Utilice un solo formulario para admitir flujos de destinatarios flexibles con asignación de campos de firma precisa.
La ubicación de firma definida en la plantilla le permite diseñar una plantilla de flujo de trabajo reutilizable que admite rutas de destinatarios opcionales.
Si la opción está activada:
- Los destinatarios opcionales se pueden omitir sin interrumpir la lógica del formulario.
- La experiencia de envío ya no permite la creación en el flujo, lo que preserva la exactitud del campo.
Esta configuración aplica estrictamente las posiciones del índice del firmante tal y como se definen en el Diseñador de flujos de trabajo. Si se omite un destinatario opcional durante el envío, se omiten los campos vinculados a ese destinatario.
Configuración
Disponibilidad:
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: no configurables
- Acrobat Sign Solutions: compatible
- Acrobat Sign para la administración pública: compatible
Ámbito de configuración:
Los administradores pueden habilitar esta función en los niveles de cuenta y grupo.
Para acceder a esta función, vaya al menú de configuración del administrador en Configuración de envío > Controles de flujo de trabajo personalizado
Se recomienda encarecidamente a todos los clientes que utilicen flujos de trabajo personalizados que habiliten el posicionamiento de firma definido en la plantilla para reducir el número de plantillas que deben administrarse.
Explicación de la relación entre los destinatarios y los campos
A cada destinatario de un acuerdo se le asigna un “número de índice del firmante”, que determina qué campos puede rellenar o firmar. Cada campo también tiene un índice de coincidencia que lo vincula a un firmante específico. Por ejemplo, el Firmante 1 puede acceder a todos los campos etiquetados para el firmante 1.
Estos números de índice se basan en la posición de cada destinatario en la página Enviar (el primer destinatario es Índice 1, el segundo es Índice 2, etc.). Si la opción Los destinatarios deben firmar en orden está activada, puede ver fácilmente estos índices para mayor claridad.
Al comprender esta relación, puedes asegurarte de que cada destinatario solo interactúe con los campos que le correspondan, lo que hace que el proceso de firma sea más fluido y organizado.
Cualquier campo sin un índice de firmante está disponible para cualquier destinatario que desee rellenarlo (hasta que se rellene y, en ese punto, se bloquea como los demás campos rellenados).
Al crear un flujo de destinatarios en el Diseñador de flujo de trabajo personalizado, se asignan los índices del firmante de arriba abajo y de izquierda a derecha.
Por ejemplo, si tanto el Firmante como el Cofirmante aparecen en la parte superior:
- El Firmante, situado en la parte más a la izquierda, se convierte en el Firmante 1.
- El Cofirmante, a la derecha, se convierte en el Firmante 2.
Pueden firmar simultáneamente, pero estos índices garantizan que cada destinatario interaccione solo con los campos que le correspondan (campos de Firmante1 para el firmante, campos de Firmante2 para el cofirmante).
El “Representante de ventas” firma el tercero, una vez que hayan firmado el Firmante y el Cofirmante.
En cuarto lugar se solicita la “Aprobación ejecutiva”, una vez completada la contrafirma del Representante de ventas.
Los nombres de los destinatarios, "Firmante", "Cosignatario", "Representante de ventas", etcétera. no afecta a qué campos se asignan. Son nombres definidos por el administrador para ayudar a los usuarios a comprender rápidamente la plantilla del flujo de trabajo.
El anterior flujo de destinatarios generará una página Redacción personalizada que contiene una sección de destinatario con un aspecto similar al siguiente.
(En la página Redacción personalizada, el orden de la pila es más evidente, aunque no se muestran los números de índice).
Al crear un formulario, cada campo se asigna a un índice de firma específico seleccionando primero un participante y, a continuación, colocando los campos para ese participante.
Cada participante está codificado por colores para mayor claridad, lo que facilita ver qué campos pertenecen a quién.
