Información general
La función Detección automática de flujos de trabajo permite a los administradores controlar las versiones de sus acuerdos en el nivel de archivo instalando una cadena de caracteres única en la primera página de su PDF. A continuación, esta cadena única se añade a un flujo de trabajo personalizado, lo que permite a Acrobat Sign conectar el archivo y el flujo de trabajo cargados de forma lógica cuando el remitente carga el archivo.
Esto permite a las organizaciones que producen documentos personalizados en plantillas repetitivas automatizar la estructura del acuerdo y colocar campos de formulario a través de las plantillas, lo que reduce significativamente el tiempo para que los remitentes configuren y creen sus acuerdos individuales.
Cómo utilizan los remitentes los flujos de trabajo automatizados
Los usuarios activan la detección automática del flujo de trabajo cuando cargan un archivo de PDF a través del botón Comenzar desde biblioteca > Elegir archivos de mi equipo en la página Inicio.
- Cargar un archivo mediante cualquier método o interfaz que no sea el botón Comenzar desde biblioteca > Elegir archivos de mi equipo omite por completo el proceso de detección automática.
- Solo un archivo de PDF activará la detección del flujo de trabajo.
- Al intentar cargar un documento con un formato que no es de PDF, se produce un error de documento no válido.
Una vez cargado el archivo, Acrobat Sign evalúa la primera página del archivo cargado y busca una posible cadena de texto coincidente.
Cualquier cadena que cumpla los parámetros de Texto coincidente se compara con las cadenas Texto coincidente utilizadas por cualquier flujo de trabajo al que el remitente tenga acceso a través de sus pertenencias a grupos.
Si la cadena Texto coincidente del archivo coincide con un Texto coincidente de flujo de trabajo, el remitente se enruta a la página de redacción personalizada para el flujo de trabajo relacionado.
- El archivo cargado se adjunta automáticamente y no se puede eliminar.
- Si el flujo de trabajo está disponible en el nivel de organización, el remitente puede seleccionar el grupo bajo el que se enviará el acuerdo.
- Si el flujo de trabajo está relacionado con un grupo, el selector de grupo se establece automáticamente en el valor al que está asociado el flujo de trabajo y no se puede cambiar.
- Todas las demás opciones de flujo de trabajo están disponibles como cabría esperar con un flujo de trabajo seleccionado manualmente.
El flujo de trabajo se puede configurar para aplicar una capa de campo de formulario, lo que elimina la necesidad de que los remitentes obtengan una vista previa y agreguen campos de firma.
El remitente Envía el acuerdo después de comprobar su configuración final.
Configuración de los flujos de trabajo para la automatización
Definir el Texto coincidente
Se recomienda encarecidamente tener un plan sobre cómo crear las cadenas de Texto coincidente. Si tienes cientos de flujos de trabajo o si tu cuenta utiliza varios grupos, algunos de los cuales utilizan formularios similares, verás que es esencial tener una convención de nomenclatura para la cadena Texto coincidente.
Los requisitos de la cadena Texto coincidente son los siguientes:
- Cada cadena Texto coincidente debe ser única en la cuenta de Acrobat Sign del cliente.
- El código debe ser una cadena continua de entre 20 y 30 caracteres de longitud.
- Esta cadena solo puede incluir caracteres alfanuméricos, guiones "-" y caracteres de subrayado " _". No se permiten puntos ni espacios.
Al determinar la convención de Texto coincidente, ten en cuenta lo siguiente:
- Si el formulario tiene un ID de documento existente que puedes incorporar (p. ej., W-4 o NDA)
- Si el formulario tiene una versión obvia que se pueda entender fácilmente (p. ej., W-4_2024 o NDA_Q1-2024)
- Si se incluye el nombre del grupo relacionado con el flujo de trabajo (p. ej., HR-W-4_2024 o Lgl_NDA_Q1-2024)
- Qué tipo de cadena de versión razonable pueden utilizar y comprender otros creadores de documentos (p. ej., HR-W-4_2024_ver1_1 o Lgl_NDA_Q1-2024_interns)
Recuerda que la cadena debe tener entre 20 y 30 caracteres, así que rellena el volumen con algo significativo que facilite el mantenimiento en el futuro.
