Přehled

Aplikace Adobe Sign for ServiceNow umožňuje odesílat požadavky na podepsání dokumentu prostřednictvím platformy ServiceNow pomocí její nativní funkce.  Požadavky na podpis jsou odesílány prostřednictvím pracovního postupu do služby Adobe Sign.

Závislosti aplikací

Níže naleznete závislosti aplikací pro aplikaci Adobe Sign for ServiceNow.

  • Vyžadované zásuvné moduly

○ Orchestration

  • Vyžadována oprávnění tabulky systému

○ Upozornění na e-mail (sys_event_email_action)

○ E-mailové šablony (sys_email_client_template)

○ Rozvržení e-mailů (sys_email_layout)

Pokyny ke konfiguraci

Nainstalujte aplikaci Adobe Sign for ServiceNow

Po přihlášení ke konektoru nebo po jeho zakoupení by se tento konektor měl zobrazit v nabídce „Aplikace systému“ v instanci služby ServiceNow.

app menu

Po dokončení instalace se v levém navigačním panelu zobrazí dvě nové nabídky aplikací – „Adobe Sign“ a „Správa Adobe Sign“.

Levá nabídka představuje nabídku/zobrazení pro uživatele a pravá zobrazení pro správce.

user menu
Admin Menu


Naplánovaná úloha automatické aktualizace

Vytvoří se naplánovaná úloha pojmenovaná Adobe Sign – Automatická aktualizace dokumentů, která aktualizuje dokumenty obsažené v tabulce Dokumenty Adobe Sign.  Spouštění této úlohy je standardně nastaveno na 1:00.  Její spouštění lze nakonfigurovat podle potřeby.


Server Mid a soubor Jar

K podepisování příloh je vyžadován server Mid a dva vlastní soubory Jar (viz níže).  Pokud ještě nemáte server Mid, postupujte podle pokynů k nastavení uvedených zde ve službě ServiceNow.

Po nainstalování serveru Mid ověřte, jestli je nastaven jako výchozí server pro konzoli Orchestration.  V nabídce konzole Orchestration přejděte do části Vlastnosti serveru Mid a do pole Výchozí server Mid pro činnosti platformy Orchestration zadejte název svého serveru Mid.

Mid Server

Do serveru MID je nutné nasadit dva vlastní soubory Jar:

  • JSON Simple
  • MultiPartFileUpload

Stáhnout

Můžete je nainstalovat pomocí postupu uvedeného zde.

Ověřte, jestli došlo k restartování serveru Mid (mělo by k tomu dojít automaticky).

Poznámka:

Oba odkazy na stránky Wiki platí pro verzi Istanbul.  Vaše instalace se může mírně lišit v závislosti na spuštěné verzi služby ServiceNow.


Uživatelé/role

Aplikace obsahuje dvě role – „x_desci_adobesign_admin“ a „x_desci_adobesign_user“.  Uživatelé s rolí „x_desci_adobesign_admin“ mají plný přístup ke všem funkcím a nabídkám jak pro uživatele, tak pro správce.  

Uživatelé s rolí „x_desci_adobesign_user“ mají přístup pouze k uživatelským nabídkám „Adobe Sign“ a k ukázkovým položkám katalogu.

Podmínky pro úspěch/selhání aktivity vlastního pracovního postupu

Všechny aktivity vlastního pracovního postupu byly vytvořený s výstupem „výsledku“.  Ve výchozím nastavení je tento výstup nastaven na hodnotu výsledku aktivity:

  • Pokud nedošlo k žádné chybě (activityOutput.result==null), budou aktivity pokračovat jako úspěšné. 
  • Chybový stav (activityOutput.result!=null)) způsobí, že dojde k uložení specifické chyby do protokolu a pracovní postup bude označen jako zavřený nedokončený. 

Způsob zpracování „chyby“ je konfigurovatelný, takže lze odeslat upozornění, přidat úlohu do kontroly technickým zdrojem atd.  


