Utilisation de modèles de document pour l’envoi d’un accord

Un modèle de bibliothèque est un modèle réutilisable de champs qui ont été placés. Ils sont enregistrés en tant que modèle de champs de formulaire ou de document de bibliothèque. Le créateur du modèle de bibliothèque peut définir le niveau de permission pour déterminer qui a accès à ces modèles afin de les utiliser et de les envoyer.


Initiation d’une transaction à partir d’un modèle sur la page Gérer

Vous pouvez commencer une transaction à l’aide d’un modèle dans l’onglet Gérer en sélectionnant le modèle et en cliquant sur le lien Utiliser un modèle dans les options du volet de droite.

Pour les utilisateurs ayant accès aux modèles dans plusieurs groupes :

  • Les modèles limités à un seul groupe chargent la page Envoyer avec le modèle joint et le groupe présélectionné et verrouillé.
  • Les modèles disponibles pour l’ensemble du compte chargent la page Envoyer avec le modèle joint et l’option Envoyer à partir de sélectionnée et ouverte pour que l’utilisateur puisse la configurer.
Utilisation d’un modèle à partir de la page Gérer


Joindre un modèle à partir de la page d’accueil

Sur la page d’accueil, vous pouvez choisir l’option Démarrer depuis la bibliothèque.

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un sélecteur de fichiers permettant de sélectionner un modèle ou un workflow et de démarrer le processus d’envoi.

L’onglet Récent affiche les 20 derniers modèles utilisés, avec le plus récent en haut.

Après avoir sélectionné le modèle (ou le workflow) et cliqué sur Démarrer, l’utilisateur est redirigé sur la page Envoyer avec le modèle déjà joint.

Joindre depuis la page d’accueil

Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée affichent des dossiers pour chaque groupe auquel ils appartiennent, avec les modèles associés à l’intérieur. Les modèles au niveau du compte sont stockés dans leur propre dossier au bas de la liste.

  • La sélection d’un modèle dans les dossiers du groupe permet de charger la page Envoyer avec le modèle joint. Le sélecteur de groupe est verrouillé avec le groupe approprié sélectionné.
Modèles dans des imbrications Utilisateurs dans plusieurs groupes (groupe)

  • La sélection d’un modèle au niveau du compte permet de charger la page Envoyer avec le modèle joint et le sélecteur de groupe disponible pour que l’utilisateur puisse le configurer selon ses besoins.
Modèles dans des imbrications Utilisateurs dans plusieurs groupes (compte)


Ajout d’un modèle en pièce jointe pendant le processus d’envoi

Remarque :

Si l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG) est activée dans le compte que vous utilisez, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez envoyer le formulaire d’accord avant de configurer l’accord.

  • La définition de la valeur Groupe charge les propriétés et les modèles associés au groupe que vous pouvez choisir.
  • Lors de la modification du groupe, vous remarquerez que la page est actualisée. Tout contenu saisi sera effacé lors de cette actualisation.

Si vous ne voyez pas le menu déroulant Envoyer depuis en haut de la page, l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée pour votre compte.

Sélectionner le groupe

 

Les modèles disponibles pour l’utilisateur sont limités à ce qui suit :

  • Modèles que l’utilisateur a créés lui-même
  • Modèles disponibles pour l’ensemble du compte
  • Modèles associés au groupe à partir duquel l’expéditeur procède à l’envoi

Pour utiliser un modèle de bibliothèque, cliquez sur le lien Ajouter des fichiers, puis sur l’option Modèles dans le volet de gauche.

Une liste des modèles disponibles est affichée.

Sélectionnez-en un ou plusieurs, puis cliquez sur Joindre.

Joindre un document de bibliothèque à un accord


Modèles de champs de formulaire

  1. Cliquez sur l’onglet Envoyer, ajoutez les adresses e-mail des destinataires, attribuez un nom à la transaction, ajoutez un message et téléchargez ou joignez les documents à envoyer.
  2. Cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature.
  3. Cliquez sur le bouton Suivant bleu.
Option de prévisualisation activée

L’écran de modification par glisser-déposer s’ouvre. Vous pouvez placer différents champs dans le document ou appliquer un modèle de champs de formulaire précédemment enregistré.

Pour utiliser un modèle de champs de formulaire, cliquez sur l’icône Champ et page dans le coin supérieur gauche de l’écran.

Option de modèle sur la page de création

Sélectionnez le modèle de champs de formulaire à appliquer et la page sur laquelle commencer.

Lorsque vous avez terminé d’ajuster ou de placer les champs dans le document, cliquez sur le bouton Envoyer bleu dans le coin inférieur droit de l’écran pour envoyer le document, avec ces champs placés.

Remarque :

Il est possible d’utiliser plusieurs modèles de champs de formulaire sur un seul document. Pour ce faire, répétez les étapes nécessaires pour appliquer un modèle de champs de formulaire. Tous les champs apparaissent alors dans le document.

Remarque : veillez à ce que les champs ne se superposent pas lorsque vous appliquez plusieurs modèles de champs de formulaire.

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