Een rapport of gegevensexport plannen

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 9 nov. 2022

Overzicht

Klanten die de nieuwe rapportageomgeving gebruiken, kunnen hun rapporten/exportbewerkingen zo configureren dat ze regelmatig worden bijgewerkt en de bijgewerkte inhoud vervolgens naar zichzelf en naar een optionele lijst met andere gebruikers e-mailen.

De planning kan worden geconfigureerd om dagelijks, wekelijks of maandelijks te worden uitgevoerd. Bovendien kunt u met de optie Nu verzenden een onmiddellijke update en levering activeren van het rapport/export naar een ad-hoclijst met ontvangers.

De gebruiker die de planning definieert, kan iedereen in hun Acrobat Sign-account opnemen. Inbegrepen gebruikers krijgen een e-mail van Acrobat Sign met een koppeling waarmee ze ofwel een rapport kunnen openen, of een gegevensexport kunnen downloaden. Ontvangers moeten zich verifiëren bij hun Acrobat Sign-account voordat ze de gegevens ontvangen.

Rapport plannen en opties voor 'Nu verzenden'

Let op:

Rapportplanningen worden gegenereerd met toestemming van de eigenaar. Dit betekent dat gebruikers op accountniveau een rapport kunnen maken dat alle accountgegevens bevat, en dat ze dat rapport vervolgens kunnen delen met niet-beheerders.

Alle gebruikers kunnen planningen maken voor hun rapporten en exportbewerkingen. Hiervoor gelden wel de volgende beperkingen:

Er kan slechts één planning worden gedefinieerd voor een rapport/export.
Overeenkomstrapporten ondersteunen alleen de gegevens van de afgelopen 60 maanden.

Een nieuwe planning maken:

Selecteer het weglatingsteken (...) om het actiemenu te openen, of plaats de muisaanwijzer op de overeenkomstrecord en selecteer het pictogram Planning om de planningsinterface te openen.
De planning configureren:
- Planningsfrequentie - Afhankelijk van de frequentie die u selecteert, zijn extra opties mogelijk:
  
  Dagelijks - Het rapport/de export wordt uitgevoerd op het moment dat het rapport is gemaakt. Elke dag.
  
  Wekelijks - Als u deze optie selecteert, wordt de optie voor dagen van de week weergegeven. Het rapport wordt op de geselecteerde dag uitgevoerd, op hetzelfde tijdstip dat het rapport is gemaakt.
  
  Maandelijks - Als u deze optie selecteert, wordt de optie voor dagen van de maand weergegeven. Het rapport wordt uitgevoerd op hetzelfde moment dat de planning is gemaakt, en wel op de geselecteerde kalenderdag.
- Naar wie wilt u het sturen? - De lijst met ontvangers voor het rapport/export.
  
  Selecteer +Mij toevoegen om uzelf aan de lijst toe te voegen.
  
  Typ het e-mailadres van eventuele andere gebruikers in uw Acrobat Sign-account.
  
  Als u probeert een e-mailadres toe te voegen dat niet in het account staat, wordt er een fout weergegeven.
- Een bericht opnemen - Geef een optioneel bericht dat wordt opgenomen in de e-mail aan alle ontvangers.
Klik op Opslaan wanneer u klaar bent.
Wanneer de planning actief is, wordt het pictogram Planning blauw en is het blijvend zichtbaar in de lijst met rapporten/exports.

Wanneer de planning wordt uitgevoerd, wordt een eenvoudige e-mailsjabloon bezorgd aan alle ontvangers met een koppeling om exportgegevens te downloaden of een rapportgrafiek te openen.

Ontvangers moeten zich verifiëren bij hun Acrobat Sign-account om de inhoud te ontvangen.

Alleen de oorspronkelijke maker van een planning kan deze bewerken. Dit omvat het toevoegen en verwijderen van gebruikers.

Als u een bestaande planning wilt bewerken, selecteert u ofwel het blauwe pictogram voor het rapport/de export, of u selecteert de ellips (...) om het menu Acties te openen. Selecteer vervolgens Planning bewerken.

De plannings interface wordt geopend en alle elementen kunnen worden bewerkt.

Sla de configuratie op wanneer u klaar bent.

Alleen de oorspronkelijke maker van een planning kan deze verwijderen.

Als u een planning wilt verwijderen, selecteert u ofwel het blauwe pictogram voor het rapport/de export, of u selecteert het weglatingsteken (...) om het menu Acties te openen. Selecteer vervolgens Planning verwijderen.

De plannings interface wordt geopend. De knop Verwijderen staat linksonder in het deelvenster.

Als u Verwijderen selecteert, krijgt u de vraag of u de planning daadwerkelijk wilt verwijderen.

Selecteer Verwijderen om de verwijdering te voltooien.

De optie Nu verzenden is een ad-hocaanvraag om het rapport/de export te vernieuwen en af te leveren aan een lijst met gedefinieerde ontvangers die al dan niet deel uitmaken van het geplande rapport (als er een gepland rapport bestaat).

De optie Nu verzenden is toegankelijk door het weglatingsteken (...) te selecteren. Het menu Acties wordt geopend, waar u de optie Nu verzenden kunt selecteren.

De optie Nu verzenden in het menu selecteren

Nadat u Nu verzenden hebt geselecteerd, wordt het configuratievenster geopend.

Opties configureren voor Nu verzenden:

Naar wie wilt u het sturen? - De lijst met ontvangers voor het rapport/export.
- Selecteer +Mij toevoegen om uzelf aan de lijst toe te voegen.
- Typ het e-mailadres van eventuele andere gebruikers in uw Acrobat Sign-account.
  - Als u probeert een e-mailadres toe te voegen dat niet in het account staat, wordt er een fout weergegeven.
Een bericht opnemen - Geef een optioneel bericht dat wordt opgenomen in de e-mail aan alle ontvangers.

Selecteer Verzenden wanneer u gereed bent.

Dingen om rekening mee te houden...

Er kan slechts één planning per rapport/export worden geconfigureerd.
Rapport-/exportplanningen kunnen alleen door de opsteller worden gemaakt, bewerkt en geannuleerd.
Rapporten/exports worden gegenereerd met de autoriteit van de gebruiker die het rapport/de export maakt. Accountbeheerders die een rapport delen met niet-beheerder-gebruikers, kunnen de beheerdersgegevens op accountniveau weergeven.
Rapporten/exports kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks worden gepland. De runtime wordt uitgevoerd op hetzelfde moment dat de planning is opgeslagen.
Bij geplande rapporten/exports geldt een limiet van 100 e-mailmeldingen per dag voor één gebruiker.
Alleen gebruikers binnen hetzelfde Acrobat Sign-account kunnen worden opgenomen in de e-maildistributie van het schema.
Alleen gebruikers op de lijst met e-mailmeldingen mogen de inhoud van het rapport bekijken/exporteren.
Bij het openen van de e-maillink is verificatie door de gebruiker bij het Acrobat Sign-systeem vereist.
Koppelingen die via e-mail zijn verzonden, worden zeven dagen na de levering van de e-mail uitgeschakeld.