Adobe Sign – Erste Schritte

Die Startseite ist die erste Seite, über die sich die meisten Benutzer anmelden.  (Abhängig von der Konfiguration durch Ihren Kontoadministrator kann auch die Seite „Senden“ angezeigt werden.)

Die Startseite setzt sich aus den folgenden Bereichen zusammen, die Ihnen einen schnellen Überblick über und Zugriff auf die meisten Funktionen von Adobe Sign ermöglichen:

• In Bearbeitung: Ein Zähler der Vereinbarungen, die Sie erstellt haben und die noch in Bearbeitung sind.
  • Wenn Sie auf den Zähler klicken, wird die Seite Verwalten mit den Vereinbarungen angezeigt, die gerade bearbeitet werden.
  • Der Zähler In Bearbeitung schließt keine Vereinbarungen ein, für die der Filter Warten auf Sie festgelegt wurde.
• Warten auf Sie: Ein Zähler, der alle Vereinbarungen angibt, die derzeit auf Ihre Aktion warten.
  • Wenn Sie auf den Zähler klicken, wird die Seite Verwalten mit den Vereinbarungen angezeigt, die gerade auf eine Aktion von Ihnen warten.
• Events und Benachrichtigungen: Durch Klicken auf den Zähler wird die Seite Benachrichtigungen mit der geöffneten Registerkarte „Events“ angezeigt.
• Unterschriften anfordern: Ein Quick-Link zur Seite „Senden“ mit der zusätzlichen Option, durch Anhängen eines Bibliotheksdokuments den Sendevorgang zu starten. Ein benutzerdefinierter Arbeitsablauf kann ebenfalls gestartet werden (sofern dies für Ihr Konto aktiviert ist).
• Aus Bibliothek starten: Sie können eine Bibliotheksvorlage oder einen Arbeitsablauf auswählen, um eine neue Vereinbarung zu starten.
• Weitere Funktionen: Eine Liste anderer häufig vorkommender Aktionen.
  • Ein Dokument ausfüllen und unterschreiben: Mit dieser Funktion signieren Sie ein Dokument und senden das signierte Dokument anschließend an einen anderen Beteiligten. Beispiele hierbei sind Steuerformulare oder Einverständniserklärungen.
  • Webformular veröffentlichen: Webformulare sind Dokumente oder Formulare, die Sie mit Ihrer Website verknüpfen bzw. in diese einbetten und über die Kunden signierte Dokumente erstellen können. Beispiele hierfür sind Mitgliedsanträge oder Registrierungsformulare auf Ihrer Website.
  • Mit Mega Sign als Massenvorgang senden: Dieser Arbeitsablauf gestattet es, ein Dokument zum Signieren an Hunderte von Personen zu senden. Jede Person erhält dabei eine eigene Vereinbarung, die nur noch ihre Signatur erfordert. Ein Beispiel hierfür ist ein jährlich zu signierender Verhaltenskodex.
  • Wiederverwendbare Vorlage erstellen: Ermöglicht Ihnen die Erstellung von Dokumenten oder Feldvorlagen zur wiederholten Verwendung. Verwenden Sie Vorlagen für den persönlichen Gebrauch oder für Gruppen oder machen Sie sie für das gesamte Konto verfügbar.
  • Alle Vereinbarungen verwalten und verfolgen: Öffnet die Seite „Verwalten“.
  • Ihr Konto verbessern: Über die Schaltfläche Ihr Konto verbessern öffnen Sie ein kleines Dialogfeld, das je nach Berechtigungsstufe des Benutzers variiert, wobei jeweils die höchste Berechtigungsstufe maßgeblich ist:
    
    • Für Benutzer wird die Seite „Meine Signatur“ geöffnet, auf der sie ihre Signatur erstellen können.
    • Für Administratoren auf Gruppenebene wird die Seite „Kontoeinrichtung“ geöffnet, auf der sie ein Logo für ihre Gruppe hochladen können.
    • Für Administratoren auf Kontoebene wird die Seite „Einrichtung auf Kontoebene“ geöffnet, auf der sie den Firmennamen, Hostnamen und das Logo konfigurieren können.
  • Hilfe erhalten: Benutzer können auf die Inhalte der Selbstbedienungshilfe zugreifen, indem sie in der rechten oberen Ecke jedes Adobe Sign-Fensters auf das Fragezeichen klicken.  Dadurch wird ein Untermenü mit folgenden Optionen geöffnet:
    • Benutzerhandbuch: Öffnet eine neue Registerkarte mit dem Adobe Sign-Benutzerhandbuch.
    • Tutorials: Öffnet eine neue Registerkarte mit den Adobe Sign-Video-Tutorials.
    • Support kontaktieren: Öffnet das Kontaktportal des Supports, über das Sie Zugang zu Support per E-Mail, Chat oder Telefon haben.
      • Die Support-Optionen variieren je nach Dienststufe des Kundenkontos.
      • Anfragen zum Ändern von Einstellungen, Ändern des Kontos oder zur Untersuchung einer bestimmten Transaktion (oder anderer Benutzerinhalte) müssen von einem Kontoadministrator für das Adobe Sign-Konto vorgenommen werden.
    • Versionshinweise: Eine Verknüpfung zu den aktuellen Versionshinweisen.

