Handleiding Aan de slag voor Adobe Sign

De Startpagina is de eerste pagina waarop de meeste gebruikers zich aanmelden. (De pagina Verzenden is de andere optie, zoals geconfigureerd door uw accountbeheerder.)

De Startpagina bestaat uit de volgende secties die u een beknopt overzicht van en toegang tot de meeste Adobe Sign-functies geven:

• In woortgang - Het aantal overeenkomsten die u hebt aangemaakt en die nog niet zijn afgehandeld
  • Wanneer u op het getal klikt, wordt de pagina Beheren geopend, met daarin de overeenkomsten die in bewerking zijn
  • Overeenkomsten die op u wachten, zijn niet inbegrepen in de waarde die bij In bewerking wordt weergegeven
• Wachtend op u - Het aantal overeenkomsten die momenteel wachten tot u er actie op onderneemt
  • Wanneer u op het getal klikt, wordt de pagina Beheren geopend, met daarin de overeenkomsten die op u wachten
• Evenementen en waarschuwingen - Wanneer u op het getal klikt, wordt het tabblad Gebeurtenissen van de pagina Meldingen geopend.
• Vragen om handtekeningen - Een snelkoppeling naar de pagina Verzenden met de extra optie om het proces te starten door een bibliotheekdocument als bijlage toe te voegen of een aangepaste workflow te starten (indien ingeschakeld voor uw account)
• Starten vanuit bibliotheek - Hiermee kunt u een bibliotheeksjabloon of een workflow selecteren om een nieuwe overeenkomst te starten.
• Meer dingen die u kunt doen - Een lijst met andere veelvoorkomende handelingen
  • Een document invullen en ondertekenen - Gebruikt wanneer u uw handtekening op een document wilt toepassen en dat ondertekende document vervolgens naar iemand anders wilt verzenden, bijvoorbeeld voor het invullen van belastingformulieren of toestemmingsbriefjes
  • Een webformulier publiceren - Webformulieren zijn documenten/formulieren die u aan uw website kunt koppelen of erin kunt integreren, zodat klanten een ondertekend document kunnen genereren. Bijvoorbeeld een lidmaatschapsaanvraag of een registratieformulier op uw website
  • In één keer verzenden naar een groot aantal mensen met Mega Sign - Een workflow waarmee u een document voor individuele ondertekening naar honderden personen kunt verzenden. Elke persoon krijgt een eigen discrete overeenkomst waarin alleen om zijn/haar handtekening wordt verzocht, bijvoorbeeld de jaarlijkse gedragscode-overeenkomsten
  • Een herbruikbare sjabloon maken - Hiermee kunt u een document- of veldsjabloon maken voor herhaald gebruik. Sjablonen kunnen worden opgeslagen voor persoonlijk of groepsgebruik of kunnen beschikbaar zijn voor de gehele account
  • Alle overeenkomsten beheren en bijhouden - Hiermee gaat u naar de pagina Beheren
  • Haal meer uit uw account - Met de knop Haal meer uit uw account wordt een klein dialoogvenster geopend waarvan de inhoud afhankelijk is van het hoogste bevoegdheidsniveau van de gebruiker:
    
    • Gebruikers krijgen de pagina Mijn handtekening te zien, waar ze hun handtekening kunnen maken
    • Beheerders op groepsniveau krijgen de pagina met accountinstellingen te zien, waar ze een logo voor hun groep kunnen uploaden
    • Beheerders op accountniveau krijgen de pagina met instellingen op accountniveau te zien, waar ze de bedrijfsnaam, de hostnaam en het logo kunnen configureren
  • Vraag om hulp - Gebruikers kunnen toegang verkrijgen tot de inhoud van de selfservice-Help door op het vraagteken in de rechterbovenhoek van Adobe Sign-venster te klikken. Wanneer u op het vraagteken klikt, wordt een submenu met de volgende opties geopend:
    • Handboek - Hiermee opent u een nieuw tabblad voor de Adobe Sign-gebruikershandleiding
    • Lesbestanden - Hiermee opent u een nieuw tabblad voor de Adobe Sign-videotutorials
    • Contact opnemen met ondersteuning - Hiermee opent u het Ondersteuningsportaal voor Adobe Sign, waar u toegang hebt tot ondersteuning via e-mail, chat en telefoon
      • De ondersteuningsopties variëren op basis van het serviceniveau van de klantaccount
      • Verzoeken om instellingen te veranderen, het account te wijzigen of een specifieke transactie (of andere gebruikersinhoud) te onderzoeken, moeten door een accountbeheerder voor het Adobe Sign-account worden ingediend
    • Opmerkingen bij de release - Een koppeling naar de opmerkingen bij de actuele release

De pagina Verzenden is de plaats waar u nieuwe overeenkomsten maakt. De pagina bestaat uit vier secties:

• Ontvangers - Ontvangers zijn de personen die met uw overeenkomst moeten kunnen werken. Er zijn verschillende typen “ontvangers”. Welke opties beschikbaar zijn, wordt bepaald door de accountbeheerder.
• Bericht - Hier definieert u de naam van de overeenkomst en een bericht dat u naar de geadresseerden wilt verzenden
• Opties - Met deze opties kunt u de overeenkomst beheren
  • Wachtwoordbeveiliging - U kunt uw ondertekende documenten beveiligen door een wachtwoord op te geven dat op de definitieve PDF wordt toegepast om inzage door onbevoegden te voorkomen
  • Deadline voor voltooiing - Wanneer een overeenkomst vóór een specifieke datum moet worden ondertekend, kunt u de overeenkomst met deze optie automatisch annuleren na een opgegeven aantal dagen
  • Herinnering verzenden - U kunt periodieke herinneringen instellen voor verzending naar de actieve ontvangers
  • Taal van ontvanger - De taal die u kiest, wordt gebruikt in de e-mails naar de ontvanger en op de eSign-pagina
• Bestanden - Hier selecteert u de werkelijke documenten die u ter ondertekening verzendt

