Dit artikel bevat prerelease-informatie. Releasedatums, functies en andere informatie kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.
De nieuwe versie van deze ervaring bevat de meest gebruikte functies, maar evenaart nog niet de volledige functionaliteit van de klassieke versie. Raadpleeg de pagina Ondersteunde elementen voor een lijst met functies die momenteel beschikbaar zijn en die nog in ontwikkeling zijn. In toekomstige versies worden extra functies toegevoegd.
Overzicht van In bulk verzenden
Met de functie In bulk verzenden (SiB) kunnen gebruikers een bovenliggende sjabloon maken voor éénmalig gebruik van een overeenkomst en een lijst met ontvangers opgeven. Voor elke ontvangersrecord wordt een 'onderliggende' overeenkomst gegenereerd wanneer de transactie In bulk verzenden is verzonden. Er kunnen maximaal 1.000 onderliggende transacties worden uitgevoerd. Alle onderliggende overeenkomsten zijn discrete overeenkomsten en zijn autonoom voor zover de andere overeenkomsten worden gegenereerd.
Omdat alle onderliggende overeenkomsten echter vanuit dezelfde bovenliggende sjabloon zijn gemaakt, kunnen gebruikers de bovenliggende transactie In bulk verzenden controleren op de pagina Beheren en ook de algemene status van de onderliggende overeenkomsten.
Er zijn twee methoden om de lijst met ontvangersgegevens toe te voegen en het sjabloon te configureren:
- Handmatige configuratie - In dit gebruiksscenario typt (of plakt) de afzender handmatig de e-mailadressen van de gebruikers en selecteert de sjabloonopties in de gebruikersinterface.
- Deze optie beperkt het aantal ontvangers tot één externe ontvanger per onderliggende overeenkomst.
- De afzender kan als optionele ontvanger worden opgenomen nadat de externe ontvanger heeft getekend.
- CSV-bestanden (door komma's gescheiden waarden) geüpload: de CSV is een spreadsheet waarin elke rij een ontvangersrecord is en de verschillende kolommen eigenschappen van de overeenkomst definiëren, die elk kunnen worden gepersonaliseerd voor de ontvangers van de overeenkomst. Dit geeft de afzender een veel bredere controle over hoe de overeenkomst kan worden aangepast voor de ontvangers. De voordelen van de CSV-bestandsmethode zijn:
- U kunt meerdere ontvangers hebben. (Maximaal 100 per overeenkomst.)
- Personalisatie per ontvanger:
- Naam ontvanger
- Rol
- Verificatiemethode
- Privébericht voor ontvanger
- Aanpassingen op overeenkomstniveau:
- Naam van overeenkomst
- Localisatie
- Algemeen overeenkomstbericht
- Vervaldatum
- Ondertekeningsflow
- Aangepaste samenvoegvelden waarbij de CSV een waarde invoegt in een veld in de overeenkomst, waardoor ontvangerspecifieke details aan de overeenkomst kunnen worden toegevoegd, zoals een adres, een lijst met goederen of diensten, prijzen en kortingen.
Beschikbaarheid:
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: Handmatige gebruikersinvoer ondersteund; CSV-import niet ondersteund
- Acrobat Sign-oplossingen: Handmatige invoer ondersteund; CSV-import ondersteund
- Acrobat Sign for Government: Handmatige invoer ondersteund; CSV-import ondersteund
De Send in Bulk functies en processen zijn beschikbaar via meerdere interfaces en je ervaring is gebaseerd op de service die je hebt aangeschaft.
Configuratiebereik:
- Voor de Acrobat Pro en Acrobat Standard niveaus is Send in Bulk niet configureerbaar wat betreft toegang en beschikbare functies. Alle accounts hebben toegang tot een handmatig geconfigureerde versie die:
- Sta maximaal 50 onderliggende overeenkomsten toe.
- Herinneringen instellen mogelijk maakt.
- Een wachtwoord configureert om het bekijken van de voltooide overeenkomst te beschermen.