Añade la opción Texto coincidente al PDF del documento
La cadena de texto coincidente debe estar en la primera página del archivo cargado.
El texto puede ser de cualquier color o tamaño.
Normalmente, los números de control de versiones se encuentran en las esquinas de los documentos, pero puedes colocar la cadena en cualquier lugar de la primera página:
Añade la opción Texto coincidente a la pestaña Información de flujo de trabajo del flujo de trabajo
Crea un nuevo flujo de trabajo (o edita uno existente) para añadir la cadena de texto coincidente en la pestaña Información del flujo de trabajo:
La adición de una cadena de texto coincidente a un flujo de trabajo no impide que el flujo de trabajo se utilice manualmente.
Configura la pestaña Documentos para incluir el PDF cargado
El flujo de trabajo debe estar configurado para aceptar el archivo cargado en la pestaña Documentos. Para configurar ese documento, haz lo siguiente:
- Selecciona el vínculo Añadir documento , que añade una fila para un documento (archivo).
- Proporciona un título de documento. Este valor aparece en la página Redactar del remitente al crear su acuerdo. Se recomienda que el título del documento refleje que este es el mismo archivo que se cargó para que los remitentes no se confundan.
- Deja vacíos los campos Archivos y Nombre del documento.
- La recomendación general es marcar la casilla Obligatorio para que se muestre en la interfaz del usuario como un elemento obligatorio y pueda reducir las preguntas sobre por qué el usuario no puede sustituirlo. Sin embargo, la casilla de verificación Obligatorio no tiene ningún impacto mecánico, ya que el archivo cargado se adjunta automáticamente y no puede ser eliminado por el remitente, sin importar cómo esté configurada la casilla de verificación.
Se pueden añadir documentos adicionales a la plantilla si tu proceso permite que el remitente añada contenido adicional/de apoyo al acuerdo.
Considera cómo aplicar campos de formulario al acuerdo
La adición de campos de formulario a través del proceso de plantilla evita que los remitentes tengan que dedicar tiempo a la creación de sus propios campos y garantiza que los campos estén colocados y nombrados correctamente para la posterior creación de informes.
La detección automática del flujo de trabajo funciona con los PDF que contienen etiquetas de texto o están diseñados como AcroForms.
Alternativamente, se puede añadir una capa de campo de formulario al flujo de trabajo desde la pestaña Documentos para aplicar todos los campos relacionados con la firma y la recopilación de datos. Para ello es necesario crear previamente una plantilla:
- Crea una plantilla utilizando el mismo PDF que estás diseñando con el Texto coincidente incluido.
- Incluye la cadena de texto coincidente en el nombre de la plantilla para encontrarla rápidamente.
- Configura la plantilla para que sea Tanto una capa de documento como de campo de formulario.
- Asegúrate de que el ámbito de Quién puede utilizar esta plantilla coincida con el ámbito definido en el flujo de trabajo.
- Crea los campos en la plantilla.
- Guarda la plantilla
Para agregar una capa de campos de formulario al flujo de trabajo, haz lo siguiente:
- Abre el flujo de trabajo y dirígete a la pestaña Documentos.
- Selecciona el icono Añadir documento en la sección Capa de campo de formulario.
- Un panel de selección te muestra todas las capas de campos de formulario disponibles (a través de tu selección de grupo).
- Selecciona la capa de campo de formulario correcta.
- Selecciona Aceptar para completar el archivo adjunto.
Se aplica una Capa de campo de formulario, además de cualquier campo incluido en el PDF (etiqueta Texto o AcroForm).
Los valores de Texto coincidente se exponen en la lista de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo que tengan un valor de Texto coincidente mostrarán ese valor en la lista de Flujos de trabajo personalizados: