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Panoramica

I modelli Libreria consentono agli utenti di creare documenti interattivi riutilizzabili.  Questi documenti possono essere semplici come un campo per la firma (ad esempio per un accordo di non divulgazione) o molto complessi (ad esempio per documenti fiscali o di onboarding).

In tutti i casi in cui puoi definire un accordo utilizzando lo stesso file, puoi creare un modello che velocizzi la consegna del documento al firmatario, assicuri coerenza del contratto firmato finale e garantisca in modo passivo che il team utilizzi sempre la versione corrente del documento.

È possibile definire i modelli in due modi: come livelli per campi modulo e come documenti.

  • I livelli per campi modulo sono solo campi che vengono applicati al file caricato. Rappresentano la soluzione ideale per le aziende che generano contratti in modo dinamico con contenuti personalizzati, ma in un formato standardizzato. Basta caricare il file e applicarvi il livello dei campi: tutti i campi vengono così posizionati nel documento con pochi clic.
  • I documenti includono sia il file di base che i campi. Sono indicati per documenti di base senza contenuti dinamici, ad esempio moduli fiscali, richieste di candidatura e accordi di non divulgazione.

Nota:

L’utente che crea il modello è il proprietario dell’oggetto. Solo il proprietario può modificare il modello o regolare il livello di autorizzazione.

La proprietà di un modello non può essere trasferita a un altro utente.

Questo articolo descrive:

  • Come creare un modello libreria in Adobe Sign
  • Come rinominare un modello libreria nella pagina Gestisci
  • Come modificare il tipo di modello
  • Come modificare le autorizzazioni di accesso del modello 

Creare un modello libreria

  1. Per creare un modello libreria, fai clic sulla scheda Home, quindi seleziona Crea un modello da riutilizzare.

    Aggiungere un modello dalla pagina Home
  2. Viene caricata la pagina di configurazione Crea modello Libreria.

    Immetti il nome del modello nel campo Nome modello.

    Se non immetti esplicitamente un nome per il modello, il campo userà il nome del primo documento aggiunto.

  3. Trascina e rilascia i file nella sezione File oppure fai clic sul collegamento Aggiungi file nell'angolo in alto a destra del campo File per cercare nel sistema.

    Se necessario, puoi allegare più file per creare un modello più grande.

  4. Configura il tipo di modello:

    • Documento riutilizzabile - questa opzione consente di salvare il documento completo, il contenuto e i campi modulo.
    • Livello riutilizzabile per campi modulo - questa opzione consente di salvare solo il livello del campo modulo da applicare a un altro documento (contenuto diverso con lo stesso layout).
    • Entrambi - entrambi i tipi di modello saranno disponibili.

    Nota:

    In qualsiasi momento è possibile modificare il tipo di modello modificando le proprietà del modello.

  5. Configurare Chi può usare questo modello

    Questa impostazione consente di assegnare l'accesso al modello in base all'utente che effettua il caricamento:

    • Solo io - questa opzione renderà il modello disponibile solamente all'utente che effettua il caricamento.
    • Qualsiasi utente nel mio gruppo - impostando il modello a livello del gruppo viene creata un'associazione logica tra il modello e il gruppo di cui fa parte l'utente che effettua il caricamento. Tutti i membri del gruppo avranno accesso al modello.
      • Spostare l'utente che ha caricato il modello in un altro gruppo non interrompe l'associazione modello-gruppo.
    • Qualsiasi utente nella mia azienda - tutti gli utenti dell'account avranno accesso e potranno utilizzare il modello.

    Nota:

    In tutti i casi, solo l'utente che effettua il caricamento può modificare o eliminare il modello.

    Altri utenti possono manipolare il modello dopo che è stato applicato a un Accordo selezionando Anteprima e aggiungi campi firma durante il processo di invio.  Ciò consente di modificare le proprietà del modello per l'accordo singolarmente e non modifica il modello principale.

  6. Per inviare il modello all'ambiente di creazione fai clic su Anteprima e aggiungi campi

    create_library_template
  7. Si aprirà l'ambiente di creazione Trascina e rilascia. Trascina i campi dal riquadro di destra nel documento nelle posizioni desiderate.

