Adobe Acrobat Sign für ServiceNow: Installations- und Konfigurationshandbuch (Version 2.2)

Die Anwendung Adobe Acrobat Sign für ServiceNow ermöglicht dir das Versenden von Dokumenten zur Signatur mithilfe der nativen Funktionen der ServiceNow-Plattform. Die Integration von Acrobat Sign mit ServiceNow bietet dir Zugang zu den folgenden Funktionalitäten:

• Dokumente zur Signatur an mehrere Empfänger senden. 
• Den Signiervorgang über den Lebenszyklus verfolgen und in jeder Phase die erwarteten Unterzeichnenden identifizieren.
• Das signierte Dokument mit einem eingebetteten oder separaten Audit-Protokoll-Dokument abrufen.
• Die Formulardaten abrufen, die vor oder während des Signiervorgangs in das Dokument eingegeben wurden.
• Entwürfe für Signiervorgänge für eine erste Überprüfung und anschließende Übermittlung erstellen. Alle Änderungen, die vor der Übermittlung an Unterzeichnenden vorgenommen wurden, werden mit ServiceNow synchronisiert.
• E-Mail-Benachrichtigungen an Einzelpersonen während des Signiervorgangs generieren und senden.
• Dokumente zur Signatur aus den lokalen Dateien in ServiceNow oder aus einer externen Quelle abrufen.
• Dokumentvorlagen mit Feldern verwenden, die vor der Übermittlung mit Daten aus ServiceNow-Datensätzen ausgefüllt werden können. Du kannst eine einzelne Vorlage verwenden, um benutzerspezifische Dokumente auf der Grundlage eines ausgewählten Betreffdatensatzes zu generieren, z. B. einen Vorfall oder eine Serviceanforderung.
• Verwende die Bibliotheksvorlagen deines Acrobat Sign-Kontos, die mit ServiceNow synchronisiert werden und während des Übermittlungsvorgangs zur Auswahl stehen.

Das Adobe Acrobat Sign für ServiceNow: Installations- und Konfigurationshandbuch enthält Anleitungen zu folgenden Themen:

• Installieren von Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung
• Verbinden mit Acrobat Sign
  • Kundinnen und Kunden von Commercial Cloud
  • Kundinnen und Kunden von Government Cloud
• Konfigurieren von Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung
  • Festlegen von Anwendungseigenschaften
  • Konfigurieren von benutzerdefinierten Komponenten
  • Konfigurieren von Serviceportalkomponenten
  • Erstellen von Dokumentvorlagen
  • Synchronisieren von Bibliotheksvorlagen
  • Erstellen lokaler Vorlagen
  • Erstellen eines Servicekatalogelements
  • Erstellen einer Vereinbarung aus einer Workflow-Aktivität
• Verwenden von Acrobat Sign mit Contract Management
• Verwenden von Scripting-APIs

Nachdem du Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung installiert und konfiguriert hast, kannst du damit Vereinbarungen senden, signieren, verfolgen und verwalten. Siehe Adobe Acrobat Sign für ServiceNow: Benutzerhandbuch.

Installieren von Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung

Nur Adobe Acrobat Sign-Administrierende und ServiceNow-Systemadministrierende (Admins) können die Anwendung in ServiceNow installieren.  

Du kannst ein kostenloses Testkonto für Adobe Acrobat Sign für ServiceNow anfordern.

Verbinden mit Acrobat Sign

Die Anwendung Adobe Acrobat Sign für ServiceNow wurde sowohl für gewerbliche als auch für behördliche Konten (FedRAMP) entwickelt. Wenn du dir nicht sicher bist, welches Konto du hast, befolge die Anweisungen für Commercial Cloud-Kundinnen und -Kunden.

Für Commercial Cloud-Kundinnen und -Kunden:

Sobald die Adobe Acrobat Sign-Anwendung in ServiceNow installiert wurde, müssen die Gruppen- oder Kontoadministrierenden von Adobe Acrobat Sign mit den folgenden Schritten ServiceNow mit der Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud verbinden:

Für Government Cloud-Kundinnen und -Kunden:

Sobald die Adobe Acrobat Sign-Anwendung in ServiceNow installiert wurde, können Gruppen- oder Kontoadministrierende von Adobe Acrobat Sign Government Cloud ServiceNow mit Adobe Acrobat Sign Government Cloud verbinden.

Konfigurieren von Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung

Informationen zum Konfigurieren von Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung findest du in den folgenden Konfigurationseinstellungen:

• Festlegen von Anwendungseigenschaften
• Konfigurieren von benutzerdefinierten Komponenten
• Konfigurieren von Serviceportalkomponenten
• Erstellen von Dokumentvorlagen
• Synchronisieren von Bibliotheksvorlagen
• Erstellen lokaler Vorlagen
• Erstellen eines Servicekatalogelements
• Erstellen einer Vereinbarung aus einer Workflow-Aktivität

Festlegen von Anwendungseigenschaften

Um auf die Anwendungseigenschaften zuzugreifen und sie festzulegen, navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Administration > Eigenschaften.

Die folgenden Standardeinstellungen werden angezeigt:

• Hostname [x_adosy_as.redirect_host]: Wenn du über eine URL für eine benutzerdefinierte Instanz verfügst, gib den vollständig angegebenen Host an, der im Umleitungs-URI für OAuth- und API-Rückrufe (z. B. Webhooks) verwendet werden soll.
  Standardmäßig ist dieser Wert leer und der Host ist der Wert, der in der Systemeigenschaft „glide.servlet.uri“ enthalten ist.
  Dies gilt nur für die ServiceNow-Instanzumleitung. Wenn du Unterzeichnende nach der Signatur auf einen anderen Host umleiten möchtest, gib diesen Host in der Eigenschaft Unterzeichnenden-Umleitungs-URI (post_sign_uri) an.
• Standard-URL nach Signatur [x_adosy_as.post_sign_uri]: Der Standardort, an den Nutzende umgeleitet werden, nachdem sie ein Dokument in Acrobat Sign signiert haben. Wird verwendet, wenn der URI nach der Signatur bei der Vereinbarungserstellung nicht angegeben wurde. Dieser URI ist relativ zum angegebenen Instanznamen, allerdings kann er durch Hinzufügen eines Protokolls (z. B. https://www.adobe.com/) überschrieben werden, was die Umleitung nach der Signatur an einen anderen Ort als zu dieser ServiceNow-Instanz ermöglicht. Die „sys_id“ der erstellten Vereinbarung kann mithilfe von „{sys_id}“ in der URL eingefügt werden. Der Standardwert ist „/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on“, wodurch Nutzende zu einer Liste abgeschlossener Vereinbarungen gelangen.
• Verzögerung der Unterzeichnendenumleitung [x_adosy_as.post_sign_delay]: Die Verzögerung (in Sekunden), bevor Nutzende nach der Signatur eines Dokuments in Acrobat Sign umgeleitet werden. Der Standardwert ist „3“.
• Clickjacking-Abwehr [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Stellt eine durch Kommas getrennte Liste von URLs der übergeordneten Domäne bereit, in die zur Signatur gesendete Dokumente in einem iframe aufgenommen werden können, z. B. service-now.com.
  Dies ist für Kundinnen und Kunden von Government Cloud erforderlich. Wenn du dieses Feld leer lässt, werden möglicherweise leere Seiten aus Acrobat Sign angezeigt, wenn diese in einem Frame angezeigt werden.
• E-Mails von Acrobat Sign zulassen [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Steuert, ob während des Signiervorgangs Benachrichtigungs-E-Mails von Acrobat Sign gesendet werden. Der Standardwert ist „false“.
• Popout-Vereinbarungsentwürfe [x_adosy_as.popout_draft]: Wenn du in einer Vereinbarung auf die Schaltfläche „Details überprüfen“ klickst, wird der Entwurf in Acrobat Sign standardmäßig in demselben Browserfenster geöffnet.
  Setze diese Option auf „true“, um stattdessen ein neues Fenster zu öffnen. Der Standardwert ist „false“.
• Audit einschließen [x_adosy_as.include_audit]: Steuert das Audit-Protokoll, das in signierten Dokumenten enthalten ist. Der Standardwert ist „true“.
• Adobe Acrobat Sign Government Cloud verwenden [x_adosy_as.fedramp]: Kundinnen und Kunden von Adobe Government Cloud müssen diese Eigenschaft aktivieren, damit Acrobat Sign für ServiceNow die Acrobat Sign Government Cloud-Services verwendet. Der Standardwert ist „false“.
• Anmeldehinweis für Verbindung [x_adosy_as.login_hint]: Der Wert „login_hint“, der beim ersten Herstellen einer Verbindung mit Adobe Acrobat Sign Government Cloud verwendet wird. Dadurch wird die Seite „Mit Acrobat Sign verbinden“ automatisch ausgefüllt. In der Regel handelt es sich um die E-Mail-Adresse der Kontoadministratorin oder des Kontoadministrators. Der Standardwert ist ein leeres Feld.
• Felder für Aktivitätsformat der Vereinbarung [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Legt fest, welche Felder im Aktivitätsformat angezeigt werden sollen, das im Vereinbarungsdatensatz angezeigt wird.
  Der Standardwert ist „name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag“.
• Abfrage „Meine Vereinbarungen“ [x_adosy_as.my_agreements_query]: Die Abfrage, die verwendet werden soll, wenn die eigenen Vereinbarungen an Orten wie dem Portal angezeigt werden. Der Standardwert ist „requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe“. Dieser Wert gibt Vereinbarungen zurück, bei denen die Nutzenden die Anfordernden oder Unterzeichnenden sind.
• Mehrteilige Dateierweiterung [x_adosy_as.multipart_extension]: Die Dateinamenerweiterung für die temporären mehrteiligen Dateianhänge. Der (empfohlene) Standardwert ist „mpfd“.
• Anwendungsprotokollierung [x_adosy_as.logging.verbosity]: Steuert die Systemprotokollierung. Der Standardwert ist ein Informationsfeld.
• Verbindung debuggen [x_adosy_as.connect_debug]: Zeigt bei der Verbindung mit Acrobat Sign Diagnosewarnungen an. Der Standardwert ist „false“.

