Adobe Sign für Salesforce: Arbeiten mit Vereinbarungen im Batch-Betrieb

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Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2022 | Gilt auch für Adobe Acrobat Sign

Sie können Agreementdatensätze im Batch-Betrieb mithilfe der Registerkarte „Batch-Vereinbarungen“ erstellen. Sie können die zu verwendende Vereinbarungsvorlage auswählen und anschließend eine Abfrage eingeben, um die Datensätze für das Masterobjekt einzuschränken. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Vereinbarungen erstellen“ klicken, wird für jeden dieser abgefragten Datensätze ein Vereinbarungsdatensatz gemäß der von Ihnen angegebenen Vereinbarungsvorlage erstellt.

Erstellen von Vorlagen als Batch

So erstellen Sie Vorlagen im Batch-Betrieb:

1. Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links im Fenster.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Batch-Vereinbarungen. Wenn die Registerkarte nicht angezeigt wird, verwenden Sie das Registerkarten-Dropdown-Feld auf der rechten Seite.

Die Seite Vorlagen als Batch erstellen wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Dropdownmenü „Vereinbarungsvorlage auswählen“ die Vereinbarungsvorlage aus, die zum Erstellen der Batch-Vereinbarungen verwendet werden soll. Der Masterobjekttyp wird gemäß der ausgewählten Vorlage aufgefüllt.

4. Geben Sie eine Abfrage in das Feld Datensatzabfrage eingeben ein, um die Liste der Datensätze einzuschränken, die zum Erstellen eines Vereinbarungsdatensatzes verwendet werden sollen. Nachfolgend sind einige Beispiele für Abfragen aufgeführt:

Auswahl aller Opportunities:

○ SELECT Id from Opportunity

Auswahl aller Leads, die aus telefonischen Anfragen der Firma Acme stammen:

○ SELECT Id from Lead where LeadSource = 'Phone Inquiry' and Email LIKE '%acme.com'

Auswahl aller Kontakte potenzieller Kunden (d. h. Kunden vom Typ „Prospect“), die seit gestern erstellt wurden und nicht den Erhalt von E-Mails abbestellt haben („Opt-out“):

○ SELECT Id from Contact where Type = 'Prospect' and CreateDate > YESTERDAY and HasOptedOutOfEmail = false

Auswahl aller Leads aus einer Dreamforce-Kampagne aus dem Jahr 2014:

○ SELECT Id from Lead where Campaign.Name = '2014 Dreamforce Campaign'

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vereinbarungen erstellen. Eine Meldung über den übermittelten Batch wird angezeigt.

Meldung zur Bestätigung, dass Vereinbarungen erstellt wurden

Sobald Vereinbarungen erstellt und übermittelt wurden, können Sie diese in der Vereinbarungsobjekt-Listenansicht anzeigen.

Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungen.
Klicken Sie auf den Pfeil nach unten (▼) und wählen Sie im Menü die Option ALLE.

Wählen Sie in der Registerkarte „Vereinbarungen“ die Option „Alle“ aus.

Alle Vereinbarungen werden aufgelistet.

Mithilfe der Spaltenköpfe können Sie Vereinbarungen nach dem Namen oder dem Status sortieren.

Senden, Aktualisieren und Verwalten von Vorlagen im Batch-Betrieb

In der Vereinbarungsobjekt-Listenansicht haben Sie nun die Möglichkeit, Batch-Aktionen durchzuführen (bis zu 200 Aktionen auf einmal an einem beliebigen Vereinbarungsdatensatz). Dazu gehören die folgenden Aktionen:

Ändern des Eigentümers
Vertrag abbrechen
Vertrag löschen
Vereinbarung senden
Erinnerung senden
Vereinbarung aktualisieren

Wenn Sie Version 18 oder früher des Pakets Adobe Sign für Salesforce verwenden, besteht der erste Schritt zur Batch-Verwaltung von Vereinbarungen darin, die oben aufgeführten Schaltflächenoptionen anzuzeigen. (In Version 19 sind diese Optionen standardmäßig konfiguriert.)

So deaktivieren Sie diese Funktion:

Navigieren Sie zu Einrichtung > Einrichten > Erstellen > Objekte.
Klicken Sie auf die Beschriftung für das Objekt Agreement

3. Klicken Sie oben auf der Seite auf den Link Suchlayouts, um zu diesem Abschnitt zu springen.

4. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten für die Listenansicht Vereinbarungen

5. Wählen Sie die Schaltflächen für Batch-Aktualisierungen aus, die Sie Ihrer Vereinbarungsliste hinzufügen möchten, und fügen Sie diese dem Abschnitt Ausgewählte Schaltflächen hinzu.

6. Klicken Sie auf Speichern.

So ändern Sie mehrere Vereinbarungen auf einmal:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungen, um die Liste der Vereinbarungen zu öffnen.

2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten (▼) und wählen Sie im Menü die Option ALLE.

3. Wählen Sie die einzelnen Vereinbarungen aus, an denen Sie die Aktion durchführen möchten.

○ Wenn Sie das Kästchen aktivieren, das sich oben neben Vereinbarungsname befindet, werden sämtliche Datensätze in der aktuellen Ansicht ausgewählt.

4. Klicken Sie auf die Aktion, die durchgeführt werden soll.

Hinweis:

Bestimmte Aktionen sind nicht zulässig. So können Sie beispielsweise eine Vereinbarung nicht stornieren, die bereits unterschrieben wurde. Sie können keine Vereinbarung senden, die bereits gesendet wurde. Wenn Sie versuchen, diese Aktionen durchzuführen, wird auf der Seite zu dem Vereinbarungsdatensatz eine Fehlermeldung angezeigt.

Nachdem Sie auf den Aktionslink geklickt haben, wird die Seite aktualisiert und zeigt eine Zusammenfassung der Aktion sowie die enthaltenen Vereinbarungen an.

5. Klicken Sie auf Senden, um die Aktion auszuführen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, werden Sie möglicherweise gefragt, ob die gewünschte Aktion wirklich ausgeführt werden soll. Wenn ja, klicken Sie auf OK.

Eine Meldung wird angezeigt, die bestätigt, dass die Aktion verarbeitet wird.