Utilice los Permisos de uso compartido de cuenta para controlar cómo los usuarios de su organización comparten contenido y administran acuerdos en nombre de otros.
Este conjunto de controles solo es visible en el menú del administrador cuando se habilita el Uso compartido avanzado de cuentas.
Los Permisos de uso compartido de cuenta permiten a los administradores:
- Controlar si los usuarios pueden compartir con los participantes internos o externos.
- Definir qué pueden hacer los usuarios con los que se comparte, como enviar o modificar acuerdos.
- Limitar el acceso compartido solo a los acuerdos enviados desde un grupo (excluyendo los enviados al grupo).
Estas configuraciones se aplican al uso compartido iniciado por usuarios o administradores.
A diferencia del Uso compartido de acuerdos, que siempre está habilitado y se utiliza para compartir acuerdos individuales por correo electrónico, el Uso compartido de cuentas controla el acceso a nivel de usuario y grupo al contenido compartido.
Configuración
Disponibilidad:
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: no disponibles
- Acrobat Sign Solutions: compatibles; disponibles cuando se habilita el Uso compartido avanzado de cuentas
- Acrobat Sign for Government: Compatible; Disponible cuando se habilita el Uso compartido de cuenta avanzado
Ámbito de configuración:
Los administradores a nivel de cuenta pueden configurar Permisos de cuenta compartida a nivel de cuenta y grupo.
La configuración se aplica a través del grupo principal de cada usuario.
Para acceder a esta función, navega por el menú de configuración del administrador hasta Configuración de seguridad > Permisos de cuenta compartida
Permisos de uso compartido
Controlar con quién pueden compartir los usuarios
Los administradores pueden permitir o restringir el uso compartido con:
- Usuarios o grupos internos: miembros de la misma cuenta de Acrobat Sign.
- Usuarios externos: cualquier persona fuera de la cuenta, incluidas las personas con el mismo dominio que no forman parte de la organización.
Estas opciones son independientes y se pueden habilitar o deshabilitar por separado.
Definir qué pueden hacer los usuarios con los que se comparte (solo interno)
Cuando se habilita el uso compartido interno, los administradores pueden habilitar las opciones para los usuarios con los que se comparte para:
- Enviar acuerdos: crear y enviar nuevos acuerdos en nombre del propietario.
- Modificar los acuerdos existentes: editar acuerdos ya en curso como si fueran el remitente original.
Para conceder acceso a estas acciones:
- La relación de uso compartido debe habilitarlas explícitamente.
- El usuario con el que se comparte debe cambiar al perfil del propietario en Acrobat Sign.
Después de cambiar, el usuario con el que se comparte tiene acceso a las pestañas Inicio, Enviar y Administrar del propietario.
Limitar la visibilidad de acuerdos para grupos compartidos
Por defecto, cuando se comparte un grupo, el usuario o grupo con el que se comparte puede ver:
- Acuerdos enviados desde el grupo
- Acuerdos enviados al grupo por otros usuarios
Los administradores pueden restringir esta vista para mostrar solo los acuerdos salientes (enviados desde el grupo), mejorando la privacidad de los acuerdos entrantes sensibles, como ofertas personales o comunicaciones de RR. HH.
Esta configuración solo se aplica al compartir un Grupo. Si un usuario comparte explícitamente su Cuenta de usuario con otro usuario o grupo, la lista de acuerdos no se filtra.
Prácticas recomendadas
- Limitar el uso compartido externo. La mayoría de las organizaciones no necesitan compartir fuera de su cuenta. Si lo haces:
- Habilite el uso compartido externo temporalmente.
- Configura el uso compartido.
- Desactívalo nuevamente cuando hayas terminado.
- Otorga únicamente permisos de envío o modificación a usuarios internos de confianza.
- Comparte solo los acuerdos enviados desde el grupo, a menos que tengas un caso de uso convincente donde se deban rastrear los acuerdos entrantes.