Auf dieser Seite können Sie neue Vereinbarungen erstellen. Die Seite ist in die folgenden vier Bereiche eingeteilt:

• Empfänger: Empfänger sind Personen, die mit Ihrer Vereinbarung interagieren müssen. Es gibt mehrere Empfängertypen. Die verfügbaren Optionen werden von Ihrem Kontoadministrator vorgegeben.
• Nachricht: Hier definieren Sie den Namen der Vereinbarung sowie eine Nachricht, die an die Empfänger gesendet wird.
• Optionen: Diese Optionen unterstützen Sie bei der Verwaltung der Vereinbarung.
  • Kennwortschutz: Sie können Ihre signierten Dokumente sichern, indem Sie ein Kennwort angeben, das auf die endgültige PDF-Datei angewendet wird, um die unbefugte Anzeige zu verhindern.
  • Ausfülltermin: Wenn eine Vereinbarung bis zu einem bestimmten Datum signiert werden muss, können Sie diese Option auswählen, um die Vereinbarung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen abzubrechen.
  • Erinnerung senden: Sie können Erinnerungen einrichten, die in einem regelmäßigen Turnus an die aktuell aktiven Empfänger gesendet werden.
  • Sprache des Empfängers: Die hier ausgewählte Sprache wird in der E-Mail-Kommunikation mit dem Empfänger sowie auf der eSign-Seite verwendet.
• Dateien: Hier wählen Sie die Dokumente aus, die tatsächlich zur Signatur gesendet werden.

Wenn Sie als Absender, Empfänger oder als eine Person in CC Teilnehmer mit einer Adobe Sign-Vereinbarung waren, ist diese Vereinbarung auf Ihrer Verwaltungsseite verfügbar.  Diese Seite, die als Portal zu allen mit Ihrem Benutzer verknüpften Verträgen fungiert, soll Ihnen zwei Dinge ermöglichen: die Suche nach zu prüfenden Verträgen sowie deren Verwaltung.

Der Hauptteil der Seite ist die linke Leiste mit der Liste Ihrer Vereinbarungen, gefiltert nach dem Status der Vereinbarung (In Bearbeitung, Warten auf ..., Abgeschlossen, Abgebrochen, Abgelaufen und Entwurf). Unmittelbar unter den Vereinbarungsfiltern sind Vorlagenfilter verfügbar (Vorlagen, Webformulare und Mega Signs).

Eingabetextfilter oben auf der Seite können Ihnen helfen, einzelne Dokumente zu finden, indem Sie nach der E-Mail, dem Namen der Vereinbarung, dem Namen eines Empfängers (falls dem System bekannt), dem Datum, den Notizen usw. suchen.

Mithilfe regelmäßiger Berichte können Sie den Fortschritt bei Ihren Dokumenten schnell beurteilen und erkennen, wo Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist. Sie können Berichte ganz nach Ihren Wünschen gestalten. Berichte können an beliebigen Tagen zu jeder Zeit ausgelöst werden und sämtliche Verträge oder nur Dokumente mit einem bestimmten Namen umfassen.

Um eine Vereinbarung zu senden, definieren Sie zuerst die Empfänger und legen die Reihenfolge fest, in der sie mit dem Dokument interagieren können.

Im Bereich „Empfänger“ können Sie über den obersten Schieberegler die grundlegende Signierreihenfolge festlegen:

• Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist (siehe oben), werden die einzelnen Signierschritte nacheinander abgearbeitet und die Empfänger werden nummeriert, um die exakte Reihenfolge der Teilnehmer festzuhalten.
  • Hybride Signaturarbeitsabläufe beginnen als sequenzieller Workflow (In festgelegter Reihenfolge ausfüllen).
• Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, können die Dokumente parallel signiert werden und die Empfänger sind nicht nummeriert.

Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge finden Sie zwei Links:

• Mich hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um sich selbst als den nächsten Empfänger hinzuzufügen.
• Empfängergruppe hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um eine Empfängergruppe zu erstellen, aus der ein Empfänger im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann. Erstellen Sie beispielsweise eine Gruppe für die Personalabteilung, aus der nur eine Person die Vereinbarung signieren muss.

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

A. Signierreihenfolge: Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, gibt die Signierreihenfolge genau vor, wann jeder einzelne Empfänger mit der Vereinbarung interagiert.

B. Rolle: Wie wird der Empfänger am besten charakterisiert?

C. E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Empfängers, die für die gesamte Kommunikation mit ihm verwendet wird – auch für die Aufforderung zur Signatur.

D. Authentifizierungsmethode: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung Möchten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden?

E. Private Nachricht (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet.

Über den Link „Kopie an“ anzeigen können Sie ein Feld einblenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben können, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Empfänger sind nicht autorisiert, die Vereinbarung zu signieren oder zu genehmigen. 

Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der sequenziellen Signierreihenfolge, bei der in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Empfänger gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.

Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn Sie die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigen, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen. 

Der Bereich „Nachricht“ umfasst zwei Felder, die zu Ihrem Erfolg maßgeblich beitragen können.

In das Feld Vereinbarungsname können Sie jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben.  Dieser Name wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfänger Ihre Nachricht einfacher zuordnen und Sie können die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Dieser Text wird in den Bitte signieren-E-Mails allen Empfängern angezeigt (anders als bei der privaten Nachricht, die nur an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist).

Enterprise-Kunden haben Zugriff auf durch Ihren Administrator konfigurierte Nachrichtenvorlagen. Nachrichtvorlagen sind direkt mit der Funktion Sprache des Empfängers im Bereich Optionen verknüpft. Wenn Sie also in der Dropdown-Liste „Spanisch“ auswählen, sind alle Ihre auf Spanisch basierenden Vorlagen verfügbar.  

Der Bereich „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für die Vereinbarung, nachdem sie gesendet wurde:

• Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.  Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt, da es von Adobe Sign nicht gespeichert wird!
• Ausfülltermin: Stellen Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen ie Vereinbarung abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
• Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt.
• Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.
  • Wenn Ihr Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.

