Impostare l’ordine di firma dei destinatari

I firmatari ricevono e firmano un documento nello stesso ordine con cui sono stati inseriti i rispettivi indirizzi e-mail nel campo A:. Quindi, dopo la firma dell'ultimo firmatario, tutte le parti ricevono un'e-mail a cui è allegato il file PDF firmato.

Fai clic su Completa in qualsiasi ordine per avviare un flusso di lavoro in parallelo.

Tutti i destinatari ricevono il documento allo stesso tempo e possono firmare in qualsiasi ordine. Quindi, dopo la firma dell'ultimo firmatario, tutte le parti ricevono un'e-mail a cui è allegato il file PDF firmato.

Guarda il video

Un flusso di lavoro “ibrido” è un’istanza dell’ordine di firma sequenziale in cui uno o più dei passaggi di firma include due o più destinatari che possono accedere al documento allo stesso tempo. Tutti i firmatari o approvatori del passaggio “in parallelo” devono completare la loro parte prima che il processo sequenziale proceda al passaggio successivo.

Ad esempio, nell’immagine precedente è raffigurato un ciclo di firma in tre fasi:

• Il Passaggio 1 è fclarke@gmail.com. Quando l’accordo viene inviato per la firma, viene inviata una notifica solo a fclarke. Una volta che fclarke avrà firmato il documento, si procederà al passaggio successivo.
• Il Passaggio 2 è il passaggio ibrido. È possibile notare che lo stesso numero (2) viene assegnato a tutti e tre i destinatari, e ciò significa che Adobe Sign informerà tutti questi destinatari allo stesso tempo.  È possibile applicare le firme in qualsiasi ordine, ma tutti devono completare la loro parte prima che il ciclo di firma proceda al passaggio successivo.
• Il Passaggio 3 è un altro destinatario singolo, ma questa volta è definito come approvatore (l’icona del segno di spunta rispetto alla punta della penna). Una volta che il destinatario del Passaggio 3 applica la propria approvazione, l’accordo risulta completato e completamente eseguito, e tutte le parti verranno informate con una copia dell’accordo in formato PDF.

Per creare un gruppo ibrido, immetti gli indirizzi e-mail di ogni parte come se fossero singoli destinatari e fai clic e trascina il campo destinatario su di un altro nel gruppo ibrido. Sullo schermo viene visualizzato un messaggio che informa che si sta creando un gruppo parallelo. Un gruppo ibrido viene creato anche quando si cambiano manualmente i numeri di indice impostandoli sullo stesso valore.

I gruppi di destinatari sono utili quando ti serve l’approvazione di un team o un’organizzazione, ma non di una persona specifica all’interno di tale gruppo. Qualsiasi membro del gruppo è autorizzato a firmare o approvare un documento per conto di tutto il gruppo. 

Ad esempio, nell’immagine precedente è possibile vedere un ciclo di firma in tre fasi:

• Il Passaggio 1 (JohnDoe) è un firmatario e verrà informato che la sua firma è richiesta non appena l’accordo verrà inviato.  Una volta che JohnDoe applica la propria firma, l’accordo procede al passaggio 2.
• Il Passaggio 2 è un gruppo di destinatari approvatori a cui è stato assegnato il nome “Gruppo risorse umane”. Quattro persone sono state inserite nel gruppo e a ciascuna di esse è stato assegnato un diverso processo di verifica (a titolo di esempio). Una volta che uno qualsiasi dei destinatari identificati applica la propria approvazione, l’accordo procede al terzo passaggio.
• Il Passaggio 3 è un singolo firmatario. Una volta completata questa firma finale, l’accordo è completamente eseguito e tutte le parti verranno informate con una copia in formato PDF.

Per creare un gruppo di destinatari, fai clic sul collegamento Aggiungi gruppo di destinatari, in alto a destra del campo dei destinatari. In questo modo si crea il contenitore in cui viene chiesto di immettere il nome del gruppo e i potenziali destinatari.

L’amministratore dell’account può impostare l’ordine di firma predefinito o rimuovere questa opzione per i mittenti.

Passa ad Account > Impostazioni account > Opzioni di invio > Ordine di firma o Gruppi di destinatari.