Protégez les accords contre la fuite accidentelle d’informations lorsque des utilisateurs ou des groupes sont partagés au sein d’une organisation.
Accès restreint aux accords est une fonctionnalité conçue pour protéger les destinataires contre les fuites involontaires de données, en particulier au sein de leur organisation, par le biais du partage d’utilisateurs ou de groupes qui permet aux autres utilisateurs d’accéder à l’ensemble du contenu d’un utilisateur.
Les commandes de la fonctionnalité Accès restreint aux accords permettent de marquer les destinataires comme « restreints » dans la portée de l’accord. L’identifiant restreint peut être appliqué par une règle ou configuré pour permettre aux expéditeurs de contrôler manuellement si les destinataires doivent être marqués de la sorte.
Lorsqu’un accord est marqué comme restreint, le partage de l’accord est supprimé par défaut :
- Tous les destinataires sont concernés par les restrictions.
- L’accord restreint ne s’affiche pas dans la vue partagée du destinataire de sa page Gérer.
- L’accord restreint ne s’affiche pas dans la vue partagée de l’expéditeur sur sa page Gérer.
- L’accord restreint ne sera pas délégué automatiquement via les règles de délégation automatique d’Acrobat Sign de l’utilisateur. (Les administrateurs peuvent supprimer ce comportement.)
Pour les destinataires, l’accès à l’accord a modifié les règles d’accès dans l’interface utilisateur d’Acrobat Sign :
- Le destinataire peut signer l’accord via la page Gérer.
- Le destinataire ne peut pas consulter ou télécharger l’accord depuis la page Gérer tant qu’il n’a pas été signé.
- Une fois l’accord terminé, le destinataire peut afficher et télécharger l’accord comme d’habitude.
Le comportement ci-dessus s’applique uniquement à l’interface utilisateur web d’Acrobat Sign. L’accès aux accords via l’API continue d’assurer un accès complet aux accords.
Disponibilité :
Les commandes de la fonctionnalité Accès restreint aux accords sont disponibles uniquement pour les formules de licence d’entreprise.
Portée de la configuration :
La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.
Utilisation
Les administrateurs peuvent configurer la fonctionnalité pour que les expéditeurs puissent la modifier ou non.
- Lorsque la fonctionnalité est activée pour la configuration de l’expéditeur, les commandes modifiables se trouvent dans la section Paramètres de l’accord lors de la création d’un nouvel accord.
- Lorsque la fonctionnalité n’est pas activée pour que les utilisateurs puissent modifier, l’interface de la fonctionnalité est supprimée de la section Paramètres de l’accord de la page Composer.
L’expéditeur cochera ou décochera l’option de la fonctionnalité d’accès restreint en fonction de ses besoins.
Si l’option de modification du paramètre par l’expéditeur est désactivée, l’expérience configurée est appliquée en dehors de la vue de l’expéditeur.
Il y a quatre commandes dans la famille de fonctionnalités :
Lorsque la fonctionnalité est activée, tous les accords envoyés depuis le groupe disposent des règles Accès restreint aux accords appliquées à tous leurs accords.
Si seule cette option est cochée, il n’y a aucune indication dans l’interface de l’expéditeur. Le paramètre est appliqué discrètement, sans interaction.
Lorsque le paramètre est désactivé, les règles de la fonctionnalité Accès restreint aux accords ne s’appliquent à aucun accord.
Lorsque cette option est activée, l’option Accès restreint devient visible et modifiable dans l’interface de l’expéditeur (dans la section Paramètres de l’accord de la page Composition).
Lorsqu’elle est activée, l’option permettant de restreindre l’accès à l’accord est activée (cochée) par défaut lors de la création d’un nouvel accord. Les expéditeurs peuvent alors désélectionner manuellement l’option dans la section Paramètres de l’accord.
Lorsque la fonctionnalité Accès restreint aux accords est activée, Acrobat Sign bloque automatiquement la délégation automatique des accords en fonction des paramètres du profil de l’utilisateur. Cela empêche que les accords ne soient délégués jusqu’à ce que le destinataire les signe.
Les administrateurs peuvent sélectionner l’option Autoriser la délégation automatique pour les accords avec accès restreint pour autoriser la délégation automatique même lorsque l’accès restreint est activé, en suivant les règles de délégation automatique de l’utilisateur comme d’habitude.
À savoir
- La mise en œuvre de cette fonctionnalité via l’API présente une particularité en ce qui concerne l’accès au document si l’authentification à deux facteurs est définie sur « Aucun » :
- Dans l’interface d’Acrobat Sign, le destinataire ne peut pas consulter ou télécharger l’accord tant qu’il n’a pas été signé. Même si aucune authentification à deux facteurs n’est configurée, l’accès à l’accord est désactivé en supprimant les actions Afficher et Télécharger.
- Lorsque vous utilisez l’API, l’accord peut être consulté et téléchargé avec le jeton une fois l’authentification terminée. Si aucune authentification à deux facteurs n’est configurée, l’accord peut être consulté ou téléchargé avant qu’il soit signé.
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