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Adobe Acrobat Sign – Erste Schritte

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Willkommen bei Adobe Acrobat Sign!

Bevor du mit Adobe Acrobat Sign arbeitest, sollten wir uns mit einigen Grundlagen befassen. Der Zweck dieses Handbuchs ist, dass du sich mit Acrobat Sign sowie den Funktionen vertraut machst, die dir als Benutzer zur Verfügung stehen.

Dieses Handbuch behandelt alle wichtigen Prozesse in Acrobat Sign und macht dich mit der Benutzeroberfläche vertraut. In der
Hilfe zu Acrobat Sign findest du bei Bedarf detailliertere Informationen. Wenn du mit dem Internet verbunden bist, kannst du auf die Links in den grauen Feldern klicken, die mit dem Text „Weitere Informationen …“ beginnen, um die zugehörigen Hilfethemen anzuzeigen. 

Hinweis:

Gegebenenfalls werden die Eigenschaften und Funktionen, die für die Business- und/oder Enterprise-Dienste spezifisch sind, entsprechend gekennzeichnet. In diesem Handbuch werden die Eigenschaften und Funktionen behandelt, die auf der höchsten Lizenzvereinbarungsstufe (Acrobat Sign – Enterprise) verfügbar sind. Um den zu deinen Anforderungen passenden Lizenztyp zu finden, klicke auf Mein Profil. Wenn du Fragen zu den im Rahmen deiner Lizenz verfügbaren Funktionen hast, wende dic bitte an deinen Client Success Manager oder den Adobe Acrobat Sign-Support.

Acrobat Sign ist eine überaus flexible Anwendung mit einer Vielzahl an Funktionen für die verschiedensten Einsatzbereiche.  Unter Umständen wurden einige der Optionen durch deinen Konto- oder Gruppenadministrator deaktiviert. Wenn du eine Funktion benötigst, die für dich nicht verfügbar ist, wende dich an deinen Gruppen- oder Kontoadministrator. Unser Dienst unterstützt verschiedene Konfigurationen für verschiedene Gruppen. Daher ist es jederzeit möglich, Funktionen, die für eine Gruppe deaktiviert sind, für eine andere Gruppe zu aktivieren.

 

Lies dieses Handbuch, um dich mit den Standardabläufen zum Senden von Dokumenten mit Acrobat Sign vertraut zu machen. Du erfährst außerdem, wie du deine Verträge verwalten und Berichte erzeugen kannst, damit du stets weißt, was bereits erledigt und was noch offen ist.

Dein Konto personalisieren

Wenn du dich zum ersten Mal in Acrobat Sign anmeldest, solltest du deine persönlichen Angaben überprüfen. Diese Informationen werden in einigen Vorlagen verwendet und sollten daher unbedingt korrekt sein.

  • Bewege den Mauszeiger über deinen Namen oben rechts, um das Menü zu öffnen, und klicke auf Mein Profil.

Bestimmte Angaben auf der Profilseite werden von Acrobat Sign zur Personalisierung deiner Transaktionen verwendet. Besonders wichtig sind:

  • Dein vollständiger Name: wird in E-Mails und für deine Standardsignatur verwendet
  • Deine Stellenbezeichnung: wird automatisch eingesetzt, wenn ein entsprechendes Feld vorhanden ist
  • Dein Firmenname: wird in E-Mails angegeben; sollte die vollständige juristische Bezeichnung deiner Firma sein
  • Zeitzone: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Berichte mit einem Zeit-/Datumsstempel basierend auf deiner Zeitzone versehen.

Klicke zum Ändern von Inhalten auf die Schaltfläche Bearbeiten, nimm die erforderlichen Änderungen vor und speichere deine Änderungen.