Pole vlastních úloh

Do tabulky úlohy byla přidána tři vlastní pole, která lze případně přidat do zobrazení vlastního seznamu Adobe Sign, aby měl koncový uživatel k dispozici přehlednější zobrazení stavu dokumentu a informací.  Jedná se o následující pole:

  • Stav dokumentu (x_desci_adobesign_document_status) – Stav dokumentu je založen na stavu ve službě Adobe Sign.  Stejné hodnoty se nacházejí v poli „Document Status“ (Stav dokumentu) a tyto hodnoty také odpovídají stavům používaným ve službě Adobe Sign.
  • Adresa URL dokumentu (x_desci_adobesign_document_url) – Adresa URL dokumentu smlouvy ve službě Adobe Sign
  • ID smlouvy (x_desci_adobesign_agreement_id) – Jedinečné ID smlouvy

Další informace o vytvoření vlastního zobrazení seznamu získáte kliknutím sem.

Lze také vytvořit pravidlo zobrazení, které přinutí uživatele zhlédnout vlastní zobrazení.  Další informace získáte kliknutím sem.

Pozor:

Všechny názvy polí se používají v rámci aplikace k vylepšení její funkčnosti.  Pokud dojde ke změně názvů, jejich nahrazení apod., nemusejí některé funkce fungovat předpokládaným způsobem.

Další informace o vytvoření vlastního zobrazení seznamu získáte kliknutím sem.

Lze také vytvořit pravidlo zobrazení, které přinutí uživatele zhlédnout vlastní zobrazení.  Další informace získáte kliknutím sem.

Níže naleznete snímek obrazovky s uvedeným příkladem:

Task Fields

Připojení externích systémů

Aplikace Adobe Sign for ServiceNow vyžaduje pro komunikaci mezi konektorem a službou ServiceNow účet ve službě Adobe Sign. 


Propojení účtu Adobe Sign se službou ServiceNow

Aby mohla služba ServiceNow komunikovat se službou elektronického podepisování, potřebujete účet Adobe Sign.  Pokud účet ještě nemáte, můžete jej získat zde – Adobe Sign

Jakmile účet již máte, můžete vytvořit propojení mezi aplikací ServiceNow a službou Adobe Sign kliknutím na odkaz Připojit k Adobe v nabídce Správa Adobe Sign.

Connect1

Přejdete na stránku pro připojení:

7Connect2-rebranded

 

  • Kliknutím na tlačítko Připojit nastavte důvěryhodný vztah se službou Adobe Sign.
    • Budete přesměrováni na přihlašovací stránku služby Adobe Sign, kde se musíte přihlásit a udělit trvalý přístup
8login-rebrand
  • Přihlaste se do služby Adobe Sign pomocí účtu správce služby Adobe Sign
    • Po aktualizaci panelu se zobrazí dotaz, jestli chcete navázat důvěryhodný vztah
9Trust-rebrand
  • Kliknutím na tlačítko Povolit přístup tento přístup potvrďte

Po dokončení tohoto kroku by se po kliknutí na odkaz Připojit ke službě Adobe Sign měla zobrazit zpráva Připojení ke službě Adobe Sign dokončeno.

 

10Connect 4-rebrand

Právě jste propojili službu Adobe Sign s aplikací ServiceNow. 


Testování konfigurace

Testování lze provést pomocí kroků uvedených v předchozí kapitole.  Pokud jste připojeni a přihlášený uživatel má správnou roli, měla by být konfigurace v pořádku.

Ukázkové položky katalogu / pracovní postupy

Byly vytvořeny ukázkové položky katalogu a pracovní postupy, které ilustrují používání aktivit vlastního pracovního postupu.  Tyto ukázky nabízejí kompletní příklady způsobu nastavení položek a pracovních postupů pro využití aplikace Adobe Sign for ServiceNow.


Položky katalogu

Pro aplikaci byly vytvořeny dvě ukázkové položky katalogu.  V rámci těchto dvou položek jsou představeny všechny podporované scénáře získání podpisu.  

Poznámka:

E-mailové adresy je nutné oddělovat čárkami (email1@email.com, email2@email.com atd.) a požadavky na podpis se odesílají v tom pořadí, ve kterém jsou zadané.

