Met bibliotheeksjablonen kunnen gebruikers herbruikbare, interactieve documenten maken. Deze documenten kunnen zo eenvoudig zijn als één handtekeningveld (zoals een geheimhoudingsverklaring) of zeer complexe formulieren (zoals belasting-/onboardingdocumenten).

Overal waar u hetzelfde bestand gebruikt om een overeenkomst te definiëren, kunt u een sjabloon maken om het document sneller naar de ondertekenaar te versturen. Dit garandeert bovendien consistentie in het uiteindelijk ondertekende contract en zorgt er tevens voor dat uw team altijd de huidige documentversie gebruikt.

Sjablonen kunnen op twee manieren worden gedefinieerd, namelijk als formulierveldlagen en als documenten.

Formulierveldlagen zijn alleen de velden die op het geüploade bestand worden toegepast. Dit is ideaal voor bedrijven die dynamisch contracten met aangepaste inhoud, maar met een gestandaardiseerde lay-out opstellen. Upload gewoon het bestand en pas de veldlaag toe om alle velden met een paar klikken te plaatsen.
Documenten bevatten naast de velden ook het basisbestand. Standaarddocumenten zonder dynamische content werken hier het best, zoals belastingformulieren, applicaties en geheimhoudingsovereenkomsten.

Opmerking:

De gebruiker die de sjabloon maakt, is de eigenaar van het object.

Tenzij de sjabloon is gedeeld met de groep of organisatie, kan alleen de eigenaar de sjabloon bewerken of het machtigingsniveau aanpassen.

Als de sjabloon wordt gedeeld met de Organisatie, kunnen beheerders op accountniveau de sjabloon bewerken in het gedeelte Gedeelde bibliotheken van hun beheerdersmenu.
Als de sjabloon wordt gedeeld met de groep, kunnen de beheerders van die groep de sjabloon bewerken in het gedeelte Gedeelde bibliotheken van het beheerdersmenu.
- Beheerders op accountniveau hebben ook toegang tot alle documenten die zijn gedeeld met groepen.

De eigendom van een sjabloon kan worden overgedragen aan een andere gebruiker door beheerders op accountniveau of de beheerder op groepsniveau via de oorspronkelijke maker.

Een bibliotheeksjabloon maken

Als u een bibliotheeksjabloon wilt maken, klikt u op het tabblad Start en selecteert u Een herbruikbare sjabloon maken
De configuratiepagina Bibliotheeksjabloon maken wordt geladen.

Typ de naam van uw sjabloon in het veld Sjabloonnaam.

Als u niet expliciet een naam voor het sjabloon invoert, krijgt het veld de naam van het eerste toegevoegde document.
Sleep de bestanden naar de sectie Bestanden of klik op de koppeling Bestanden toevoegen in de rechterbovenhoek van het veld Bestanden om door uw systeem te bladeren.

U kunt desgewenst meerdere bestanden bijvoegen om een grotere sjabloon te maken.
Configureer het Sjabloontype:
- Opnieuw te gebruiken document - Met deze optie slaat u het gehele document, de inhoud en de formuliervelden op
- Opnieuw te gebruiken formulierveldlaag - Met deze optie wordt alleen de formulierveldlaag opgeslagen die op een ander document moet worden toegepast (andere inhoud met dezelfde lay-out)
- Beide - Beide typen sjablonen worden beschikbaar gesteld
Opmerking:

U kunt het type sjabloon op elk gewenst moment wijzigen door de sjablooneigenschappen te bewerken.
Configureer Wie kan deze sjabloon gebruiken?.

Deze instelling geeft toegang tot de sjabloon, afhankelijk van de gebruiker die de sjabloon uploadt:
- Alleen ikzelf - Met deze optie stelt u de sjabloon alleen ter beschikking van de gebruiker die de sjabloon uploadt.
- Geselecteerde groepen (alleen onderneming) - Ondernemingsaccounts hebben de optie om een sjabloon aan meerdere groepen te koppelen. Als de optie voor u niet beschikbaar is, neemt u contact op met de beheerder om de optie aan te vragen.
- Elke gebruiker in mijn groep - Als u de sjabloon instelt op groepsniveau, brengt u een logische koppeling tot stand tussen de sjabloon en de groep waarvan van de gebruiker die de sjabloon uploadt, momenteel deel uitmaakt. Alle leden van de groep hebben toegang tot de sjabloon.
  
  Wanneer u de gebruiker die de sjabloon heeft geüpload, naar een andere groep verplaatst, wordt deze koppeling tussen de groep en de sjabloon niet verbroken.
  
  De sjabloon kan nu in het menu Gedeelde bibliotheken worden bewerkt door de beheerder op accountniveau en door de beheerder op groepsniveau van de groep van de gebruiker.
  
  Als u de relatie van de sjabloon in de Groep wijzigt, is de sjabloon niet meer toegankelijk voor de vorige groep. Dit heeft echter geen invloed op overeenkomsten die al met de sjabloon zijn verzonden.
  
  Accounts die de optie Gebruikers in meerdere groepen hebben ingeschakeld, krijgen een vervolgkeuzelijst om de groep te selecteren waaraan de sjabloon moet worden gerelateerd.
- Elke gebruiker in mijn bedrijf - Iedere gebruiker in het account kan de sjabloon openen en gebruiken.
  
  De sjabloon kan nu in het menu Gedeelde bibliotheken worden bewerkt door de beheerder op accountniveau.
Opmerking:

De gebruiker die de eigenaar van een sjabloon is, kan de sjabloon altijd verwijderen.

De beheerder die de eigenaar is en de groep- en accountbeheerders kunnen de sjabloon bewerken.

Andere gebruikers kunnen het sjabloon bewerken nadat het op een overeenkomst is toegepast door Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen te selecteren tijdens het verzenden. Hiermee bewerkt u de eigenschappen van het sjabloon voor de afzonderlijke overeenkomst, maar wijzigt u het originele sjabloon niet.
Klik op Voorvertoning en velden toevoegen om de sjabloon naar de authoringomgeving te verzenden.
De ontwerpomgeving voor slepen en neerzetten wordt geopend. Sleep de velden vanaf de rechterbalk naar de gewenste locaties in uw document.

Opmerking:

Alle geplaatste velden worden standaard toegewezen aan de eerste ontvanger. U kunt wijzigen aan wie de geplaatste velden worden toegewezen door de vervolgkeuzelijst Ontvangers te openen en de geselecteerde ontvanger te wijzigen.
Sla de sjabloon op wanneer u klaar bent.