Adobe Sign per Self Signing (Experience Cloud)

Self Sign è un semplice componente predefinito che consente agli utenti del portale della comunita di firmare accordi self-service. Puoi aggiungere questo componente a un portale Salesforce Experience Cloud (per clienti, partner, dipendenti ecc.) in modo che gli utenti possano avviare e firmare accordi direttamente dal portale.

Prerequisiti

Per le nuove installazioni è importante generare dei modelli di accordo di esempio quando si collega Salesforce ad Adobe Sign.

Passaggio 1: collegare l’account

Se durante l’installazione non sono stati generati i modelli, oppure se hai eseguito l’aggiornamento alla versione 19 da una versione precedente del pacchetto, puoi generare i modelli dalla scheda Amministrazione Adobe Sign.

2. Generare modelli dalla scheda Amministrazione

Verifica quanto segue:

  • La scheda Tipi di accordo deve contenere un tipo NDA.
  • Nella scheda Modelli di accordo si trova il modello Test Community Agreement (Accordo test comunità).
3. Tipo di accordo: NDA

4. Modelli di accordo: test per la comunità


Abilitare Chatter (solo v18-21)

Se la versione del pacchetto è precedente alla versione 22, Chatter deve essere abilitato nell’organizzazione SFDC.

Se Chatter non è ancora stato abilitato:

  • Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Chatter > Impostazioni Chatter.
  • Fai clic sul pulsante Modifica.
  • Seleziona la casella di controllo Abilita.
  • Fai clic su Salva.


Abilitare le esperienze digitali

Se le esperienze digitali non sono ancora state abilitate, è necessario abilitarle.

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Impostazioni
  • Seleziona la casella di controllo Abilita esperienze digitali.
  • Immetti un nome di dominio per le esperienze.
    • Se al tuo account è già associato un dominio, puoi utilizzare lo stesso valore anche per le esperienze.
  • Fai clic su Salva.
    • Quando un avviso segnala che, una volta impostato, il dominio non potrà più essere modificato, fai clic su OK.
Abilitare le esperienze digitali


Attivare due siti CSP affidabili

È necessario configurare due siti affidabili con policy per la sicurezza dei contenuti per consentire in modo esplicito gli URL di base del tuo account Adobe Sign.

1. Individua la partizione dell’URL di Adobe Sign:

  • Accedi ad Adobe Sign e osserva l’URL.
  • Copia il parametro appena prima della parte echosign.com (eventualmente adobesign.com) (il valore della partizione).
    • .Ad esempio, na1 nel caso dell’URL https://caseyjones.na1.echosign.com
  • Chiudi la scheda.

 

2. Passa a Imposta > Impostazioni > Sicurezza > Siti affidabili con policy per la sicurezza dei contenuti.

3. Fai clic su Nuovo sito affidabile.

 

4. Imposta i campi come segue:

  • Nome sito affidabile: AdobeSign
  • URL sito affidabile: https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (esempio: https://secure.na1.adobesign.com)
    • Se l’account non è stato aggiornato al dominio adobesign.com, è possibile utilizzare echosign.com.
  • Attivo: lascia questa opzione selezionata.
  • Contesto: Experience Builder Sites
  • Seleziona la direttiva CSP (policy per la sicurezza dei contenuti) Consenti il sito per frame-src

5. Fai clic su Salva.

Definizione sito affidabile con policy per la sicurezza dei contenuti

 

6. Passa di nuovo a Imposta > Impostazioni > Sicurezza > Siti affidabili con policy per la sicurezza dei contenuti.

7. Fai clic su Nuovo sito affidabile.

8. Imposta i campi come segue:

  • Nome sito affidabile: AdobeSign2
  • URL sito affidabile: https://secure.adobesign.com
  • Attivo: lascia questa opzione selezionata.
  • Contesto: Experience Builder Sites
  • Seleziona la direttiva CSP (policy per la sicurezza dei contenuti) Consenti il sito per frame-src.

