Welkom bij Adobe Sign!

Voordat u met Adobe Sign aan de slag gaat, bespreken we een aantal basisbeginselen. Het doel van deze handleiding is u vertrouwd te maken met Adobe Sign en de functionaliteit die voor u als gebruiker beschikbaar is.

Deze handleiding behandelt alle belangrijke processen in Adobe Sign en maakt u vertrouwd met de gebruikersinterface. Het Help-systeem van Adobe Sign biedt meer diepgaande informatie waar nodig. Als u een internetverbinding hebt, kunt u klikken op de koppelingen in de grijze vakken die met de tekst “Aanvullende informatie…” beginnen om de desbetreffende Help-onderwerpen weer te geven. 

Opmerking:

Waar van toepassing worden eigenschappen en functies vermeld die specifiek zijn voor het serviceniveau Business en/of Enterprise. In deze handleiding worden eigenschappen en functies beschreven die beschikbaar zijn op het hoogste niveau van de licentieovereenkomst, Adobe Sign Enterprise. Ga naar Mijn profiel om uw type licentie bepalen. Als u vragen hebt over de functies die beschikbaar zijn voor uw licentie, neemt u contact op met uw Client Success Manager of de ondersteuning van Adobe Sign.

Adobe Sign is een zeer aanpasbare toepassing met een breed scala aan functies die misschien niet allemaal relevant zijn voor de manier waarop u zaken doet. Het kan zijn dat uw account- of groepsbeheerder een aantal van de beschreven opties heeft uitgeschakeld. Als u iets nodig hebt en u kunt het niet vinden, neem dan contact op met uw groeps- of accountbeheerder. Onze service ondersteunt verschillende configuraties voor verschillende groepen. Het is dus mogelijk om een functie voor één groep uit te schakelen en voor een andere groep in te schakelen.

 

Na het doornemen van deze handleiding bent u vertrouwd met alle standaardverzendworkflows in Adobe Sign en kunt u uw overeenkomsten beheren en rapporten genereren, zodat u steeds weet wat is voltooid en wat nog in behandeling is.

Uw account personaliseren

Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij Adobe Sign, is het verstandig uw persoonlijke gebruikersgegevens te controleren. Deze informatie wordt in diverse sjablonen gebruikt, dus het is van belang dat deze correct is.

  • Plaats de muisaanwijzer op uw naam in de rechterbovenhoek om het menu te openen en klik op Mijn profiel

De profielpagina bevat de specifieke waarden die Adobe Sign gebruikt voor het aanpassen van al uw transacties. Met name interessant zijn:

  • Uw volledige naam: deze wordt gebruikt in e-mailcommunicaties en voor de standaard typografische versie van uw handtekening
  • Uw functie: deze wordt automatisch ingevuld in alle velden Titel
  • Uw bedrijfsnaam: deze wordt vermeld in e-mailcommunicaties, dit moet de volledige juridische bedrijfsnaam zijn
  • Tijdzone: datum- en tijdstempels worden uitgevoerd in uw tijdzone, dit verbetert de duidelijkheid bij het uitvoeren van rapporten.

Als u gegevens wilt aanpassen, klikt u op de knop Profiel bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

Mijn Profiel bewerken

Neem na het configureren van uw persoonlijke informatie even de tijd om de andere persoonlijke voorkeuren aan de linkerzijde van het scherm te bekijken. Deze opties zijn specifiek voor u als gebruiker en kunnen handig zijn voor het automatiseren van taken:

  • Mijn Profiel - Uw persoonlijke identificatiegegevens
  • Toegangstokens - Als u ontwikkelaar bent, worden uw API-tokens hier gedefinieerd en weergegeven
  • Twitter-integratie - Verstuur een tweet telkens wanneer een overeenkomst is voltooid
  • Mijn e-mailvoetnoot - Voeg een aangepaste voetnoot (met onbewerkte tekst) onderaan uw e-mailsjablonen toe bij het verzenden van nieuwe overeenkomsten
  • Automatisch delegeren - Delegeer Adobe Sign-overeenkomsten die u ter ondertekening zijn toegezonden, automatisch aan de genoemde partij. Vergelijkbaar met het doorstuurproces bij afwezigheid van de geadresseerde voor Adobe Sign-overeenkomsten
  • Mijn meldingen - Configureer welke typen gebeurtenissen/waarschuwingen Adobe Sign aan u moet melden en hoe u deze meldingen wilt ontvangen. U kunt e-mail in realtime ontvangen, of de gebeurtenis registreren en dagelijkse of wekelijkse rapportage configureren. (Gebeurtenissen zijn triggers wanneer iets gebeurt. Waarschuwingen worden geactiveerd wanneer een bepaalde hoeveelheid tijd verstrijkt en iets niet gebeurt)
  • Gedeelde meldingen - Als het account van een andere gebruiker met u wordt gedeeld, kunt u opgeven welke gebeurtenissen en waarschuwingen van die gebruiker aan u moeten worden gemeld
  • Mijn handtekening - Upload een afbeelding van uw handtekening en initialen. PNG-bestanden werken het best
  • Taalvoorkeuren - Er zijn twee instellingen onder deze kop waarmee u rekening moet houden:
    • Mijn Taalvoorkeur - Met deze instelling kunt u definiëren welke taal in de Adobe Sign-webtoepassing moet worden gebruikt. 
    • Ondertekeningstaal - Deze instelling bepaalt de standaardtaal die wordt gebruikt voor e-mailmeldingen en de ondertekeningsinstructies voor de ontvanger.
  • Overige accounts bekijken - Als u de overeenkomsten op het account van een andere gebruiker wilt bekijken, kunt u dat hier aanvragen. Er wordt een lijst met alle bekeken accounts weergegeven. Dit is een “alleen-lezen”-perspectief
  • Mijn account delen - Als u uw account met iemand anders wilt delen, kunt u hier opgeven wie uw overeenkomsten mag bekijken. Degene die uw account deelt, mag het alleen bekijken, niet ondertekenen, annuleren of delegeren

Overzicht van pagina's

De Startpagina is de eerste pagina waarop de meeste gebruikers zich aanmelden. (De pagina Verzenden is de andere optie, zoals geconfigureerd door uw accountbeheerder.)

Startpagina

De Startpagina bestaat uit de volgende secties die u een beknopt overzicht van en toegang tot de meeste Adobe Sign-functies geven:

  • In woortgang - Het aantal overeenkomsten die u hebt aangemaakt en die nog niet zijn afgehandeld
    • Wanneer u op het getal klikt, wordt de pagina Beheren geopend, met daarin de overeenkomsten die in bewerking zijn
    • Overeenkomsten die op u wachten, zijn niet inbegrepen in de waarde die bij In bewerking wordt weergegeven
  • Wachtend op u - Het aantal overeenkomsten die momenteel wachten tot u er actie op onderneemt
    • Wanneer u op het getal klikt, wordt de pagina Beheren geopend, met daarin de overeenkomsten die op u wachten
  • Evenementen en waarschuwingen - Wanneer u op het getal klikt, wordt het tabblad Gebeurtenissen van de pagina Meldingen geopend.
  • Vragen om handtekeningen - Een snelkoppeling naar de pagina Verzenden met de extra optie om het proces te starten door een bibliotheekdocument als bijlage toe te voegen of een aangepaste workflow te starten (indien ingeschakeld voor uw account)
  • Starten vanuit bibliotheek - Hiermee kunt u een bibliotheeksjabloon of een workflow selecteren om een nieuwe overeenkomst te starten.
  • Meer dingen die u kunt doen - Een lijst met andere veelvoorkomende handelingen
    • Een document invullen en ondertekenen - Gebruikt wanneer u uw handtekening op een document wilt toepassen en dat ondertekende document vervolgens naar iemand anders wilt verzenden, bijvoorbeeld voor het invullen van belastingformulieren of toestemmingsbriefjes
    • Een webformulier publiceren - Webformulieren zijn documenten/formulieren die u aan uw website kunt koppelen of erin kunt integreren, zodat klanten een ondertekend document kunnen genereren. Bijvoorbeeld een lidmaatschapsaanvraag of een registratieformulier op uw website
    • In één keer verzenden naar een groot aantal mensen met Mega Sign - Een workflow waarmee u een document voor individuele ondertekening naar honderden personen kunt verzenden. Elke persoon krijgt een eigen discrete overeenkomst waarin alleen om zijn/haar handtekening wordt verzocht, bijvoorbeeld de jaarlijkse gedragscode-overeenkomsten
    • Een herbruikbare sjabloon maken - Hiermee kunt u een document- of veldsjabloon maken voor herhaald gebruik. Sjablonen kunnen worden opgeslagen voor persoonlijk of groepsgebruik of kunnen beschikbaar zijn voor de gehele account
    • Alle overeenkomsten beheren en bijhouden - Hiermee gaat u naar de pagina Beheren
    • Haal meer uit uw account - Met de knop Haal meer uit uw account wordt een klein dialoogvenster geopend waarvan de inhoud afhankelijk is van het hoogste bevoegdheidsniveau van de gebruiker:
      • Gebruikers krijgen de pagina Mijn handtekening te zien, waar ze hun handtekening kunnen maken
      • Beheerders op groepsniveau krijgen de pagina met accountinstellingen te zien, waar ze een logo voor hun groep kunnen uploaden
      • Beheerders op accountniveau krijgen de pagina met instellingen op accountniveau te zien, waar ze de bedrijfsnaam, de hostnaam en het logo kunnen configureren
    • Vraag om hulp - Gebruikers kunnen toegang verkrijgen tot de inhoud van de selfservice-Help door op het vraagteken in de rechterbovenhoek van Adobe Sign-venster te klikken. Wanneer u op het vraagteken klikt, wordt een submenu met de volgende opties geopend:
      • Handboek - Hiermee opent u een nieuw tabblad voor de Adobe Sign-gebruikershandleiding
      • Lesbestanden - Hiermee opent u een nieuw tabblad voor de Adobe Sign-videotutorials
      • Contact opnemen met ondersteuning - Hiermee opent u het Ondersteuningsportaal voor Adobe Sign, waar u toegang hebt tot ondersteuning via e-mail, chat en telefoon
        • De ondersteuningsopties variëren op basis van het serviceniveau van de klantaccount
        • Verzoeken om instellingen te veranderen, het account te wijzigen of een specifieke transactie (of andere gebruikersinhoud) te onderzoeken, moeten door een accountbeheerder voor het Adobe Sign-account worden ingediend
      • Opmerkingen bij de release - Een koppeling naar de opmerkingen bij de actuele release
Menu Vraag om hulp

De pagina Verzenden is de plaats waar u nieuwe overeenkomsten maakt. De pagina bestaat uit vier secties:

send_page_-_blank

Indien u als afzender, ontvanger of zelfs als Cc-ontvanger betrokken bent bij een overeenkomst, is deze beschikbaar op uw Beheren-pagina. De pagina is een portal voor alle overeenkomsten die verband houden met uw gebruiker en dient voor twee doeleinden: de overeenkomst vinden die u wilt bekijken, en beheertaken voor die overeenkomst uitvoeren.

Het hoofdgedeelte van de pagina is de lijst van uw overeenkomsten, gefilterd op status in het linkerpaneel (In bewerking, Wachtend op u, Voltooid, Geannuleerd en Concept) werkt. Vlak onder de overeenkomstfilters zijn ook sjabloonfilters beschikbaar (Sjablonen, Webformulieren en Mega Signs).

Met behulp van de filters voor invoertekst bovenaan de pagina kunt u afzonderlijke documenten opzoeken op basis van het e-mailadres, de naam van de overeenkomst, de naam van een ontvanger (indien bekend bij het systeem), datum, notities enzovoort.

Pagina Beheren

Aan de hand van regelmatig geplande rapporten kunt u snel de voortgang van uw documenten beoordelen en bepalen waar uw aandacht nodig is. Rapporten kunnen op maat worden ontworpen voor activering op een gekozen dag en tijd, en betrekking hebben op alle overeenkomsten of alleen documenten met een opgegeven naam.

Rapportpagina-interface
Meterdiagrammen voor geretourneerde rapporten

Overeenkomsten verzenden

Het verzenden van documenten en het verzamelen van handtekeningen en goedkeuringen, daar gaat het om in Adobe Sign. Elke klant heeft verschillende vereisten voor degenen die met het document moeten kunnen werken en de volgorde waarin dat gebeurt. De interface van de pagina Verzenden biedt dus een aantal workflowfuncties waarvan u op de hoogte moet zijn. 

send_page-unbranded

Het verzenden van een overeenkomst begint met het definiëren van de ontvangers en de volgorde waarin ze toegang krijgen om met het document te werken.

In de sectie Ontvangers kunt u met de bovenste schakelaar de basisvolgorde voor ondertekening selecteren:

  • Voltooien in volgorde is geselecteerd (zoals hierboven weergegeven): een sequentieel ondertekeningsproces waarbij stappen een voor een worden uitgevoerd en ontvangers genummerd zijn ter aanduiding van de exacte volgorde van deelname
    • Hybride ondertekeningstromen beginnen als een sequentiële workflow (Voltooien in volgorde)
  • Wanneer Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, kan parallelle ondertekening plaatsvinden en zijn de ontvangers niet genummerd om aan te geven dat er geen specifieke volgorde van deelname is.
Send - Recipients - Any Order

Rechts van de schakelaar voor de ondertekeningsvolgorde ziet u twee koppelingen:

  • Mij toevoegen - Klik op deze koppeling om uzelf toe te voegen als de volgende ontvanger in de deelnamevolgorde
  • Ontvangersgroep toevoegen - Klik op deze koppeling om een groep ontvangers te maken, waarvan één namens de gehele groep moet deelnemen. Maak bijvoorbeeld een groep voor het HR-team, waarvan slechts één persoon de overeenkomst echt moet ondertekenen.

Opmerking:

Als u de volgorde van de ontvangers wilt wijzigen, kunt u ze in de gewenste stapelvolgorde plaatsen door hun namen te verslepen. U kunt de nummers ook rechtstreeks bewerken, waardoor de stapel dienovereenkomstig wordt aangepast.

 

Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:

Recipient w Validation2

A. Volgorde van deelname – Wanneer Voltooien in volgorde is geselecteerd, geeft de deelnamevolgorde duidelijk aan wanneer elke ontvanger met de overeenkomst gaat werken

B. RolHoe kan de ontvanger het best worden gekenmerkt?

C. E-mailadres – Dit is het identificerende e-mailadres van de ontvanger, dat wordt gebruikt voor alle e-mailcommunicatie met de ontvanger, inclusief het verzoek om te ondertekenen.

D. Verificatiemethoden – Hoe moet de ontvanger worden geverifieerd? Wilt u verificatie op basis van twee factoren gebruiken?

