Stelle sicher, dass deine signierten Dokumente auch nach Jahrzehnten noch lesbar, zugänglich und kompatibel sind.
PDF/A ist ein spezialisiertes Format, das für die langfristige Dokumentenspeicherung entwickelt wurde. Es schränkt Funktionen wie Verschlüsselung, externe Schriftarten und nicht unterstützte Multimedia-Inhalte ein, damit die Dateien in sich geschlossen und langfristig zugänglich bleiben.
Die Verwendung von PDF/A unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, schützt die Dokumentintegrität und vermeidet zukünftige Probleme mit dem Dateiformat. Acrobat Sign gewährleistet die Einhaltung der PDF/A-Vorschriften während des gesamten Arbeitsablaufs – vom Hochladen über die Signatur bis hin zur Datenspeicherung.
PDF-/A-Workflows sind insbesondere für Organisationen mit langfristigen Archivierungsbedürfnissen nützlich, z. B. in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen und Behörden.
Vorteile der Verwendung von PDF-/A-Workflows
- Einhaltung von Compliance- und Aufbewahrungsvorschriften
- Beibehaltung einer lesbaren, stabilen Dokumentenformatierung
- Vermeidung von Kosten für die Neuformatierung oder Migration von archivierten Dateien
- Erhöhtes Vertrauen in die Integrität von signierten Dokumenten
Acrobat Sign unterstützt die Konvertierung von Dateien in die Dateitypen PDF/A-2B oder PDF/A-3B.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Deaktiviert; Nicht konfigurierbar
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
- Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt
Konfigurationsumfang:
Admins können diese Funktion auf Konto- und Gruppenebene aktivieren.
Diese Funktion kannst du über das Administrations-Konfigurationsmenü aufrufen, und zwar über Globale Einstellungen > PDF/A-Workflows.
Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
Durch die Aktivierung von PDF/A-Workflows erhalten Admins Zugriff auf PDF/A-Steuerelemente. Außerdem wird Acrobat Sign angewiesen, Dateien zu validieren und in das Format PDF/A zu konvertieren.
Wenn die Normalisierung aktiviert ist, müssen Admins eine der beiden Konformitätsstufen auswählen, in die die Dateien von Acrobat Sign konvertiert werden sollen. Dies ist die Standardstufe für alle Vereinbarungen, die bei deaktivierter Normalisierung erstellt werden:
| Konformitätsstufe | Beschreibung | Am besten geeignet für |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Bewahrt das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments für die langfristige Archivierung. Stellt sicher, dass Text, Schriftarten, Bilder und Farben im Laufe der Zeit konsistent bleiben. Dies ist die am häufigsten verwendete Stufe für die Compliance. |
Allgemeine Compliance- und Standard-Archivierungsanforderungen. |
| PDF/A-3b | Bietet die gleiche visuelle Bewahrung wie 2b, ermöglicht aber auch das Einbetten von Nicht-PDF/A-Dateien (wie XML, CSV oder Tabellenkalkulationen) in das PDF für zusätzliche Aufzeichnungszwecke. | Organisationen, die Quelldaten oder ergänzende Dateien zusammen mit dem signierten PDF speichern müssen. |
PDF/A-Normalisierung aktivieren, um hochgeladene Dateien aktiv in die ausgewählte Konformitätsstufe zu konvertieren.
- PDF-Dateien werden validiert und in die ausgewählte Konformitätsstufe konvertiert. Hochgeladene PDFs mit der ausgewählten Konformitätsstufe werden bewertet und bei Bedarf repariert.
- Wenn PDF/A-Workflows aktiviert sind aber die Normalisierung nicht, wird jede hochgeladene Datei von Acrobat Sign evaluiert, und die Konformitätsstufe der ersten mit einem unterstützten Standard hochgeladenen PDF/A-Datei wird übernommen.
- Liegt keines der hochgeladenen PDF-Dokumente in PDF/A ist vor, erhält die Vereinbarung die Konformitätsstufe, die standardmäßig in den Steuerelementen ausgewählt ist.
Wenn Dateien in den ausgewählten Dateistandard konvertiert und validiert werden, können Fehler auftreten. Diese Fehler können verschiedene Ursachen haben und den Vereinbarungsprozess zum Stillstand bringen.
Wenn die Option zum Ignorieren der Validierungsfehler aktiviert ist, wird Acrobat Sign die Fehler außer Acht lassen und mit der Erstellung der Vereinbarung fortfahren. Diese Vereinbarungen sind möglicherweise nicht vollständig PDF/A-konform und sollten aus keinem Grund als solche behandelt werden.
In einer solchen Situation müssen Benutzende ihre ursprüngliche Datei so umformatieren, dass keine Fehler mehr entstehen.
Die häufigsten Fehler sind, dass das Originaldokument:
- Enthält Fonts, die nicht auf der Liste der unterstützten Fonts stehen.
- Ein anderes Farbschema als sRGB verwendet.
Die Optionen für Administrierende für den Kennwortschutz für signierte Dokumente werden geändert, um jede Option zu unterdrücken, mit der ein Passwort für das Siegel angewendet werden kann:
Sowohl in der Oberfläche für Signaturen anfordern als auch für Workflow Designer wird die Option zum Hinzufügen eines Kennworts auf Benutzendenebene entfernt:
Acrobat Sign unterstützt das Bearbeiten oder Signieren von PDF-/A-Dokumenten nicht.
Wenn du PDF-/A-Workflows aktivierst, wird die Option Mit Acrobat herunterladen und signieren für digitale Signatur-Workflows deaktiviert. Vereinbarungen müssen mithilfe cloudbasierter Signaturen signiert werden.
Acrobat Sign unterstützt nicht das Herunterladen und physische Signieren einer Vereinbarung.
Wenn Sie PDF-/A-Workflows aktivieren, wird die Option Mit Acrobat herunterladen und signieren für digitale Signatur-Workflows automatisch deaktiviert. Vereinbarungen müssen mithilfe cloudbasierter Signaturen signiert werden.
Verwendung
Wenn diese Option aktiviert ist, enthält der PDF/A-Workflow Validierungsschritte, um die vollständige Kompatibilität zu gewährleisten:
- Die Konvertierung von Word-Dokumenten wird unterstützt. Nicht-PDF-Dokumente werden zunächst in ein PDF konvertiert und dann in die ausgewählte PDF/A-Konformitätsstufe umgewandelt.
- PDF-Dokumente werden gegen die ausgewählte Konformitätsstufe validiert: PDF/A-2b oder PDF/A-3b.
- Dateien, die den PDF-/A-Anforderungen entsprechen, werden während des gesamten Signiervorgangs akzeptiert und erhalten.
- Wenn die Validierung eines Dokuments fehlschlägt, wird die Vereinbarung blockiert und eine Fehlermeldung angezeigt:
- {File Name}: Datei entspricht nicht der PDF/A-Spezifikation – gibt an, dass die hochgeladene Datei die Anforderungen für PDF/A-2b nicht erfüllt.
- {Dateiname}: Datei kann nicht hochgeladen werden: Gibt an, dass durch Passwortschutz oder Verschlüsselung das Hochladen der Datei blockiert wird.
Das signierte Dokument und sein Audit-Bericht enthalten einen Compliance-Marker, der den PDF/A-Status kennzeichnet.
Audit-Berichte und Aktivitätsprotokolle
Bei PDF/A-Workflows wird ein Audit-Ereignis generiert, das anzeigt, dass die Vereinbarung PDF/A-kompatibel ist und wie hoch die PDF/A-Konformität ist.
- Der Prüfbericht selbst ist ebenfalls PDF/A-konform.
- Das Aktivitätsprotokoll enthält außerdem einen Hinweis auf die Einhaltung der PDF/A-Richtlinien.
Wissenswertes
PDF/A-Konformität erzeugt Einschränkungen für bestimmte Acrobat Sign-Funktionen:
- Kennwortschutz ist für PDF-/A-Vereinbarungen deaktiviert.
- Die Option zum Hinzufügen des Kennwortschutzes für signierte Dokumente zu einer Vereinbarung (über die Vereinbarungseinstellungen oder den Workflow Designer) wird unterdrückt, um die Anwendung eines Kennworts zu verhindern.
- Die Optionen im Administrierenden-Menü, die ein Kennwort für signierte Dokumente verlangen, werden geändert, um alle Optionen zu entfernen, die Kennwörter zulassen.
- Verschlüsselung ist deaktiviert, selbst wenn die Verschlüsselung kein Kennwort zum Entschlüsseln des Dokuments erfordert. Signierte PDF-/A-Dokumente werden nach dem Herunterladen nicht verschlüsselt.
- Das Farbschema muss sRGB sein. Die Konvertierung kann fehlschlagen, wenn in dem Originaldokument ein anderes Farbschema als sRGB angegeben ist, etwa CMYK.
- Eingebettete Fonts: Dokumente dürfen nur eingebettete Fonts enthalten. Wenn Benutzende ein Nicht-PDF-Dokument bereitstellen, das von Acrobat Sign in eine PDF-Datei konvertiert werden kann, dürfen in diesem Dokument nur unterstützte Fonts verwendet werden.
- In Acrobat Sign kann nur ein Font aus dem Satz von Fonts eingebettet werden, die für die Bearbeitung der Dokumente verwendet werden.
- Acrobat Sign kann keine nicht lizenzierten Fonts einbetten.
Unterstützte Fonts
Adobe Acrobat Sign unterstützt diese Font-Kategorien für PDF/A:
- Microsoft Office Fonts – Die Fonts, die standardmäßig in einer Microsoft Office-Installation enthalten sind, werden unterstützt.
Zusätzlich unterstützte Fonts
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
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- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
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- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
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- Ryo Gothic Standard
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