Indien u als afzender, ontvanger of zelfs als Cc-ontvanger betrokken bent bij een overeenkomst, is deze beschikbaar op uw Beheren-pagina. De pagina is een portal voor alle overeenkomsten die verband houden met uw gebruiker en dient voor twee doeleinden: de overeenkomst vinden die u wilt bekijken, en beheertaken voor die overeenkomst uitvoeren.

Het hoofdgedeelte van de pagina is de lijst van uw overeenkomsten, gefilterd op status in het linkerpaneel (In bewerking, Wachtend op u, Voltooid, Geannuleerd en Concept) werkt. Vlak onder de overeenkomstfilters zijn ook sjabloonfilters beschikbaar (Sjablonen, Webformulieren en Mega Signs).

Met behulp van de filters voor invoertekst bovenaan de pagina kunt u afzonderlijke documenten opzoeken op basis van het e-mailadres, de naam van de overeenkomst, de naam van een ontvanger (indien bekend bij het systeem), datum, notities enzovoort.

Aan de hand van regelmatig geplande rapporten kunt u snel de voortgang van uw documenten beoordelen en bepalen waar uw aandacht nodig is. Rapporten kunnen op maat worden ontworpen voor activering op een gekozen dag en tijd, en betrekking hebben op alle overeenkomsten of alleen documenten met een opgegeven naam.

Het verzenden van een overeenkomst begint met het definiëren van de ontvangers en de volgorde waarin ze toegang krijgen om met het document te werken.

In de sectie Ontvangers kunt u met de bovenste schakelaar de basisvolgorde voor ondertekening selecteren:

• Voltooien in volgorde is geselecteerd (zoals hierboven weergegeven): een sequentieel ondertekeningsproces waarbij stappen een voor een worden uitgevoerd en ontvangers genummerd zijn ter aanduiding van de exacte volgorde van deelname
  • Hybride ondertekeningstromen beginnen als een sequentiële workflow (Voltooien in volgorde)
• Wanneer Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, kan parallelle ondertekening plaatsvinden en zijn de ontvangers niet genummerd om aan te geven dat er geen specifieke volgorde van deelname is.

Rechts van de schakelaar voor de ondertekeningsvolgorde ziet u twee koppelingen:

• Mij toevoegen - Klik op deze koppeling om uzelf toe te voegen als de volgende ontvanger in de deelnamevolgorde
• Ontvangersgroep toevoegen - Klik op deze koppeling om een groep ontvangers te maken, waarvan één namens de gehele groep moet deelnemen. Maak bijvoorbeeld een groep voor het HR-team, waarvan slechts één persoon de overeenkomst echt moet ondertekenen.

Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:

A. Volgorde van deelname – Wanneer Voltooien in volgorde is geselecteerd, geeft de deelnamevolgorde duidelijk aan wanneer elke ontvanger met de overeenkomst gaat werken

B. Rol – Hoe kan de ontvanger het best worden gekenmerkt?

C. E-mailadres – Dit is het identificerende e-mailadres van de ontvanger, dat wordt gebruikt voor alle e-mailcommunicatie met de ontvanger, inclusief het verzoek om te ondertekenen.

D. Verificatiemethoden – Hoe moet de ontvanger worden geverifieerd? Wilt u verificatie op basis van twee factoren gebruiken?

E. Privébericht (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft

Met de koppeling Cc tonen onder de lijst met ontvangers wordt een veld weergegeven waarin u cc-adressen kunt invoeren voor ontvangers die de overeenkomst wel mogen bekijken, maar geen volmacht hebben voor ondertekening/goedkeuring. 

Een “hybride” workflow is een instantie van de sequentiële deelnamevolgorde waarbij in een of meer stappen twee of meer ontvangers tegelijkertijd toegang hebben tot het document. Alle ondertekenaars/goedkeurders in de “parallelle” stap moeten hun taak voltooien voordat aan de volgende stap wordt begonnen.

Ontvangersgroepen zijn nuttig wanneer u een aftekening nodig hebt van een team of organisatie, maar niet van een specifieke persoon in die groep. Elk lid van de groep mag namens de hele groep ondertekenen of goedkeuren. 

De sectie Bericht bevat twee velden die uw succes aanzienlijk kunnen verbeteren.

In het veld Naam van overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren. Deze tekenreeks wordt ingevuld in de onderwerpregel van de e-mail van ontvangers (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de pagina Beheren. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u de overeenkomst sneller kunt zoeken, als dat nodig is.

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren (hieronder groen gemarkeerd). Dit bericht wordt weergegeven in de e-mail Wilt u alstublieft {documentnaam} ondertekenen die naar alle ontvangers wordt verzonden (in tegenstelling tot het privébericht dat alleen verschijnt voor de ontvanger voor wie het is geconfigureerd).

Klanten op Enterprise-niveau hebben toegang tot berichtsjablonen die door de beheerder zijn geconfigureerd. De berichtsjablonen zijn rechtstreeks aan de functie Taal van ontvanger in de Opties-secties gekoppeld, dus wanneer u in de vervolgkeuzelijst met talen “Spaans” selecteert, worden al uw Spaanse sjablonen beschikbaar.  