Im Abschnitt „Dateien“ hängen Sie die Dokumente der Transaktion an.

Für den Signiervorgang führt Adobe Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Vereinbarung zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Sie können die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem Sie auf ein Dokument klicken und es an eine andere Position in der Liste ziehen.

Dateien können aus der Adobe Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net, Dropbox oder OneDrive heraus angehängt, von Ihrem lokalen System über die Dateisuche hochgeladen oder per Drag & Drop der Seite „Senden“ angehängt werden.

Folgende Dateitypen sind zulässig: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Direkt unter der Dateiliste sehen Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“.  Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Sie sollten zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die Sie zur Erstellung komplexer Formulare verwenden können.

Der gängigste Arbeitsablauf ist das Senden eines Dokuments an nur einen Empfänger. Außerdem bietet dies eine gute Möglichkeit, um sich mit der grundlegenden Vorgehensweise vertraut zu machen. Sie benötigen lediglich Folgendes:

• E-Mail-Adresse des Empfängers
  • Diese E-Mail-Adresse muss sich von der unterscheiden, mit der Sie sich anmelden, da Sie keine Dokumente an sich selbst senden können.
• Dokumente oder Dateien, die signiert werden sollen

Das Senden einer Vereinbarung an mehrere Empfänger läuft nach exakt demselben Muster ab, jedoch mit zwei wesentlichen Unterschieden:

• Sie müssen im Bereich „Empfänger“ jeden Empfänger in einer eigenen Zeile angeben – und zwar in der Reihenfolge, in der sie die Vereinbarung signieren sollen.
• Wenn Sie Felder einfügen, müssen Sie angeben, welche Empfänger Zugriff auf dieses Feld haben sollen. Doppelklicken Sie hierfür auf das Feld und geben Sie für Empfänger den entsprechenden Wert an.

1. Der Empfänger erhält eine E-Mail.

○ Der Betreff beginnt mit Signatur von {Dokumentname} angefordert.

2.Die Vereinbarung wird durch Klicken auf die Schaltfläche Überprüfen und signieren geöffnet.

3. Die Vereinbarung wird in einem neuen Browserfenster geöffnet.

Weitere Optionen auf dieser Seite:

A. Optionen: Diese Liste enthält die Optionen, die dem Empfänger entsprechend seiner Rolle zur Verfügung stehen.

○ Vereinbarung lesen: Öffnet die Vereinbarung in einem schreibgeschützten Format.

○ Unterschrift an eine andere Person delegieren: Diese Option gestattet es dem Empfänger, die Zuständigkeit an eine andere Person zu delegieren. Hierbei kann es sich beispielsweise um einen Kollegen oder Manager handeln.

○ Signieren ablehnen: Durch diese Aktion wird die Vereinbarung beendet.

○ Drucken, Signieren und Hochladen:Ermöglicht dem Unterzeichner, den Arbeitsablauf von einer elektronischen Signatur in eine physische Signatur zu ändern. Der Unterzeichner lädt dann das signierte Dokument hoch.

○ Dokumentdaten löschen: Durch diese Option wird der Inhalt aller Felder gelöscht.

○ Verlauf anzeigen: Öffnet den aktuellen Audit-Bericht.

○ PDF herunterladen: Lädt die aktuelle Version der Vereinbarung im PDF-Format herunter.

B. Nachricht: Über das Sprechblasensymbol kann die Nachricht erneut angezeigt werden.

C. Zähler für erforderlichen Felder: Dieser Zähler zeigt die Anzahl der erforderlichen Felder im Dokument an, die noch nicht ausgefüllt wurden. Durch Klicken auf diese Felder navigiert der Unterzeichner durch die erforderlichen (nicht optionalen) Felder, die für ihn verfügbar sind.

D. Nächstes Feld: Mit diesem gelben Pfeil können Sie in großen Dokumenten die nächsten Felder finden.  Mit dieser Funktion werden alle Felder angesteuert – nicht nur erforderliche.

Dieses Dokument enthält nur ein Signaturfeld – und zwar ein erforderliches, was durch das rote Sternchen angezeigt wird. In Dokumenten mit mehreren auszufüllenden Feldern können Sie durch die einzelnen Felder schalten.

4. Um eine Signatur anzuwenden, doppelklicken Sie auf das Feld, um das Signaturbedienfeld zu öffnen.

5. Geben Sie in das oberste Feld des Signaturbedienfelds Ihren Namen ein.

Ihnen stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, um die Signatur abzuschließen:

○ Typeset-Schriftart (Standardauswahl): Adobe Sign wendet auf den eingegebenen Namen eine schreibschriftähnliche Schriftart an.

○ Per Hand: Signieren Sie das Dokument mit der Maus, einem Eingabestift oder einem anderes Zeigegerät. Mit Ihrem Finger auf einem Tablet werden ausgezeichnete Ergebnisse erzielt.

○ Bild: Wenn Ihnen ein Bild Ihrer Signatur vorliegt, können Sie es hochladen.

○ Mobil: Mit der Option Mobil können Sie das Signaturfeld von Ihrem Desktop auf ein mobiles Gerät übertragen, sodass Sie Ihre Signatur mit einem einfacheren Gerät zeichnen können.

6. Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Signatur im Signaturfeld zu platzieren und zum Dokument zurückzukehren.

