen Formularfelder zu Ihrem Vertrag können Sie eine Kopie des Vertrags in Ihrer Bibliothek speichern, bevor Sie den Vertrag zur Signatur senden.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Vorlage speichern unten rechts im Authoring-Fenster, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken, um die geänderte Vereinbarung Ihrer Bibliothek hinzuzufügen.

Als Vorlage speichern

 

Zuerst wird das Dokument in der Bibliothek gespeichert.

 

Anschließend wird Ihr Vertrag zur Signatur gesendet.

Zoom, Zurücksetzen und Speichern/Senden

Die verbleibenden Optionen ermöglichen Ihnen das Vergrößern und Verkleinern des Dokuments, das Zurückzusetzen oder Löschen aller hinzugefügter Felder sowie das Speichern/Senden des Dokuments im aktuellen Zustand.

Als Vorlage speichern speichert das Formular als neue Bibliotheksvorlage, sobald die Vereinbarung gesendet wurde. Die Absendenden haben die Option, die Vorlage zu benennen, sobald die Schaltfläche Senden ausgewählt ist.

Idealerweise speichern Sie den Fortschritt regelmäßig. Wenn Sie die Authoring-Umgebung verlassen, wird das Dokument automatisch gespeichert. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt über die Seite Verwalten im Abschnitt Entwurf darauf zugreifen.

Authoring-Tools zum Senden und Speichern

Bibliotheksvorlagen

Bei einer Bibliotheksvorlage handelt es sich um ein wiederverwendbares Objekt. Acrobat Sign unterstützt zwei Arten von Bibliotheksvorlagen: Dokumentvorlagen und Formularfeldvorlagen.

  • Dokumentvorlagen: Eine Dokumentvorlage ist ein wiederverwendbares Dokument. Dokumentvorlagen können für andere Benutzer in Ihrem Konto freigegeben werden. So können mehrere Benutzer dasselbe Dokument senden, ohne Änderungen daran vornehmen zu müssen.
  • Formularfeldvorlagen: Bei einer Formularfeldvorlage handelt es sich um eine wiederverwendbare Feldebene, die auf jedes Dokument angewendet werden kann. Formularfeldvorlagen können ebenfalls für andere Benutzer Ihres Kontos freigegeben werden. Formularfeldvorlagen sind besonders in folgenden Situationen geeignet:
    • Sie haben ein Feldlayout, das bei mehreren Dokumenten verwendet werden kann.
    • Sie haben ein Dokument, für das es mehrere unterschiedliche Sendemöglichkeiten gibt.
    • Sie müssen den Inhalt des Dokuments überarbeiten, aber die Felder lassen sich nicht bewegen.

Statt jedes Mal ein neues Bibliotheksdokument erstellen zu müssen, wenn ein Dokument aktualisiert wird, kann einfach dieselbe Formularfeldebene angewendet werden. Formularfeldvorlagen können bearbeitet werden, um Änderungen an den Feldern oder Feldeigenschaften einer Vereinbarung zu erleichtern. Auch für die Erstellung einer Formularfeldvorlage stehen alle Werkzeuge der Authoring-Umgebung zur Verfügung.

 

Idealerweise sollte ein einzelner Benutzer (Dokumentadministrator) für die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen zuständig sein. Eigene Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator beugen Verwirrungen hinsichtlich der Verwendung von Vorlagen vor und erlauben eine Versionskontrolle Ihrer wiederverwendbaren Dokumente.

Wir empfehlen bei der Erstellung dieser Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator die Verwendung einer Verteilerliste oder einer Funktions-E-Mail-Adresse. So können Sie den Zugriff auf diese Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator kontrollieren und gleichzeitig die Verantwortung dafür je nach Bedarf aufteilen.

Weitere Informationen zum Verwenden der Authoring-Tools zum Erstellen von Vorlagen finden Sie hier.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite. Klicken Sie dann auf Wiederverwendbare Vorlage erstellen.

Dokumentvorlage erstellen

 

Die Seite Erstellen einer Bibliotheksvorlage wird angezeigt.