Met de sectie Opties kunt u de overeenkomst na verzending beter beheren:

• Wachtwoordbeveiliging instellen – Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren om het ondertekende PDF-bestand te kunnen openen en bekijken. Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet.
• Wachtwoordbeveiliging instellen – Stel het aantal dagen in waarna de overeenkomst vervalt en niet meer kan worden voltooid.
• Herinnering instellen – Stel in hoe vaak (dagelijks of wekelijks) herinneringen moeten worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers worden op de hoogte gesteld
• Taal van ontvanger(s) – Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten aan ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.
  • Deze instelling bepaalt ook de zichtbare berichtsjablonen als het gebruik van sjablonen voor uw account is geconfigureerd.

In de sectie Bestanden kunt u de documenten als bijlage aan de transactie toevoegen.

Adobe Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-overeenkomst die wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.

U kunt bestanden bijsluiten vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, Google Docs, Box.net, Dropbox of OneDrive, of uploaden vanaf uw lokale systeem met de functie voor het zoeken van bestanden, U kunt een bestand ook naar een willekeurige plaats op de verzendpagina slepen.

De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML

Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen. Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en er waar nodig formuliervelden in plaatsen. 

U moet in elk geval de handtekeningvelden instellen, maar er zijn nog verschillende andere velden die u kunt gebruiken om complexe formulieren te maken.

Het verzenden van een document naar één ontvanger is een van de meest voorkomende overeenkomstworkflows en een goede manier om het basisproces te leren. U hebt alleen het volgende nodig:

• Het e-mailadres van de ontvanger
  • Dit e-mailadres mag niet overeenkomen met het e-mailadres waarmee u zich aanmeldt (u kunt niet naar uzelf verzenden)
• Een document of bestand dat u wilt laten ondertekenen

Bij het verzenden van een overeenkomst naar meerdere ontvangers volgt u precies dezelfde stappen, met twee verschillen:

• U moet elke ontvanger op een afzonderlijke regel van de sectie Ontvangers plaatsen, in de volgorde waarin ze moeten ondertekenen
• Bij het plaatsen van velden moet u aangeven welke ontvanger toegang tot elk veld moet hebben door op het veld te dubbelklikken en de waarde voor Ontvanger in te stellen

1. Een e-mail wordt bezorgd in het e-mailvak van de ontvanger.

○ De onderwerpregel begint met: Handtekening aangevraagd voor {documentnaam}

2. De overeenkomst wordt geopend door op de knop Controleren en ondertekenen te klikken

3. De overeenkomst wordt geopend in een nieuw browservenster

Andere opties op de pagina zijn:

A. Opties - Deze lijst bevat de opties die de ontvanger op basis van zijn/haar rol heeft

○ Overeenkomst lezen - Hiermee wordt de overeenkomst geopend in de indeling alleen-lezen

○ Ondertekening delegeren aan iemand anders - Met deze optie kan de ontvanger zijn machtiging delegeren aan iemand anders, bijvoorbeeld een collega of een manager

○ Ondertekeningsverzoek afwijzen - Met deze handeling beëindigt u de overeenkomst

○ Afdrukken, ondertekenen en uploaden - Hiermee kan de ondertekenaar de workflow converteren van een elektronische naar een fysieke handtekening. De ondertekenaar uploadt vervolgens het ondertekende document.

○ Documentgegevens wissen - Met deze opties wordt alle veldinhoud gewist

○ Geschiedenis weergeven - Hiermee wordt het huidige controlerapport voor weergave geopend 

○ PDF downloaden - Hiermee wordt de huidige versie van de overeenkomst in PDF-indeling gedownload

B. Bericht - Met het tekstballonpictogram kunt u de berichten opnieuw weergeven

C. Verplichte-veldenteller - Deze teller geeft aan hoeveel verplichte velden in het document nog niet zijn ingevuld. Door op dit veld te klikken, gaat de ondertekenaar naar de verplichte (niet-optionele) velden die beschikbaar zijn

D. Volgend veld - Met deze gele pijl kunt u de volgende velden vinden als u door een groot document bladert. Met deze tab doorloopt u alle velden, niet alleen de verplichte.

Dit document heeft slechts één handtekeningveld en het is verplicht (zoals aangegeven door een rood sterretje). In documenten met meerdere invulbare velden kunt u de velden met deze tab doorlopen.

4. Als u een handtekening wilt toepassen, dubbelklikt u op het veld om het handtekeningdeelvenster te openen

5. Typ uw naam in het bovenste veld van het handtekeningdeelvenster

U kunt uw handtekening op een van de volgende vier manieren voltooien:

○ Met een typografisch lettertype (standaard) - Adobe Sign past op de naam die u invoert, een lettertype toe dat met de hand geschreven lijkt

○ Fysiek getekend - Onderteken fysiek met de muis, een stift of een ander aanwijsapparaat. Met uw vinger kunt u op een tablet een uitstekende handtekening zetten

○ Met een afbeelding - Als u een stempelafbeelding van uw handtekening hebt, kunt u deze uploaden

○ Mobiel - Met de optie Mobiel kunt u het handtekeningdeelvenster vanaf uw bureaublad naar een mobiel apparaat casten, waardoor u met een apparaat eenvoudiger (fysiek) uw handtekening kunt zetten.