    Nota:

    Per impostazione predefinita, tutti i campi inseriti vengono assegnati al primo destinatario. Puoi modificare la persona a cui sono assegnati i campi inseriti accedendo all'elenco a discesa dei destinatari e modificando il destinatario selezionato.

    place_fields
  8. Dopo aver aggiunto i campi, fai clic su Salva.


Modificare il nome di un modello libreria

Modificare il nome di un modello è facile e richiede solo un paio di passaggi. Rinomina i modelli precedenti per indicare che sono stati rivisti o che si tratta di modelli obsoleti da conservare.

Nota:

Solo l’utente che crea un modello può modificarlo o eliminarlo.

  1. Individua il modello selezionando la scheda Gestisci.

  2. Seleziona il filtro Modelli nella barra a sinistra.

  3. Fai un solo clic sul modello da selezionare, quindi fai clic sul collegamento Modifica modello nella barra a destra per aprire il modello nell’ambiente di creazione con trascinamento.

    Fai clic sul collegamento Modifica del modello.
  4. Espandi la sezione Proprietà modello:

    • Fai clic nel campo Nome modello.
    • Immetti il nome desiderato.
    Fai clic sul collegamento Modifica del modello.
  5. Al termine fai clic su Salva.


Modificare il tipo di un modello libreria

Il tipo di modello definisce se il modello include il documento di base o se è composto solo da campi.

  1. Individua il modello selezionando la scheda Gestisci.

  2. Seleziona il filtro Modelli nella barra a sinistra.

  3. Fai un solo clic sul modello da selezionare, quindi fai clic sul collegamento Modifica modello nella barra a destra per aprire il modello nell’ambiente di creazione con trascinamento.

    Fai clic sul collegamento Modifica del modello.
  4. Espandi la sezione Proprietà modello:

    Nella sezione Tipo modello puoi definire il tipo di modello.

    • Livello per campi modulo riutilizzabile - contiene solo i campi (sotto forma di un livello) da applicare a un documento caricato.
    • Documento riutilizzabile - contiene sia un documento sia il livello dei campi che gli è stato applicato.
      • È possibile anche non inserire alcun campo.
    Fai clic sul collegamento Modifica del modello.
  5. Al termine fai clic su Salva.


Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria

Il livello di autorizzazione del modello determina quali altri utenti presenti nell’account possono accedere al modello e utilizzarlo.

  1. Individua il modello selezionando la scheda Gestisci.

  2. Seleziona il filtro Modelli nella barra a sinistra.

  3. Fai un solo clic sul modello da selezionare, quindi fai clic sul collegamento Modifica modello nella barra a destra per aprire il modello nell’ambiente di creazione con trascinamento.

    Fai clic sul collegamento Modifica del modello.
  4. Configurare Chi può usare questo modello

    Questa impostazione consente di assegnare l'accesso al modello in base all'utente che effettua il caricamento:

    • Solo io - questa opzione renderà il modello disponibile solamente per l’utente che lo carica.
    • Qualsiasi utente nel mio gruppo - impostando il modello a livello del gruppo si crea un’associazione logica tra il modello e il gruppo di cui fa parte l’utente che carica il modello. Tutti i membri del gruppo avranno accesso al modello.
      • Se l’utente che ha caricato il modello viene trasferito a un altro gruppo, l’associazione modello-gruppo non viene interrotta.
    • Qualsiasi utente nella mia azienda: tutti gli utenti dell’account potranno accedere al modello e utilizzarlo.
    Fai clic sul collegamento Modifica del modello.
  5. Al termine fai clic su Salva.

  • Poiché l’autore del modello ne è il proprietario e la proprietà non può essere trasferita a un altro utente, è consigliabile assegnare a un utente il ruolo di amministratore del modello. Questo faciliterà notevolmente la gestione dei modelli.
  • Se il modello contiene molti campi, salvatelo spesso. Facendo clic su Salva tornerai alla pagina Gestisci, ma è meglio che perdere il lavoro svolto.
  • Denominare in modo intelligente i campi del documento potrebbe aiutarti sul lungo periodo. Se intendi esportare i dati immessi dagli utenti, denominare i campi può aiutarti a mantenere organizzate queste informazioni rendendole anche più leggibili.

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