功能说明

“有限文档可见性”设置允许协议包含多个文件,这些文件可根据启用的设置和协议的配置方式,有选择性地对收件人可见。

示例用例包括:

  • 需要内部监督/批准才能发送给客户的销售协议
  • 要在接受聘用信后交付的新雇用文档
  • 捕获应用程序数据并返回已签名应用程序及附加文档的 Web 表单

以下是介绍高级用法的快速视频:


有限文档可见性涉及许多非常具体的术语:

用户与用户 ID

  • 用户是一个通用术语,指任何通过直接登录、联合身份验证或集成访问 Adobe Sign 的人员。用户可能具有多个用于验证 Adobe Sign 的电子邮件地址(因此,一位用户可能具有多个用户 ID
  • 用户 ID 是 Adobe Sign 中经过身份验证的特定对象。实际 ID 是系统分配的编号,用于确保标识唯一(用户)对象。用户 ID 通常等同于电子邮件地址,因为这两者都是系统中的唯一值,但用户可以更改其电子邮件地址,不能更改用户 ID。逻辑上所有资源都绑定到其创建的用户 ID。

内部相关方与外部相关方

  • 内部相关方是与发送用户 ID 同属于一个 Adobe Sign 帐户的用户 ID
    • 值得注意的是,同一公司的用户可能位于不同的 Adobe Sign 帐户中。Adobe Sign 不会根据电子邮件域名或公司名称作出任何假设。唯一相关的关系是用户 ID 是否包含在同一帐户 ID 中
  • 外部相关方标识不属于发送用户 ID 帐户的任何用户 ID。
    • 如果用户的电子邮件未列在帐户的“用户”列表中,则根据定义,这些电子邮件属于外部相关方。


使用方式

有限文档可见性 (LDV) 规则在“帐户”或“组”级别(组级别设置优先于帐户设置)启用

LDV 规则仅公开已明确分配给任何给定收件人的文件内容。

通过添加至少一个分配给收件人的字段,将文件内容分配给收件人。

  • LDV 基于文件,而不是基于页面。如果文件有 40 个页面,并且收件人在一个页面上分配有一个字段,则收件人可以看到该文件的所有 40 个页面
  • 如果文件不包含收件人的字段,则整个文件将从该收件人的视图中排除
  • 如果有四个文件,并且收件人需要查看所有四个文件,则必须将至少一个字段应用于每个文件的一个页面上。
  • 如果需要页面级别控制,则必须将文件分解为单个文件,每个文件都包含一个页面

在右侧的示例中,协议中有两个签名者和两个文档。

签名者 1 可以看到两个文档,因为两个文档都分配了一个字段(字段 1 和字段 2)

签名者 2 将仅看到文档 2,因为他们在文档 1 上没有分配字段。 

  • 文档 2 可见,因为已为签名者 2 分配字段 3。
LDV 示例

注意:

LDV 规则需要两个先决条件:

  • 必须有多个收件人
    • 收件人包括添加到签名/审批流程的任何用户
    • 抄送方不是收件人。
  • 必须向协议添加了多个文件
    • 文件是用于构建协议的任何附件(.doc、.xls、.pdf、.png 等)

如果上述任一要求都不符合,则会暂停该协议的 LDV 规则。

配置选项

启用后,LDV 有三种设置可用来修改协议的行为和查看方式:

我的帐户中的签名者和抄送人员将看到所有文件 - 启用该选项后,您帐户中的所有用户 ID 都可以访问该协议(作为收件人或抄送方)

UI 中的 LDV 设置

基于设置的文档可见性:

当“签名者将仅看到包含签名、缩写签名或分配给他们的数据输入字段的文件”处于禁用状态时,LDV 将在 UI 中完全被禁用。

所有收件人和抄送方始终可以看到所有文件。

LDV 已禁用
参与者 签名过程中 已完成协议
发件人 所有文档 所有文档
内部收件人 所有文档 所有文档
外部收件人 所有文档 所有文档
内部抄送人员 所有文档 所有文档
外部抄送人员 所有文档 所有文档

当只有签名者将仅看到包含签名、缩写签名或分配给他们的数据输入字段的文件处于启用状态时:

  • 发送者始终可以看到所有文件内容
  • 收件人仅能看到在签名过程中以及协议完成后明确将他们包含在内的文件
  • 抄送方看不到任何文件内容。
LDV 已启用
参与者 签名过程中 已完成协议
发件人 所有文档 所有文档
内部收件人 指定的文档 指定的文档
外部收件人 指定的文档 指定的文档
内部抄送人员
外部抄送人员

我的帐户中的签名者和抄送人员将看到所有文件处于启用状态时:

  • 所有内部用户 ID(相对于发送用户)都可以查看所有文件内容。
  • 外部收件人仅能在签名期间和协议完成后查看分配给他们的文件内容。
  • 外部抄送方看不到任何文件内容。
LDV 允许内部代理查看所有文件
参与者 签名过程中 已完成协议
发件人 所有文档 所有文档
内部收件人 所有文档 所有文档
外部收件人 指定的文档 指定的文档
内部抄送人员 所有文档 所有文档
外部抄送人员

签名者和“抄送”人员在接收已签名的协议时将会看到所有文件处于启用状态时:

  • 收件人在签名过程中只能看到其分配的文件内容
  • 抄送方在签名过程中看不到任何文件内容

协议完成后,所有收件人和抄送方都可以看到所有文件内容。

LDV 在完成时公开所有文件
参与者 签名过程中 已完成协议
发件人 所有文档 所有文档
内部收件人 指定的文档 所有文档
外部收件人 指定的文档 所有文档
内部抄送人员 所有文档
外部抄送人员 所有文档

此配置启用 LDV 规则,并允许所有内部用户 ID(相对于发送者)在签名周期中查看所有文件内容。

协议完成后,所有用户都可以查看所有文件内容

LDV 允许内部代理查看所有文件
参与者 签名过程中 已完成协议
发件人 所有文档 所有文档
内部收件人 所有文档 所有文档
外部收件人 指定的文档 所有文档
内部抄送人员 所有文档 所有文档
外部抄送人员 所有文档

如果您计划接受书面签名,则应启用此选项,但请注意,在涉及书面签名时,LDV 规则不适用。

在所有情况下,当涉及书面签名时,将暂停该协议的 LDV 规则。

用于书面签名的 LDV
参与者 签名过程中 已完成协议
发件人 所有文档 所有文档
内部收件人 所有文档 所有文档
外部收件人 所有文档 所有文档
内部抄送人员 所有文档 所有文档
外部抄送人员 所有文档 所有文档

将 LDV 与 REST API v6 结合使用

发送者可以使用 REST API v6 明确赋予文档可见性。

REST API v6 调用会忽略 UI 中的所有文档可见性设置,因为 API 调用会覆盖帐户/组级别设置。

唯一延续的行为是,如果发送者为特定收件人指定了表单字段,则必须指定文档标签。 

POST /agreements REST API v6 端点有三个参数可用于控制文档可见性行为。

协议信息

参数名称 键入 必填 说明
documentVisibilityEnabled 布尔值 协议的可选文档可见性参数。必须指定此参数并将其设置为 true 才能启用文档可见性。


ParticipantSetInfo

参数名称 键入 必填 说明
的错误处理方式 字符串[]

应对此参与者集中的参与者可见的 FileInfo.label 列表。


CcInfo

参数名称 键入 必填 说明
的错误处理方式 字符串[] 应对此抄送中的参与者可见的 FileInfo.label 列表。


HTTP 状态代码

HTTP 状态代码 原因 说明
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL 参与者集中一个或多个可见页面标签无效。
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL CC 中的一个或多个可见页面标签无效。
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED 启用的文档可见性已设置为 false,因此无法为任何参与者集或抄送指定文件信息索引。

GET /agreements/{agreementId} REST API v6 端点可用于检索参与者与文档之间的关系

协议信息

参数名称 键入 说明
documentVisibilityEnabled 布尔值 如果为 true,则表示此协议已启用文档可见性。


ParticipantSetInfo

参数名称 REST 对象 说明
的错误处理方式 字符串[] 应对此参与者集中的参与者可见的 FileInfo.label 列表。


CcInfo

参数名称 REST 对象 说明
的错误处理方式 字符串[]
应对此抄送中的参与者可见的 FileInfo.label 列表。

如果 GET /agreements/{agreementId} 报告“已取消”状态,则可能是由一个或多个文档可见性参数值无效所致。

使用 GET /agreements/{agreementId}/events 检索失败原因。

错误消息 条件
在包含 <参与者电子邮件> 的其中一个 participantSet 中缺少 fileInfoIndex <FileInfo 索引> <label> 必须指定为参与者 <参与者电子邮件> 的 visiblePages

以上失败将使用 AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM 的 Event.type 值和 Event.comment 进行记录。


注意事项...

文档可见性和数字签名证书不兼容。

启用 LDV 后,将从应用程序内编辑环境中删除数字签名对象。

如果在启用 LDV 规则的情况下发送具有数字签名字段的协议,将触发错误:

由于有限文件可见性,不支持数字签名字段 <字段名称>。

如果用户 ID 可以查看包含附件字段的文件,则用户 ID 还将有权查看附件内容。

更换收件人可以正常进行,但有一个例外:

  • 当协议的发件人是列出的具有非签名角色的收件人,并且我的帐户中的签名者和抄送人员将看到所有文件处于禁用状态时,协议的发件人不能替换自己。

如果我的帐户中的签名者和抄送人员将看到所有文件处于启用状态:

  • 内部收件人只能委派给其他内部用户
  • 外部收件人不能委派给内部用户
    • 尝试这样做会引发错误:“您的帐户管理员不允许对此人进行委托。”

只要还没有参与者查看协议,就可以编辑文件和字段(使用“修改协议”功能

LDV 与角色无关

如果您有非签名收件人,则该收件人必须在您希望他们有权访问的每个文件上至少放置一个字段。

如果收件人没有任何可见文件(因为没有放置字段),则会触发错误:

参与者 <电子邮件> (<参与者角色>) 没有任何可见文档

Mega Sign 的工作方式与其他协议相同。

要使 Web 表单与 LDV 一起使用,需要调整后端设置。

请联系您的成功经理以启用此功能。

启用后,Web 表单的工作方式与其他协议相同。

在发送协议时,对于具有签名角色的每个收件人,必须至少有一个必填(不是可选的,也不是有条件的)签名字段。

如果一个或多个签名者没有必填签名字段,则会在协议末尾添加一个附加页,并会为每个签名者添加一个签名块(让所有签名者都可查看该最后一页)。

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