9. Fai clic su Salva.

Secondo sito affidabile con policy per la sicurezza dei contenuti

 

Al termine, i siti con policy per la sicurezza dei contenuti si presentano così:

Siti affidabili con policy per la sicurezza dei contenuti


Abilita l’insieme di autorizzazioni Utente comunità Adobe Sign per tutti gli utenti della comunità.

L’abilitazione degli utenti della comunità con l’insieme di autorizzazioni Utente comunità Adobe Sign non è un prerequisito per la creazione del portale della comunità, tuttavia è necessaria affinché gli utenti possano utilizzare il portale:

  • Passa a: Imposta > Amministrazione > Utenti > Insiemi di autorizzazioni.
  • Fai clic sull’etichetta dell’insieme di autorizzazioni Utente comunità Adobe Sign.
Assegnare gli insiemi di autorizzazioni

  • Viene visualizzata la pagina Insieme di autorizzazioni:
    • Fai clic su Gestisci assegnazioni.
  • Viene visualizzata la pagina di Utenti assegnati.
    • Fai clic su Aggiungi assegnazione.
  • Viene visualizzata la pagina di Assegna utenti.
    • Seleziona tutti gli utenti a cui desideri assegnare l’insieme di autorizzazioni.
    • Fai clic su Assegna.
Assegnare agli utenti gli insiemi di autorizzazioni


Creazione di un utente del portale della comunità

Clonare il profilo utente Comunità

Per configurare i profili utente in modo che possano utilizzare il portale self-service di Adobe Sign, è necessario modificare il profilo clonando uno dei profili standard.

  • Passa a: Imposta > Amministrazione > Utenti > Profili
  • Fai clic sul collegamento Clona accanto a uno dei profili standard Comunità Cliente.
    • Puoi utilizzare uno dei quattro profili Comunità Clienti disponibili.
    • Prendi nota del tipo di licenza utente del profilo che stai clonando.
  • Fornisci un nome intuitivo per il profilo clonato e Salva


Creare un account, un referente e un utente per la comunità

È necessario creare un account, un referente e un utente.

Nota:

A un proprietario dell’account deve essere assegnato un ruolo che consenta di abilitare gli utenti del portale. Verifica che al tuo utente Salesforce sia associato un ruolo (va bene qualsiasi ruolo).

Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti > {fai clic sul collegamento Modifica a sinistra del tuo nome e cognome}

Per creare l’account:

  • Avvia l’app Sales dal Programma di avvio app.
  • Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso nella scheda Account e seleziona l’opzione di menu + Nuovo account.

Quando viene visualizzata la finestra in sovrapposizione Nuovo account, immetti un valore Nome account che identifichi chiaramente questo account come l’account del portale Adobe Sign.

  • Questo è l’unico valore necessario.
  • Al termine fai clic su Salva.

A questo punto occorre creare nell’account un Referente e un Utente:

  • Fai clic sull’icona Crea in alto a destra nella finestra.
  • Nel menu, seleziona Nuovo referente.

Quando viene visualizzata la finestra in sovrapposizione Nuovo referente:

  • Immetti un valore Nome significativo.
  • Immetti un valore E-mail per il referente. Si consiglia di usare l’e-mail di un amministratore che gestisce il contenuto portale della comunità.
  • Associa il Referente all’account del portale della comunità Adobe Sign creato al passaggio precedente.
  • Fai clic su Salva.
Configurare il referente della comunità

  • Apri la pagina del Referente appena creato.
  • Fai clic su Imposta (icona dell’ingranaggio), in alto a destra nella finestra.
  • Nel menu, seleziona Modifica oggetto.
Modificare l’oggetto Referente

 

  • Seleziona l’opzione Layout di pagina dalla barra a sinistra.
  • Modifica il layout per il referente.

 

  • Seleziona Azioni Mobile & Lightning dalle opzioni per gli oggetti.
  • Trascina il pulsante Abilita utente cliente fino alla sezione Azioni Salesforce Mobile e Lightning Experience.
  • Trascina il pulsante Accedi all’esperienza come utente fino alla sezione Azioni Salesforce Mobile e Lightning Experience.
  • Salva il layout della pagina.

  • Torna al referente della comunità e fai clic sul pulsante Abilita utente cliente.
Abilita utente cliente

Viene aperta una pagina Nuovo utente contenente le informazioni Referente importate.

Configura l’utente:

  • Imposta la Licenza utente in modo che corrisponda alla licenza del profilo precedentemente clonato.
  • Imposta il Profilo sul profilo clonato.
  • Al termine fai clic su Salva.

La pagina di configurazione dell’utente si aggiorna e vengono visualizzati i dettagli dell’utente.

  • Sposta il cursore del mouse sopra il collegamento Assegnazioni dell’insieme di autorizzazioni.
  • Fai clic sul pulsante Modifica assegnazioni.

Viene aperta la pagina per l’assegnazione dell’insieme di autorizzazioni per l’utente.

  • Seleziona l’utente della comunità Adobe Sign.
  • Fai clic sul pulsante Aggiungi.
  • Fai clic su Salva


Configurazione della pagina della comunità SFDC


Avviare una nuova esperienza digitale

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Tutti i siti
  • Fai clic sul pulsante Nuovo.
Esperienze digitali: Tutti i siti

 

  • Seleziona l’esperienza Customer Service (Servizio clienti).
    • L’esperienza Customer Service (Servizio clienti) è un componente self-service obbligatorio.

 

  • Una volta caricata la pagina Customer Service (Servizio clienti), fai clic su Get Started (Inizia).

 

  • Inserisci un nome per il sito.
    • Facoltativamente, puoi aggiungere all’URL un nome specifico per il sito, utile se disponi di più siti.
  • Dopo aver configurato il Nome, fai clic su Crea.

Mentre viene creata la comunità, viene visualizzato una bella grafica. Al termine, viene visualizzata la pagina della comunità.

►Il nome della comunità è visualizzato ed evidenziato in giallo nella parte superiore della finestra.

►La stringa specifica per il sito nell’URL è visibile nella barra degli indirizzi, evidenziata in verde acqua.


Configurare l’area di lavoro dell’esperienza per abilitare gli utenti.

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Tutti i siti
  • Fai clic sul collegamento Aree di lavoro della tua comunità.
Fare clic su Spazi di lavoro

Viene caricata la pagina delle tue aree di lavoro.

  • Fai clic sull’opzione Amministrazione.

Viene aperta la pagina di amministrazione per la tua comunità.

Con l’opzione Impostazioni selezionata nella barra a sinistra:

  • Fai clic sul pulsante Attiva a destra dell’indicatore dello stato.
Attivare il sito

 

Seleziona Membri nella barra a sinistra.

  • Seleziona Tutti dal menu a discesa Ricerca.
  • Dall’elenco dei profili disponibili, Seleziona il profilo personalizzato che hai creato.
  • Fai clic sul pulsante Aggiungi, spostando il profilo nell’elenco dei profili selezionati.
  • Fai clic sul pulsante Salva.

Pubblicare il portale

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Tutti i siti.
  • Fai clic sul collegamento Builder della tua community.
Selezionare Builder

  • Fai clic sul pulsante Pubblica in alto a destra nella finestra.
Pubblica


Impostare su Pubblico le impostazioni Visibilità profilo per l’impostazione e-mail dell’utente della comunità

L’indirizzo e-mail nella sezione Visibilità profilo della comunità deve essere impostato su Pubblico:

  • Apri la pagina Contatto dell’utente per conto del quale eseguirai gli invii.
  • Seleziona Accedi all’esperienza come utente.
Accedi all’esperienza come utente

Viene aperta l’interfaccia del portale:

  • Fai clic sul nome utente in alto a destra nella finestra della pagina della comunità per aprire la finestra a discesa.
  • Seleziona Impostazioni personali.