6. Klik op Toepassen om uw handtekening in het handtekeningveld te plaatsen en terug te gaan naar het document.

7. Wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld, klikt u op de knop Klik om te ondertekenen onderaan het venster

De beheerpagina bevat vele ingesloten functies waarmee u kunt experimenteren. Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in drie functiegebieden:

A. Filters

B. Lijst met overeenkomsten

C. Gereedschappen voor overeenkomsten

De "statusmappen" op de klassieke pagina zijn geconsolideerd in een handige set met filters waarmee u overeenkomsten kunt filteren op een bepaald statustype. De bovenste sectie bevat de overeenkomstfilters waarmee u kunt filteren op basis van de huidige status van de overeenkomst

Er zijn twee 'actieve' statussen. Bij de status wordt het volume van de inhoud tussen haakjes aangegeven:

• In bewerking (N) - Overeenkomsten met deze status wachten tot een deelnemer zijn of haar handeling heeft voltooid. Overeenkomsten die wachten op de aangemelde gebruiker, worden niet geretourneerd
• Wachtend op u (M) - Overeenkomsten die wachten op de aangemelde gebruiker, worden weergegeven met het filter Wachtend op u.  

Er zijn drie 'eindstatussen':

• Voltooid - overeenkomsten die correct en volledig zijn afgerond 
• Geannuleerd - overeenkomsten die om een bepaalde reden niet verder worden verwerkt. Dit omvat: 
  • Overeenkomsten die door de afzender zijn geannuleerd
  • Overeenkomsten die door een deelnemer zijn afgewezen
  • Overeenkomsten die zijn beëindigd doordat iemand zich herhaaldelijk niet kan verifiëren
  • Overeenkomsten die zijn gecompromitteerd door een systeemfout
• Verlopen - overeenkomsten die een vervaldatum hebben bereikt en automatisch worden afgesloten

Er is een ook een conceptstatus die alle gedeeltelijk opgestelde overeenkomsten bevat.

Het onderste gedeelte is bedoeld voor "bovenliggende" sjabloonobjecten. De "onderliggende" overeenkomsten die op basis van deze sjablonen worden gemaakt, worden bovenaan gefilterd met de filters voor de status van de overeenkomst.

De bovenliggende objecten zijn zelf geen overeenkomsten, maar worden gebruikt om een groot aantal afzonderlijke overeenkomsten te produceren. Deze bovenliggende objecten bevatten onder meer:

• (Bibliotheek) Sjablonen - alle document- en veldsjablonen die beschikbaar zijn in uw documentbibliotheek
• Webformulieren - webformulieren (voorheen widgets genoemd) zijn overeenkomstsjablonen die als koppeling of ingesloten in webpagina's kunnen worden aangeboden. Webformulieren worden geïnitieerd door de ondertekenaar. Hierbij wordt een onderliggende overeenkomst gemaakt voor elke deelnemer die een overeenkomst invult
• Mega Sign - Mega Sign-sjablonen zijn ontworpen om een groot aantal afzonderlijke overeenkomsten te produceren die als een "normale overeenkomst" worden verzonden en ondertekend

De hoofdtekst van de pagina bevat de lijst met overeenkomsten waarmee u verbonden bent. Elke overeenkomst waarbij uw e-mailadres betrokken is, wordt ergens in de lijst weergegeven. Hierbij gaat het niet alleen om de overeenkomsten die u hebt gestart, maar ook om de overeenkomsten die u hebt ontvangen ter ondertekening/goedkeuring en alle overeenkomsten waarbij uw adres in het cc-veld staat.

De lijst met overeenkomsten wordt altijd gefilterd op de documentstatusselectie links.

Klik één keer op de kolomkoppen bovenaan de lijst om de inhoud van elke sectie te sorteren. Als u nog een keer op een kolomkop klikt, wordt de sorteervolgorde omgedraaid.

De afzonderlijke records bevatten de volgende informatie:

• Ontvanger – Deze waarde vertegenwoordigt de naam of het e-mailadres van de eerste ontvanger die niet de afzender is
  • Er wordt een e-mailadres gebruikt als de ontvanger nog niet eerder een document heeft ondertekend via het Adobe Sign-systeem.
  • Zodra tijdens het ondertekeningsproces een naam wordt ingevoerd, wordt het e-mailadres vervangen door de naam
• Bedrijf – Als de eerste ontvanger een bedrijfsnaam heeft ingevoerd, in een handtekeningveld of door zich aan te melden en zijn of haar profiel bij te werken, wordt die bedrijfsnaam weergegeven.
  • Als u geen velden voor een bedrijfsnaam in uw overeenkomsten opneemt, blijft deze kolom grotendeels leeg
• Documenttitel – Dit is de naam van uw overeenkomst
• Status – Wanneer het filter In bewerking is geselecteerd, is de tweede kolom Status, die altijd Verzonden voor ondertekening (of goedkeuring, acceptatie enzovoort) moet zijn
• Actie - Bij het bekijken van het filter Wachtend op u geeft de tweede kolom aan welke actie in behandeling is (met een koppeling om die overeenkomst te openen)
• Afzender - Bij het bekijken van de drie eindstatussen (Voltooid, Geannuleerd en Verlopen) geeft de tweede kolom de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst aan
• Gewijzigd – Dit is de datum van de laatste wijziging, dus de laatste keer dat de overeenkomst is bijgewerkt via een verzendgebeurtenis of een ondertekenings-/goedkeuringsgebeurtenis

In het deelvenster met gereedschappen voor de overeenkomst hebt u toegang tot een aantal besturingselementen voor meer inzicht in en beter beheer van uw overeenkomsten.

