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Guía introductoria de Adobe Acrobat Sign

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

Introducción

Administrar

Enviar, firmar y administrar acuerdos

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

Integrar con otros productos

Acrobat Sign Desarrolladores

Soporte y solución de problemas

Le damos la bienvenida a Adobe Acrobat Sign.

Antes de empezar a utilizar Adobe Acrobat Sign, revisaremos algunos conceptos básicos. El propósito de esta guía es ayudarle a conocer Acrobat Sign y las funciones que tiene a su disposición como usuario.

Esta guía describe todos los procesos importantes de Acrobat Sign y le muestra cómo funciona la interfaz de usuario. El
sistema de ayuda de Acrobat Sign proporciona más información detallada en caso de que sea necesaria. Si está conectado a Internet, puede hacer clic en los vínculos de los cuadros de color gris que comienzan por el texto Más información… para ver los temas de ayuda relacionados. 

Nota:

Donde sea pertinente, las características o funciones específicas de los niveles de servicio Business y Enterprise aparecen resaltadas. En esta guía se documentan las características y funciones disponibles en el nivel más elevado de acuerdo de licencia, Acrobat Sign para empresas. Para conocer su tipo de licencia, vaya a Mi perfil. Si tiene alguna duda acerca de las funcionalidades disponibles para su licencia, contacte con el Success Manager de clientes o con el Soporte de Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign es una aplicación muy personalizable con una amplia gama de funciones que pueden o no aplicarse a su forma de hacer negocios. Es posible que el administrador de su cuenta o de su grupo haya desactivado algunas de las opciones descritas. Si necesita algo y no puede acceder a ello, contacte con el administrador del grupo o cuenta. Nuestro servicio de asistencia admite varios valores para diferentes grupos, por tanto, aunque es mejor tener una función desactivada para un grupo, es posible haberla habilitado para otro.

 

Al final de esta guía, estará familiarizado con todos los flujos de trabajo de “envío” estándar de Acrobat Sign, así como con cómo administrar sus acuerdos y generar informes con el fin de que pueda saber con seguridad qué está completado y qué tiene todavía pendiente.

Personalización de su cuenta

Cuando inicie sesión por primera vez en Acrobat Sign, dedique un minuto a revisar su información personal de usuario. Estos datos se utilizan en varias plantillas, por lo que resulta importante garantizar que sean correctos.

  • Coloque el cursor encima de su nombre en la esquina superior derecha para abrir el menú y haga clic en Mi perfil

En la página de perfil se muestran los valores concretos que Acrobat Sign usará al personalizar cualquiera de sus transacciones. Estos son los de especial interés:

  • Su nombre completo: se utiliza en comunicaciones por correo electrónico y para su firma compuesta de forma predeterminada
  • Su cargo: se usa para completar automáticamente un campo Título que deba rellenar
  • El nombre de su empresa: se refleja en las comunicaciones por correo electrónico; debe ser el nombre de la empresa legal completo
  • Zona horaria: las marcas de fecha y hora se especificarán en su zona horaria para ofrecer una mayor claridad a la hora de generar informes

Si tiene que ajustar alguno de estos datos, haga clic en el botón Editar perfil, realice los cambios necesarios y, a continuación, guarde las modificaciones.

Editar mi perfil

Después de configurar su información personal, eche un vistazo rápido al resto de preferencias personales que aparecen en el lado izquierdo de la pantalla.  Estas opciones son específicas para usted como usuario y pueden ser automatizaciones útiles:

  • Mi perfil: su información de identificación personal.
  • Tokens de acceso: Si es desarrollador, aquí es donde se definen y se enumeran los tokens de API
  • Integración de Twitter: Envía un tweet cada vez que se completa un acuerdo.
  • Pie de página de mi email: Añada un pie de página (texto plano) al final de sus plantillas de correo electrónico cuando envíe nuevos acuerdos.
  • Delegación automática: delegue automáticamente cualquier acuerdo de Acrobat Sign que le envíen para firmar a la persona designada. Es similar a un proceso de reenvío de “fuera de la oficina” para los acuerdos de Acrobat Sign.
  • Mis notificaciones: configure qué tipos de eventos/alertas desea que le notifique Acrobat Sign y cómo quiere que se realicen estas notificaciones. Puede recibir un correo electrónico en tiempo real o registrar el evento y configurar un aviso en ciclos diarios o semanales. (Los eventos se activan cuando ocurre algo. Las alertas se activan cuando un intervalo de tiempo pasa y no ocurre algo).
  • Notificaciones compartidas: si se ha compartido con usted otra cuenta de usuario, puede personalizar qué eventos y alertas desea recibir.
  • Mi firma: Cargue una imagen de su firma y sus iniciales. Los archivos PNG funcionan mejor.
  • Preferencias de idioma: hay dos tipos de configuración que debe tener en cuenta en este apartado:
    • Mi preferencia de idioma: este ajuste le permite definir el idioma que desea utilizar dentro de la aplicación web de
      Acrobat Sign.
    • Idioma de firma: Esta configuración define el idioma predeterminado que se utiliza en los mensajes de correo electrónico de notificación y en la experiencia de firma del destinatario.
  • Ver otras cuentas: Si necesita ver los acuerdos en otra cuenta de usuario, puede solicitarlo aquí. Aparecerá una lista de todas las cuentas vistas. Esta es una perspectiva de “solo lectura”.
  • Compartir mi cuenta: si necesita compartir su cuenta con otra persona, puede especificar quién puede ver sus acuerdos aquí. El uso compartido de su cuenta es de solo lectura. El usuario que la visualiza no puede firmar, cancelar ni delegar acuerdos.