E. Privébericht (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft

 

Met de koppeling Cc tonen onder de lijst met ontvangers wordt een veld weergegeven waarin u cc-adressen kunt invoeren voor ontvangers die de overeenkomst wel mogen bekijken, maar geen volmacht hebben voor ondertekening/goedkeuring. 

Een “hybride” workflow is een instantie van de sequentiële deelnamevolgorde waarbij in een of meer stappen twee of meer ontvangers tegelijkertijd toegang hebben tot het document. Alle ondertekenaars/goedkeurders in de “parallelle” stap moeten hun taak voltooien voordat aan de volgende stap wordt begonnen.

Hybrid Recipients

Ontvangersgroepen zijn nuttig wanneer u een aftekening nodig hebt van een team of organisatie, maar niet van een specifieke persoon in die groep. Elk lid van de groep mag namens de hele groep ondertekenen of goedkeuren. 

Recipient Group2

De sectie Bericht bevat twee velden die uw succes aanzienlijk kunnen verbeteren.

Send - Message section

In het veld Naam van overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren. Deze tekenreeks wordt ingevuld in de onderwerpregel van de e-mail van ontvangers (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de pagina Beheren. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u de overeenkomst sneller kunt zoeken, als dat nodig is.

Opmerking:

Als vóór het toevoegen van een documentbijlage geen overeenkomstnaam is ingevoerd, wordt de naam van de eerste bestandsbijlage als naam van de overeenkomst gebruikt. Deze waarde kan worden bewerkt totdat de overeenkomst wordt verzonden.

 

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren (hieronder groen gemarkeerd). Dit bericht wordt weergegeven in de e-mail Wilt u alstublieft {documentnaam} ondertekenen die naar alle ontvangers wordt verzonden (in tegenstelling tot het privébericht dat alleen verschijnt voor de ontvanger voor wie het is geconfigureerd).

E-mail Controleren en ondertekenen met naam en bericht

Berichtsjablonen

Klanten op Enterprise-niveau hebben toegang tot berichtsjablonen die door de beheerder zijn geconfigureerd. De berichtsjablonen zijn rechtstreeks aan de functie Taal van ontvanger in de Opties-secties gekoppeld, dus wanneer u in de vervolgkeuzelijst met talen “Spaans” selecteert, worden al uw Spaanse sjablonen beschikbaar.  

Send - MEssage Templates

Opmerking:

Als u een taal hebt geselecteerd waaraan geen sjablonen zijn gekoppeld, is de optie Berichtsjabloon niet zichtbaar op de pagina Verzenden.

Met de sectie Opties kunt u de overeenkomst na verzending beter beheren:

  • Wachtwoordbeveiliging instellen – Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren om het ondertekende PDF-bestand te kunnen openen en bekijken. Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet.
  • Wachtwoordbeveiliging instellen – Stel het aantal dagen in waarna de overeenkomst vervalt en niet meer kan worden voltooid.
  • Herinnering instellen – Stel in hoe vaak (dagelijks of wekelijks) herinneringen moeten worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers worden op de hoogte gesteld
  • Taal van ontvanger(s) – Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten aan ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.
    • Deze instelling bepaalt ook de zichtbare berichtsjablonen als het gebruik van sjablonen voor uw account is geconfigureerd.
Send page Options

In de sectie Bestanden kunt u de documenten als bijlage aan de transactie toevoegen.

Adobe Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-overeenkomst die wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.

U kunt bestanden bijsluiten vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, Google Docs, Box.net, Dropbox of OneDrive, of uploaden vanaf uw lokale systeem met de functie voor het zoeken van bestanden, U kunt een bestand ook naar een willekeurige plaats op de verzendpagina slepen.

De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML

Bestanden


Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen. Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en er waar nodig formuliervelden in plaatsen. 

U moet in elk geval de handtekeningvelden instellen, maar er zijn nog verschillende andere velden die u kunt gebruiken om complexe formulieren te maken.

Opmerking:

Als er geen handtekeningvelden zijn ingesteld, wordt aan het einde van het document automatisch een nieuwe pagina voor de handtekeningen toegevoegd.

Het verzenden van een document naar één ontvanger is een van de meest voorkomende overeenkomstworkflows en een goede manier om het basisproces te leren. U hebt alleen het volgende nodig:

  • Het e-mailadres van de ontvanger
    • Dit e-mailadres mag niet overeenkomen met het e-mailadres waarmee u zich aanmeldt (u kunt niet naar uzelf verzenden)
  • Een document of bestand dat u wilt laten ondertekenen
Vragen om handtekeningen


Verzenden naar meerdere ontvangers

Bij het verzenden van een overeenkomst naar meerdere ontvangers volgt u precies dezelfde stappen, met twee verschillen:

  • U moet elke ontvanger op een afzonderlijke regel van de sectie Ontvangers plaatsen, in de volgorde waarin ze moeten ondertekenen
  • Bij het plaatsen van velden moet u aangeven welke ontvanger toegang tot elk veld moet hebben door op het veld te dubbelklikken en de waarde voor Ontvanger in te stellen

Ondertekeningsomgeving

Door het ondertekeningsproces te doorlopen, krijgt u inzicht in het eindresultaat van de instellingen die door de afzender zijn geconfigureerd.

1. Een e-mail wordt bezorgd in het e-mailvak van de ontvanger.

○ De onderwerpregel begint met: Handtekening aangevraagd voor {documentnaam}

2. De overeenkomst wordt geopend door op de knop Controleren en ondertekenen te klikken

De e-mail Controleren en ondertekenen

3. De overeenkomst wordt geopend in een nieuw browservenster

Andere opties op de pagina zijn:

A. Opties - Deze lijst bevat de opties die de ontvanger op basis van zijn/haar rol heeft

○ Overeenkomst lezen - Hiermee wordt de overeenkomst geopend in de indeling alleen-lezen

○ Ondertekening delegeren aan iemand anders - Met deze optie kan de ontvanger zijn machtiging delegeren aan iemand anders, bijvoorbeeld een collega of een manager

○ Ondertekeningsverzoek afwijzen - Met deze handeling beëindigt u de overeenkomst

○ Afdrukken, ondertekenen en uploaden - Hiermee kan de ondertekenaar de workflow converteren van een elektronische naar een fysieke handtekening. De ondertekenaar uploadt vervolgens het ondertekende document.

○ Documentgegevens wissen - Met deze opties wordt alle veldinhoud gewist

Geschiedenis weergeven - Hiermee wordt het huidige controlerapport voor weergave geopend 

PDF downloaden - Hiermee wordt de huidige versie van de overeenkomst in PDF-indeling gedownload

B. Bericht - Met het tekstballonpictogram kunt u de berichten opnieuw weergeven

C. Verplichte-veldenteller - Deze teller geeft aan hoeveel verplichte velden in het document nog niet zijn ingevuld. Door op dit veld te klikken, gaat de ondertekenaar naar de verplichte (niet-optionele) velden die beschikbaar zijn

D. Volgend veld - Met deze gele pijl kunt u de volgende velden vinden als u door een groot document bladert. Met deze tab doorloopt u alle velden, niet alleen de verplichte.

Ondertekeningsopties

Dit document heeft slechts één handtekeningveld en het is verplicht (zoals aangegeven door een rood sterretje). In documenten met meerdere invulbare velden kunt u de velden met deze tab doorlopen.

