Konfigurieren Sie Adobe Sign zum Senden von Vereinbarungen mithilfe von Chatter oder Salesforce Mobile Web.
Sie können Vereinbarungen von der Startseite, dem Opportunity-, Account- oder Kontaktfeed über die Adobe Sign-Publisher-Aktion zur Signatur senden. Die Adobe Sign-Aktion wird sowohl in der mobilen Chatter-App als auch in der Salesforce-App – sowie in den mobilen Versionen – verwendet.
Adobe Sign für Chatter
Adobe Sign für Salesforce ist Chatter-kompatibel. So erhalten Sie in folgenden Situationen Chatter-Updates in Echtzeit:
- Versenden, Anzeigen, Signieren, Ablehnen, Annullieren oder Nichtzustellung der Vereinbarung
- Ablauf der Vereinbarung oder Senden von Erinnerungen
- Erhalt einer Vereinbarung, die Sie unterzeichnen müssen
So bleiben Sie mit Chatter-Updates zu Vereinbarung, Konto, Vertrag und Opportunity auf dem Laufenden. Arbeiten Sie über das gesamte Unternehmen hinweg zusammen, um mehr Geschäfte abzuschließen.
Sie können Vereinbarungen auch direkt aus Chatter-Publisher-Aktionen heraus versenden.
Nach der Installation von Adobe Sign für Salesforce können Sie konfigurieren, welche Chatter-Updates Sie Ihren Benutzern anzeigen lassen möchten.
1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
○ Wählen Sie Adobe Sign-Chatter-Einstellungen aus.
○ Klicken Sie auf Verwalten.
○ Klicken Sie auf Neu.
○ Konfigurieren Sie die erforderlichen Einstellungen. Eine Liste der unten aufgeführten Einstellungen finden Sie unter Benutzerdefinierte Chatter-Einstellungen.
Sie sollten nur einen Satz mit Chatter-Einstellungen für Ihre Organisation definieren. Sie können die Einstellungen auch benennen.
2. Aktivieren Sie Salesforce, damit Unterzeichner in Ihrem Unternehmen persönliche Chatter-Nachrichten erhalten können, wenn ihnen ein Dokument zum Signieren vorliegt. Hierzu müssen Sie wie folgt eine neue Remotesite erstellen:
a. Navigieren Sie zu Setup > Einstellungen > Sicherheit > Remotesite-Einstellungen.
b. Klicken Sie auf Neue Remotesite.
c. Geben Sie einen eindeutigen alphanumerischen Remotesite-Namen ein.
► Er muss mit einem Buchstaben beginnen.
► Er darf Unterstriche enthalten, jedoch nicht auf einen Unterstrich enden.
► Unterstriche dürfen nicht direkt nebeneinander stehen.
► Der Name darf keine Leerzeichen enthalten.
d. Geben Sie eine Remotesite-URL an, indem Sie den ersten Teil Ihrer Webseiten-URL (z. B. https://abchostname.salesforce.com) mit der Salesforce-Organisationsdomäne kopieren. Diese URL kann zwischen verschiedenen Organisationen abweichen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtige URL für Ihre Organisation eingeben.
e. Klicken Sie auf Speichern.
3. Vergewissern Sie sich wie folgt, dass Chatter-Feeds für den Vereinbarungsdatensatz aktiviert sind:
a. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Chatter > Feedverfolgung.
b. Wählen Sie in der linken Leiste in der Liste der Optionen Vereinbarung aus.
c. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feedverfolgung aktivieren.
c. Klicken Sie auf Speichern.
Chatter müsste nun aktiviert sein, sodass Benutzer nun Chatter-Updates zur Verfolgung ihrer Vereinbarungen erhalten.
Sie können Vereinbarungen von der Startseite, dem Opportunity-, Account- oder Kontaktfeed über die Adobe Sign-Publisher-Aktion zur Signatur senden. In der mobilen App Salesforce oder der mobilen Browsererfahrung wird die gleiche Adobe Sign-Aktion verwendet. Da beim Senden aus Chatter dieselbe Adobe Sign-Aktion wie bei Salesforce verwendet wird, können Sie die Anleitung zur Salesforce-Einrichtung im nächsten Abschnitt befolgen, um die Adobe Sign-Aktion wie folgt im Chatter-Feed einzurichten.
Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen
Mit den Chatter-Einstellungen von Adobe Sign wird bestimmt, wo Chatter-Updates gepostet werden und welche Ereignisse zu einem Chatter-Beitrag führen. Sie sollten nur einen Satz von Chatter-Einstellungen für Ihr Unternehmen definieren. Sie können die Einstellungen auch benennen.
- Adobe Sign-Chatter-Updates aktivieren: Aktivieren Sie diese Einstellung, um Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen zu aktivieren.
- In Kundendatensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im zugehörigen Kundendatensatz gepostet.
- In Vereinbarungsdatensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im Vereinbarungsdatensatz gepostet.
- Bei Vertragsdatensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im zugehörigen Vertragsdatensatz gepostet.
- In Opportunity-Datensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im zugehörigen Opportunity-Datensatz gepostet.
- Bei Vereinbarungsstornierung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung annulliert wird.
- Bei Vereinbarungsablehnung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung abgelehnt wird.
- Bei Vereinbarungsablauf posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung abläuft.
- Bei Vereinbarungssendung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung versendet wird.