- Voor Acrobat Sign-oplossingen en Acrobat Sign for Government
Rapportage voor In bulk verzenden
Er zijn verschillende opties voor het genereren van rapportgegevens voor de overeenkomsten die zijn opgenomen in In bulk verzenden. De gebruikte optie is afhankelijk van het type informatie dat u wilt verzamelen.
Alle rapportage die expliciet is gekoppeld aan het bovenliggende object In bulk verzenden, is toegankelijk op de pagina Beheren door het filter Bulkverzendingen te selecteren en vervolgens het specifieke bovenliggende sjabloon In bulk verzenden dat u wilt controleren te openen.
Als u alleen het basisvoltooiingspercentage wilt bekijken of inzoomen om een afzonderlijke overeenkomst te zoeken, gaat u naar de overzichtstabel Overeenkomsten in de lijst Acties.
Een afdrukbare tabel van alle onderliggende overeenkomsten kan worden gegenereerd met de actie Activiteitenrapport weergeven.
Een op CSV gebaseerde definitie van de overeenkomst, samen met volledige invoer op veldniveau per ontvanger, is beschikbaar via de actie Formulierveldgegevens downloaden .
De standaardrapportageomgeving kan afdrukbare grafieken en diagrammen produceren en gegevens op veldniveau in CSV-indeling leveren.
De bovenliggende sjabloon bevat een overzichtstabel in de lijst Acties voor alle onderliggende overeenkomsten. In de tabel wordt het aantal overeenkomsten in elke status aangegeven.
Als u op de overzichtstabel klikt, wordt een sorteerbare weergave van de afzonderlijke onderliggende overeenkomsten geopend. De records in de overzichtstabel zijn een actieve koppeling naar de overeenkomsten, zodat u de afzonderlijke overeenkomsten gemakkelijk kunt bewerken.
De optie Activiteitenrapport weergeven in de lijst Acties biedt een Documentuitvoeringsrapport. Dit rapport bevat een meer gedetailleerde (en afdrukbare) samenvatting van de onderliggende overeenkomsten op basis van status.
De activiteit Gegevens van het formulierveld downloaden downloadt de veldgegevens voor alle onderliggende overeenkomsten die zijn gemaakt door de bovenliggende sjabloon.
Elke rij van de CSV vertegenwoordigt één overeenkomstrecord. De record is zo gestructureerd om het volgende te verstrekken:
- eerst alle informatie over de ontvanger:
- Naam van ontvanger (vastgelegd tijdens het toepassen van de handtekening)
- E-mailadres van ontvanger
- Rol van ontvanger
- Verificatiemethode en waarde van ontvanger
- Privébericht van ontvanger
- De overeenkomstinformatie na de ontvangersinfo:
- E-mails in CC
- Landinstellingen
- Informatie over herinneringen
- Informatie over verlooptijd
- Naam van overeenkomst
- Algemeen bericht van overeenkomst
- Volgorde van handtekeningen
- Aangepaste veldgegevens worden vermeld na de overeenkomstvelden. Dit omvat alle velden die zijn opgenomen in de documentsjabloon of die in de documenten zijn geplaatst.
- Aangepaste velden worden alfabetisch weergegeven op basis van de veldnaam.
- De overeenkomst-ID is het laatste veld.
In standaard overeenkomstrapportage worden de onderliggende overeenkomsten vastgelegd, maar alleen begrepen als reguliere overeenkomsten. Er wordt geen bredere relatie begrepen in de zin van overeenkomsten die gerelateerd zijn via een bovenliggende overeenkomstsjabloon.
Als u het naamfilter gebruikt, kunt u rapporten genereren op basis van die waarde als u unieke naamconventies gebruikt in uw In bulk verzenden-campagnes.
Klanten die veel gebruikmaken van In bulk verzenden, kunnen ervoor kiezen om een groep aan het doel toe te wijzen. Zo kunt u de ontvangerservaring nauwkeuriger afstemmen en kunt u rapporten gebruiken om overeenkomsten te filteren op basis van de groep.
