L'applicazione Adobe Connect Events

Un evento è una riunione, un seminario, una presentazione, un corso, un programma, un'aula virtuale o una registrazione spostata nella libreria Contenuto a cui sono associate funzioni di gestione pre e post-evento. Le funzioni di gestione degli eventi comprendono registrazioni, promemoria e attività di tracciamento dell’evento per mezzo di sondaggi e rapporti.

Considerate la creazione di un evento nelle situazioni seguenti:

• Desiderate che i partecipanti si registrino. Desiderate selezionare i partecipanti all’evento in base alle informazioni di registrazione.

• Desiderate creare pagine personalizzate per l’evento, ad esempio pagine descrittive e di elenco che pubblicizzano l’evento, nonché pagine personalizzate di registrazione e di login.

• Desiderate personalizzare i dati raccolti sui partecipanti per i rapporti. Poiché questi dati sono basati sulle informazioni di registrazione, complementano i rapporti che si riferiscono al contenuto dell’evento come, ad esempio, le risposte alle domande dei questionari fornite in un corso o le domande di sondaggio per una riunione.

• Desiderate che partecipino persone al di fuori della vostra organizzazione. Gli eventi vengono spesso elencati in siti Web pubblici, per cui è qui che i partecipanti li troveranno e si registreranno.

• Desiderate inviare messaggi e-mail generati automaticamente, ad esempio inviti, promemoria, conferme di registrazione e ringraziamenti.

• Desiderate tenere traccia di singole campagne, ad esempio offerte e-mail, campagne tramite motore di ricerca o campagne tramite banner pubblicitari.

  Un evento è articolato in tre fasi:

• Le operazioni pre-evento comprendono la determinazione del numero di licenze disponibili, la creazione del contenuto, la definizione delle autorizzazioni, l’invito, la registrazione e la creazione di promemoria per i partecipanti all’evento.

• Quando l'attività di un evento richiede la presenza dei partecipanti. Richiede la presenza dei relatori per gli eventi su richiesta o quando un evento include una riunione o un seminario.

• Le operazioni post-evento comprendono il reindirizzamento del browser dei partecipanti a un URL specifico, la risposta alle domande in sospeso dei partecipanti e il monitoraggio di numerose attività di tracciamento dell’evento per mezzo di sondaggi e rapporti.

Operazioni pre-evento

Un’attenta pianificazione pre-evento e un’attenta gestione delle operazioni possono assicurare il corretto svolgimento degli eventi e il rapido completamento delle attività post-evento.

Individuazione del numero di licenze possedute

Prima di impostare un evento, è necessario sapere di quante licenze si dispone. In base alla licenza di account, potete impostare il limite di registrazione di un evento particolare durante la creazione dell'evento. Verificate i problemi relativi alla licenza con l’amministratore di Adobe Connect Central.

Indicazione del contenuto dell’evento

Prima di creare un evento, è necessario che in Connect Central esista già il contenuto pertinente. (Quando impostate un evento con la procedura guidata Evento dovete specificare il contenuto, la riunione, il corso, il programma, l’aula virtuale o il seminario sul quale basarlo.) Di seguito vengono riportati numerosi esempi:

• Per creare un evento di formazione utilizzando un corso o un programma, il corso o il programma devono essere già presenti nella libreria Formazione.

• Per presentare il contenuto come evento, archiviate il contenuto nella libreria Contenuto.

• Per utilizzare una riunione o un seminario come evento, la riunione o il seminario devono essere già presenti nella libreria Riunioni o Seminario.

• Per utilizzare un'aula virtuale come evento, l'aula virtuale deve essere già presente nella libreria Formazione.

Determinazione delle autorizzazioni per l’evento

Le autorizzazioni sono importanti perché determinano chi può partecipare, visualizzare e gestire gli eventi. Le autorizzazioni di partecipazione determinano i ruoli e le funzioni dei partecipanti. Un manager evento assegna i ruoli dei partecipanti quando imposta l’evento nella scheda Gestione partecipanti.

I partecipanti possono avere i ruoli e le autorizzazioni seguenti:

Chi riceve un invito per l’evento e viene invitato a registrarsi.

Chi si è registrato ma non ha ricevuto l’accesso all’evento da parte dell’ospitante.

Una persona la cui registrazione non è stata approvata dal manager dell'evento.

Chi può partecipare all'evento come ospite o come utente registrato dell'azienda. Questi utenti dispongono di autorizzazioni limitate.

Chi presenta il contenuto ai partecipanti. Ai relatori vengono assegnate autorizzazioni Relatore.