 

2. Geben Sie im Feld Vorlagenname einen Namen für die Vorlage ein. Der Name kann später bei Bedarf geändert werden.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um auf Ihrem lokalen System zu der Datei zu navigieren, die zur Erstellung der wiederverwendbaren Vorlage verwendet werden soll. Wenn Sie ein wiederverwendbares Dokument erstellen, wird diese Datei samt Inhalt verwendet. Wenn Sie eine wiederverwendbare Formularfeldebene erstellen, wird der Inhalt der Datei für die Vorlage nicht berücksichtigt.

4. Wählen Sie die entsprechende Vorlagenoption aus: Als wiederverwendbares Dokument erstellen, Als wiederverwendbare Ebene für Formularfelder erstellen oder beide Optionen.

 

5. Wählen Sie die passende Berechtigungsoption für die Freigabe der Vorlage aus.

Hinweis:

Gruppenberechtigungen können nur für die Gruppe gewährt werden, in der Sie derzeit Mitglied sind. Sie können anderen Gruppen keine Berechtigungen gewähren.

 

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder in der Vorschau anzeigen oder hinzufügen. Das Authoring- Erlebnis wird angezeigt. 

Felder einfügen

 

 

7. Platzieren Sie die erforderlichen Felder für die gewünschten Teilnehmer, indem Sie sie per Drag-and-drop von den Formularfeldregisterkarten auf das Dokument ziehen.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, nachdem Sie die gewünschten Felder hinzugefügt haben.

Die Vorlage wird jetzt im Bereich Vorlagen auf der Seite Verwalten angezeigt. Wenn Sie die Vorlage über die entsprechenden Berechtigungen für Benutzer in Ihrer Gruppe oder innerhalb Ihres Unternehmens freigegeben haben, wird die Vorlage jetzt auch im Bereich Vorlagen auf der Seite Verwalten dieser Benutzer angezeigt, und die Benutzer können sie beliebig häufig zum Senden verwenden.

 

Bibliotheksvorlagen

Hinweis:

Nur der Benutzer, der die Bibliotheksvorlage erstellt hat, kann sie bearbeiten oder löschen (es sei denn, die erweiterte Freigabe ist aktiviert)

Alternative Workflows für Signaturen

Es gibt mehrere Arbeitsabläufe, um Dokumente zur Signatur zu senden, Signaturen zu erfassen und signierte Dokumente zu senden. Hier sind einige Beispiele:

  • Senden mit „Ausfüllen und Signieren“
  • Senden mit „Massenversand“
  • Verwenden von Webformularen zur Einholung von Signaturen

In den folgenden Abschnitten werden diese Vorgänge ausführlicher behandelt.

Weitere Informationen zum Senden einer Vereinbarung finden Sie hier.

Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen muss ein Vertrag eventuell von mehreren Empfängern bearbeitet werden. Beispielsweise könnte es vorkommen, dass ein Vertrag von zwei Personen signiert und von einer weiteren Person genehmigt oder an einen zusätzlichen Unterzeichner delegiert werden muss. Beim Senden an mehrere Empfänger stehen Ihnen zusätzliche Optionen für die Weiterleitung (sequenzielles, paralleles oder Hybrid-Routing) des Vertrags zur Verfügung. 

Weitere Informationen zum Senden eines Vertrags an mehrere Unterzeichner finden Sie hier.

Dieser Vorgang läuft genau so ab, wie es der Name bereits vermuten lässt. In diesem Fall müssen nur Sie ein Dokument signieren und an eine oder mehrere Personen senden. Eventuell müssen Sie eine signierte W-9 oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder beides an eine oder mehrere Personen senden. Sie können das signierte Dokument an sich selbst senden, sofern Sie nicht dieselbe E-Mail-Adresse wie die für die Anmeldung verwenden. Das liegt daran, dass eine Kopie des signierten Dokuments gespeichert wird und Sie über die Registerkarte „Verwalten“ darauf zugreifen können. Beachten Sie, dass die Funktion „Ausfüllen und Signieren“ nur auf der Startseite verfügbar ist.

Weitere Informationen zur Verwendung von „Ausfüllen und Signieren“ finden Sie hier.

1. Klicken Sie auf der Startseite auf Ein Dokument ausfüllen und signieren.

Ausfüllen und signieren über die Startseite

 

3. Geben Sie einen Vereinbarungsnamen ein.

4. Ziehen Sie die Datei, die Sie signieren möchten, per Drag & Drop oder klicken Sie auf den Link Dateien hinzufügen, um das Dokument in Ihrem lokalen System oder Netzlaufwerk zu suchen bzw. daraus anzuhängen.