Wanneer u in eerste instantie een CSV upload om de ontvangers te importeren, zullen indelingsfouten van elementen die door Acrobat Sign worden beheerd een foutkoppeling activeren op de configuratiepagina van de sjabloon.
Selecteer de foutkoppeling om de lijst met fouten op rijnummer van het CSV-bestand weer te geven:
U moet alle CSV-indelingsfouten corrigeren voordat u de transactie In bulk verzenden kunt indienen en kunt starten met het genereren van onderliggende overeenkomsten.
Sommige fouten worden niet gedetecteerd als problemen tijdens het CSV-uploadproces, maar worden ontdekt terwijl de onderliggende overeenkomsten worden gegenereerd. Bijvoorbeeld een rol of verificatiemethode toewijzen aan een ontvanger die in conflict is met de groepsinstellingen. Deze runtimefouten worden vastgelegd in een foutenrapport dat u kunt downloaden op de pagina Beheren door de actie Foutenrapport downloaden te selecteren voor de bovenliggende sjabloon:
Het systeem voegt een lijn toe aan het foutenlogboek met de rijgegevens van de ontvanger wanneer fouten worden ontdekt.
Het verwerken van het CSV-bestand wordt hervat en genereert een onderliggende overeenkomst voor elke rij van de CSV die geen fout veroorzaakt.
Ontvangers die op het foutenrapport staan, moeten de overeenkomst opnieuw toegestuurd krijgen in een nieuwe transactie.
Er wordt geen openlijke waarschuwing aan de afzender gegeven voor runtimefouten.
Afzenders moeten altijd het downloadbare rapport voor de bovenliggende sjabloon controleren nadat het genereren van onderliggende overeenkomsten is voltooid.
Download voltooide onderliggende overeenkomsten van de Beheer pagina
(Alleen acrobat sign Solutions Commercial platform)
U kunt alle voltooide onderliggende overeenkomsten van een transactie voor Bulksgewijs verzenden rechtstreeks downloaden vanaf de pagina Beheren. Hiermee hebt u toegang tot de definitieve overeenkomsten in één ZIP-bestand.
- Elke downloadverzoek ondersteunt maximaal 100 MB aan gegevens.
- Als de totale gevraagde gegevensset 100 MB aan gegevens overschrijdt, is de actie Voltooide overeenkomsten downloaden niet beschikbaar.
- Alleen overeenkomsten die zijn gemarkeerd als Voltooid zijn opgenomen. Overeenkomsten die zijn verlopen, geannuleerd, geweigerd of in behandeling, worden uitgesloten.
- Indien nodig kunt u het downloadproces opnieuw uitvoeren om te zorgen dat alle voltooide overeenkomsten zijn opgenomen.
Voltooide overeenkomsten downloaden
- Ga naar de pagina Beheren.
- Selecteer de transactie Bulksgewijs verzenden om de rail Acties te openen.
- Selecteer de actie Voltooide overeenkomsten downloaden.
- Het systeem genereert een ZIP-bestand dat alleen overeenkomsten bevat met de status Voltooid.
- Zodra de download klaar is, slaat u het ZIP-bestand op uw lokale systeem op.
- U kunt veilig van het scherm weggaan en andere acties uitvoeren nadat het downloadproces is gestart. Nadat het bestand door uw systeem is ontvangen, krijgt u een melding van de downloadmanager van uw browser.
- Er is momenteel geen rapportage voor de gedownloade overeenkomsten. Als u vaststelt dat niet alle overeenkomsten zijn gedownload, probeert u het downloadproces opnieuw uit te voeren.
Configuratieoverwegingen met betrekking tot Data Governance (alleen Acrobat Sign-oplossingen)
In bulk verzenden heeft de eigenschap 'roll-up', die bepaalt hoeveel meldingen de afzender ontvangt voor het aantal onderliggende overeenkomsten dat met de SiB-sjabloon is gemaakt. De standaardwaarde is drie. Dit betekent dat de afzender alleen op de hoogte wordt gesteld wanneer er drie of minder onderliggende overeenkomsten worden gegenereerd. De roll-up-instelling is niet zichtbaar voor klanten en kan alleen worden gewijzigd door het Acrobat Sign-ondersteuningsteam.