Die Standardeigenschaft „Umleitungs-URL“ gilt für alle Vereinbarungen, bei denen der Wert im Feld „URI nach der Signatur“ nicht festgelegt wurde.

Die übrigen Eigenschaften legen fest, ob Benachrichtigungen von Acrobat Sign während des Signiervorgangs gesendet werden (Standard = Nein) und ob das Audit-Protokoll in die signierten Dokumente aufgenommen wird (Standard = Ja).

Konfigurieren von benutzerdefinierten Komponenten

Die Adobe Acrobat Sign-Anwendung enthält benutzerdefinierte Komponenten, die gemäß deinen Anforderungen konfiguriert werden können. Informationen zum Ändern der einzelnen Komponenten findest du in der Komponentenliste unten.

Konfigurieren von Serviceportalkomponenten

Die Acrobat Sign für ServiceNow-Anwendung enthält die folgenden Serviceportalelemente, die du mit deinen eigenen Serviceportalen verwenden oder kopieren kannst.

Erstellen von Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage definiert eine Vorlage, die zur Aufnahme in eine Vereinbarung ausgewählt werden kann.  Mit einer Vorlage bietest du ein Standarddokument an, das für viele einzelne Vereinbarungen wiederverwendet werden kann. Der Datensatz „Quelldokument“ verweist auf eine Vorlage, um die Funktionen dieser Vorlage der zugehörigen Vereinbarung zur Verfügung zu stellen.

Die Vorlage kann lokal in der ServiceNow-Instanz vorhanden sein oder es kann sich um eine Bibliotheksvorlage handeln, deren Details mit dem verbundenen Adobe Acrobat Sign-Konto synchronisiert werden.

Synchronisieren von Bibliotheksvorlagen

Nachdem die Anwendung installiert und konfiguriert wurde, können Administrierende die Bibliotheksvorlagen synchronisieren. Eine Adobe Acrobat Sign-Bibliotheksvorlage wird im Acrobat Sign-Konto definiert und die zugehörigen Details werden mit ServiceNow synchronisiert.  Das definierende Dokument einer Bibliotheksvorlage wird auch im verbundenen Acrobat Sign-Konto gespeichert, sodass kein Upload für die Übermittlung erforderlich ist.

So synchronisierst du die Bibliotheksvorlagen mit ServiceNow:

1. Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Administration > Dokumentenvorlagen.
2. Wähle Bibliothek aktualisieren aus.

Dadurch wird die Listenansicht mit Bibliotheksvorlagen aus dem verbundenen Acrobat Sign-Konto aktualisiert.

Erstellen lokaler Vorlagen

Das definierende Dokument einer lokalen Vorlage wird als Anhangsdatensatz in ServiceNow gespeichert und muss im Rahmen des Übermittlungsprozesses in Acrobat Sign hochgeladen werden.

Ein Vorlagendokument kann Formularfelder enthalten, die mit Daten aus dem Betreffdatensatz einer Vereinbarung vorausgefüllt werden müssen. Wenn ein Dokument solche Formularfelder enthält, musst du eine Vorlage verwenden.

Erstellen eines Servicekatalogelements

Mit Acrobat Sign für ServiceNow kannst du neue Vereinbarungen erstellen, auf die Nutzende über den Servicekatalog zugreifen können, indem du einen Datensatzersteller erstellst. Du kannst den Datensatzersteller so konfigurieren, dass alle Daten erfasst werden, die du mit dem Dokument zusammenführen möchtest, und dass die Vereinbarung automatisch erstellt und an die Nutzenden gesendet wird. 

Nutzende mit catalog_admin oder admin können ein Katalogelement erstellen. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie du ein Katalogelement mit dem Namen Datensatzersteller erstellst. Du kannst die Schritte zum Erstellen anderer Katalogelemente wiederholen.

Hinweis: Stelle sicher, dass die Adobe Acrobat Sign-Anwendung beim Konfigurieren der Instanz nicht ausgewählt ist.