• Vervaldatum - Toont de automatische annuleringsdatum van de overeenkomst, indien ingesteld. U kunt deze waarde instellen of bewerken door op het potloodpictogram te klikken.
• Weergeven - Hiermee wordt de overeenkomst geopend en weergegeven.
• Overeenkomst wijzigen - Hiermee kunt u de documentenbijlagen van de overeenkomst vervangen en/of de velden op het document bewerken. Alleen toegestaan voordat de eerste ontvanger een handeling verricht.
  
• Herinnering - Herinneringen kunnen worden gemaakt of worden verwijderd nadat de overeenkomst is verzonden met deze koppeling. Bovendien kunt u in realtime of op een bepaalde datum een herinnering sturen.
• Delen - Als u een document met deze functie deelt, wordt u gevraagd een e-mailadres en een bericht in te voeren. Vervolgens wordt een kopie van de overeenkomst in de huidige status naar dat adres verzonden en wordt het document toegevoegd aan het tabblad Beheren van het desbetreffende e-mailadres
• Annuleren - Hiermee wordt de overeenkomst geannuleerd.
• PDF downloaden - Hiermee wordt een kopie van de overeenkomst in de huidige toestand gedownload
• Afzonderlijke bestanden downloaden - Hiermee kunt u afzonderlijke bestanden downloaden als de oorspronkelijke overeenkomst met meerdere bestanden is gemaakt.
• Controlerapport downloaden - Deze koppeling genereert een uitgebreid PDF-rapport met de overeenkomsthistorie, inclusief diepgaande parameters, zoals het IP-adres voor elke gebeurtenis
• Notities – U kunt een persoonlijke notitie toevoegen aan elke overeenkomst. Deze opmerking is voor u persoonlijk en wordt niet met andere gebruikers of ondertekenaars gedeeld. U kunt naar opmerkingen zoeken via de tekstfilters.
• Ondertekenaar vervangen - Hiermee kunt u de huidige ontvanger vervangen
• Verificatie bewerken - Met deze functie kunt u de huidige verificatiemethode voor een ontvanger wijzigen. Hiermee kunt u een verificatiewachtwoord opnieuw instellen als u het bent vergeten.
• Activiteit - Dit tabblad bevat een lijst van alle gebeurtenissen die de overeenkomst heeft vastgelegd, te beginnen met de verzendgebeurtenis en eindigend met de laatste ondertekeningsgebeurtenis.

Als u een nieuw rapport wilt maken, gaat u naar de pagina Rapporten door achtereenvolgens op het tabblad Rapporten en de koppeling Een nieuw rapport maken te klikken.

De pagina Een nieuw rapport maken wordt weergegeven:

Wanneer u een rapport configureert, kunt u meerdere parameters instellen om de resultaten aan te passen. Alle hieronder beschreven parameters zijn beschikbaar. 

De aanmaakdatum is de tijdsperiode die het rapport moet beslaan. Dit kan een van de vier vooraf ingestelde periodes zijn (deze week, vorige week, deze maand, vorige maand) of een door u ingevoerd datumbereik.

Met deze parameter kunt u het rapport uitvoeren op specifieke gebruikers of groepen. U kunt een of meer gebruikers of groepen kiezen of het rapport voor alle gebruikers in het account uitvoeren.

Met deze optie kunt u specifieke documenten kiezen om in het rapport op te nemen. De documenten die in dit veld worden weergegeven, zijn de bibliotheekdocumenten die in het hele account worden gebruikt. Afzonderlijke, eenmalige documenten worden hier niet weergegeven. 

Met deze parameter kunt u documenten die een bepaalde variabele wel of niet bevatten, opnemen of uitsluiten. U kunt ervoor kiezen om de ingevoerde tekenreeks al dan niet op te nemen.

Als u deze parameter inschakelt, worden Mega-ondertekeningsovereenkomsten in het gegenereerde rapport opgenomen

U kunt drempelwaarden voor prestaties stellen met behulp van de weergave Prestatiedoelen. De meters voor de prestaties worden in het resulterende rapport weergegeven.

Standaard is de benchmarkparameter uitgeschakeld voor rapporten. Klik op de koppeling rapportinstellingen om deze functie in te schakelen.

Benchmarking biedt een uitgebreide methode om de voortgang van overeenkomsten en de snelheid van ondertekening bij te houden. 

Elk ingeschakelde optie (Datum, Afzender, Groep, Formulier, Workflow en Type handtekening) presenteert het rapport in een ander type grafiek.

De parameters in deze sectie dienen voor het wijzigen van de afbeeldingen in het resulterende rapport. Als u andere dan de standaardparameters instelt, verloopt het rapportproces mogelijk sneller.

Wanneer u op de knop Rapport uitvoeren klikt, wordt het rapport gegenereerd op basis van uw parameters. U kunt meerdere bewerkingen op uw rapport uitvoeren.

Door op deze koppeling te klikken, vernieuwt u de paginaweergave. Het nieuwe rapport bevat recente transacties en activiteiten.

Door het rapport op te slaan, kunt u het in de toekomst opnieuw uitvoeren.

Door een rapport te delen, kunt u de rapportresultaten naar iemand anders verzenden. U hoeft alleen het gewenste e-mailadres en een bericht in te voeren.

Wanneer u een planning voor dit rapport instelt, wordt het uitgevoerd met dezelfde parameters en de opgegeven frequentie.