7. Nachdem alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Hier signieren am unteren Rand des Fensters.

Die Seite „Verwalten“ bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in vier Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Filter

B. Vereinbarungsliste

C. Vereinbarungswerkzeuge

Die verschiedenen Status-Ordner auf der klassischen Seite wurden in einer praktischeren Filterserie zusammengefasst, die die Vereinbarungen eines bestimmten Statustyps zurückgeben.  Im oberen Bereich befinden sich die Vereinbarungsfilter, die Vereinbarungen basierend auf dem aktuellen Status der Vereinbarung zurückgeben.

Es gibt zwei „aktive“ Status. In beiden wird nach dem Statusnamen das Volumen des Inhalts angegeben:

• In Bearbeitung (N): Vereinbarungen, die im Status „In Bearbeitung“ zurückgegeben werden, warten darauf, dass ein Teilnehmer seine Aktion abschließt. Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden nicht zurückgegeben.
• Warten auf Sie (M): Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden mit dem Filter „Warten auf Sie“ erfasst.

Es gibt drei „Terminal“-Status:

• Abgeschlossen: Vereinbarungen, die erfolgreich oder vollständig bearbeitet wurden.
• Abgebrochen: Vereinbarungen, die aus verschiedenen Gründen abgebrochen wurden. Dazu zählen: 
  • vom Absender abgebrochene Vereinbarungen
  • von einem Teilnehmer abgelehnte Vereinbarungen
  • Vereinbarungen, die aufgrund eines wiederholten Authentifizierungsfehlers beendet wurden
  • Vereinbarungen, die einem Systemfehler unterliegen, durch den die Vereinbarung nicht mehr verfügbar ist
• Abgelaufen: Vereinbarungen, die ein Ablaufdatum erreichen und automatisch geschlossen werden.

Es gibt einen Entwurfsstatus, der alle teilweise erstellten Vereinbarungen enthält.

Der untere Abschnitt ist für Vorlagen „übergeordneter“ Objekte vorgesehen.  Die „untergeordneten“ Vereinbarungen, die anhand dieser Vorlagen erstellt wurden, werden oben in den Status-Filtern für Vereinbarungen gefiltert.

Übergeordnete Objekte selbst sind keine Vereinbarungen, aber sie werden verwendet, um hohe Volumen mit einzelnen Vereinbarungen zu erzeugen. Diese übergeordneten Objekte beinhalten Folgendes:

• Vorlagen (Bibliotheksvorlagen): Alle Dokument- und Feldvorlagen, die in Ihrer Dokumentbibliothek verfügbar sind.
• Webformulare: Webformulare wurden zuvor als Widgets bezeichnet und sind Vereinbarungsvorlagen, die als Verknüpfungen bereitgestellt oder in Webseiten eingebettet werden können.  Webformulare werden vom Unterzeichner initiiert und generieren eine untergeordnete Vereinbarung für jeden Teilnehmer, der ein Formular ausfüllt.
• Mega Sign: Mega Sign-Vorlagen sind so konzipiert, dass sie ein hohes Volumen mit einzelnen Vereinbarungen erzeugen, die wie eine „normale“ Vereinbarung gesendet und signiert werden.

Der Hauptteil der Seite enthält eine Liste der Verträge, mit denen Sie zu tun haben.  Jeder Vertrag, der Ihre E-Mail-Adresse enthält, wird in dieser Liste angezeigt. Die Liste enthält nicht nur die von Ihnen initiierten Verträge, sondern auch die Verträge, die Sie zum Signieren/Genehmigen erhalten haben, sowie alle Verträge, bei denen Sie in CC gesetzt wurden.

Die Vereinbarungsliste wird immer nach der Dokumentstatusauswahl auf der linken Seite gefiltert.

Sie können die Inhalte der einzelnen Bereiche sortieren, indem Sie auf die Kopfzeilen am oberen Rand der Listen klicken. Wenn Sie erneut auf sie klicken, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.

Die einzelnen Datensätze enthalten die folgenden Informationen:

• Empfänger: Dieser Wert ist entweder der Name oder die E-Mail-Adresse des ersten Empfängers, der nicht der Absender ist.
  • Eine E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn der Empfänger noch nie ein Dokument über das Adobe Sign-System signiert hat.
  • Sobald während des Signiervorgangs ein Name eingegeben wird, wird die E-Mail-Adresse durch den Namen ersetzt.
• Firma: Wenn der erste Empfänger entweder über ein Signaturfeld oder durch Anmelden und Aktualisieren seines Profils einen Firmennamen eingibt, wird der Firmenname angezeigt.
  • Wenn Ihre Verträge keine Felder für Firmennamen enthalten, bleibt diese Spalte weitestgehend leer.
• Dokumenttitel: Die Bezeichnung Ihres Vertrags.
• Status: Wenn der Filter In Bearbeitung ausgewählt ist, lautet die zweite Spalte Status, die immer Zur Unterschrift versandt (bzw. Zur Genehmigung, Annahme usw. verwandt) sein sollte.
• Aktion: Beim Anzeigen des Filters Warten auf ... zeigt die zweite Spalte die ausstehende Aktion an (einschließlich eines Links zum Öffnen der betreffenden Vereinbarung).
• Absender: Bei der Anzeige der drei Endstatus (Abgeschlossen, Abgebrochen und Abgelaufen) zeigt die zweite Spalte den ursprünglichen Absender der Vereinbarung an.
• Änderungsdatum: Dieses Datum gibt das Datum der letzten Änderung an. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung der Vereinbarung als Sende- bzw. Signier-/Genehmigungsereignis.

Das Bedienfeld mit den Vertragswerkzeugen ermöglicht Ihnen den Zugriff auf einige Steuerelemente, die Ihnen dabei helfen, Ihre Verträge besser zu verwalten und zu verstehen.

• Ablaufdatum: Zeigt das automatische Stornierungsdatum der Vereinbarung an, falls festgelegt. Wenn Sie auf das Stiftsymbol klicken, können Sie diesen Wert festlegen oder bearbeiten.
• Anzeigen: Öffnet die anzuzeigende Vereinbarung.
• Vereinbarung ändern: Ermöglicht das Ersetzen der Dokumente, die der Vereinbarung zugeordnet sind, und/oder das Bearbeiten der Felder im Dokument. Nur zulässig, bevor der erste Empfänger seine Aktion durchführt.
  
• Erinnerung: Über diesen Link können Erinnerungen erstellt oder gelöscht werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde. Darüber hinaus können Sie eine Erinnerung in Echtzeit oder an einem bestimmten Datum senden.
• Freigeben: Wenn Sie ein Dokument über diese Funktion freigeben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Adresse und eine Nachricht einzugeben. Anschließend müssen Sie eine Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Zustand an diese E-Mail-Adresse senden und das Dokument der Registerkarte „Verwalten“ der angegebenen E-Mail-Adresse hinzufügen.
• Abbrechen : Die Vereinbarung wird storniert.
• PDF herunterladen: Lädt eine Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status herunter.
• Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen einzelner Dateien, wenn die ursprüngliche Vereinbarung mit mehreren Dateien erstellt wurde.
• Audit-Bericht herunterladen: Durch diesen Link wird ein erweiterter PDF-Bericht des Vereinbarungsverlaufs, einschließlich präziserer Parameter wie der IP-Adresse für jedes Event, erstellt.
• Hinweise: Sie können jedem Vertrag persönliche Notizen hinzufügen. Diese Notizen sind nur für Sie sichtbar und nicht für andere Benutzer oder Unterzeichner freigegeben.. Sie können Notizen in den Textfiltern durchsuchen.
• Empfänger ersetzen: Ermöglicht das Ersetzen des aktuellen Empfängers.
• Authentifizierung bearbeiten: -Ermöglicht das Ändern der aktuellen Authentifizierungsmethode für einen Empfänger. Kann verwendet werden, um ein Authentifizierungskennwort zurückzusetzen, wenn Sie es vergessen haben.
• Aktivität: Auf dieser Registerkarte finden Sie eine umfassende Liste aller Events, die durch die Vereinbarung erfasst wurden – vom Sendeereignis bis hin zum abschließenden Signierereignis.

Um einen neuen Bericht zu erstellen, navigieren Sie zur Seite „Berichte“, indem Sie auf die Registerkarte „Berichte“ klicken. Klicken Sie dann auf den Link Neuen Bericht erstellen.

Die Seite „Neuen Bericht erstellen“ wird angezeigt:

Beim Einrichten eines Berichts können die Ergebnisse über mehrere Parameter angepasst werden. Alle Parameter, die im Folgenden beschrieben werden, sind verfügbar. 

Das Erstellungsdatum ist der Zeitraum, den der Bericht einschließen soll. Verwenden Sie entweder einen der vier vorgegebenen Zeiträume (diese Woche, letzte Woche, dieser Monat, letzter Monat) oder geben Sie einen beliebigen Datumsbereich ein.

Mit diesem Parameter können Sie den Bericht für bestimmte Benutzer oder Gruppen ausführen. Wählen Sie einzelne oder mehrere aus oder führen Sie den Bericht für alle Benutzer des Kontos aus.

Über diese Option können bestimmte Dokumente ausgewählt und in den Bericht aufgenommen werden. Bei den in diesem Feld aufgelisteten Dokumenten handelt es sich um die Bibliotheksdokumente, die für das Konto verwendet werden. Einzelne einmalige Dokumente werden hier nicht aufgeführt. 

Dieser Parameter wird verwendet, um Dokumente ein- oder auszuschließen, die eine vorgegebene Variable enthalten bzw. nicht enthalten. Sie können festlegen, ob die eingegebene Zeichenfolge enthalten sein soll oder nicht.

Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, werden Mega-Signatur-Verträge in den Bericht aufgenommen.

Über die Ansicht „Leistungsziele“ können Sie Grenzwerte für die Leistung festlegen. Die gemessene Leistung wird im fertigen Bericht angezeigt.

Standardmäßig ist der Benchmark-Parameter für Berichte deaktiviert. Klicken Sie auf den Link „Berichteinstellungen“, um ihn zu aktivieren.

Benchmarking bietet eine ergänzende Methode zur Verfolgung des Fortschritts bei Verträgen und Signierraten. 

Jede aktivierte Option (nach Datum, Absender, Gruppe, Formular, Arbeitsablauf und Signaturtyp) bietet einen anderen Diagrammtyp für den Bericht.

Die Parameter in diesem Bereich werden verwendet, um die Diagramme im Bericht zu ändern. Wenn Sie die Standardparameterwerte ändern, kann dies den Berichtvorgang beschleunigen.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Bericht ausführen klicken, wird der Bericht basierend auf Ihren Parametern generiert. Für Ihren Bericht stehen mehrere Aktionen zur Verfügung.

Klicken auf diesen Link gleicht einer Aktualisierung der Seite. Der neue Bericht enthält die letzten Transaktionen und Aktivitäten.

Wenn Sie den Bericht speichern, können Sie ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen.

Durch die Freigabe des Berichts können Sie die Berichtergebnisse an andere Personen senden. Sie müssen nur ihre E-Mail-Adressen und eine Nachricht eingeben.

Durch das Festlegen eines Zeitplans für diesen Bericht wird er mit den gleichen Parametern in der von Ihnen vorgegebenen Häufigkeit ausgeführt.