Descripción general página por página

Enviar acuerdos

El envío de documentos y recopilación de firmas y aprobaciones constituye el pilar de Acrobat Sign. Cada cliente tiene diferentes requisitos sobre quién debe interactuar con el documento y en qué orden, por lo que hay que varias funciones de flujo de trabajo disponibles en la interfaz de la página Envío que debe conocer. 

Página Enviar

Entorno de firma

Ver el proceso de firma es útil a la hora de entender el resultado final de las configuraciones realizadas por el remitente.

Administración de acuerdos

La administración de sus acuerdos es una parte importante del trabajo con Acrobat Sign. Utilice la página Gestionar para realizar el seguimiento, procesar y personalizar de acuerdos. Ya sea cancelar un acuerdo o sustituir al firmante, estos procesos le permiten influir en el progreso de la transacción en el sistema.

Informes (solo niveles de servicio Business y Enterprise)

La función de informe le permite comprobar de qué forma su cuenta utiliza Acrobat Sign. Cree sus propios informes y vea todo el proceso de firma de documentos, al mismo tiempo que ve cómo lo están haciendo grupos o usuarios concretos.

Previsualización y experiencia de autor

El entorno de creación proporciona la funcionalidad de creación de formularios para Acrobat Sign. Más allá de colocar campos de firma, puede incluir campos que rellenan el contenido automáticamente, como la fecha o los valores de firma de los firmantes (si se conocen), o campos de texto que realizan la validación del contenido o los cálculos complejos. Los otros tipos de campos comunes, como cuadros desplegables, botones de opción y casillas de verificación, también están disponibles

Plantillas de biblioteca

Una plantilla de biblioteca es un objeto reutilizable. Acrobat Sign admite dos tipos de plantillas de biblioteca: las plantillas de documentos y las plantillas de campos de formulario.

  • Plantillas de documento: una plantilla de documento es un documento reutilizable. Las plantillas de documento se pueden compartir con otros usuarios de la cuenta, lo que permite que varios usuarios puedan enviar el mismo documento sin necesidad de hacer cambios.
  • Plantillas de campos de formularios: una plantilla de campos de formulario es una capa de campo reutilizable que se puede aplicar a cualquier documento. Las plantillas de campos de formulario también se pueden compartir con otros usuarios de la cuenta. Estas plantillas son ideales en las siguientes situaciones:
    • Tiene un diseño de campo que funciona con varios documentos.
    • Tiene un documento que se puede enviar de diferentes formas.
    • Tiene que revisar el contenido del documento, pero los campos se quedan en el mismo lugar.

En lugar de crear un documento de biblioteca cada vez que se actualiza un documento, se puede aplicar la misma capa de campo de formulario. Las plantillas de campos de formulario se pueden editar para facilitar los cambios en la disposición o las propiedades de los campos. Una vez más, todas las herramientas del entorno de autoría están disponibles al crear una plantilla de campos de formulario.

 

Se recomienda que un usuario único (administrador del documento) sea el responsable de crear y gestionar plantillas. Al crear un inicio de sesión de usuario del Administrador de documentos, se elimina la confusión sobre qué plantillas utilizar y proporciona un control de versiones para sus documentos reutilizables.

Le recomendamos que utilice una lista de distribución o un correo electrónico funcional para el inicio de sesión del usuario administrador del documento. De esta forma puede controlar el acceso a este inicio de sesión del administrador del documento y, al mismo tiempo, puede compartir la responsabilidad según sea necesario.

Puede encontrar información adicional sobre el uso de las herramientas de creación para plantillas aquí.

Flujos de trabajo alternativos para las firmas

Hay varios flujos de trabajo que puede usar para enviar documentos para su firma, recopilar firmas y enviar un documento firmado, incluidos los siguientes:

  • Enviar con “Rellenar y firmar”
  • Envío mediante Enviar en bloque
  • Usar formularios web para recopilar firmas 

En las secciones siguientes se describen cada uno de estos procesos con mayor detalle.

Puede encontrar información adicional sobre el envío de acuerdos aquí.

Dispositivos móviles

La firma es una de las principales funciones de Acrobat Sign. Cualquier persona puede firmar mediante un vínculo de correo electrónico en un explorador web desde su ordenador o su dispositivo móvil. Si tiene una cuenta de Acrobat Sign, también puede firmar utilizando la aplicación nativa “Administrador de Acrobat Sign” de iOS o Android. También es posible iniciar la firma desde la página Gestionar. La firma se integra en el proceso de “Rellenar y firmar”.

Puede encontrar información adicional sobre la funcionalidad de la aplicación móvil aquí

Acrobat Sign es compatible con los exploradores web más recientes en smartphones y tabletas que ejecuten los sistemas operativos iOS o Android.

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