Panoramica

Questo documento fornisce agli amministratori di Workday informazioni sui passaggi necessari per personalizzare i processi aziendali di Workday e integrare Adobe Sign quando è necessario ottenere una firma. Il documento è una guida alla configurazione e non un manuale di formazione completo per Workday.

Per utilizzare Adobe Sign in Workday è necessario essere in grado di creare e modificare elementi di Workday quali: framework di processi aziendali, installazione e configurazione del titolare, creazione di report e integrazione di Workday Studio. 

Procedura Rivedi documento

L'accesso ad Adobe Sign per Workday avviene tramite la procedura Rivedi documento, applicabile a ognuno degli oltre 400 processi aziendali in Workday. Questi comprendono i processi "Offer" (Offerta), "Distribute Documents or Tasks" (Distribuisci documenti o attività) e "Propose compensation" (Proponi compenso).

Consulta la documentazione completa della community di Workday sulla procedura Rivedi documento qui: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg.

Definizione di un passaggio Rivedi documento funzionale:

  1. Inserisci un passaggio Rivedi documento.
  2. Specifica i gruppi (ruoli) che possono agire eseguire operazioni nell'ambito del passaggio Rivedi documento.

Passaggi dei processi aziendali

Configurazione del passaggio di revisione del documento:

  1. Specifica il tipo di integrazione della firma elettronica come eSign by Adobe (Firma elettronica Adobe).
  2. Aggiungi righe alla griglia delle firme
    • La griglia delle firme specifica l'ordine seriale secondo cui il documento viene indirizzato per la firma. Ogni riga può contenere uno o più ruoli e ogni riga rappresenta un passaggio del processo di firma.
    • Ogni membro del ruolo all'interno di un determinato passaggio riceve una notifica che indica la presenza di un evento di firma in sospeso.
    • In seguito alla firma di un unico membro appartenente al ruolo, il passaggio della riga viene completato e il documento va al passaggio della riga successiva.
    • Una volta completate le firme per tutte le righe, la procedura di revisione del documento è completata.
  3. Specifica il documento da firmare. Se si tratta di un processo aziendale di tipo "Offer" (Offerta), è possibile utilizzare il documento da una procedura di revisione del documento. In caso contrario, seleziona un documento o report esistente.
    • Ripeti il passaggio 3 per tutti i documenti interessati.
Configurazione della procedura di revisione del documento

Note sul passaggio dei processi aziendali

Il framework di processi aziendali offre funzionalità piuttosto estese, pertanto non forniremo una spiegazione dettagliata nella presente guida. Tuttavia, è opportuno tenere in considerazione alcune osservazioni.

  • È necessario definire una fase di completamento per ciascun processo aziendale.
    • Tale fase corrisponde preferibilmente al termine del processo aziendale.
  • L'impostazione di una fase di completamento viene eseguita esternamente al menu di azioni relative dell'icona di ricerca.
    • Questo tipo di operazione può essere eseguita solo in fase di visualizzazione del processo di business e non in fase di modifica.
  • Ogni fase del processo aziendale viene eseguita secondo un ordine sequenziale.
    • È possibile modificare l'ordine di un passaggio modificando il valore relativo all'ordine.
    • Per inserire un passaggio tra gli elementi "c" e "d", è necessario definire un nuovo elemento come "ca".

Esempio: Offer (Offerta)

Il processo aziendale Offer (Offerta) è un processo secondario del processo di business dinamico di Job Application (Candidatura), che deve essere configurato per eseguire il processo aziendale Offer (Offerta). Viene attivato quando lo stato della candidatura passa da "Offer" (Offri) a "Make offer" (Fai un'offerta).

Nell'esempio riportato di seguito viene mostrato un passaggio di revisione del documento che utilizza un passaggio di documento dinamico sia per il Nord America che per il Giappone.

Esempio di un processo aziendale di Workday

Questo processo di business prevede i seguenti passaggi:

  • Il promotore del BP dovrà proporre un compenso per il candidato (passaggio b).
  • Per il passaggio viene applicata una condizione per verificare che il Paese corrente NON sia il Giappone.
    • Se il valore è true, viene eseguito il passaggio "ba" che utilizza un documento in lingua inglese.
    • Se il valore è false, viene eseguito il passaggio "bb" che utilizza un documento in lingua giapponese.
  • Il passaggio "bc" corrisponde alla revisione del documento.
    • Si tratta del passaggio in cui viene definito il processo di firma.
  • Il passaggio "d" corrisponde al momento decisionale in cui fare un'offerta.
    • Si tratta della fase di completamento ed è pertanto obbligatoria.

Il documento dinamico generato nel passaggio "ba" è denominato Offer Letter (Lettera di offerta) e contiene un singolo blocco di testo denominato Rapid Offer (Offerta rapida). È possibile aggiungere più blocchi di testo quali intestazione, formula di saluto, compenso, stock, chiusura, termini e così via, a seconda del caso specifico.