  • Adobe Sign – Vyžádat podpis – Umožňuje žadateli vybrat existující dokument, a to buď z místního pevného disku, nebo existující dokument knihovny ve službě Adobe Sign, a odeslat jej jedné či více osobám k podpisu. Tento proces lze nakonfigurovat tak, aby byl dokument odeslán tak jak je/okamžitě nebo aby se v okně odeslání služby Adobe Sign nejprve zobrazil náhled dokumentu
  • Adobe Sign – Vyžádat podpis W9 – Odešle k podpisu specifický dokument (v tomto případě formulář W9), bez nutnosti, aby dokument určil uživatel.  Tato ukázka demonstruje, jak lze konektor využít k odeslání specifického dokumentu, aniž by bylo nutné uživatele vyzvat k jeho vyhledání nebo připojení k požadavku.  Specifické vlastnosti dokumentu se v rámci pracovního postupu přidají do vlastní aktivity pracovního postupu.


Pracovní postupy

Společně s aplikací se nainstalují dva ukázkové pracovní postupy.  Tyto pracovní postupy také obsahují vlastní hodnoty stavů odpovídající stavu dokumentu ve službě Adobe Sign.  V současnosti se využívá jen několik těchto hodnot, ale v budoucích verzích aplikace jich může být využíváno více. 

Adobe Sign – Vyžádat podpis – Tato položka je provázána s položkou katalogu „Adobe Sign – Vyžádat podpis“ a ilustruje čtyři různé scénáře použití konektoru k odeslání dokumentu k podpisu:

  • Použít existující dokument s náhledem – Odešle dokument vybraný z rozevíracího seznamu poté, co si žadatel zobrazí jeho náhled.  Po podání obdrží žadatel e-mail s odkazem na vytvořenou smlouvu (viz E-mailová oznámení).  Poté, co uživatel dokument zkontroluje, bude tento dokument postupně odeslán (v pořadí zadání) všem adresátům e-mailových adres zadaných pro podpis.  Po podepsání bude smlouva připojena k dokončené požadované položce.
  • Použít existující dokument bez náhledu – Po podání odešle dokument vybraný z rozevíracího seznamu na všechny zadané e-mailové adresy v pořadí jejich zadání.  Nezobrazí se žádný náhled dokumentu. Po podepsání bude smlouva připojena k dokončené požadované položce.
  • Připojit dokument s náhledem – Odešle připojený dokument poté, co si žadatel zobrazí jeho náhled.  Po podání obdrží žadatel e-mail s odkazem na vytvořenou smlouvu (viz E-mailová oznámení).  Poté, co uživatel dokument zkontroluje, bude tento dokument postupně odeslán (v pořadí zadání) všem adresátům e-mailových adres zadaných pro podpis.  Po podepsání bude smlouva připojena k dokončené požadované položce.
  • Připojit dokument bez náhledu – Po podání odešle dokument vybraný z rozevíracího seznamu na všechny zadané e-mailové adresy v pořadí jejich zadání.  Nezobrazí se žádný náhled dokumentu. Po podepsání bude smlouva připojena k dokončené požadované položce.

 

Adobe Sign – Vyžádat podpis určitého dokumentu – Tato položka je provázána s položkou katalogu „Adobe Sign – Vyžádat podpis W9“ a ilustruje způsob, jakým lze konektor použít k nastavení dokumentu pro odeslání prostřednictvím pracovního postupu a zobrazení určitého dokumentu žadateli na vyžádání.  Tento pracovní postup znázorňuje následující dva scénáře:

  • Odeslat dokument určený pracovním postupem s náhledem – Odešle dokument určený v pracovním postupu poté, co si žadatel zobrazí jeho náhled.  Po podání obdrží žadatel e-mail s odkazem na vytvořenou smlouvu.  Poté, co uživatel dokument zkontroluje, bude tento dokument postupně odeslán (v pořadí zadání) všem adresátům e-mailových adres zadaných pro podpis.  Po podepsání bude smlouva připojena k dokončené požadované položce.
  • Odeslat dokument určený pracovním postupem bez náhledu – Po podání odešle dokument určený v pracovním postupu na všechny zadané e-mailové adresy.  Nezobrazí se žádný náhled dokumentu. Po podepsání bude smlouva připojena k dokončené požadované položce.