Nach dem Klicken auf diesen Link werden Sie aufgefordert, eine CSV-Datei zu öffnen oder zu speichern. CSV-Dateien können in Excel geöffnet werden und alle Transaktionsinformationen für die im Bericht enthaltenen Verträge werden in verschiedenen Spalten kategorisiert.

Durch Klicken auf diesen Link öffnen Sie eine druckerfreundliche Version des Berichts.

Auf die Authoring-Umgebung greifen Sie folgendermaßen zu:

• Senden eines neuen Dokuments und Aktivieren des Kontrollkästchens Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“ auf der Seite Senden

• Bearbeiten eines Dokumententwurfs auf der Seite Verwalten

• Erstellen einer neuen Vorlage oder eines neuen Webformulars über die Startseite

• Bearbeiten eines vorhandenen Bibliotheksdokuments oder Webformulars über die Seite Verwalten

○ Sie können nur diejenigen Vorlagen bearbeiten, die Sie hochgeladen haben. Die zweite Vorlage im folgenden Bild wurde von einem anderen Benutzer freigegeben und kann daher nicht bearbeitet werden.

Beachten Sie nach dem Start die fünf Hauptbereiche der Authoring-Umgebung:

A. Formularfeldvorlage: Diese Option wird nur dann angezeigt, wenn Sie mindestens eine Formularfeldvorlage erstellt und in der Bibliothek gespeichert haben.

B. Feldlayout und -ausrichtung: Diese Option zeigt die Symbolleiste zur Festlegung von Größe und Ausrichtung des Formularfelds an.

C. Empfänger auswählen (Rolle): Diese Dropdown-Liste enthält die Empfänger des Vertrags.

D. Formularfeldreiter: Über diese Reiter können Sie Felder auswählen und Ihrem Dokument hinzufügen.

E. Zoomen und Zurücksetzen: Mit diesen Werkzeugen können Sie das Dokument vergrößern oder verkleinern und alle Felder auf die Anfangswerte beim ersten Start der Authoring-Umgebung zurücksetzen.

Wenn Sie für Ihr Dokument eine Formularfeldvorlage erstellt haben, können Sie diese Vorlage mit diesen Werkzeugen auswählen und anwenden.

Die Dropdown-Listen enthält die zur Verfügung stehenden Formularfeldvorlagen und Sie können wählen, auf welcher Seite die Vorlage beginnen soll.  Sie können auch mehrere Vorlagen anwenden.

Diese Menüoption zeigt die Werkzeuge zur Ausrichtung und Größenänderung von Feldern im Verhältnis zueinander an. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf mehrere Felder oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie mit der Maus einen Bereich aus, um die Felder als Gruppe anzupassen.

Über die sechs Symbole auf der linken Seite richten Sie die Felder am oberen Rand, an der horizontalen Mittellinie, am unteren Rand, am linken Rand, an der vertikalen Mittellinie und am rechten Rand aus (von links nach rechts betrachtet). 

Über die folgenden drei Symbole wählen Sie für alle Felder dieselbe Breite, Höhe oder beides. 

Ausrichtung und Größenänderung basieren auf dem zuerst ausgewählten Feld.

Das wohl wichtigste Element der Formularerstellung ist die Zuweisung der verschiedenen Empfänger zu den Feldern, die von ihnen ausgefüllt werden müssen. Wenn Sie zuerst die Empfänger aus der Liste Empfänger auswählen, werden alle weiteren Felder des Formulars automatisch mit diesem Empfänger verknüpft. Ändern Sie den Empfänger und alle neu hinzugefügten Felder werden mit diesem neuen Empfänger verknüpft.

Sobald sich ein Feld in einem Dokument befindet, können Sie den Empfänger, dem das Feld zugewiesen ist, ändern, indem Sie per Doppelklick auf das Feld das Feldmenü öffnen und den Empfänger über die Dropdown-Liste ändern.

Alle Felder, die in Adobe Sign verfügbar sind, finden Sie über die Menüs in der rechten Navigationsleiste. Diese Felder sind nach Verwendung und Feldtyp kategorisiert und die Höhe und Breite der meisten Felder kann entsprechend Ihrem Formular angepasst werden.

• Signatur: Dieses Feld wird von Unterzeichnern zum Signieren des Vertrags verwendet. Für jeden Unterzeichner eines Dokuments muss mindestens ein erforderliches Signaturfeld ohne Bedingungen vorhanden sein.
• Digitale Signatur: In diesem Feld platzieren Unterzeichner ihre digitale Signatur. Dieses Feld muss in den Kontoeinstellungen aktiviert werden, bevor es als Option angezeigt wird.
• Initialen: In dieses Feld fügen Unterzeichner ihre Initialen ein. Diese Felder sind kein Ersatz für ein Signaturfeld. Felder für Initialen sind standardmäßig erforderlich. Diese Einstellung kann jedoch geändert werden.
• Signaturblock: Eine Ansammlung von Feldern, die für den Unterzeichner erforderlich sind. Wenn Ihre Kontoeinstellungen Titel und Unternehmen des Unterzeichners erfordern, werden die Felder dem Signaturblock hinzugefügt. Dieser umfasst mindestens die Signatur- und E-Mail-Felder.

Trotz der Bezeichnung Informationsfelder für Unterzeichner können diese Felder jedem Teilnehmer zugewiesen werden – auch Genehmigern.  Diese Felder enthalten Informationen über den Empfänger, dem sie zugewiesen sind. Sie werden nicht verwendet, um zusätzliche Informationen zu erfassen, die den Empfänger identifizieren.