 

4. Als u een handtekening wilt toepassen, dubbelklikt u op het veld om het handtekeningdeelvenster te openen

5. Typ uw naam in het bovenste veld van het handtekeningdeelvenster

U kunt uw handtekening op een van de volgende vier manieren voltooien:

○ Met een typografisch lettertype (standaard) - Adobe Sign past op de naam die u invoert, een lettertype toe dat met de hand geschreven lijkt

○ Fysiek getekend - Onderteken fysiek met de muis, een stift of een ander aanwijsapparaat. Met uw vinger kunt u op een tablet een uitstekende handtekening zetten

○ Met een afbeelding - Als u een stempelafbeelding van uw handtekening hebt, kunt u deze uploaden

Mobiel - Met de optie Mobiel kunt u het handtekeningdeelvenster vanaf uw bureaublad naar een mobiel apparaat casten, waardoor u met een apparaat eenvoudiger (fysiek) uw handtekening kunt zetten.

Handtekeningvenster

6. Klik op Toepassen om uw handtekening in het handtekeningveld te plaatsen en terug te gaan naar het document.

7. Wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld, klikt u op de knop Klik om te ondertekenen onderaan het venster

Click to sign button
Aanvullende informatie over het ondertekenen van overeenkomsten is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

Opmerking:

Onderaan de Adobe Sign-pagina wordt een werkbalk weergegeven. Met de gereedschappen op deze werkbalk kunt u navigeren in de overeenkomst, in- of uitzoomen en het document downloaden. U kunt deze werkbalk verbergen door op X in de rechterbenedenhoek te klikken. Als u de verborgen werkbalk tijdelijk wilt weergeven, plaatst u de aanwijzer onderaan het venster, waarna de besturingselementen weer verschijnen. 

Zoom Section

Aanvullende informatie over het gebruik van de zoomknoppen is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

Overeenkomsten beheren

Het beheren van uw overeenkomsten is een belangrijk onderdeel van het werken met Adobe Sign. Gebruik de pagina Beheren om overeenkomsten bij te houden, te verwerken en aan te passen. Of het nu gaat om het annuleren van een overeenkomst of het vervangen van de ondertekenaar, met deze processen kunt u de voortgang van de transactie in het systeem beïnvloeden.

De beheerpagina bevat vele ingesloten functies waarmee u kunt experimenteren. Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in drie functiegebieden:

A. Filters

B. Lijst met overeenkomsten

C. Gereedschappen voor overeenkomsten

Pagina Beheren secties


Filters voor overeenkomsten

De "statusmappen" op de klassieke pagina zijn geconsolideerd in een handige set met filters waarmee u overeenkomsten kunt filteren op een bepaald statustype. De bovenste sectie bevat de overeenkomstfilters waarmee u kunt filteren op basis van de huidige status van de overeenkomst

Er zijn twee 'actieve' statussen. Bij de status wordt het volume van de inhoud tussen haakjes aangegeven:

  • In bewerking (N) - Overeenkomsten met deze status wachten tot een deelnemer zijn of haar handeling heeft voltooid. Overeenkomsten die wachten op de aangemelde gebruiker, worden niet geretourneerd
  • Wachtend op u (M) - Overeenkomsten die wachten op de aangemelde gebruiker, worden weergegeven met het filter Wachtend op u.  

 

Er zijn drie 'eindstatussen':

  • Voltooid - overeenkomsten die correct en volledig zijn afgerond 
  • Geannuleerd - overeenkomsten die om een bepaalde reden niet verder worden verwerkt. Dit omvat: 
    • Overeenkomsten die door de afzender zijn geannuleerd
    • Overeenkomsten die door een deelnemer zijn afgewezen
    • Overeenkomsten die zijn beëindigd doordat iemand zich herhaaldelijk niet kan verifiëren
    • Overeenkomsten die zijn gecompromitteerd door een systeemfout
  • Verlopen - overeenkomsten die een vervaldatum hebben bereikt en automatisch worden afgesloten

 

Er is een ook een conceptstatus die alle gedeeltelijk opgestelde overeenkomsten bevat.

 

Het onderste gedeelte is bedoeld voor "bovenliggende" sjabloonobjecten. De "onderliggende" overeenkomsten die op basis van deze sjablonen worden gemaakt, worden bovenaan gefilterd met de filters voor de status van de overeenkomst.

De bovenliggende objecten zijn zelf geen overeenkomsten, maar worden gebruikt om een groot aantal afzonderlijke overeenkomsten te produceren. Deze bovenliggende objecten bevatten onder meer:

  • (Bibliotheek) Sjablonen - alle document- en veldsjablonen die beschikbaar zijn in uw documentbibliotheek
  • Webformulieren - webformulieren (voorheen widgets genoemd) zijn overeenkomstsjablonen die als koppeling of ingesloten in webpagina's kunnen worden aangeboden. Webformulieren worden geïnitieerd door de ondertekenaar. Hierbij wordt een onderliggende overeenkomst gemaakt voor elke deelnemer die een overeenkomst invult
  • Mega Sign - Mega Sign-sjablonen zijn ontworpen om een groot aantal afzonderlijke overeenkomsten te produceren die als een "normale overeenkomst" worden verzonden en ondertekend

Opmerking:

Gebruikers met wie inhoud wordt gedeeld vanuit andere gebruikersaccounts, kunnen op die inhoud filteren door op de pijl omlaag naast Uw overeenkomsten te klikken.

De vervolgkeuzelijst bevat alle gebruikers (en groepen, als Geavanceerd delen is ingeschakeld) die inhoud met u hebben gedeeld. Wanneer u een gebruiker selecteert, wordt de inhoud van de geselecteerde gebruiker op de pagina Beheren weergegeven.


Lijsten met overeenkomsten

De hoofdtekst van de pagina bevat de lijst met overeenkomsten waarmee u verbonden bent. Elke overeenkomst waarbij uw e-mailadres betrokken is, wordt ergens in de lijst weergegeven. Hierbij gaat het niet alleen om de overeenkomsten die u hebt gestart, maar ook om de overeenkomsten die u hebt ontvangen ter ondertekening/goedkeuring en alle overeenkomsten waarbij uw adres in het cc-veld staat.

De lijst met overeenkomsten wordt altijd gefilterd op de documentstatusselectie links.

 

Klik één keer op de kolomkoppen bovenaan de lijst om de inhoud van elke sectie te sorteren. Als u nog een keer op een kolomkop klikt, wordt de sorteervolgorde omgedraaid.

 

De afzonderlijke records bevatten de volgende informatie:

Lijst met overeenkomsten
  • Ontvanger – Deze waarde vertegenwoordigt de naam of het e-mailadres van de eerste ontvanger die niet de afzender is
    • Er wordt een e-mailadres gebruikt als de ontvanger nog niet eerder een document heeft ondertekend via het Adobe Sign-systeem.
    • Zodra tijdens het ondertekeningsproces een naam wordt ingevoerd, wordt het e-mailadres vervangen door de naam
  • Bedrijf – Als de eerste ontvanger een bedrijfsnaam heeft ingevoerd, in een handtekeningveld of door zich aan te melden en zijn of haar profiel bij te werken, wordt die bedrijfsnaam weergegeven.
    • Als u geen velden voor een bedrijfsnaam in uw overeenkomsten opneemt, blijft deze kolom grotendeels leeg
  • Documenttitel – Dit is de naam van uw overeenkomst
  • Status – Wanneer het filter In bewerking is geselecteerd, is de tweede kolom Status, die altijd Verzonden voor ondertekening (of goedkeuring, acceptatie enzovoort) moet zijn
  • Actie - Bij het bekijken van het filter Wachtend op u geeft de tweede kolom aan welke actie in behandeling is (met een koppeling om die overeenkomst te openen)
  • Afzender - Bij het bekijken van de drie eindstatussen (Voltooid, Geannuleerd en Verlopen) geeft de tweede kolom de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst aan
  • Gewijzigd – Dit is de datum van de laatste wijziging, dus de laatste keer dat de overeenkomst is bijgewerkt via een verzendgebeurtenis of een ondertekenings-/goedkeuringsgebeurtenis

In het deelvenster met gereedschappen voor de overeenkomst hebt u toegang tot een aantal besturingselementen voor meer inzicht in en beter beheer van uw overeenkomsten.