Vlastní aktivity pracovního postupu

Pro usnadnění procesu podepisování byly vytvořeny vlastní aktivity pracovního postupu.  Na základě vybrané operace (připojení dokumentu, použití existujícího dokumentu, náhled nebo bez náhledu atd.) se musí operace aktivity změnit tak, aby bylo možné požadavek zpracovat.  Níže jsou uvedeny všechny vlastní aktivity, které jsou alespoň jednou použity v uvedených dvou ukázkových pracovních postupech.

Poznámka:

Pokud se vám vlastní aktivity nezobrazí níže uvedeným způsobem, přejděte do části řešení problémů, kde naleznete postup vyřešení tohoto problému.

  • Adobe Sign – Odeslat výběr, náhled – Použije se v případě, když proměnná „adobe_preview“ = yes a proměnná „adobe_attach_or_existing“ = no.  Odešle vybraný dokument („adobe_lib_doc“) na e-mailové adresy uvedené v poli „adobe_email_address“ k podpisu poté, co si žadatel zobrazil jeho náhled a odeslal jej k podpisu.
  • Adobe Sign – Odeslat výběr, bez náhledu – Použije se v případě, když proměnná „adobe_preview“ = no a proměnná „adobe_attach_or_existing“ = no.  Odešle vybraný dokument („adobe_lib_doc“) na e-mailové adresy uvedené v poli „adobe_email_address“ k podpisu poté, co bylo provedeno podání požadavku a nečeká na zobrazení náhledu.
  • Adobe Sign – Odeslat přílohu, náhled – Použije se v případě, když proměnná „adobe_preview“ = yes a proměnná „adobe_attach_or_existing“ = yes. Odešle připojený dokument na e-mailové adresy uvedené v poli „adobe_email_address“ k podpisu poté, co si žadatel zobrazil jeho náhled a odeslal jej k podpisu.
  • Adobe Sign – Odeslat přílohu, bez náhledu – Použije se v případě, když proměnná „adobe_preview“ = no a proměnná „adobe_attach_or_existing“ = yes.  Odešle vybraný dokument („adibe_lib_doc“) na e-mailové adresy uvedené v poli „adobe_email_address“ k podpisu poté, co bylo provedeno podání požadavku a nečeká na zobrazení náhledu.
  • Adobe Sign – Získat data přílohy – Použije se v případě, když proměnná „adobe_attach_or_existing“ = yes.  Shromáždí data smlouvy a použije vlastní soubor jar a server Mid k převodu na vícedílný formát / formát formuláře.
  • Adobe Sign – Odeslat dokument X, bez náhledu – Použije se v případě, když byl dokument předem definován a proměnná „adobe_preview“ = no.  Vstupní parametr „adobe_lib_doc“ obsahuje název odeslané smlouvy.  Hodnotu tohoto názvu naleznete v tabulce „Dokumenty Adobe Sign“.  V našem případě odesíláme dokument W-9 a nastavíme výchozí hodnotu parametru „adobe_agreement_name“ na „Požadavek na podpis formuláře W9“.
  • Adobe Sign – Odeslat dokument X, náhled – Použije se v případě, když byl dokument předem definován a proměnná „adobe_preview“ = yes.  Vstupní parametr „adobe_lib_doc“ obsahuje název odeslané smlouvy.  Hodnotu tohoto názvu naleznete v tabulce „Dokumenty Adobe Sign“.  V naší ukázce položky / pracovního postupu odesíláme dokument W-9 a nastavíme výchozí hodnotu parametru „adobe_agreement_name“ na „Požadavek na podpis formuláře W9“
  • Adobe Sign – Připojit podepsanou smlouvu – Tato aktivita vrátí ze služby Adobe Sign podepsaný dokument a připojí jej k aktuálnímu záznamu.  Tuto aktivitu používejte v případě, když byl dokument vybrán či připojen žadatelem a nikoli, když byl určitý dokument pevně zakódován.  V těchto situacích použijte položku „Adobe Sign – Připojit podepsanou smlouvu X.
  • Adobe Sign – Připojit podepsanou smlouvu – Tato aktivita vrátí ze služby Adobe Sign podepsaný dokument a připojí jej k aktuálnímu záznamu.  Tuto aktivitu používejte v případě, když byl dokument vybrán či připojen žadatelem a nikoli, když byl určitý dokument pevně zakódován.
  • Adobe Sign – Připojit podepsanou smlouvu X – Tato aktivita vrátí ze služby Adobe Sign podepsaný dokument a připojí jej k aktuálnímu záznamu v instanci předdefinovaného dokumentu.


