So löschen Sie eine Vereinbarung

Überblick

Das Löschen eines Vereinbarungsdatensatzes in Adobe Sign ist ein sorgfältig überwachter Prozess, der von einem Administrator auf Kontoebene autorisiert werden muss.

Durch das Löschen einer Vereinbarung aus dem System wird die Vereinbarung (wenn sie erfolgreich abgeschlossen wurde) nicht ungültig und die beteiligten Parteien werden dadurch nicht von ihren Verpflichtungen befreit.

Die Annullierung eines Rechtsvertrags ist eine rechtliche Verhandlung zwischen den Vertragsparteien, genau so wie es die Vertragserstellung war. Die dauerhafte Löschung einer Vereinbarung sollte nur erfolgen, wenn das Unternehmen davon überzeugt ist, dass der Vertrag nicht mehr in Kraft ist.


Löschen der Vereinbarung auf Benutzerebene – Ausblenden

Angesichts der oben genannten Bedingungen lässt Adobe Sign die endgültige Löschung einer Vereinbarung aus dem System durch Benutzer, bei denen es sich nicht um Administratorbenutzer handelt, nicht zu.

Allerdings können Benutzer die Vereinbarung aus ihrer Ansicht ausblenden.

Eine ausgeblendete Vereinbarung wird in Suchvorgängen oder Berichten nicht angezeigt. Sie ist nicht mehr Teil der Benutzererfahrung. (Sie kann bei Bedarf allerdings wieder eingeblendet werden!)

Benutzer, die eine Vereinbarungstransaktion vollständig löschen müssen, müssen sich an ihren Administrator auf Kontoebene wenden, um die Aktion abzuschließen.


Data Governance:
Löschen einer Vereinbarung nach einem festen Zeitfenster

Administratoren auf Kontoebene können Datenaufbewahrungsrichtlinien auf Konto- und Gruppenebene konfigurieren.

Regeln für Data Governance gelten für Vereinbarungen, die einen endgültigen Status erreicht haben (abgeschlossen, abgelaufen oder abgebrochen).

Pro Gruppe ist eine Regel möglich. Die Regel selbst legt fest, wie lange die Vereinbarung im Adobe Sign-System aufbewahrt wird, nachdem sie abgeschlossen wurde und ob der Auditbericht/SIR mit den PDFs der Vereinbarung gelöscht werden soll.

Hinweis:

Administratoren auf Gruppenebene sind nicht berechtigt, Regeln für Data Governance zu definieren.  Für das Konfigurieren von Einstellungen auf Gruppenebene sind Administratorrechte auf Kontoebene sind erforderlich


DSGVO-basierte Löschung

Administratoren auf Datenschutzebene sind berechtigt, eine Vereinbarung ad hoc vollständig zu löschen.

Ein Datenschutzadministrator ist ein Administrator auf Kontoebene mit zusätzlichen Berechtigungen. Jeder Kontoadministrator kann auf Datenschutzebene aufgestuft werden.

Datenschutzadministratoren verwenden DSGVO-Tools, um einzelne Vereinbarungen zu finden und zu löschen.


API-gesteuertes Löschen

Alternativ kann bei Bedarf das API-basierte Löschen von Vereinbarungen aktiviert werden, wenn Kundenadministratoren die Option haben, die Adobe Sign-API zum individuellen Entfernen von Dokumenten unter der Administratorsteuerung zu verwenden.

Dies ist eine codierte Lösung:

Wenden Sie sich an das Support-Team, um diese Option zu aktivieren.

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