Configuration des autorisations de partage de compte

Utilisez les Autorisations de partage de compte pour contrôler la façon dont les utilisateurs de votre organisation partagent du contenu et gèrent les accords au nom d’autres personnes.

Les Autorisations de partage de compte permettent aux administrateurs de :

• Contrôler si les utilisateurs peuvent partager avec des participants internes ou externes.
• Définir ce que les utilisateurs partagés peuvent faire, comme envoyer ou modifier des accords.
• Limiter l’accès partagé uniquement aux accords envoyés depuis un groupe (à l’exclusion de ceux envoyés à ce groupe).

Ces paramètres s’appliquent au partage initié par les utilisateurs ou les administrateurs.

Configuration

Disponibilité :

• Acrobat Standard et Acrobat Pro : non disponibles
• Solutions Acrobat Sign : Prises en charge ; Disponible lorsque le Partage de compte avancé est activé
• Acrobat Sign pour l’administration : Pris en charge ; Disponible lorsque le Partage de compte avancé est activé

Portée de la configuration :

Les administrateurs peuvent configurer les autorisations de partage de compte au niveau du compte et du groupe. 
Les paramètres sont appliqués via le groupe principal de chaque utilisateur.

Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres de sécurité > Autorisations de partage de compte

Autorisations de partage

Contrôlez avec qui les utilisateurs peuvent partager du contenu

Les administrateurs peuvent autoriser ou restreindre le partage avec :

• Les utilisateurs ou groupes internes – Membres du même compte Acrobat Sign.
• Les utilisateurs externes – Toute personne extérieure au compte, y compris les personnes faisant partie du même domaine mais ne faisant pas partie de l’organisation.

Ces options sont indépendantes et peuvent être activées ou désactivées séparément.

Définition des autorisations pour les utilisateurs partagés (interne uniquement)

Lorsque le partage interne est activé, les administrateurs peuvent activer les options permettant aux utilisateurs partagés d’effectuer les actions suivantes :

• Envoyer des accords – Créer et envoyer de nouveaux accords au nom du propriétaire.
• Modifier des accords existants – Modifier des accords déjà en cours comme s’ils étaient l’expéditeur d’origine.

Pour octroyer l’accès à ces actions :

• La relation de partage doit explicitement les autoriser.
• L’utilisateur partagé doit passer au profil du propriétaire dans Acrobat Sign.

Après le changement, l’utilisateur partagé a accès aux onglets Accueil, Envoyer et Gérer du propriétaire.

Limiter la visibilité des accords pour les groupes partagés

Par défaut, lorsqu’un groupe est partagé, l’utilisateur ou le groupe destinataire peut voir :

• Les accords envoyés depuis le groupe
• Les accords envoyés au groupe par d’autres utilisateurs

Les administrateurs peuvent restreindre cette vue pour n’afficher que les accords sortants (envoyés depuis le groupe), améliorant ainsi la confidentialité des accords entrants sensibles, tels que les offres personnelles ou les communications RH.

Expérience client

• Lorsque le partage est autorisé, le destinataire reçoit une invitation par e-mail.
• Si le partage est bloqué, l’expéditeur voit une erreur expliquant que le partage est désactivé.
• Les utilisateurs partagés doivent changer de profil pour agir au nom du propriétaire.

Bonnes pratiques

• Limiter le partage externe. La plupart des organisations n’ont pas besoin de partager du contenu en dehors de leur compte. Si c’est votre cas :
  • Activez temporairement le partage externe.
  • Configurez le partage.
  • Désactivez-le à nouveau une fois terminé.
• N’accordez des autorisations d’envoi ou de modification qu’aux utilisateurs internes de confiance.
• Ne partagez que les accords envoyés depuis le groupe, sauf si vous avez un cas d’usage convaincant où les accords entrants doivent être suivis.