5. Klicken Sie auf Weiter.

Dateien hinzufügen

6. Die Seite Ausfüllen und Signieren wird geladen.

                Platzieren Sie den Inhalt (Text, Häkchen, Signaturen) nach Bedarf.

7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig.

8. Die Seite nach dem Signieren wird mit Optionen zum Senden des Dokuments, Herunterladen einer Kopie, Anzeigen des Dokuments auf der Seite „Verwalten“ oder zum Signieren eines anderen Dokuments angezeigt.

Nach Signatur

Der Massenversand-Vorgang ermöglicht Ihnen das Senden eines Dokuments an Hunderte von Personen gleichzeitig. Jeder Unterzeichner signiert eine eigene Kopie des Dokuments und die einzelnen Verträge werden an Sie zurückgesendet. Dieser Vorgang kann dabei von Nutzen sein, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Personaldokumente oder Einverständniserklärungen zu erfassen. Der Link zur  Massenversand-Funktion ist auf der Startseite zu finden.

Für den Massenversand-Vorgang geben Sie entweder die E-Mail-Adressen der Empfänger in das Feld „An:“ ein oder laden eine CSV-Datei mit den Daten der Empfänger hoch. Wenn Sie eine CSV-Datei verwenden, können Sie die Daten der einzelnen Empfänger bereits im Voraus eingeben. Auf diese Weise können Sie die Feldinformationen für die einzelnen Personen anpassen. Beispielsweise können Sie die Nachricht in der E-Mail anpassen, die an jeden Unterzeichner gesendet wird, um diese aufzufordern, das Dokument zu signieren.

Weitere Informationen zur Verwendung von Massenversand finden Sie hier.

Webformulare sind gehostete Dokumente, die von allen Personen signiert werden können, die Zugriff auf sie haben. Sie sind ideal für Anmeldebögen, Verzichtserklärungen oder jegliche Dokumente geeignet, auf die viele Personen online zum Zwecke der Signatur zugreifen können.

Sie können Webformulare in zwei verschiedenen Formularen als JavaScript oder URL generieren. Die JavaScript-Option enthält den Code, der benötigt wird, um das Webformular in Ihre Website einzubetten. Die URL-Option stellt eine von Acrobat Sign gehostete Internetadresse zur Verfügung, die von Absendern verwendet werden kann, um das Dokument signieren zu lassen. Der Link zum Erstellen von Webformularen ist auf der Startseite zu finden.

Zwar läuft die Signatur mit Webformular genauso wie eine normale Transaktion über Acrobat Sign, allerdings können Webformulare nur von einem Unterzeichner signiert und von einer beliebigen von Ihnen benannten Person gegengezeichnet werden. 

Weitere Informationen zu Webformularen finden Sie hier >

Mobilgeräte

Das Signieren ist eine der Hauptfunktionen von Acrobat Sign. Jeder kann über einen E-Mail-Link in jedem Webbrowser auf dem Computer oder über ein Mobilgerät Dokumente signieren. Wenn Sie ein Acrobat Sign-Konto haben, können Sie zum Signieren auch die App „Acrobat Sign-Manager“ für iOS oder Android verwenden. Sie können den Signiervorgang auch über die Seite „Verwalten“ initiieren. Das Signieren ist auch in die Funktion „Ausfüllen und Signieren“ integriert.

Weitere Informationen zur Funktion der App finden Sie hier. 

Acrobat Sign unterstützt die neuesten Webbrowser auf Smartphones und Tablets mit iOS- oder Android-Betriebssystem.

Verwenden Sie das intuitive Dashboard von Acrobat Sign-Manager, um über Ihr Mobilgerät Verträge senden und signieren zu lassen. Das neue Dashboard läuft reibungslos unter iOS 9 und iPad Pro. Das verbesserte Sendeerlebnis vereinfacht das Senden von Dokumenten zum Signieren. 

Laden Sie die App hier herunter.

Die Acrobat Sign Manager-App für Android ist ebenso wie Acrobat Mobile in 19 Sprachen verfügbar.

Laden Sie die App hier herunter.

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