Viene aperta la pagina Impostazioni personali per l’utente:

  • Nella sezione Visibilità profilo imposta il valore E-mail su Pubblico.
  • Fai clic su Salva.


Aggiungi il componente Adobe Self Service Sign all’area di lavoro.

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Tutti i siti
  • Fai clic sul collegamento Aree di lavoro della tua comunità.
  • Fai clic sull’opzione Builder nella sezione Aree di lavoro personali, sulla pagina.
  • Fai clic sull’icona dei componenti in alto a sinistra, scorri fino in fondo al menu e trascina l’opzione Adobe Self Service Sign sul layout della pagina.
    • Trascina il componente dove vuoi che vengano esposti gli accordi Adobe Sign.
Trascinare un componente nell’area di lavoro

 

La pagina si aggiorna per visualizzare il componente aggiunto al layout di pagina e viene esposto il pannello di gestione del componente, in alto a destra.

14. L’oggetto Adobe Self Service Sign nella pagina Comunità

Il pannello di gestione in alto a destra nella finestra consente di regolare le impostazioni del portale. Le impostazioni vengono applicate a tutti gli accordi esposti nel componente.

Nessuna delle impostazioni è obbligatoria; è importante utilizzare solo le impostazioni che devono effettivamente essere applicate a livello globale.

Le impostazioni disponibili sono:

► Modello di accordo: consente di specificare il modello su cui si baseranno gli accordi elencati nel portale.

► Ambito accordo: determina il livello di coinvolgimento del firmatario. Sono possibili due impostazioni:

○ Utente: con l’impostazione Utente, l’accordo è accessibile a tutti gli utenti appartenenti all’account e ciascuno di essi dovrà firmarlo. 

○ Account: con l’impostazione Account l’accordo è disponibile per tutti gli utenti appartenenti all’account, ma solo uno di loro dovrà firmarlo. Una volta firmato, l’accordo non sarà più disponibile per gli altri utenti dell’account.

► Scadenza per firma: campo per data statico che limita il periodo durante il quale è possibile firmare l’accordo. Trascorsa la data di scadenza, il pulsante Firma accanto all’accordo viene rimosso e gli utenti non possono più completare l’accordo.

► Giorni di rinnovo: valore numerico a forma libera che determina quando l’accordo diventerà nuovamente disponibile, dopo essere stato firmato. Ad esempio, puoi impostare gli accordi che devono essere firmati ogni 90 giorni in modo che vengano ripubblicati in automatico 90 giorni dopo l’ultima firma.

► Titolo intestazione: titolo superiore nel componente self-service, a destra del logo di Adobe Sign nell’immagine qui sopra.

► Nascondi logo intestazione: consente di nascondere il logo di Adobe Sign a sinistra del Titolo intestazione. Seleziona questa casella per nascondere il logo.

 

Fai clic sul pulsante Pubblica per rendere disponibile il portale.

  • Ogni volta che apporti una modifica al portale o alle sue impostazioni, è necessario ripubblicare il portale.


“Consenti l’invio per conto di altri” per abilitare gli utenti che non dispongono di una licenza per Adobe Sign

Se alcuni utenti del portale non dispongono di una licenza per Adobe Sign, puoi sfruttare la funzione “Invio per conto di” integrata nel pacchetto. Questa consente a un utente della comunità di generare un accordo utilizzando la licenza di un altro utente.

Sono necessarie quattro configurazioni:

  • Abilita la funzione Consenti l’invio per conto di altri nelle impostazioni personalizzate.
  • Abilita Consenti l’invio per conto di altri per l’utente che dispone di una licenza.
  • Configura il modello di accordo con l’ID Salesforce di un utente della comunità che dispone di una licenza di Adobe Sign.
  • Imposta su Pubblico le impostazioni di visibilità del profilo per l’impostazione E-mail dell’utente della comunità impostato al passaggio precedente.