Als u op deze koppeling klikt, wordt u gevraagd een CSV-bestand te openen of op te slaan. CSV-bestanden kunnen worden geopend in Excel, en alle transactiegegevens voor de overeenkomsten in het rapport worden in de verschillende kolommen gecategoriseerd.

Als u op deze koppeling klikt, wordt een printervriendelijke versie van het rapport geopend.

U opent de ontwerpomgeving door een van de volgende handelingen uit te voeren:

• Een nieuw document verzenden en de optie Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen inschakelen op de pagina Verzenden

• Een conceptdocument op de pagina Beheren bewerken

• Een nieuwe sjabloon of een nieuw webformulier maken vanaf de Startpagina

• Een bestaand bibliotheekdocument of webformulier bewerken vanaf de pagina Beheren

○ U kunt alleen sjablonen bewerken die u hebt geüpload. In de onderstaande afbeelding wordt aangegeven dat de tweede sjabloon wordt gedeeld door een andere gebruiker en dus niet bewerkbaar is.

Neem na het starten van de ontwerpomgeving even de tijd om de vijf belangrijkste gebieden te identificeren:

A. Formulierveldsjabloon - Deze optie wordt alleen weergegeven als u ten minste één sjabloon voor een formulierveldbibliotheek hebt gemaakt.

B. Lay-out en uitlijning van velden - Hier wordt de werkbalk voor de afmetingen en uitlijning van formuliervelden weergegeven

C. Ontvanger (rol) selecteren - In deze vervolgkeuzelijst worden de ontvangers voor de overeenkomst weergegeven

D. Formulierveldtabs - Via deze tabs kunt u velden selecteren om aan uw document toe te voegen

E. Terug / Herstellen / Sjabloon opslaan / Voortgang opslaan:

►Terug - Met de knop Terug gaat de gebruiker terug naar de pagina Verzenden waar de naam en het bericht van de overeenkomst, de e-mailadressen van de ontvangers en de bestanden die aan de overeenkomst zijn toegevoegd, verder kunnen worden bewerkt

► Met Herstellen worden alle wijzigingen verwijderd die bij de sjabloon zijn aangebracht nadat deze is geladen of voor het laatst is opgeslagen

►Opslaan als sjabloon - Indien deze optie is aangevinkt, wordt de sjabloon opgeslagen als een afzonderlijk bibliotheekobject zodra de overeenkomst is verzonden. Wanneer de gebruiker op Verzenden klikt, wordt hij of zij gevraagd een naam voor de nieuwe sjabloon op te geven

►Voortgang opslaan - Als u op deze koppeling klikt, wordt de huidige status van de sjabloon opgeslagen

Als u een formulierveldsjabloon voor uw document hebt gemaakt, kunt u die sjabloon selecteren en toepassen met deze set gereedschappen.

De vervolgkeuzelijst bevat de beschikbare formulierveldsjablonen, en u kunt kiezen op welke pagina u de sjabloon wilt starten. U kunt meerdere sjablonen toepassen.

Deze menuoptie biedt toegang tot de gereedschappen om velden ten opzichte van elkaar uit te lijnen en het veldformaat aan te passen. U kunt op meerdere velden klikken terwijl u Ctrl ingedrukt houdt, of Shift ingedrukt houden en met de muis een gebied selecteren om velden groepsgewijs aan te passen.

Met de zes pictogrammen aan de linkerkant worden de velden boven, midden horizontaal, onder, links, midden verticaal en rechts uitgelijnd (van links naar rechts gezien). 

Met de volgende drie pictogrammen kunt u alle velden even breed en/of hoog maken. 

De uitlijning en afmetingen zijn gebaseerd op het eerste veld dat u selecteert.

De belangrijkste factor bij het maken van formulieren is misschien wel het koppelen van de verschillende ontvangers aan de velden die ze moeten invullen. Door eerst de ontvanger in de lijst Ontvangers te selecteren, wordt elk volgend veld dat u op het formulier plaatst, automatisch met die ontvanger verbonden. Als u de ontvanger wijzigt, worden alle nieuwe velden die u plaatst, aan die nieuwe ontvanger gekoppeld.

Wanneer een veld in een document is geplaatst, kunt u de ontvanger aan wie het veld is toegewezen, wijzigen door te dubbelklikken op het veld om het veldmenu te openen en vervolgens een andere ontvanger te selecteren in de vervolgkeuzelijst Ontvanger.

Alle velden die beschikbaar zijn in Adobe Sign , zijn te vinden in de menu's in het rechterpaneel van het venster. Deze velden zijn gecategoriseerd op gebruik en veldtype en kunnen in de meeste gevallen qua hoogte en breedte worden aangepast aan de vereisten van uw formulier.

• Handtekening - Een veld dat ondertekenaars gebruiken om de overeenkomst te ondertekenen. Minimaal één verplicht handtekeningveld zonder voorwaarden is verplicht voor elke ondertekenaar van een document.
• Digitale handtekening - Een veld dat ondertekenaars gebruiken om hun digitale handtekening te zetten. Deze optie wordt pas weergegeven na inschakeling in uw accountinstellingen.
• Initialen - Een veld dat ondertekenaars gebruiken om de overeenkomst te paraferen. Dit veld dient niet ter vervanging van het handtekeningveld. Initialenvelden zijn standaard verplicht, maar kunnen worden veranderd in optioneel
• Handtekeningenblok - Een verzameling velden die verplicht zijn voor de ondertekenaar. Als de titel en het bedrijf van de ondertekenaar in uw account als verplicht zijn ingesteld, worden de velden aan het handtekeningenblok toegevoegd. Het handtekeningenblok bevat minimaal de velden Handtekening en E-mail.