Mein Profil bearbeiten

Wirf nach der Konfiguration deiner persönlichen Angaben einen kurzen Blick auf die weiteren persönlichen Einstellungen links am Bildschirm.  Diese Optionen beziehen sich speziell auf dich als Benutzer und können unter Umständen von Nutzen sein:

  • Mein Profil: deine persönlichen Daten.
  • Zugriffstoken: Hier sind die API-Token von Entwicklern definiert und aufgeführt.
  • Twitter: Sende bei jedem Vereinbarungsabschluss einen Tweet!
  • Meine E-Mail-Fußzeile: Füge am unteren Rand deiner E-Mail-Vorlagen eine benutzerdefinierte Fußzeile (in Klartext) hinzu, wenn du neue Verträge sendest..
  • Automatische Delegierung: Delegiere automatisch alle an dich gesendeten Acrobat Sign-Verträge zur Signatur an den benannten Teilnehmer. Diese Option ist sozusagen eine Weiterleitung bei Abwesenheit für Acrobat Sign-Vereinbarungen.
  • Meine Benachrichtigungen: Lege fest, über welche Events/Benachrichtigungen du von Acrobat Sign informiert werden möchtest und auf welche Weise das geschehen soll. Du kannst dich in Echtzeit per E-Mail benachrichtigen lassen oder das Event protokollieren und dich für einen täglichen oder wöchentlichen Benachrichtigungszyklus entscheiden. (Events sind Auslöser für den Fall, dass etwas Bedeutendes stattfindet. Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn ein Zeitintervall verstreicht und ein Ereignis nicht eintritt.).
  • Freigegebene Benachrichtigungen: Wenn das Konto eines anderen Benutzers für dich freigegeben ist, kannst du festlegen, über welche Events und Benachrichtigungen des anderen Benutzers du informiert werden möchtest.
  • Meine Signatur: Lade ein Bild einer Signatur und deiner Initialen hoch. PNG-Dateien eignen sich besonders gut..
  • Spracheinstellungen: Unter diesem Punkt sind zwei Einstellungen zu beachten:
    • Meine Sprachvorgaben: Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die du in der
      Web-Anwendung von Acrobat Sign verwenden möchtest. 
    • Signiersprache: Mit dieser Einstellung wird die Standardsprache festgelegt, die für E-Mails und das Signieren durch den Empfänger verwendet wird.
  • Andere Konten anzeigen: Hier kannst du Verträge unter dem Konto eines anderen Benutzers anzeigen. Eine Liste der verfügbaren Konten wird angezeigt. Diese Ansicht ist schreibgeschützt.
  • Mein Konto freigeben: Wenn du dein Konto für andere Personen freigeben musst, kannst du hier festlegen, wer Einblick in deine Vereinbarungen erhält. Du gibst dabei nur eine Ansicht frei. Der andere Benutzer kann keine Verträge signieren, abbrechen oder delegieren..

Seitenweise Übersicht

Senden von Vereinbarungen

Verwende Acrobat Sign, um Dokumente zu senden und Signaturen und Genehmigungen einzuholen. Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug darauf, welche Personen mit dem Dokument interagieren sollen und welche Reihenfolge dabei gilt. Auf der Seite „Senden“ findest du einige Funktionen zu diesem Arbeitsablauf, mit denen du vertraut sein solltest. 

Seite „Senden“

Signaturumgebung

Um das Endergebnis der vom Absender vorgenommenen Konfiguration besser zu verstehen, ist es hilfreich, den Signiervorgang selbst durchzuführen.

Verwalten von Verträgen

Die Verwaltung deiner Verträge ist ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit Acrobat Sign. Verwende die Seite „Verwalten“, um Verträge zu verfolgen, zu bearbeiten und anzupassen. Ganz gleich, ob du eine Vereinbarung abbrechen oder einen Unterzeichner ersetzen möchtest – mit diesen Vorgängen kannst du den Fortschritt der Transaktion im System beeinflussen.

Berichte (nur Business- und Enterprise-Dienststufe)

Mit der Berichtfunktion kannst du überprüfen, wie Acrobat Sign mit deinem Konto genutzt wird. Erstelle deine eigenen Berichte und erhalte umfassenden Einblick in den Signiervorgang des Dokuments, während du siehst, wie einzelne Gruppen und Benutzer arbeiten.