Gegevensbeheer bepaalt hoe snel een overeenkomst uit het Acrobat Sign-systeem wordt verwijderd nadat deze een eindstatus heeft bereikt (Voltooid, Geannuleerd of Verlopen).
Klanten die moeten werken met voltooide overeenkomsten die worden verzonden via het proces In bulk verzenden, kunnen het roll-up-aantal (mogelijk tot een onbeperkte waarde) uitbreiden zodat ze de voltooide berichten van onderliggende overeenkomsten ontvangen voordat deze automatisch uit het systeem worden geschrapt door Gegevensbeheer.
Bestandsdetails
- De bestandsnaam van het ZIP-bestand is gebaseerd op de naam van de transactie voor Bulksgewijs verzenden, met een transactienummer aan het einde.
- Elke voltooide overeenkomst in het ZIP-bestand krijgt een naam op basis van de transactie-ID.
- Auditrapporten worden niet opgenomen in downloads die worden geactiveerd vanaf de pagina Beheren, maar kunnen wel worden opgenomen wanneer ze worden gedownload via de API.
Aanbevolen methoden
Gebruik goed geteste sjablonen voor uw basisdocumenten. Dit is met name van belang als u meerdere ontvangers hebt. Een paar testrondes op veldniveau om ervoor te zorgen dat de velden correct zijn toegewezen en het vastleggen van de juiste content met nuttige validaties kost aanzienlijk minder tijd dan het annuleren van honderden individuele overeenkomsten.
Bij het samenstellen van uw sjablonen gebruikt u betekenisvolle veldnamen, zodat de rapportage betekenisvolle kolomkoppen retourneert.
Misschien is het de moeite waard om de Power Automate-integratie te onderzoeken voor automatisering van alle activiteiten na voltooiing, zowel om het handmatige werk van gebruikers te verminderen als om te voorkomen dat er leemten ontstaan waar een overeenkomst verloren kan gaan door regels voor gegevensbeheer.
Handige weetjes
- De nieuwe interface voor In bulk verzenden is nog in ontwikkeling. In toekomstige versies worden meer opties verwacht (bijv. extra verificatiemethoden, door overeenkomst gedefinieerde CC-partijen, herinneringen die zijn gedefinieerd voor overeenkomsten).
- De optie voor Afzender ondertekent eerst in de klassieke versie van In bulk verzenden bevindt zich momenteel niet in de nieuwe versie, maar deze wordt in een toekomstige versie voor het handmatige proces verwacht. Klanten die de CSV-uploadmethode gebruiken, moeten de afzender aan het CSV toevoegen als ontvanger in elke record waarin de afzender moet ondertekenen.
- Als u de groepskiezer wijzigt, verandert het logo op de pagina van de afzender niet. De daaropvolgende e-mails en ervaring bij ondertekening gebruiken het juiste logo voor de groep van waaruit de overeenkomst wordt verzonden.
- Alle onderliggende overeenkomsten annuleren van een In bulk verzenden -transactie op het (bovenliggende) sjabloonniveau, is alleen mogelijk als er geen onderliggende overeenkomsten zijn ondertekend. Als er onderliggende overeenkomsten worden ondertekend, wordt de activiteit Annuleren verwijderd uit de sjablooninterface en moeten bestaande overeenkomsten op overeenkomstniveau worden geannuleerd.
- De CSV-bestandsoptie heeft veel optionele velden, maar er is alleen een e-mailadres vereist. Door vertrouwd te raken met het CSV-proces worden de geavanceerdere veldopties (zoals samenvoegvelden) minder ontmoedigend en worden de waardevollere mogelijkheden van CSV-bestanden geopend.