Der Vorgang zur Erstellung der einzelnen Datensatzersteller kann je nach den spezifischen Anforderungen für Dokumentfelder, Vorlagen und Variablen unterschiedlich sein. Es gelten jedoch dieselben Prinzipien.  Das Beispiel in dieser Anleitung zeigt, wie eine Vereinbarung für eine Parkerlaubnis erstellt wird. 

So erstellst du einen Datensatzersteller:

Erstellen einer Vereinbarung aus einer Workflow-Aktivität

Um vorhandenen Katalogelementen Dokumente zur Signatur hinzuzufügen, kannst du deinem Workflow eine Aufgabe hinzufügen, die die Vereinbarung generiert, sowie eine Katalogaufgabe, die die Vereinbarung einer Benutzerin oder einem Benutzer zur Signatur zuweist.

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie du die Acrobat Sign-Anwendung verwenden kannst. Die spezifischen Details der Konfigurationsschritte können jedoch je nach den Anforderungen deines Vorgangs abweichen.

Um eine Vereinbarung aus einer Workflow-Aktivität zu erstellen, musst du die folgenden Komponenten konfigurieren:

• Katalogaufgabe: Erstellt die Vereinbarung, sendet sie zur Signatur und weist der Unterzeichnerin oder dem Unterzeichner eine Aufgabe zu.
• Skriptaktion: Reagiert auf das Ereignis, das ausgelöst wurde, wenn die Vereinbarung signiert wird, und schließt dann die Aufgabe, wobei die Feedbackschleife bereitgestellt wird und der Workflow fortgesetzt werden kann.

So erstellst du eine Katalogaufgabe:

1. Wähle im Workflow-Editor die Registerkarte Kern.
2. Navigiere zu Kernaktivitäten > Aufgaben und ziehe dann die Aktivität Katalogaufgabe an die entsprechende Stelle in deinem Workflow.
3. Gib einen Namen für die Aufgabe ein und lege ihre Priorität fest.
4. Aktiviere die Option Auf Abschluss warten.
5. Aktiviere im Abschnitt „Skript“ das Kennzeichen Erweitert und schreibe dann im Dialogfeld Erweitertes Skript den Code. Einen Beispielcode findest du weiter unten.
6. Wähle Aktualisieren aus.

Du kannst jetzt eine Skriptaktion einrichten, um die Katalogaufgabe automatisch auf den Status „Geschlossen, abgeschlossen“ zu setzen, wenn die Vereinbarung abgeschlossen wurde. Du musst die Skriptaktion so konfigurieren, dass sie durch das Ereignis „x_adosy_as.agreement.complete“ in der Vereinbarungstabelle ausgelöst wird.

So erstellst du eine neue Skriptaktion:

1. Navigiere zu Systemrichtlinie > Ereignisse > Skriptaktionen und klicke auf Neu.
2. Führe auf der Seite für die neue Skriptaktion folgende Schritte aus:
   1. Gib einen Namen für die Skriptaktion an.
   2. Setze den Ereignisnamen auf x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Aktiviere das Kontrollkästchen Aktiv.
   4. Kopiere das Skript aus Skriptaktion: Beispielcode unten und füge es im Feld „Skript“ ein.
3. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile und wähle Speichern aus.

Skriptaktion: Beispielcode

// Skriptaktion zum Festlegen des Katalogaufgabenstatus auf Geschlossen, abgeschlossen

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Geschlossen, abgeschlossen

  catalog_task.update();

})();

Verwenden von Acrobat Sign mit Contract Management

Du kannst Acrobat Sign mit anderen als aufgabenbasierten Datensätzen verwenden, wie oben unter Konfigurieren von benutzerdefinierten Komponenten beschrieben. Die folgenden Anweisungen veranschaulichen die Verwendung von Acrobat Sign für Contract Management. Die spezifischen Details der Konfigurationsschritte können je nach den Anforderungen deines Vorgangs abweichen.

Um Acrobat Sign für Contract Management zu verwenden, musst du die folgenden beiden Komponenten konfigurieren:

• UI-Aktion: Erstellt die Vereinbarung und sendet sie zur Signatur.  Sobald die Vereinbarung unterzeichnet wurde, wird ein Ereignis ausgelöst.
• Skriptaktion: Reagiert auf das Ereignis und bietet eine Feedbackschleife, die den Prozess weiterleitet und den Vertrag aktualisiert.

Hinweis: Nur Nutzende mit den Rollen „ui_action_admin“ oder „admin“ können UI-Aktionen definieren. Nutzende mit der Rolle „admin“ können nur eine Skriptaktion definieren.

Verwenden von Scripting-APIs

Über die internen APIs kannst du die Adobe Acrobat Sign-Anwendung einfach erweitern, sodass sie mit jedem deiner Prozesse arbeiten kann. Auf die API kann über den x_adosy_as-Namespace zugegriffen werden.