概述

通过库模板,用户可以创建可重复使用的交互式文档。这些文档可以是一个简单的签名字段(如保密协议),也可以是非常复杂的表单(如税务/入职文档)。

无论您在何处使用相同的文件定义协议,都可以创建一个模板,以便加快向签名者发送文档的速度,确保最终签署合同的一致性,并以被动方式确保您的团队始终使用当前的文档版本。

模板可以通过两种方式来定义:表单字段图层和文档。

  • 表单字段图层 只是应用于已上传文件的字段。适用于使用自定义内容但采用标准化格式动态构建合同的公司。只需上传文件,然后点击几次鼠标,即可应用字段图层以放置所有字段。
  • 文档 除包括一些字段之外,还包括基础文件。此处最适合使用没有动态内容的样板文档,如税务表、申请表和保密协议。

注意:

创建模板的用户即是对象的所有者。

只有所有者才能编辑模板或调整“权限”级别,除非模板已与其“组”或“组织”共享。

  • 如果模板已与组织共享,则“帐户”级别管理员有权在其管理员菜单中的共享库部分中编辑该模板
  • 如果模板已与共享,则该“组”的管理员有权在管理员菜单的共享库部分中编辑该模板。
    • 帐户级别管理员还有权访问与组共享的所有文档

模板的所有权不能转移给其他用户。

创建库模板

  1. 要创建库模板,请单击主页选项卡,然后选择创建可重用模板

    从“主页”中添加模板
  2. 此时将加载“创建库模板”配置页面。

    在“模板名称”字段中输入模板的名称。

    如果您未明确输入模板的名称,此字段将采用添加的第一个文档的名称。

  3. 将您的文件拖放到“文件”部分,或单击“文件”字段右上角的添加文件链接以浏览您的系统。

    如果需要,可以附加多个文件来构建一个较大的模板。

  4. 配置模板类型

    • 可重复使用的文档 - 选中此选项可保存完整的文档、内容和表单字段
    • 可重复使用的表单字段图层 - 选中此选项可仅保存表单字段图层以将其应用于其他文档(布局相同,内容不同)
    • 二者 - 两种类型的模板都将可用

    注意:

    您可以随时通过编辑模板属性来更改模板的类型。

  5. 配置谁可以使用此模板

    此设置将根据上传用户来授予模板的访问权限:

    • 只有我 - 选中此选项将仅允许上传用户使用模板
    • 我所在组中的任何用户 - 在组级别设置模板时,将会在模板与上传用户当前所属的组之间创建逻辑关联。组中的所有成员都将拥有对模板的访问权限
      • 将上传模板的用户移动到其他组将不会破坏模板和组的这种关联
      • 帐户级别管理员和用户组的组级别管理员可在共享库菜单中编辑模板。
    • 我所在组织中的任何用户 - 帐户中的每个用户都将有权使用模板。
      • 帐户级别管理员可在共享库菜单中编辑模板。

    注意:

    享有模板所有权的用户始终可以删除该模板。

    • 使用现代管理页面界面的帐户,可允许组管理员和帐户级别的管理员删除共享模板
    • 使用旧版管理页面界面的帐户,无法允许管理员删除他们不具备所有权的模板

    享有所有权的用户和组/帐户管理员能够编辑模板。

    其他用户可在将模板应用到协议后,通过在发送过程中选择预览并添加签名字段来处理模板。这会编辑独立协议的模板属性,但不会更改根模板。

  6. 单击预览并添加字段以将模板发送到编辑环境

    create_library_template
  7. 此时将打开拖放编辑环境。将右边栏中的字段拖动到文档中的所需位置。

    注意:

    默认情况下,放置的所有字段将分配给第一个收件人。您可以通过访问收件人下拉列表并更改选定的收件人,来更改要将放置的字段分配给哪个人员。

    place_fields
  8. 完成字段添加后,请单击保存


更改库模板的名称

更改模板的名称比较简单,只需执行几个步骤即可。重命名您的旧模板以便与修订版保持一致,或者指明您希望保留的模板已失效。

  1. 选择管理选项卡,导航到您的模板

  2. 选择左边栏中的模板过滤器

  3. 单击要选择的模板,然后单击右边栏中的编辑模板链接,以便在拖放编辑环境中打开模板

    单击模板的“编辑”链接
  4. 展开模板属性部分:

    • 单击模板名称字段
    • 输入所需的名称
    单击模板的“编辑”链接
  5. 完成后单击保存


更改库模板的模板类型

模板类型定义模板是包含基础文档,还是仅包含字段。

  1. 选择管理选项卡,导航到您的模板

  2. 选择左边栏中的模板过滤器

  3. 单击要选择的模板,然后单击右边栏中的编辑模板链接,以便在拖放编辑环境中打开模板

    单击模板的“编辑”链接
  4. 展开模板属性部分:

    模板类型部分,您可以定义模板的类型

    • 可重复使用的表单字段图层 - 仅包含可应用于已上传文档的字段(作为图层)
    • 可重复使用的文档 - 包含应用了字段图层的某种性质的文档。
      • 可以不放置字段
    单击模板的“编辑”链接
  5. 完成后单击保存


更改库模板的权限级别

模板的权限级别决定了您帐户中的其他用户可以访问和使用该模板的哪些内容。

  1. 选择管理选项卡,导航到您的模板

  2. 选择左边栏中的模板过滤器

  3. 单击要选择的模板,然后单击右边栏中的编辑模板链接,以便在拖放编辑环境中打开模板

    单击模板的“编辑”链接
  4. 配置谁可以使用此模板

    此设置将根据上传用户来授予模板的访问权限:

    • 只有我 - 选中此选项将仅允许上传该模板的用户使用模板
    • 我所在组中的任何用户 - 在组级别设置模板时,将会在模板与上传用户当前所属的组之间建立逻辑关联。组中的所有成员都将拥有对模板的访问权限
      • 将上传模板的用户移动到其他组将不会破坏模板和组的这种关联
      • 帐户级别管理员和用户组的组级别管理员可在共享库菜单中编辑模板。
    • 我所在组织中的任何用户 - 帐户中的每个用户都将有权使用该模板。
      • 帐户级别管理员可在共享库菜单中编辑模板。
    单击模板的“编辑”链接
  5. 完成后单击保存

  • 如果模板有多个字段,请勤加保存!虽然单击保存会返回到“管理”页面,但是这样操作胜过丢失工作内容!
  • 从长远来看,明智地命名文档上的字段可能会对您非常有帮助。如果计划导出签名者输入的数据,那么为字段命名可以让此类信息更具条理性,可读性更强。


管理员编辑共享库模板的权限

管理员有权编辑已与各自的组或帐户共享(通过模板权限)的任何库模板。

  • 仅包含库模板。不包含 Web 表单
  • 仅包含通过模板权限共享的库模板
  • 组级别管理员可以编辑已由其组成员与其组共享的所有库模板
  • 帐户级别管理员可以编辑已与其组或组织共享的所有库模板
    • 帐户级别管理员可以从所有组查看共享模板

管理员可以通过导航到帐户 > 共享库访问共享库列表

导航到“共享库”菜单项

页面内容包括:

  • 模板名称 - 管理页面上列出的库模板的正式名称
  • 类型 - 模板类型。库文档表单字段图层模板文档和表单字段模板
  • 所有者 - 模板的原始创建者。请提供用户的正式姓名和电子邮件
  • 共享对象 - 此内容反映了模板权限设置。该值是“帐户”或“组”(附加了组名称)
  • 上次修改日期 - 模板上次保存到系统的日期

 

要编辑模板,请执行以下操作:

  • 双击模板
    • 或单击并选择编辑操作
编辑模板

 

此时将打开 Adobe Sign 编辑环境,您可以编辑模板属性、类型、名称和字段放置/分配。

  • 进行所需的任何更改,完成后单击保存
编辑

注意:

管理员有权更改模板权限。

更改模板权限可能会从共享库列表中删除模板,从而将其从管理员的权限范围内删除。