• Titel: Ein erforderliches Feld für den Unterzeichner oder Genehmiger zur Eingabe der Stellenbezeichnung. Wenn der Unterzeichner oder Genehmiger ein registrierter Benutzer von Adobe Sign ist, wird dieses Feld automatisch mit Informationen aus den Profilinformationen dieser Person ausgefüllt.
• Firma: Ein erforderliches Feld für den Unterzeichner oder Genehmiger zur Eingabe des Unternehmens. Wenn der Unterzeichner oder Genehmiger ein registrierter Benutzer von Adobe Sign ist, wird dieses Feld automatisch mit Informationen von der Seite „Mein Profil“ dieser Person ausgefüllt.
• Unterzeichnername: Ein schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit dem Namen ausgefüllt wird, der vom Unterzeichner oder Genehmiger bei der Signatur eingegeben wird. Wenn der Unterzeichner oder Genehmiger ein registrierter Benutzer von Adobe Sign ist, wird dieses Feld automatisch mit Informationen von der Seite „Mein Profil“ dieser Person ausgefüllt.
• E-Mail: Ein schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit der E-Mail-Adresse des Empfängers ausgefüllt wird, an den der Vertrag gesendet wurde.
• Datum: Ein schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit dem Datum ausgefüllt wird, an dem der Vertrag geöffnet, signiert oder genehmigt wird. Dieses Feld sollte nicht für benutzerdefinierte oder eingegebene Daten verwendet werden.

• Textfeld: Ein leeres Textfeld, mit dem speziell formatierte Daten erfasst werden können Bei Konten für Adobe Sign – Business und Adobe Sign – Enterprise können Textfelder außerdem als Komponenten von Feldberechnungen sowie für bedingte Logikfelder verwendet werden.

• Dropdown-Feld: Ein Objekt, das zur Erstellung von Auswahllisten für den Empfänger verwendet wird Jedes Dropdown-Menü muss mindestens eine Option enthalten und weder die Optionen noch die Exportwerte dürfen leer sein.
• Kontrollkästchen: Ein Objekt, das vom Unterzeichner aktiviert und deaktiviert werden kann Diese Objekte sind für Anwendungsfälle, in denen alle zutreffenden Optionen ausgewählt werden sollen, optimal geeignet.
• Optionsschalter: Ein Objekt, das als Gruppe eingefügt werden muss Aus dieser Gruppe kann der Unterzeichner nur eine Option auswählen. Diese Objekte sind für Anwendungsfälle, in denen ausschließlich eine Option ausgewählt werden muss, optimal geeignet.

• Dateianhang: Ein Feld, das zur Erfassung von Dateien von Empfängern verwendet wird Es kann für Dokumente wie Lebensläufe oder Ausweisbilder verwendet werden.
• Hyperlink: Ein transparentes Objekt für Texte, die mit einer URL oder einer anderen Seite in einem Vertrag verknüpft werden sollen Hierbei kann es sich auch um einen Link von einem Vertrag zu einer externen Webseite handeln.

• Teilnahmestempel: Ein Stempel, der nach der Signatur des Vertrags durch den zugewiesenen Empfänger angewendet wird. Der Stempel enthält den Namen des Empfängers, den Zeitpunkt der Signatur und die E-Mail-Adresse.
• Vorgangsnummer: Ein Stempel, der auf das fertige, signierte PDF-Dokument angewendet wird. Diese Nummer wird als Referenznummer für den Vertrag verwendet.

Nach dem Hinzufügen der neuen Formularfelder zu Ihrem Vertrag können Sie eine Kopie des Vertrags in Ihrer Bibliothek speichern, bevor Sie den Vertrag zur Signatur senden.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Dokumentenbibliothek speichern unten rechts im Authoring-Fenster, bevor Sie auf Senden klicken, um den geänderten Vertrag zu Ihrer Bibliothek hinzuzufügen.

Zuerst wird das Dokument in der Bibliothek gespeichert.

Anschließend wird Ihr Vertrag zur Signatur gesendet.

Die verbleibenden Optionen ermöglichen Ihnen das Vergrößern und Verkleinern des Dokuments, das Zurückzusetzen oder Löschen aller hinzugefügter Felder sowie das Speichern/Senden des Dokuments im aktuellen Zustand. Die Schaltfläche „Speichern“ wird nur dann angezeigt, wenn Sie ein Bibliotheksdokument erstellen. Ansonsten wird die Schaltfläche „Senden“ angezeigt.

Ein bewährtes Verfahren besteht darin, Bibliotheksdokumente häufig zu speichern. Wenn Sie die Authoring-Umgebung verlassen, wird das Dokument automatisch gespeichert. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt von der Seite „Verwalten“ aus darauf zugreifen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite. Klicken Sie dann auf Wiederverwendbare Vorlage erstellen.

Die Seite Erstellen einer Bibliotheksvorlage wird angezeigt.

2. Geben Sie im Feld Vorlagenname einen Namen für die Vorlage ein. Der Name kann später bei Bedarf geändert werden.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um auf Ihrem lokalen System zu der Datei zu navigieren, die zur Erstellung der wiederverwendbaren Vorlage verwendet werden soll. Wenn Sie ein wiederverwendbares Dokument erstellen, wird diese Datei samt Inhalt verwendet. Wenn Sie eine wiederverwendbare Formularfeldebene erstellen, wird der Inhalt der Datei für die Vorlage nicht berücksichtigt.

4. Wählen Sie die entsprechende Vorlagenoption aus: Als wiederverwendbares Dokument erstellen, Als wiederverwendbare Ebene für Formularfelder erstellen oder beide Optionen.