  • Vervaldatum - Toont de automatische annuleringsdatum van de overeenkomst, indien ingesteld. U kunt deze waarde instellen of bewerken door op het potloodpictogram te klikken.
  • Weergeven - Hiermee wordt de overeenkomst geopend en weergegeven.
  • Overeenkomst wijzigen - Hiermee kunt u de documentenbijlagen van de overeenkomst vervangen en/of de velden op het document bewerken. Alleen toegestaan voordat de eerste ontvanger een handeling verricht.
  • Herinnering - Herinneringen kunnen worden gemaakt of worden verwijderd nadat de overeenkomst is verzonden met deze koppeling. Bovendien kunt u in realtime of op een bepaalde datum een herinnering sturen.
  • Delen - Als u een document met deze functie deelt, wordt u gevraagd een e-mailadres en een bericht in te voeren. Vervolgens wordt een kopie van de overeenkomst in de huidige status naar dat adres verzonden en wordt het document toegevoegd aan het tabblad Beheren van het desbetreffende e-mailadres
  • Annuleren - Hiermee wordt de overeenkomst geannuleerd.
  • PDF downloaden - Hiermee wordt een kopie van de overeenkomst in de huidige toestand gedownload
  • Afzonderlijke bestanden downloaden - Hiermee kunt u afzonderlijke bestanden downloaden als de oorspronkelijke overeenkomst met meerdere bestanden is gemaakt.
  • Controlerapport downloaden - Deze koppeling genereert een uitgebreid PDF-rapport met de overeenkomsthistorie, inclusief diepgaande parameters, zoals het IP-adres voor elke gebeurtenis
  • Notities – U kunt een persoonlijke notitie toevoegen aan elke overeenkomst. Deze opmerking is voor u persoonlijk en wordt niet met andere gebruikers of ondertekenaars gedeeld. U kunt naar opmerkingen zoeken via de tekstfilters.
  • Ondertekenaar vervangen - Hiermee kunt u de huidige ontvanger vervangen
  • Verificatie bewerken - Met deze functie kunt u de huidige verificatiemethode voor een ontvanger wijzigen. Hiermee kunt u een verificatiewachtwoord opnieuw instellen als u het bent vergeten.
  • Activiteit - Dit tabblad bevat een lijst van alle gebeurtenissen die de overeenkomst heeft vastgelegd, te beginnen met de verzendgebeurtenis en eindigend met de laatste ondertekeningsgebeurtenis.
Gereedschappen voor overeenkomsten

Rapporten (alleen voor de serviceniveaus Business en Enterprise)

Met de rapportfunctie kunt u controleren hoe uw account gebruikmaakt van Adobe Sign. Maak uw eigen rapporten en breng uw proces voor documentondertekening volledig in beeld, terwijl u kijkt hoe het afzonderlijke groepen of gebruikers afgaat.

reports_-_result2

Als u een nieuw rapport wilt maken, gaat u naar de pagina Rapporten door achtereenvolgens op het tabblad Rapporten en de koppeling Een nieuw rapport maken te klikken.

reports_-_createnew-unbranded

 

De pagina Een nieuw rapport maken wordt weergegeven:

reports_-_whole_page
Aanvullende informatie over het maken van rapporten is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.


Rapportparameters

Wanneer u een rapport configureert, kunt u meerdere parameters instellen om de resultaten aan te passen. Alle hieronder beschreven parameters zijn beschikbaar. 

Aanmaakdatum

De aanmaakdatum is de tijdsperiode die het rapport moet beslaan. Dit kan een van de vier vooraf ingestelde periodes zijn (deze week, vorige week, deze maand, vorige maand) of een door u ingevoerd datumbereik.

Reports - Creation date

Gebruikers en groepen

Met deze parameter kunt u het rapport uitvoeren op specifieke gebruikers of groepen. U kunt een of meer gebruikers of groepen kiezen of het rapport voor alle gebruikers in het account uitvoeren.

Reports - Users and Groups

Documenten en workflows

Met deze optie kunt u specifieke documenten kiezen om in het rapport op te nemen. De documenten die in dit veld worden weergegeven, zijn de bibliotheekdocumenten die in het hele account worden gebruikt. Afzonderlijke, eenmalige documenten worden hier niet weergegeven. 

Reports - Document and Workflows

Documentnaam

Met deze parameter kunt u documenten die een bepaalde variabele wel of niet bevatten, opnemen of uitsluiten. U kunt ervoor kiezen om de ingevoerde tekenreeks al dan niet op te nemen.

Reports - Document Name

Mega-ondertekening

Als u deze parameter inschakelt, worden Mega-ondertekeningsovereenkomsten in het gegenereerde rapport opgenomen

Reports - Mega Sign

Prestatiedoelen

U kunt drempelwaarden voor prestaties stellen met behulp van de weergave Prestatiedoelen. De meters voor de prestaties worden in het resulterende rapport weergegeven.

Reports - Performance Goals

Benchmark

Standaard is de benchmarkparameter uitgeschakeld voor rapporten. Klik op de koppeling rapportinstellingen om deze functie in te schakelen.

Benchmarking biedt een uitgebreide methode om de voortgang van overeenkomsten en de snelheid van ondertekening bij te houden. 

Reports - Benchmrking

Overeenkomsten uitzetten in grafiek op basis van

Elk ingeschakelde optie (Datum, Afzender, Groep, Formulier, Workflow en Type handtekening) presenteert het rapport in een ander type grafiek.

Reports - Graphs

Enzovoort

De parameters in deze sectie dienen voor het wijzigen van de afbeeldingen in het resulterende rapport. Als u andere dan de standaardparameters instelt, verloopt het rapportproces mogelijk sneller.

Reports - Et Cetera

Wanneer u op de knop Rapport uitvoeren klikt, wordt het rapport gegenereerd op basis van uw parameters. U kunt meerdere bewerkingen op uw rapport uitvoeren.

reports_-_result

Rapport bijwerken met huidige gegevens

Door op deze koppeling te klikken, vernieuwt u de paginaweergave. Het nieuwe rapport bevat recente transacties en activiteiten.

reports_-_resultheaderupdate

Rapport opslaan

Door het rapport op te slaan, kunt u het in de toekomst opnieuw uitvoeren.

reports_-_resultheadersave

Rapport delen

Door een rapport te delen, kunt u de rapportresultaten naar iemand anders verzenden. U hoeft alleen het gewenste e-mailadres en een bericht in te voeren.

reports_-_resultheadershare

Rapport inplannen

Wanneer u een planning voor dit rapport instelt, wordt het uitgevoerd met dezelfde parameters en de opgegeven frequentie.

reports_-_resultheaderschedule

Rapportgegevens exporteren

Als u op deze koppeling klikt, wordt u gevraagd een CSV-bestand te openen of op te slaan. CSV-bestanden kunnen worden geopend in Excel, en alle transactiegegevens voor de overeenkomsten in het rapport worden in de verschillende kolommen gecategoriseerd.