 

Parte 1 - Abilitare l’impostazione:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
    • Viene caricata la pagina Impostazioni personalizzate.
  2. Fai clic sull’etichetta Impostazioni di Adobe Sign.
    • Viene caricata la pagina delle impostazioni di Adobe Sign.

 3. Fai clic sul pulsante Gestisci.

 4. Fai clic su Nuovo (oppure su Modifica, se hai configurato le impostazioni in precedenza).

  • Viene caricata la pagina delle impostazioni di Adobe Sign.

5. Cerca Consenti l’invio per conto di altri.

  • Abilita questa impostazione selezionandone la casella di controllo.
  • Fai clic su Salva.

Configurare l’utente in modo che sia possibile inviare accordi per conto suo

Per abilitare l’utente che supporta la funzionalità Invia per conto, aggiungi il campo Consenti invio come altri al layout del record dell’utente:

  • Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
  • Seleziona Utente dal gestore degli oggetti.
  • Seleziona Layout pagina utente dalla barra a sinistra della pagina dell’oggetto Utente.
  • Fai clic sul collegamento Layout utente.
  • Con l’opzione Campi selezionata, fai clic su Adobe Sign - Consenti invio come altri e trascinala nella sezione “Ulteriori informazioni (intestazione visibile solo durante la modifica)” del layout.
  • Fai clic su Salva.

Dopo aver posizionato i campi, abilita l’utente specifico:

  • Passa a Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti.
  • Fai clic sull’azione Modifica per l’utente “referente comunità”.
  • Nella pagina Modifica utente, nella sezione Informazioni aggiuntive, abilita l’opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri.
  • Fai clic sul pulsante Salva.


Configurare il modello di accordo con ID utente Amministratore

A ogni modello di accordo può essere associato un solo utente per conto del quale gli accordi possono essere inviati. Tale utente deve essere in grado di inviare accordi tramite Adobe Sign, e non sono previste altre limitazioni.

Nell’esempio di seguito viene utilizzato l’utente comunità configurato in precedenza.

 

Innanzitutto, trova e salva il valore userID dell’utente Salesforce:

  • Passa a Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti.
  • Fai clic sul collegamento Nome e cognome dell’utente.

Viene visualizzata la pagina di impostazione utenti.

Il valore ID utente si trova nell’URL della pagina (evidenziato in giallo di seguito):

L’URL riportato qui sopra è (con l’ID in grassetto):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Fai attenzione a non includere i caratteri %2F

  • Copia e salva il valore UserID.

 

Ora applica il valore UserID al modello:

  • Passa a Avvio app > Adobe Sign > Modelli di accordo.
  • Fai clic sul nome modello accordo da modificare.
Passa al modello di accordo.

Fai clic sulla scheda Destinatari e modifica il campo Invia per conto di.

  • Incolla il valore ID utente di Salesforce nel campo (contiene un ID segnaposto che puoi tranquillamente eliminare).
  • Fai clic su Salva.
Modificare Invia per conto di


Inserimento degli accordi nel portale

Esistono due metodi per fornire gli accordi agli utenti tramite il portale della comunità:

  • Invio diretto: se invii un accordo o a un Referente Salesforce, tale utente vede gli accordi elencati nella sua vista del portale.
  • Modello di account: se devi ottenere le firme da un account, puoi creare un modello da esporre agli utenti. Dal punto di vista dell’utente, non vi sono differenze, ma con questo metodo viene generato un nuovo accordo solo nel momento in cui l’utente fa clic sul pulsante Firma/Approva. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Modello di accordo.

 

Per entrambi i metodi è necessario:

  • Configurare correttamente il portale
    • Deve essere attivo.
    • Deve essere abilitato per il profilo appropriato, in modo che l’utente possa accedervi.
    • Vi deve essere stato installato il componente Adobe Sign.
  • Configurare gli utenti per la comunità
    • Devono essere abilitati nella comunità.
    • Devono essere configurati con la licenza e il profilo utente appropriati.