E-mailová oznámení

Pro ilustraci vlastních šablon a rozvržení byla vytvořena tři vlastní e-mailová oznámení, která rovněž slouží jako ukázka adresy URL náhledu/ověření.

  • Adobe Sign – Požadavek otevřen – Aktivuje se v případě, že je požadován náhled (proměnná „adobe_preview“ je nastavena na yes (ano)) a položka patří mezi ukázkové položky.  Obsahuje odkaz na smlouvu čekající na ověření.

POZNÁMKA – Pokud jsou vytvořena ještě jiná oznámení, musíte uvést také adresu URL dokumentu, který má žadatel ověřit.  Tento odkaz je uveden také na formuláři RITM a lze jej přidat do ostatních přidáním pole „URL dokumentu“ do zobrazení formuláře.

  • Adobe Sign – Požadavek zrušen – Aktivuje se v případě, když je položka jednou ze dvou ukázkových položek katalogu, stav je uveden jako „Zavřený nedokončený“ a fáze je uvedena jako „Přerušeno“.
  • Adobe Sign – Požadavek uzavřen – Aktivuje se v případě, když je položka jednou ze dvou ukázkových položek katalogu, stav je uveden jako „Zavřený dokončený“ a fáze je uvedena jako „Podepsaný“.

Přechodem do kteréhokoli z těchto záznamů si můžete zobrazit ukázkové šablony i ukázkové rozvržení.

Konfigurace naplánované úlohy automatické aktualizace

Spouštění naplánované úlohy, která automaticky aktualizuje tabulku Dokumenty Adobe Sign, je předem nakonfigurováno na 1:00 místního času systému. Spuštění této úlohy lze nakonfigurovat na libovolný čas a lze ji spouštět každý den, jednou za týden nebo neustále.

Chcete-li tuto úlohu upravit, přejděte do nabídky Správa Adobe Sign > rozbalte položku Nastavení aktualizace dokumentů > klikněte na možnost Úloha automatické aktualizace dokumentů

Na panelu nakonfigurujte požadovaná nastavení a kliknutím na možnost Aktualizovat nastavení uložte.

Kliknutím na možnost Spustit můžete úlohu okamžitě jednorázově spustit.

AutoRefresh panel

Podpora a řešení problémů

Informace o podpoře

Nabídky uživatele i správce obsahují odkazy na dokumentaci i nápovědu.  Kontaktní informace podpory naleznete také na následující stránce


Odstraňování potíží

V následující části naleznete několik běžných problémů, se kterými se můžete setkat při nastavení a používání aplikace Adobe Sign for ServiceNow.

Názvy proměnných položek katalogu – Názvy proměnných používané v obou ukázkových položkách katalogu jsou velice důležité pro funkčnost konektoru.  Tyto názvy se velice často vyskytují ve vlastních aktivitách pracovního postupu a jakákoli jejich změna způsobí problémy v pracovním postupu.  Pokud provedete změny v názvech proměnných, musíte provést odpovídající změny v aktivitě služby Adobe Sign používané pro daný pracovní postup.

Chyba připojení při použití odkazu „Připojit ke službě Adobe Sign“ (pouze správci) – Pokud se zobrazí obrazovka s chybou připojení (viz níže), musíte obnovit připojení pomocí postupů uvedených v části Propojení účtu Adobe Sign se službou ServiceNow .  Ověřte také správnost informací o účtu Adobe Sign.

Error Gump-rebrand

 

Aktivity přílohy nefungují správně – Správnost fungování aktivit příloh závisí na připojení k serveru Mid.  Ověřte, jestli je server Mid vytvořen a spuštěn a jestli je správně nainstalován soubor Jar.  Pokud i nadále dochází k chybám, tak podle výše uvedeného postupu zkontrolujte, jestli jsou správné všechny názvy proměnných.

