In deze gids vindt u de aanbevolen eerste stappen om uw Adobe Acrobat Sign-gebruikersaccount te configureren en klaar te maken om transacties te verzenden. Uw specifieke gebruiker heeft mogelijk minder opties op basis van serviceniveau of beheerconfiguratie.
Uw profielgegevens controleren
Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij Acrobat Sign, is het verstandig uw persoonlijke gebruikersgegevens te controleren. Deze informatie wordt in diverse sjablonen gebruikt, dus het is van belang dat deze correct is.
- Plaats de muisaanwijzer op uw naam in de rechterbovenhoek om het menu te openen en klik op Mijn profiel
De profielpagina bevat de specifieke waarden die Acrobat Sign gebruikt voor het aanpassen van al uw transacties. Met name interessant zijn:
- Uw volledige naam: deze wordt gebruikt in e-mailcommunicaties en voor de standaard typografische versie van uw handtekening
- Uw functie: deze wordt automatisch ingevuld in alle velden Titel
- Uw bedrijfsnaam: deze wordt vermeld in e-mailcommunicaties, dit moet de volledige juridische bedrijfsnaam zijn
- Tijdzone: tijd- en datumstempels worden in uw tijdzone gezet voor optimale duidelijkheid in uw logboek van de overeenkomsthistorie.
Als u content moet aanpassen, klikt u op de knop Profiel bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
De eigenschap Groepsnamen geeft aan tot welke groepen in Acrobat Sign uw gebruiker behoort. Alle gebruikers hebben ten minste één waarde vermeld. Accounts waarvoor Gebruikers in meerdere groepen (GMG) is ingeschakeld, kunnen meerdere groepen in de lijst zien.
- De markering (Primaire groep) geeft de groep aan die wordt gebruikt wanneer een toepassing informatie over de groep van de gebruiker nodig heeft, maar niet op de hoogte is van de GMG-service
- Als GMG ooit wordt uitgeschakeld, worden alle gebruikers onderdeel van hun Primaire groep
- Als u op het vraagteken naast de groepsnaam klikt, ziet u een pop-out met de gekoppelde naam van de groepsbeheerder.
- Klik op de naam van de groepsbeheerder als u een e-mail naar die persoon wilt versturen
Uw handtekening en initialen definiëren
Er zijn drie mogelijke handtekeningstijlen in Acrobat Sign, afhankelijk van uw persoonlijke of zakelijke vereisten:
- Lettertype in scriptstijl: Momenteel de standaardwaarde en voorkeursstijl. Er wordt een lettertype toegepast op uw naam om de weergave van een met de hand geschreven handtekening te bereiken
- Als u deze optie selecteert, hoeft er niets te worden geconfigureerd
Aangepaste handtekeningen
Maak uw unieke handtekening door naar aan Persoonlijke voorkeuren > Mijn handtekening te gaan
Klik op de knop Maken om het handtekeningdeelvenster te openen en selecteer de methode om uw handtekening te maken:
- Biometrisch: Teken uw handtekening met een muis, stylus of uw vinger. Het tekenen van uw handtekening op een tablet met uw vinger geeft doorgaans het beste resultaat
- Met de optie Mobiel kunt u het handtekeningpaneel naar een telefoon met aanraakfunctie sturen om de gezette handtekening te verzamelen.
- Afbeelding van handtekening: als u een afbeelding van uw handtekening hebt, kunt u deze uploaden naar het systeem. Bij ondertekening wordt de afbeelding dan toegepast door Acrobat Sign als uw handtekening.
Klik op Toepassen wanneer u een goede handtekening hebt gemaakt.
Persoonlijke meldingen over gebeurtenissen/waarschuwingen configureren
Voor ervaren gebruikers die echt op de hoogte willen blijven van hun transacties, kunt u overeenkomstmijlpalen gebruiken om een e-mail naar uw inbox te sturen of een waarschuwing die in een rapport kan worden afgeleverd.
Ga naar Persoonlijke voorkeuren > Mijn meldingen om meldingen over gebeurtenissen/waarschuwingen te configureren
Meldingen zijn onderverdeeld in twee categorieën. De interfaces zijn identiek:
- Mijn meldingen - voor het definiëren van het meldingsprofiel voor de overeenkomsten die u hebt gemaakt
- Gedeelde meldingen - voor het definiëren van het profiel voor overeenkomsten die expliciet of door middel van het delen van accounts met u zijn gedeeld
Een aantal snelle definities:
- Gebeurtenissen: Acties die worden uitgevoerd voor een transactie (verzenden, weergeven, ondertekenen, enzovoort).
- Waarschuwingen: Verwachte acties die niet binnen een opgegeven tijdsbestek plaatsvinden (niet weergegeven binnen acht uur, weergegeven maar niet ondertekend binnen drie uur, enzovoort).
U kunt zowel gebeurtenissen als waarschuwingen configureren om op twee manieren een kennisgeving te tonen. U kunt één optie, geen van beide of juist beide opties selecteren door de configuratieopties in te schakelen. Het gaat om de volgende opties:
- E-mail: Als u deze optie selecteert, ontvangt u een e-mail telkens wanneer de gebeurtenis of waarschuwing zich voordoet. Afhankelijk van uw volume kan deze optie tot grote aantallen e-mails leiden, dus raden we u aan om bij het instellen van deze optie rekening te houden met uw e-mailvolume.
- Gebeurtenis: gebeurtenissen worden gemarkeerd voor weergave op uw tabblad Start (in de sectie Gebeurtenissen en waarschuwingen) en worden weergegeven in alle rapporten die u op de pagina Gebeurtenissen/Waarschuwingen maakt.
Rapportage kan onder aan de pagina worden geconfigureerd om u een samenvatting te sturen van de gebeurtenissen die u hebt gecontroleerd, en dat rapport kan eenmaal per week, elke werkdag of elke dag van de week worden verzonden, zoals u wilt.
Uw gepersonaliseerde voettekst definiëren
Met de serviceniveaus Enterprise en Business kunnen gebruikers een persoonlijke voettekst maken, zoals een handtekeningbestand in een e-mail.
Als de optie door uw accountbeheerder is ingeschakeld, kunt u deze instellen door naar Persoonlijke voorkeuren > Mijn e-mailvoetnoot te gaan
- Als u de optie niet ziet, kan uw accountbeheerder deze functie inschakelen op account- of groepsniveau.
Deze voettekst wordt onder aan uw transactie-e-mails geplaatst, maar boven eventuele voettekst op accountniveau:
Selecteer Taalvoorkeur
Er zijn twee standaardtaalopties die u kunt instellen:
- Mijn taalvoorkeur - Deze optie bepaalt welke taal standaard wordt gebruikt wanneer e-mails bij u worden bezorgd, en welke taal voor schermnavigatie wordt gebruikt.
- Ondertekeningstaal -Deze optie bepaalt welke taal standaard wordt gebruikt voor e-mails en schermaanwijzingen voor ontvangers buiten uw Acrobat Sign-account.