Per inviare un accordo direttamente a un utente:

  • Il Destinatario deve essere un Referente.
    • Se si utilizza un valore di e-mail, l’accordo non viene inserito nel portale.
Accordo configurato

Creazione di un modello a livello di account  

  • Deve essere creato con un modello di accordo che fa correttamente riferimento a un tipo di accordo.
  • Deve avere un tipo di oggetto principale impostato su Referente.
  • Ha un file allegato
  • Facoltativamente può essere configurato per Invia per conto di.


La vista degli utenti della comunità

Una volta configurati correttamente gli utenti e il portale, gli accordi inviati al Referente vengono inseriti nel portale da cui gli utenti possono accedervi e firmarli secondo necessità.

Gli accordi in attesa di essere firmati dall’utente sono elencati nella parte superiore. Il pulsante a destra del nome dell’accordo indica se questo deve essere firmato o approvato.

  • Quando un utente firma o approva correttamente un accordo, nella parte superiore del pannello del componente viene visualizzato un messaggio di operazione riuscita.

Nell’elenco sono quindi elencati gli accordi già firmati dall’utente, ma in attesa dell’intervento di altri utenti.

Nella parte inferiore del pannello del componente sono elencati gli accordi completati, con l’indirizzo e-mail del firmatario o approvatore e la data di completamento.

Portale di esempio

Modello di accordo

Un modello di accordo può essere inserito nel portale della comunità tramite il relativo pannello di gestione del componente.

Pannello Gestione

Una volta aggiunto, il modello viene visualizzato nella sezione In attesa del tuo intervento e si presenta come un accordo inviato direttamente all’utente.

L’unica differenza è che quando l’utente fa clic sul pulsante Invia/Approva, viene generato un nuovo accordo che viene quindi inserito nel portale. Pertanto l’elenco degli accordi viene popolato con questi potenziali accordi solo dopo che l’utente ne avvia il processo di firma.

È possibile utilizzare un solo modello alla volta e tale modello viene controllato dalle altre impostazioni del pannello di gestione (descritte di seguito).


Ambito dell’accordo

L’ambito dell’accordo limita chi è in grado di attivare il modello in termini di volume:

  • Quando l’ambito dell’accordo e impostato su Utente, il modello è disponibile per tutti gli utenti che hanno accesso al portale. Ogni utente può firmare una propria copia dell’accordo.
    • Quando è selezionato Utente, ogni copia firmata del modello è visibile nel portale nella sezione Accordi completi.
  • L’opzione Account consente a un solo utente di firmare (il primo utente che fa clic sul pulsante e genera l’accordo). Dopo che il primo firmatario ha completato l’accordo, il collegamento viene rimosso dalla vista di tutti gli altri utenti.


Scadenza per firma

Se nel pannello di gestione del componente viene impostata una Scadenza per firma, gli accordi devono essere firmati entro tale data. La scadenza è indicata chiaramente sotto il nome dell’accordo.

Scadenza definita

Una volta trascorsa la data di scadenza definita, il pulsante Firma viene rimosso e il testo della scadenza è visualizzato in rosso.

Accordo scaduto


Giorni di rinnovo

Il valore Giorni di rinnovo non è esplicitamente visibile da parte del cliente, ma rende nuovamente disponibile il collegamento del modello una volta trascorso il periodo indicato.

Ad esempio, se questo valore è impostato su 360, il collegamento del modello di accordo verrà visualizzato di nuovo 360 giorni dopo l’ultima volta che è stato firmato.


Titolo e logo intestazione

Il titolo dell’intestazione è un campo di testo aperto e può essere impostato con il testo che preferisci.

Il logo dell’intestazione è un’opzione che può essere attivata o disattivata per includere o meno il logo di Adobe Sign.

Logo Adobe

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