Hoewel deze velden worden aangeduid als Info onderteken. (Info ondertekenaar), kunnen ze worden toegewezen aan alle deelnemers, ook goedkeurders. Deze velden worden gebruikt om informatie weer te geven over de ontvanger aan wie ze zijn toegewezen, niet om extra informatie in aanvulling op de identificatiegegevens van de ontvanger te verzamelen.

• Titel - Een verplicht veld waarin de ondertekenaar of goedkeurder zijn of haar functie moet invoeren. Als de ondertekenaar of goedkeurder een geregistreerd Adobe Sign-gebruiker is, worden in dit veld automatisch gegevens van het profiel van die persoon ingevuld.
• Bedrijf - Een verplicht veld waarin de ondertekenaar of goedkeurder zijn of haar bedrijf moet invoeren. Als de ondertekenaar of goedkeurder een geregistreerd Adobe Sign-gebruiker is, worden in dit veld automatisch gegevens van de pagina Mijn profiel van die persoon ingevuld.
• Naam ondertekenaar - Een alleen-lezen veld dat automatisch wordt ingevuld met de naam die de ondertekenaar of goedkeurder bij ondertekening invoert. Als de ondertekenaar of goedkeurder een geregistreerd Adobe Sign-gebruiker is, worden in dit veld automatisch gegevens van de pagina Mijn profiel van die persoon ingevuld.
• E-mail - Een alleen-lezen veld dat automatisch wordt ingevuld met het e-mailadres van de ontvanger naar wie de overeenkomst is verzonden.
• Datum - Een alleen-lezen veld dat automatisch wordt ingevuld met de datum waarop de overeenkomst is geopend en ondertekend of goedgekeurd. U dient dit veld niet voor aangepaste of ingevoerde datums te gebruiken.

• Tekstinvoer - Een leeg veld voor gewone tekst, waarmee specifiek opgemaakte gegevens kunnen worden verzameld. In Adobe Sign Business- en Enterprise-accounts kunnen tekstvelden ook worden gebruikt als componenten in veldberekeningen en voor het maken van velden met voorwaardelijke logica.

• Vervolgkeuzelijst - Een object dat wordt gebruikt voor het maken van een lijst met opties waaruit de ontvanger een keuze kan maken. Elke vervolgkeuzelijst moet minstens één optie bevatten, en de opties en exportwaarden kunnen niet leeg zijn.
• Selectievakje - Een object dat de ondertekenaar kan in- en uitschakelen. Selectievakjes zijn vooral geschikt voor gevallen waarin de ondertekenaar wordt gevraagd alle toepasselijke opties te selecteren.
• Keuzerondje - Een object dat als een groep moet worden geplaatst. De ondertekenaar kan slechts één optie in de groep selecteren. Keuzerondjes zijn vooral geschikt voor gevallen waarin slechts één optie moet worden gekozen.

• Bestandsbijlage - Een veld dat wordt gebruikt om bestanden van ontvangers te verzamelen. Dit veld dient voor het verzamelen van documenten, zoals cv's, en identiteitsfoto's, zoals paspoortfoto's.
• Hyperlink - Een transparant object dat u op tekst kunt plaatsen die u aan een URL of een andere pagina in een overeenkomst wilt koppelen. Dit kan ook voor een koppeling tussen een overeenkomst en een externe webpagina worden gebruikt.

• Deelnamestempel - Een stempel die wordt toegepast nadat de overeenkomst is ondertekend door de toegewezen ontvanger. De stempel bevat de naam en het e-mailadres van de ontvanger, alsook het tijdstip van ondertekening.
• Transactienummer - Een stempel die wordt toegepast op de definitieve ondertekende PDF. Dit nummer wordt gebruikt als een verwijzingsnummer voor de overeenkomst.

Nadat u de nieuwe formuliervelden aan uw overeenkomst hebt toegevoegd, kunt u een kopie in uw bibliotheek opslaan voordat u de overeenkomst ter ondertekening verzendt.

Schakel het selectievakje Opslaan als sjabloon rechtsonder in het ontwerpvenster in en klik vervolgens op de knop Verzenden om de gewijzigde overeenkomst aan uw bibliotheek toe te voegen.

Eerst wordt het document in uw bibliotheek opgeslagen.

Vervolgens wordt de overeenkomst ter ondertekening verzonden.

Met de overige opties kunt u in- en uitzoomen op uw document, alle geplaatste velden herstellen of verwijderen, of het document in zijn huidige staat opslaan of verzenden.

Met Opslaan als sjabloon wordt het formulier opgeslagen als een nieuw bibliotheeksjabloon zodra de overeenkomst wordt verzonden. De afzender kan de sjabloon een naam geven nadat hij of zij op de knop Verzenden heeft geklikt

Als best practice geldt dat u de voortgang het beste vaak kunt opslaan. Als u de ontwerpomgeving verlaat, wordt het document echter automatisch opgeslagen. U kunt het document later openen via de pagina Beheren in de sectie Concept.

1. Klik op het tabblad Startpagina. Klik vervolgens op Een herbruikbare sjabloon maken

De pagina Een bibliotheeksjabloon maken wordt weergegeven.