- Bei sign. oder genehm. Vereinb. posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung signiert und genehmigt wird.
- Bei Vereinbarungsanzeige posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung angezeigt wird.
- Bei nicht zugest. Empf.-E-Mail posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die E-Mail an den Empfänger nicht zugestellt werden kann.
- Bei Erinnerung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn Erinnerungen gesendet werden.
- Benachr. zum Sign. von Vereinb. senden: Hierdurch werden private Chatter-Nachrichten an den Unterzeichner gesendet, wenn die Vereinbarung seine Signatur erfordert.
Adobe Sign für Salesforce Mobile
Bevor Sie Vereinbarungen mithilfe von Salesforce senden, müssen Sie Adobe Sign als Publisher-Aktion in den globalen Publisher-Layouts und dem Layout für die Objekte (z. B. Leads, Konten, Kontakte, Opportunities) hinzufügen.
Fügen Sie die Adobe Sign-Publisher-Aktion der Startseite von Salesforce und dem Chatter-Feed hinzu:
- Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzungsoberfläche > Globale Aktionen > Publisher-Layouts
- Klicken Sie für „Globales Layout“ auf die Aktion Bearbeiten.
- Wählen Sie Schnellaktionen aus.
- Ziehen Sie die Adobe Sign-Aktion in den Abschnitt Schnellaktionen im Salesforce Classic Publisher des Layouts.
- Wählen Sie Mobile- und Lightning-Aktionen aus.
- Ziehen Sie die Adobe Sign-Aktion in den Abschnitt Aktionen für die mobilen und Lightning-Erfahrungen von Salesforce des Layouts.
- Klicken Sie auf Speichern.
Um die Adobe Sign-Publisher-Aktion den Objekten Opportunity, Account oder Kontakt hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager > {Objekt} > Seitenlayout.
- Hierbei steht {Object} für ein Konto, einen Kontakt oder eine Opportunity.
- Klicken Sie für „{Object}-Layout“ auf die Aktion Bearbeiten.
- Wählen Sie Schnellaktion aus.
- Ziehen Sie die Adobe Sign-Aktion in den Abschnitt Schnellaktionen im Salesforce Classic Publisher des Layouts.
- Wählen Sie Mobile- und Lightning-Aktionen aus.
- Ziehen Sie die Adobe Sign-Aktion in den Abschnitt Aktionen für die mobilen und Lightning-Erfahrungen von Salesforce des Layouts.
- Klicken Sie auf Speichern.
Verwenden von Vereinbarungsvorlagen mit Publisher-Aktion „Senden“
Sie können Vereinbarungsvorlagen mit Publisher-Aktionen des Adobe Sign-Managers verwenden, um aus der mobilen Salesforce-App bzw. aus der mobilen Browserversion heraus leistungsstarke End-to-End-Workflows zu ermöglichen.
- In einer Vereinbarungsvorlage können Sie auf der Registerkarte Regeln angeben, ob beim Senden aus Chatter eine Vereinbarungsvorlage zur Verfügung stehen soll, indem Sie die Option Aktiviert als Veröffentlichungsaktion aktivieren.
- Sofern aktiviert, ist beim Senden aus der Adobe Sign Manager-Publisher-Aktion des angegebenen Masterobjekts (z. B. Lead, Konto, Kontakt, Opportunity, Vertrag) die Vereinbarungsvorlage verfügbar. Wenn mehr als eine Vereinbarungsvorlage für das entsprechende Objekt aktiviert ist, wird eine Dropdown-Liste angezeigt, in der der Absender eine Vorlage auswählen kann.
- Wenn das Masterobjekt in der Vereinbarungsvorlage leer ist, aber Sie es für Publisher-Aktionen verfügbar machen, kann es hierdurch angezeigt werden, wenn Absender die Adobe Sign-Aktion im Startseiten-Chatter-Feed oder den primären Aktionssatz der Salesforce-Startseite verwenden.
- Wenn Sie Automatisch senden für Ihre Vereinbarungsvorlage aktiviert haben, sendet Adobe Sign die Vereinbarung unmittelbar nach Betätigen der Schaltfläche „Senden“.
Verwendung der Adobe Sign-Aktion „Senden“ aus Salesforce
Wenn Sie die Adobe Sign-Publisher-Aktion aktiviert haben, können Sie über die Startseite oder das entsprechende Objekt (z. B. eine Opportunity) darauf zugreifen – direkt aus der mobilen Salesforce-App für iOS und Android. Klicken Sie einfach auf die Auslassungspunkte (...) in Salesforce und dann auf das Symbol des Adobe Sign-Managers, um den neuen Vereinbarungsdatensatz anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Adobe eSign Manager-Aktion, um einen neuen Vereinbarungsdatensatz aufzurufen.
Wenn eine Vereinbarungsvorlage eingerichtet wurde, wird der neue Datensatz mit den entsprechenden Informationen aus der Vorlage vorausgefüllt.
Sie können aus Salesforce heraus auch persönliche Signaturen einholen, indem Sie im entsprechenden Vereinbarungsdatensatz auf die Schaltfläche „Hostsignatur“ klicken. So können Sie Ihr Gerät dem Unterzeichner überreichen, damit dieser das Dokument ausfüllen und signieren kann. Darüber hinaus können alle Chatter-Updates bezüglich der Vereinbarung in Salesforce verfolgt werden.
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