Chyby ID smlouvy při podávání požadavku – Chyby ID smlouvy mohou být způsobeny tím, že dokumenty uvedené v tabulce „Dokument Adobe Sign“ / možnost nabídky Moje dokumenty patří do jiného účtu Adobe Sign.   I když mohou názvy ukázkových dokumentů vytvořené společností Adobe souhlasit, mají v účtu jiná ID smluv. Pokud dojde ke změně připojeného účtu Adobe, nezapomeňte dokument aktualizovat pomocí nabídky „Aktualizovat seznam dokumentů“ aplikace Adobe Sign.

Možnosti nabídky jsou/nejsou viditelné pro uživatele – Všichni uživatelé, kteří potřebují přístup do aplikace, musí mít přiřazené správné role.  Používáte-li skupiny, ověřte, jestli i ony mají přiřazeny potřebné role.

Žádné chyby, ale příjemci e-mailů nedostávají požadavky na podpis – Zkontrolujte, jestli jsou zadané adresy odděleny čárkou. Správný formát je email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com atd.

Vlastní aktivity pracovního postupu se v editoru pracovního postupu nezobrazují tak, jak by měly – V současné době existuje chyba, která ovlivňuje viditelnost vlastních aktivit pracovního postupu.  Tento problém se obvykle projeví po upgradování nebo aktualizaci na aplikaci AdobeSign for ServiceNow.  Pokud se vám aktivity nezobrazí, můžete tento problém opravit následujícím způsobem.

  • Zadáním příkazu wf_element_activity.list do levého navigačního pruhu hledání přejděte do tabulky „wf_element_activity“
1_navigate_to_wfelement

Zobrazí se seznam všech aktivit pracovního postupu, včetně těch globálních.

  • Pomocí filtru aplikace = AdobeSign ze seznamu vyfiltrujte pouze aktivity služby Adobe Sign
2_filter_using_adobesign

Poté, co ze seznamu vyfiltrujete pouze aktivity služby Adobe Sign, si můžete prohlédnout jednotlivé verze zobrazených aktivit. Pokud jste nepřidali svoje vlastní aktivity, měl by být jejich počet kolem 320, viz snímek obrazovky

  • Kliknutím na záznam aktivity tuto aktivitu otevřete, klikněte na „hamburger“ v záhlaví záznamu a vyberte možnost Verze
3_select_versions

 

Zobrazí se seznam verzí:

4_versions_list

 

  • Seřaďte seznam verzí podle verze a otevřete záznam poslední verze.  V našem případě je poslední verze 10, takže budete upravovat tento záznam

Všimněte si, že i když je zobrazena verze 10, je nastavena na hodnotu Publikováno = false.  Zde se nachází příčina problému, který řešíme.  I když se zde aktivity nacházejí, není poslední verze záznamu nastavena na Publikováno = true, takže se nezobrazují v editoru pracovního postupu jako dostupné.

5_version_10
  • Dvojitým kliknutím na pole Publikováno a změnou nastavení z false na true nastavte poslední verzi jako true
  • Zopakujte tento proces pro všechny vlastní aktivity
    • Může být vhodné postupně odfiltrovat právě opravené aktivity z hlavního seznamu.

Poznámka:

Související seznam se nezobrazí automaticky.  Pokud se vám nezobrazí, přidejte jej následujícím postupem do zobrazení záznamu.

Přidání souvisejícího seznamu do zobrazení

Postup přidání souvisejícího seznamu do zobrazení:

  • Klikněte na hamburger (podobně jako při zobrazení verzí výše) a vyberte položku Konfigurovat > Související seznamy.
1_choose_relatedlist
  • Přesuňte související seznam Verze -> Definice prvku do okna Vybrané
  • Klikněte na tlačítko Uložit
2_add_version_-_elementdefinition

Tento postup přidání souvisejících seznamů do formuláře stačí provést pouze jednou pro všechny záznamy.

Nyní by mělo být možné dvojitě kliknout na aktivní pole a nastavit jej na true.

3_related_list_exposed


Odkazy


Verze ke stažení

Stáhnout

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online