2. Typ in het veld Sjabloonnaam een naam voor de sjabloon. U kunt deze naam op een later tijdstip desgewenst wijzigen.

3. Klik op de knop Bladeren om op uw lokale systeem naar het bestand te navigeren op basis waarvan u de herbruikbare sjabloon wilt maken. Als u een herbruikbaar document maakt, worden dit bestand en de inhoud ervan gebruikt. Als u een herbruikbare formulierveldlaag maakt, wordt de inhoud van het bestand niet opgenomen in de sjabloon.

4. Selecteer de gewenste sjabloonoptie: Opnieuw te gebruiken document, Opnieuw te gebruiken formulier veldlaag of Beide.

5. Selecteer de gewenste machtigingsoptie voor het delen van de sjabloon.

6. Klik op de knop Voorvertoning en velden toevoegen. De ontwerpfunctie wordt weergegeven. 

7. Plaats de verplichte velden voor de beoogde deelnemers door ze van de formulierveldtabs naar het document te slepen.

8. Klik ten slotte op Opslaan.

De sjabloon wordt nu weergegeven onder de sectie Sjablonen van de pagina Beheren. Als u de sjabloon hebt gedeeld met gebruikers in uw groep of organisatie door hun hiervoor machtiging te verlenen, wordt de sjabloon nu ook weergegeven in de sectie Sjablonen van hun pagina Beheren en kunnen ze deze wanneer dan ook gebruiken voor verzending. 

Afhankelijk van uw zakelijke vereisten moeten meerdere ontvangers mogelijk actie ondernemen op een overeenkomst. Misschien wilt u een overeenkomst bijvoorbeeld door twee personen laten ondertekenen en door een ander laten goedkeuren of aan een extra ondertekenaar delegeren. Bij verzending naar meerdere ontvangers hebt u ook extra opties voor de manier waarop de overeenkomst moet worden gerouteerd: sequentieel, tegelijk of met hybride routering. 

De naam spreekt voor zich: dit proces dient voor situaties waarin alleen u een document wilt ondertekenen en naar een of meer personen wilt verzenden. Misschien wilt u bijvoorbeeld een ondertekende gedragscode en/of geheimhoudingsovereenkomst naar een of meerdere personen verzenden. U kunt het ondertekende document naar uzelf sturen zolang u niet hetzelfde e-mailadres als voor aanmelding gebruikt. Er wordt namelijk een kopie van het ondertekende document opgeslagen, die u kunt het openen via het tabblad Beheren. Houd er rekening mee dat de functie “Invullen en ondertekenen” alleen op de Startpagina te vinden is.

1. Klik op Een document invullen en ondertekenen op de Startpagina. 

3. Geef de naam van de overeenkomst op in Naam van overeenkomst.

4. Verplaats het bestand dat u wilt ondertekenen of klik op de koppeling Bestanden selecteren en zoek/voeg het document toe vanaf uw lokale systeem of netwerkstation.

5. Klik op Volgende.

6. De pagina Invullen en ondertekenen wordt geopend.

                Plaats naar wens content (tekst, selectievakjes, handtekeningen).

7. Klik ten slotte op Gereed.

8. De pagina die na ondertekening wordt weergegeven, bevat opties om het document te verzenden, een kopie te downloaden, het document te bekijken op de pagina Beheren of een ander document te ondertekenen

Met dit Mega Sign-proces kunt u een document naar honderden personen tegelijk verzenden. Elke ondertekenaar ondertekent zijn of haar eigen kopie van het document en deze individuele overeenkomsten worden naar u teruggestuurd. Via dit proces kunnen geheimhoudingsovereenkomsten, HR-documenten of toestemmingsbriefjes worden verzameld. De koppeling naar Mega Sign is te vinden op de Start-pagina.

U kunt Mega Sign-ontvangers invoeren door de e-mailadressen toe te voegen aan het vak “Aan” of door een CSV-bestand met de ontvangersgegevens te uploaden. Bij gebruik van het CSV-proces kunt u vooraf gegevens voor elke ondertekenaar invullen, zodat u de veldinformatie voor elke persoon kunt aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld het bericht aanpassen in e-mails die naar alle ondertekenaars worden verstuurd met het verzoek om de overeenkomst te ondertekenen.

Webformulieren zijn gehoste documenten die kunnen worden ondertekend door iedereen die er toegang toe heeft. Ze zijn ideaal voor inschrijfformulieren, afstandsverklaringen of documenten die u online toegankelijk wilt maken voor en wilt laten ondertekenen door veel personen.

U kunt webformulieren in twee verschillende vormen genereren: JavaScript en URL. De Javascript-optie biedt de code die nodig is om het webformulier in uw website in te sluiten. De URL-optie biedt een door Adobe Sign gehost webadres dat afzenders kunnen gebruiken om het document te laten ondertekenen. De koppeling Webformulieren maken is te vinden op de Start-pagina.

Hoewel het ondertekenen van webformulieren op dezelfde wijze verloopt als een gewone transactie in Adobe Sign, kunnen webformulieren door slechts één persoon worden ondertekend, en medeondertekend door iedereen die u hebt aangewezen. 

Gebruik het intuïtieve dashboard in Adobe Sign Manager om uw documenten vanaf uw mobiele apparaat te openen voor het verzenden en ondertekenen van overeenkomsten. Het nieuwe dashboard werkt goed met iOS 9 en de iPad Pro. Dankzij de verbeterde verzendervaring kunt u documenten gemakkelijker ter ondertekening verzenden. 

Download de app hier.

Adobe Sign Manager voor Android is verkrijgbaar in 19 talen, in lijn met Acrobat Mobile.

Download de app hier.