reports_-_resultheaderexport

Printervriendelijke versie

Als u op deze koppeling klikt, wordt een printervriendelijke versie van het rapport geopend.

reports_-_resultheaderprint

Voorbeeldpagina en ontwerpervaring

De ontwerpomgeving van Adobe Sign biedt de functionaliteit voor het maken van formulieren. U kunt handtekeningvelden plaatsen en daarnaast velden toevoegen die automatisch worden ingevuld, bijvoorbeeld met datum of de handtekening van de ondertekenaar (indien bekend), of tekstvelden die inhoudsvalidatie en/of complexe berekeningen uitvoeren. Er zijn ook andere gangbare veldtypen beschikbaar, zoals vervolgkeuzelijsten, keuzerondjes en selectievakjes

U opent de ontwerpomgeving door een van de volgende handelingen uit te voeren:

  • Een nieuw document verzenden en de optie Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen inschakelen op de pagina Verzenden
NExt Button for Authoring

 

  • Een conceptdocument op de pagina Beheren bewerken
Een conceptovereenkomst bewerken

 

  • Een nieuwe sjabloon of een nieuw webformulier maken vanaf de Startpagina
Webformulieren en sjablonen maken

 

 

  • Een bestaand bibliotheekdocument of webformulier bewerken vanaf de pagina Beheren

○ U kunt alleen sjablonen bewerken die u hebt geüpload. In de onderstaande afbeelding wordt aangegeven dat de tweede sjabloon wordt gedeeld door een andere gebruiker en dus niet bewerkbaar is.

 

Sjabloon bewerken

Neem na het starten van de ontwerpomgeving even de tijd om de vijf belangrijkste gebieden te identificeren:

A. Formulierveldsjabloon - Deze optie wordt alleen weergegeven als u ten minste één sjabloon voor een formulierveldbibliotheek hebt gemaakt.

B. Lay-out en uitlijning van velden - Hier wordt de werkbalk voor de afmetingen en uitlijning van formuliervelden weergegeven

C. Ontvanger (rol) selecteren - In deze vervolgkeuzelijst worden de ontvangers voor de overeenkomst weergegeven

D. Formulierveldtabs - Via deze tabs kunt u velden selecteren om aan uw document toe te voegen

E. Terug / Herstellen / Sjabloon opslaan / Voortgang opslaan:

►Terug - Met de knop Terug gaat de gebruiker terug naar de pagina Verzenden waar de naam en het bericht van de overeenkomst, de e-mailadressen van de ontvangers en de bestanden die aan de overeenkomst zijn toegevoegd, verder kunnen worden bewerkt

► Met Herstellen worden alle wijzigingen verwijderd die bij de sjabloon zijn aangebracht nadat deze is geladen of voor het laatst is opgeslagen

Opslaan als sjabloon - Indien deze optie is aangevinkt, wordt de sjabloon opgeslagen als een afzonderlijk bibliotheekobject zodra de overeenkomst is verzonden. Wanneer de gebruiker op Verzenden klikt, wordt hij of zij gevraagd een naam voor de nieuwe sjabloon op te geven

Voortgang opslaan - Als u op deze koppeling klikt, wordt de huidige status van de sjabloon opgeslagen

Ontwerpomgeving

Formulierveldsjabloon

Als u een formulierveldsjabloon voor uw document hebt gemaakt, kunt u die sjabloon selecteren en toepassen met deze set gereedschappen.

De vervolgkeuzelijst bevat de beschikbare formulierveldsjablonen, en u kunt kiezen op welke pagina u de sjabloon wilt starten. U kunt meerdere sjablonen toepassen.

Veldsjablonen
Aanvullende informatie over het gebruik van de formulierveldsjablonen is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

Lay-out en uitlijning van velden

Deze menuoptie biedt toegang tot de gereedschappen om velden ten opzichte van elkaar uit te lijnen en het veldformaat aan te passen. U kunt op meerdere velden klikken terwijl u Ctrl ingedrukt houdt, of Shift ingedrukt houden en met de muis een gebied selecteren om velden groepsgewijs aan te passen.

Met de zes pictogrammen aan de linkerkant worden de velden boven, midden horizontaal, onder, links, midden verticaal en rechts uitgelijnd (van links naar rechts gezien). 

Met de volgende drie pictogrammen kunt u alle velden even breed en/of hoog maken. 

De uitlijning en afmetingen zijn gebaseerd op het eerste veld dat u selecteert.

V3 Align tools

Ontvanger (rol) selecteren

De belangrijkste factor bij het maken van formulieren is misschien wel het koppelen van de verschillende ontvangers aan de velden die ze moeten invullen. Door eerst de ontvanger in de lijst Ontvangers te selecteren, wordt elk volgend veld dat u op het formulier plaatst, automatisch met die ontvanger verbonden. Als u de ontvanger wijzigt, worden alle nieuwe velden die u plaatst, aan die nieuwe ontvanger gekoppeld.

Authoring Roles

Opmerking:

Wanneer een specifieke ontvanger is geselecteerd, worden de velden die hem/haar zijn toegewezen, gemarkeerd in het document, zodat u goed kunt zien welke velden aan een geselecteerde ontvanger zijn gekoppeld.

 

Wanneer een veld in een document is geplaatst, kunt u de ontvanger aan wie het veld is toegewezen, wijzigen door te dubbelklikken op het veld om het veldmenu te openen en vervolgens een andere ontvanger te selecteren in de vervolgkeuzelijst Ontvanger.

Signer role in field menu

Aanvullende informatie over deelnemersrollen is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

Aanvullende informatie over de specifieke rol Vooraf invullen is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

Formulierveldmenu's

Alle velden die beschikbaar zijn in Adobe Sign , zijn te vinden in de menu's in het rechterpaneel van het venster. Deze velden zijn gecategoriseerd op gebruik en veldtype en kunnen in de meeste gevallen qua hoogte en breedte worden aangepast aan de vereisten van uw formulier.

Aanvullende informatie over de typen formuliervelden is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.


Handtekeningen

  • Handtekening - Een veld dat ondertekenaars gebruiken om de overeenkomst te ondertekenen. Minimaal één verplicht handtekeningveld zonder voorwaarden is verplicht voor elke ondertekenaar van een document.
  • Digitale handtekening - Een veld dat ondertekenaars gebruiken om hun digitale handtekening te zetten. Deze optie wordt pas weergegeven na inschakeling in uw accountinstellingen.
  • Initialen - Een veld dat ondertekenaars gebruiken om de overeenkomst te paraferen. Dit veld dient niet ter vervanging van het handtekeningveld. Initialenvelden zijn standaard verplicht, maar kunnen worden veranderd in optioneel
  • Handtekeningenblok - Een verzameling velden die verplicht zijn voor de ondertekenaar. Als de titel en het bedrijf van de ondertekenaar in uw account als verplicht zijn ingesteld, worden de velden aan het handtekeningenblok toegevoegd. Het handtekeningenblok bevat minimaal de velden Handtekening en E-mail.
Signature Fields

Informatievelden ondertekenaar

Hoewel deze velden worden aangeduid als Info onderteken. (Info ondertekenaar), kunnen ze worden toegewezen aan alle deelnemers, ook goedkeurders. Deze velden worden gebruikt om informatie weer te geven over de ontvanger aan wie ze zijn toegewezen, niet om extra informatie in aanvulling op de identificatiegegevens van de ontvanger te verzamelen.