Vorschau und Authoring-Erlebnis

In der Authoring-Umgebung von Acrobat Sign erstellst du deine Formulare. Neben Signaturfeldern kannst du Felder einbinden, die automatisch mit Inhalten (z. B. dem Datum oder, sofern bekannt, den Signaturwerten der Unterzeichnenden) aufgefüllt werden, oder Textfelder, mit denen Inhalte überprüft und/oder komplexe Berechnungen durchgeführt werden können. Andere gängige Feldtypen wie Dropdown-Listen, Optionsschalter und Kontrollkästchen sind ebenfalls verfügbar

Bibliotheksvorlagen

Bei einer Bibliotheksvorlage handelt es sich um ein wiederverwendbares Objekt. Acrobat Sign unterstützt zwei Arten von Bibliotheksvorlagen: Dokumentvorlagen und Formularfeldvorlagen.

  • Dokumentvorlagen: Eine Dokumentvorlage ist ein wiederverwendbares Dokument. Dokumentvorlagen können für andere Benutzer in deinem Konto freigegeben werden. So können mehrere Benutzer dasselbe Dokument senden, ohne Änderungen daran vornehmen zu müssen.
  • Formularfeldvorlagen: Bei einer Formularfeldvorlage handelt es sich um eine wiederverwendbare Feldebene, die auf jedes Dokument angewendet werden kann. Formularfeldvorlagen können ebenfalls für andere Benutzer deines Kontos freigegeben werden. Formularfeldvorlagen sind besonders in folgenden Situationen geeignet:
    • Du hast ein Feldlayout, das bei mehreren Dokumenten verwendet werden kann.
    • Du hast ein Dokument, für das es mehrere unterschiedliche Sendemöglichkeiten gibt.
    • Du musstden Inhalt des Dokuments überarbeiten, aber die Felder lassen sich nicht bewegen.

Statt jedes Mal ein neues Bibliotheksdokument erstellen zu müssen, wenn ein Dokument aktualisiert wird, kann einfach dieselbe Formularfeldebene angewendet werden. Formularfeldvorlagen können bearbeitet werden, um Änderungen an den Feldern oder Feldeigenschaften einer Vereinbarung zu erleichtern. Auch für die Erstellung einer Formularfeldvorlage stehen alle Werkzeuge der Authoring-Umgebung zur Verfügung.

 

Idealerweise sollte ein einzelner Benutzer (Dokumentadministrator) für die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen zuständig sein. Eigene Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator beugen Verwirrungen hinsichtlich der Verwendung von Vorlagen vor und erlauben eine Versionskontrolle deiner wiederverwendbaren Dokumente.

Wir empfehlen bei der Erstellung dieser Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator die Verwendung einer Verteilerliste oder einer Funktions-E-Mail-Adresse. So kannst du den Zugriff auf diese Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator kontrollieren und gleichzeitig die Verantwortung dafür je nach Bedarf aufteilen.

Weitere Informationen zum Verwenden der Authoring-Tools zum Erstellen von Vorlagen findest du hier.

Alternative Workflows für Signaturen

Es gibt mehrere Arbeitsabläufe, um Dokumente zur Signatur zu senden, Signaturen zu erfassen und signierte Dokumente zu senden. Hier sind einige Beispiele:

  • Senden mit „Ausfüllen und Signieren“
  • Senden mit „Massenversand“
  • Verwenden von Webformularen zur Einholung von Signaturen

In den folgenden Abschnitten werden diese Vorgänge ausführlicher behandelt.

Weitere Informationen zum Senden einer Vereinbarung findest du hier.

Mobilgeräte

Das Signieren ist eine der Hauptfunktionen von Acrobat Sign. Jeder kann über einen E-Mail-Link in jedem Webbrowser auf dem Computer oder über ein Mobilgerät Dokumente signieren. Wenn du ein Acrobat Sign-Konto hast, kannst du zum Signieren auch die App „Acrobat Sign-Manager“ für iOS oder Android verwenden. Du kannst den Signiervorgang auch über die Seite „Verwalten“ initiieren. Das Signieren ist auch in die Funktion „Ausfüllen und Signieren“ integriert.

Weitere Informationen zur Funktion der App findest du hier

Acrobat Sign unterstützt die neuesten Webbrowser auf Smartphones und Tablets mit iOS- oder Android-Betriebssystem.

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