Pagina di visualizzazione del documento di Workday

La lettera di offerta dinamica riportata di seguito è stata creata tramite l'editor di testo RTF di Workday.

Gli elementi evidenziati in grigio sono gli oggetti forniti da Workday che fanno riferimento ai dati contestuali.

Gli elementi in {{parentesi}} sono tag di testo di Adobe.

Esempio di modulo dinamico

All'interno della procedura Rivedi documento, il documento dinamico a cui si fa riferimento proviene dal passaggio precedente e definisce il processo sequenziale di firma mediante due gruppi di firma.

Il comportamento riportato di seguito indirizzerà il documento generato dinamicamente prima al responsabile addetto all'assunzione e poi al candidato.

 

Definizione di gruppi di firma di Workday

Esempio: distribuzione di documenti

Il processo aziendale Distribute Documents or Tasks (Distribuisci documenti o attività) prevede un passaggio obbligatorio, ovvero la revisione della distribuzione di documenti. Questo processo aziendale è attivato dall'attività Distribute Documents or Tasks (Distribuisci documenti o attività).

Potete aggiungere un passaggio di revisione del documento a questo processo aziendale per inviare a più persone un documento che deve essere firmato individualmente. Tuttavia, non è possibile rimuovere il passaggio di revisione della distribuzione di documenti.

Per far sì che il processo aziendale non segua tale comportamento, è possibile aggiungere al passaggio una condizione che consideri sempre come false il valore relativo alla revisione della distribuzione di documenti.

Il documento che sarà distribuito per la firma di massa è il documento o il report indicato nel passaggio Rivedi documento.

Nota:

Attivando l'attività, viene specificato il documento da inviare. Questo documento verrà indirizzato soltanto alla procedura di revisione della distribuzione di documenti e non al passaggio Review Distribution (Rivedi distribuzione).

Processo aziendale di revisione della distribuzione di documenti in Workday

Esempio: generazione di report

Workday ha una potente infrastruttura per la generazione di report. Per visualizzare i dettagli sul processo di Adobe Sign, analizza gli elementi relativi alla voce Review Document Event (Evento Rivedi documento).

Di seguito viene riportato un semplice report personalizzato che può essere eseguito in tutti i processi aziendali per cercare transazioni Adobe Sign e il relativo stato.

 

Esempio di un report personalizzato di Workday

Il report seguente è stato generato con riferimento ai processi aziendali Offer (Offerta), Onboarding (On-boarding) e Propose Compensation (Proponi compenso) all'interno di un titolare di implementazione.

È possibile visualizzare:

  • i documenti inviati per la firma;
  • il passaggio del processo aziendale associato;
  • la persona successiva in attesa di firma.
Esempio di un report di Workday mediante tre oggetti

Documenti firmati

Il ciclo di firma di Workday elimina tutte le notifiche e-mail da Adobe Sign. Gli utenti vengono informati sulla presenza di azioni in sospeso tramite la posta in arrivo di Workday.

Una volta che il documento è stato firmato da tutti i gruppi di firma, viene distribuita una copia del documento firmato a tutti i membri del gruppo di firma tramite e-mail.

Se lo desideri, puoi decidere di eliminare questo comportamento contattando il tuo Adobe Sign Success Manager o il team addetto al supporto di Adobe Sign.

In Workday, è possibile accedere ai documenti firmati nel record completo dei processi.

  • I documenti del lavoratore sono disponibili nel profilo del soggetto interessato.
  • I documenti del candidato (lettere di offerta) sono disponibili nel profilo del candidato interessato.

Di seguito viene riportata una lettera di offerta firmata per il candidato Chris Foxx. 

Esempio di lettere di offerta di Workday

Supporto

Supporto di Workday

Workday è il responsabile del processo di integrazione e deve essere considerato come il principale riferimento di contatto per domande relative a integrazione, richieste di funzionalità o problemi nelle operazioni quotidiane dell'integrazione.

La comunità di Workday offre una serie di utili articoli su come risolvere i problemi relativi all'integrazione e alla generazione di documenti:

Risoluzione di problemi relativi alle integrazioni di firma elettronica

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Passaggio Rivedi documenti
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generazione di documenti dinamici

https://community.workday.com/node/176443

Suggerimenti per la configurazione relativa alla generazione di documenti di offerta

https://community.workday.com/node/183242

Supporto di Adobe Sign

In quanto partner dell'integrazione, è necessario contattare il supporto di Adobe Sign se l'integrazione non è in grado di ottenere firme o se si verificano problemi di notifica delle firme in sospeso.

I clienti Adobe Sign possono contattare il proprio Customer Success Manager (CSM) per ricevere assistenza. In alternativa, è possibile rivolgersi al supporto tecnico di Adobe telefonando al numero 1-866-318-4100 e digitando 4 in seguito all'elenco dei prodotti, quindi 2 (quando richiesto).

Aggiunta di tag di testo di Adobe ai documenti

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

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