  • Titel - Een verplicht veld waarin de ondertekenaar of goedkeurder zijn of haar functie moet invoeren. Als de ondertekenaar of goedkeurder een geregistreerd Adobe Sign-gebruiker is, worden in dit veld automatisch gegevens van het profiel van die persoon ingevuld.
  • Bedrijf - Een verplicht veld waarin de ondertekenaar of goedkeurder zijn of haar bedrijf moet invoeren. Als de ondertekenaar of goedkeurder een geregistreerd Adobe Sign-gebruiker is, worden in dit veld automatisch gegevens van de pagina Mijn profiel van die persoon ingevuld.
  • Naam ondertekenaar - Een alleen-lezen veld dat automatisch wordt ingevuld met de naam die de ondertekenaar of goedkeurder bij ondertekening invoert. Als de ondertekenaar of goedkeurder een geregistreerd Adobe Sign-gebruiker is, worden in dit veld automatisch gegevens van de pagina Mijn profiel van die persoon ingevuld.
  • E-mail - Een alleen-lezen veld dat automatisch wordt ingevuld met het e-mailadres van de ontvanger naar wie de overeenkomst is verzonden.
  • Datum - Een alleen-lezen veld dat automatisch wordt ingevuld met de datum waarop de overeenkomst is geopend en ondertekend of goedgekeurd. U dient dit veld niet voor aangepaste of ingevoerde datums te gebruiken.
SignerInfo fields

Gegevensvelden

  • Tekstinvoer - Een leeg veld voor gewone tekst, waarmee specifiek opgemaakte gegevens kunnen worden verzameld. In Adobe Sign Business- en Enterprise-accounts kunnen tekstvelden ook worden gebruikt als componenten in veldberekeningen en voor het maken van velden met voorwaardelijke logica.
Aanvullende informatie over het aanpassen van de weergave van tekstvelden is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.
  • Vervolgkeuzelijst - Een object dat wordt gebruikt voor het maken van een lijst met opties waaruit de ontvanger een keuze kan maken. Elke vervolgkeuzelijst moet minstens één optie bevatten, en de opties en exportwaarden kunnen niet leeg zijn.
  • Selectievakje - Een object dat de ondertekenaar kan in- en uitschakelen. Selectievakjes zijn vooral geschikt voor gevallen waarin de ondertekenaar wordt gevraagd alle toepasselijke opties te selecteren.
  • Keuzerondje - Een object dat als een groep moet worden geplaatst. De ondertekenaar kan slechts één optie in de groep selecteren. Keuzerondjes zijn vooral geschikt voor gevallen waarin slechts één optie moet worden gekozen.
Data Fields

Meer velden (alleen voor de serviceniveaus Business en Enterprise)

  • Bestandsbijlage - Een veld dat wordt gebruikt om bestanden van ontvangers te verzamelen. Dit veld dient voor het verzamelen van documenten, zoals cv's, en identiteitsfoto's, zoals paspoortfoto's.
  • Hyperlink - Een transparant object dat u op tekst kunt plaatsen die u aan een URL of een andere pagina in een overeenkomst wilt koppelen. Dit kan ook voor een koppeling tussen een overeenkomst en een externe webpagina worden gebruikt.
More Fields

Stempels (alleen voor de serviceniveaus Business en Enterprise)

  • Deelnamestempel - Een stempel die wordt toegepast nadat de overeenkomst is ondertekend door de toegewezen ontvanger. De stempel bevat de naam en het e-mailadres van de ontvanger, alsook het tijdstip van ondertekening.
  • Transactienummer - Een stempel die wordt toegepast op de definitieve ondertekende PDF. Dit nummer wordt gebruikt als een verwijzingsnummer voor de overeenkomst.
stamp fields

Opslaan als sjabloon

Nadat u de nieuwe formuliervelden aan uw overeenkomst hebt toegevoegd, kunt u een kopie in uw bibliotheek opslaan voordat u de overeenkomst ter ondertekening verzendt.

Schakel het selectievakje Opslaan als sjabloon rechtsonder in het ontwerpvenster in en klik vervolgens op de knop Verzenden om de gewijzigde overeenkomst aan uw bibliotheek toe te voegen.

Opslaan als sjabloon

 

Eerst wordt het document in uw bibliotheek opgeslagen.

Auth - Save name

 

Vervolgens wordt de overeenkomst ter ondertekening verzonden.

post_-_send

In-/uitzoomen, herstellen en opslaan/verzenden

Met de overige opties kunt u in- en uitzoomen op uw document, alle geplaatste velden herstellen of verwijderen, of het document in zijn huidige staat opslaan of verzenden.

Met Opslaan als sjabloon wordt het formulier opgeslagen als een nieuw bibliotheeksjabloon zodra de overeenkomst wordt verzonden. De afzender kan de sjabloon een naam geven nadat hij of zij op de knop Verzenden heeft geklikt

Als best practice geldt dat u de voortgang het beste vaak kunt opslaan. Als u de ontwerpomgeving verlaat, wordt het document echter automatisch opgeslagen. U kunt het document later openen via de pagina Beheren in de sectie Concept.

Ontwerptools voor verzenden en opslaan

Bibliotheeksjablonen

Een bibliotheeksjabloon is een herbruikbaar object. Adobe Sign ondersteunt twee typen bibliotheeksjablonen: documentsjablonen en formulierveldsjablonen.

  • Documentsjablonen - Een documentsjabloon is een herbruikbaar document. U kunt documentsjablonen met andere gebruikers in uw account delen, zodat meerdere gebruikers hetzelfde document kunnen verzenden zonder wijzigingen te hoeven aanbrengen.
  • Formulierveldsjablonen - Een formulierveldsjabloon is een herbruikbare veldlaag die op elk document kan worden toegepast. U kunt formulierveldsjablonen ook met andere gebruikers in uw account delen. Formulierveldsjablonen zijn ideaal in de volgende situaties:
    • U hebt één veldlay-out die voor meerdere documenten werkt.
    • U hebt een document dat op verschillende manieren kan worden verzonden.
    • U wilt de inhoud van het document reviseren, maar de velden blijven op dezelfde plaats staan.

In plaats van een nieuw bibliotheekdocument te maken telkens wanneer een document wordt bijgewerkt, kunt u dezelfde formulierveldlaag toepassen. Formulierveldsjablonen kunnen worden bewerkt, zodat u gemakkelijk wijzigingen in de rangschikking van velden of veldeigenschappen kunt aanbrengen. Bij het maken van een sjabloon zijn wederom alle gereedschappen in de ontwerpomgeving beschikbaar.

 

U kunt de taak voor het maken en onderhouden van sjablonen het beste aan één gebruiker (de documentbeheerder) toewijzen. Door aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder te maken, voorkomt u verwarring over welke sjablonen moeten worden gebruikt en beschikt u over versiebeheer voor uw herbruikbare documenten.

Het verdient aanbeveling een distributielijst of functioneel e-mailadres te gebruiken voor de aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder. Hierdoor kunt u de toegang tot deze aanmeldingsgegevens beheren terwijl u de mogelijkheid biedt om de verantwoordelijkheid te delen als dit nodig is.

Aanvullende informatie over het gebruik van de ontwerpgereedschappen voor het maken van sjablonen is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

1. Klik op het tabblad Startpagina. Klik vervolgens op Een herbruikbare sjabloon maken

Documentsjabloon maken

 

De pagina Een bibliotheeksjabloon maken wordt weergegeven.

create_template

 

2. Typ in het veld Sjabloonnaam een naam voor de sjabloon. U kunt deze naam op een later tijdstip desgewenst wijzigen.

3. Klik op de knop Bladeren om op uw lokale systeem naar het bestand te navigeren op basis waarvan u de herbruikbare sjabloon wilt maken. Als u een herbruikbaar document maakt, worden dit bestand en de inhoud ervan gebruikt. Als u een herbruikbare formulierveldlaag maakt, wordt de inhoud van het bestand niet opgenomen in de sjabloon.