5. Wählen Sie die passende Berechtigungsoption für die Freigabe der Vorlage aus.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder in der Vorschau anzeigen oder hinzufügen. Das Authoring- Erlebnis wird angezeigt. 

7. Platzieren Sie die erforderlichen Felder für die gewünschten Teilnehmer, indem Sie sie per Drag-and-drop von den Formularfeldregisterkarten auf das Dokument ziehen.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, nachdem Sie die gewünschten Felder hinzugefügt haben.

Die Vorlage wird jetzt im Bereich Vorlagen auf der Seite Verwalten angezeigt. Wenn Sie die Vorlage über die entsprechenden Berechtigungen für Benutzer in Ihrer Gruppe oder innerhalb Ihres Unternehmens freigegeben haben, wird die Vorlage jetzt auch im Bereich Vorlagen auf der Seite Verwalten dieser Benutzer angezeigt, und die Benutzer können sie beliebig häufig zum Senden verwenden.

Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen muss ein Vertrag eventuell von mehreren Empfängern bearbeitet werden. Beispielsweise könnte es vorkommen, dass ein Vertrag von zwei Personen signiert und von einer weiteren Person genehmigt oder an einen zusätzlichen Unterzeichner delegiert werden muss. Beim Senden an mehrere Empfänger stehen Ihnen zusätzliche Optionen für die Weiterleitung (sequenzielles, paralleles oder Hybrid-Routing) des Vertrags zur Verfügung. 

Dieser Vorgang läuft genau so ab, wie es der Name bereits vermuten lässt. In diesem Fall müssen nur Sie ein Dokument signieren und an eine oder mehrere Personen senden. Eventuell müssen Sie eine signierte W-9 oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder beides an eine oder mehrere Personen senden. Sie können das signierte Dokument an sich selbst senden, sofern Sie nicht dieselbe E-Mail-Adresse wie die für die Anmeldung verwenden. Das liegt daran, dass eine Kopie des signierten Dokuments gespeichert wird und Sie über die Registerkarte „Verwalten“ darauf zugreifen können. Beachten Sie, dass die Funktion „Ausfüllen und unterschreiben“ nur auf der Startseite verfügbar ist.

1. Klicken Sie auf der Startseite auf Ein Dokument ausfüllen und unterschreiben.

3. Geben Sie einen Vereinbarungsnamen ein.

4. Ziehen Sie die Datei, die Sie signieren möchten, per Drag & Drop oder klicken Sie auf den Link Dateien hinzufügen, um das Dokument in Ihrem lokalen System oder Netzlaufwerk zu suchen bzw. daraus anzuhängen.

5. Klicken Sie auf Weiter.

6. Die Seite Ausfüllen und signieren wird geladen.

                Platzieren Sie den Inhalt (Text, Häkchen, Signaturen) nach Bedarf.

7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig.

8. Die Seite nach dem Signieren wird mit Optionen zum Senden des Dokuments, Herunterladen einer Kopie, Anzeigen des Dokuments auf der Seite „Verwalten“ oder zum Signieren eines anderen Dokuments angezeigt.

Der Mega-Signatur-Vorgang ermöglicht Ihnen das Senden eines Dokuments an Hunderte von Personen gleichzeitig. Jeder Unterzeichner signiert eine eigene Kopie des Dokuments und die einzelnen Verträge werden an Sie zurückgesendet. Dieser Vorgang kann dabei von Nutzen sein, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Personaldokumente oder Einverständniserklärungen zu erfassen. Der Link zur Mega-Signatur-Funktion ist auf der Startseite zu finden.

Für den Mega-Signatur-Vorgang geben Sie entweder die E-Mail-Adressen der Empfänger in das Feld „An:“ ein oder laden eine CSV-Datei mit den Daten der Empfänger hoch. Wenn Sie eine CSV-Datei verwenden, können Sie die Daten der einzelnen Empfänger bereits im Voraus eingeben. Auf diese Weise können Sie die Feldinformationen für die einzelnen Personen anpassen. Beispielsweise können Sie die Nachricht in der E-Mail anpassen, die an jeden Unterzeichner gesendet wird, um diese aufzufordern, das Dokument zu signieren.

Webformulare sind gehostete Dokumente, die von allen Personen signiert werden können, die Zugriff auf sie haben. Sie sind ideal für Anmeldebögen, Verzichtserklärungen oder jegliche Dokumente geeignet, auf die viele Personen online zum Zwecke der Signatur zugreifen können.

Sie können Webformulare in zwei verschiedenen Formularen als JavaScript oder URL generieren. Die JavaScript-Option enthält den Code, der benötigt wird, um das Webformular in Ihre Website einzubetten. Die URL-Option stellt eine von Adobe Sign gehostete Internetadresse zur Verfügung, die von Absendern verwendet werden kann, um das Dokument signieren zu lassen. Der Link zum Erstellen von Webformularen ist auf der Startseitezu finden.

Zwar läuft die Signatur mit Webformular genauso wie eine normale Transaktion über Adobe Sign, allerdings können Webformulare nur von einem Unterzeichner signiert und von einer beliebigen von Ihnen benannten Person gegengezeichnet werden. 

Verwenden Sie das intuitive Dashboard von Adobe Sign-Manager, um über Ihr Mobilgerät Verträge senden und signieren zu lassen. Das neue Dashboard läuft reibungslos unter iOS 9 und iPad Pro. Das verbesserte Sendeerlebnis vereinfacht das Senden von Dokumenten zum Signieren. 

Laden Sie die App hier herunter.

Die Adobe Sign-Manager-App für Android ist ebenso wie Acrobat Mobile in 19 Sprachen verfügbar.

Laden Sie die App hier herunter.