Chi ha il controllo totale di una stanza riunione o di una stanza seminario usata per un evento. L’ospitante possiede autorizzazioni Relatore e Gestisci complete e può assegnare autorizzazioni ad altri.

Le autorizzazioni della libreria Evento definiscono chi può creare e modificare eventi ed eseguire le operazioni associate ai file e alle cartelle della libreria Evento, ad esempio l’aggiunta e l’eliminazione di file. Le autorizzazioni di gestione dei file sono Gestisci e Rifiutato.

Registrazione e approvazione dei partecipanti

Gli eventi richiedono la registrazione ma non sempre richiedono l’approvazione. Per impostazione predefinita, un evento non richiede l’approvazione ma è possibile cambiare questa impostazione al momento di crearlo. Se non richiedete l'approvazione, chiunque si registri viene approvato automaticamente. In questo caso, tutti gli utenti registrati possono partecipare all'evento, a condizione che dispongano di licenze sufficienti. L’ospitante dell’evento può sempre rifiutare l’approvazione a chiunque, prima dell’evento. La richiesta dell’approvazione consente di controllare chi partecipa all’evento. Potete anche consentire a una persona di entrare direttamente in una riunione in diretta immediatamente dopo che questa abbia effettuato la registrazione alla riunione.

Operazioni durante l’evento

Gran parte dell’attività legata alla creazione di un evento ha luogo nelle fasi di definizione del contenuto e pre-evento. Se il contenuto esistente è corretto e le operazioni da realizzare prima dell'evento sono state completate, l’evento si svolgerà senza problemi. Tuttavia, durante l’evento, specie se si svolge in diretta, potrebbe essere necessario completare alcune attività.

Eventi che non hanno luogo in tempo reale. I partecipanti fanno clic su un collegamento per vedere una presentazione o seguire un corso o un programma secondo i propri tempi. Potete inviare una notifica ai potenziali partecipanti all’evento tramite un invito e-mail o pubblicando l’evento nella pagina del sito Web dell’organizzazione in cui sono riportati gli eventi pubblici. Sia l’invito e-mail che gli elenchi del sito Web contengono un collegamento che apre un modulo di registrazione per l’evento. Spesso durante gli eventi non in diretta non si verifica alcuna operazione in corso di evento.

Eventi in tempo reale pianificati. Durante l’evento, potrebbe essere necessario coordinare più relatori o approvare i partecipanti.

Operazioni post-evento

Dopo un evento dovete eseguire numerose operazioni e attività di carattere amministrativo.

Inviare un messaggio e-mail di ringraziamento ai partecipanti. È inoltre consigliabile inviare un messaggio e-mail a coloro che non hanno potuto partecipare.

Visualizzare i rapporti sull’evento per ottenere dati statistici e informazioni sui partecipanti. I rapporti consentono di valutare il successo dell’evento e di apportare le modifiche necessarie per gli eventi futuri.

Per una rappresentazione grafica dei dati statistici relativi agli ultimi dieci eventi più attivi, consultate il Pannello evento. Nella cartella Eventi personali, i dati del pannello riportano gli dieci ultimi eventi più attivi svolti in questi ultimi sei mesi.

Organizzare i file dell’evento nella libreria.

Pratiche consigliate per gli eventi

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti e consigli per le attività che eseguite per gli eventi in diretta, durante le riunioni e i seminari associati agli eventi:

• Creare una sala d’attesa. La sala d’attesa può essere un contenitore Chat in cui i partecipanti si riuniscono e si salutano prima dell’inizio dell’evento.

• Utilizzare le animazioni PowerPoint. L’uso appropriato delle animazioni PowerPoint può animare un evento con audio e animazione. Non aggiungetene tuttavia troppe per evitare che diventino un elemento di distrazione.

• Incorporare sondaggi nell’evento. I sondaggi forniscono un commento immediato in modo che possiate se il messaggio viene trasmesso. Essi, inoltre, forniscono un modo semplice per coinvolgere attivamente i partecipanti all' evento.

• Sfruttare le risorse video. Se sono disponibili file video appropriati, aggiungeteli agli eventi.

• Coordinare attentamente i co-relatori. Scegliete Riunioni > Abilita solo area relatori per includere elementi quali un'agenda dotata di un contenitore Note e di un contenitore D e R moderato. Considera la possibilità di fornire ai relatori “diritti di partecipanti avanzati” anziché semplici “diritti relatore”.

• Dopo aver precaricato tutto il contenuto, fate una prova prima dell’evento, nella stessa ora del giorno in cui intendete tenerlo (il traffico di rete cambia a seconda dell’ora del giorno). Utilizzate esattamente le stesse connessioni di rete e lo stesso hardware previste per l’evento reale.