4. Selecteer de gewenste sjabloonoptie: Opnieuw te gebruiken document, Opnieuw te gebruiken formulier veldlaag of Beide.

 

5. Selecteer de gewenste machtigingsoptie voor het delen van de sjabloon.

Opmerking:

Groepsmachtigingen kunnen alleen worden verleend aan de groep waarvan u op dat moment lid bent. U kunt geen machtigingen verlenen aan andere groepen.

 

6. Klik op de knop Voorvertoning en velden toevoegen. De ontwerpfunctie wordt weergegeven. 

Velden plaatsen

 

 

7. Plaats de verplichte velden voor de beoogde deelnemers door ze van de formulierveldtabs naar het document te slepen.

8. Klik ten slotte op Opslaan.

De sjabloon wordt nu weergegeven onder de sectie Sjablonen van de pagina Beheren. Als u de sjabloon hebt gedeeld met gebruikers in uw groep of organisatie door hun hiervoor machtiging te verlenen, wordt de sjabloon nu ook weergegeven in de sectie Sjablonen van hun pagina Beheren en kunnen ze deze wanneer dan ook gebruiken voor verzending. 

 

Bibliotheeksjablonen

Opmerking:

Alleen de gebruiker die de bibliotheeksjabloon heeft gemaakt, kan deze bewerken of verwijderen (tenzij de functie voor geavanceerd delen is ingeschakeld)

Alternatieve workflows voor handtekeningen

Er is een aantal workflows dat u kunt gebruiken om documenten ter ondertekening te verzenden, handtekeningen te verzamelen en een ondertekend document te verzenden, waaronder de volgende:

  • Verzenden met “Invullen & ondertekenen”
  • Verzenden met Mega Sign 
  • Webformulieren gebruiken om handtekeningen te verzamelen 

In de volgende gedeelten worden al deze processen nader beschreven.

Aanvullende informatie over het verzenden van overeenkomsten is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

Afhankelijk van uw zakelijke vereisten moeten meerdere ontvangers mogelijk actie ondernemen op een overeenkomst. Misschien wilt u een overeenkomst bijvoorbeeld door twee personen laten ondertekenen en door een ander laten goedkeuren of aan een extra ondertekenaar delegeren. Bij verzending naar meerdere ontvangers hebt u ook extra opties voor de manier waarop de overeenkomst moet worden gerouteerd: sequentieel, tegelijk of met hybride routering. 

Aanvullende informatie over het verzenden van een overeenkomst naar meerdere ondertekenaars is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

De naam spreekt voor zich: dit proces dient voor situaties waarin alleen u een document wilt ondertekenen en naar een of meer personen wilt verzenden. Misschien wilt u bijvoorbeeld een ondertekende gedragscode en/of geheimhoudingsovereenkomst naar een of meerdere personen verzenden. U kunt het ondertekende document naar uzelf sturen zolang u niet hetzelfde e-mailadres als voor aanmelding gebruikt. Er wordt namelijk een kopie van het ondertekende document opgeslagen, die u kunt het openen via het tabblad Beheren. Houd er rekening mee dat de functie “Invullen en ondertekenen” alleen op de Startpagina te vinden is.

Aanvullende informatie over het gebruik van “Invullen en ondertekenen” is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

1. Klik op Een document invullen en ondertekenen op de Startpagina

Invullen en ondertekenen via de Startpagina

 

3. Geef de naam van de overeenkomst op in Naam van overeenkomst.

4. Verplaats het bestand dat u wilt ondertekenen of klik op de koppeling Bestanden selecteren en zoek/voeg het document toe vanaf uw lokale systeem of netwerkstation.

5. Klik op Volgende.

bestanden toevoegen

6. De pagina Invullen en ondertekenen wordt geopend.

                Plaats naar wens content (tekst, selectievakjes, handtekeningen).

7. Klik ten slotte op Gereed.

8. De pagina die na ondertekening wordt weergegeven, bevat opties om het document te verzenden, een kopie te downloaden, het document te bekijken op de pagina Beheren of een ander document te ondertekenen

Na ondertekening

Met dit Mega Sign-proces kunt u een document naar honderden personen tegelijk verzenden. Elke ondertekenaar ondertekent zijn of haar eigen kopie van het document en deze individuele overeenkomsten worden naar u teruggestuurd. Via dit proces kunnen geheimhoudingsovereenkomsten, HR-documenten of toestemmingsbriefjes worden verzameld. De koppeling naar Mega Sign is te vinden op de Start-pagina.

U kunt Mega Sign-ontvangers invoeren door de e-mailadressen toe te voegen aan het vak “Aan” of door een CSV-bestand met de ontvangersgegevens te uploaden. Bij gebruik van het CSV-proces kunt u vooraf gegevens voor elke ondertekenaar invullen, zodat u de veldinformatie voor elke persoon kunt aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld het bericht aanpassen in e-mails die naar alle ondertekenaars worden verstuurd met het verzoek om de overeenkomst te ondertekenen.

Aanvullende informatie over het gebruik van Mega Sign is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier.

Webformulieren zijn gehoste documenten die kunnen worden ondertekend door iedereen die er toegang toe heeft. Ze zijn ideaal voor inschrijfformulieren, afstandsverklaringen of documenten die u online toegankelijk wilt maken voor en wilt laten ondertekenen door veel personen.

U kunt webformulieren in twee verschillende vormen genereren: JavaScript en URL. De Javascript-optie biedt de code die nodig is om het webformulier in uw website in te sluiten. De URL-optie biedt een door Adobe Sign gehost webadres dat afzenders kunnen gebruiken om het document te laten ondertekenen. De koppeling Webformulieren maken is te vinden op de Start-pagina.

Hoewel het ondertekenen van webformulieren op dezelfde wijze verloopt als een gewone transactie in Adobe Sign, kunnen webformulieren door slechts één persoon worden ondertekend, en medeondertekend door iedereen die u hebt aangewezen. 

Mobiele apparaten

Het ondertekenen is een van de belangrijkste functies van Adobe Sign. Iedereen kan ondertekenen via een e-mailkoppeling, of het nu in een webbrowser op de computer of via een mobiel apparaat is. Als u een Adobe Sign-account hebt, kunt u ook ondertekenen met behulp van de iOS- of Android-app Adobe Sign Manager. U kunt ondertekeningsproces ook starten via de pagina Beheren. Ondertekening is ook ingebouwd in het proces “Invullen en ondertekenen”.

Aanvullende informatie over het ondertekenen van documenten met een app is te vinden in de Help bij Adobe Sign. Klik hier

Adobe Sign ondersteunt de nieuwste webbrowsers op smartphones en tablets met het besturingssysteem iOS of Android.

Gebruik het intuïtieve dashboard in Adobe Sign Manager om uw documenten vanaf uw mobiele apparaat te openen voor het verzenden en ondertekenen van overeenkomsten. Het nieuwe dashboard werkt goed met iOS 9 en de iPad Pro. Dankzij de verbeterde verzendervaring kunt u documenten gemakkelijker ter ondertekening verzenden. 

Download de app hier.

Adobe Sign Manager voor Android is verkrijgbaar in 19 talen, in lijn met Acrobat Mobile.

Download de app hier.