Služba Adobe Acrobat Sign pro ServiceNow: Příručka pro instalaci a konfiguraci (verze 2.2)

Přehled

Aplikace Adobe Acrobat Sign pro ServiceNow umožňuje odesílat dokumenty k podpisu pomocí nativních funkcí platformy ServiceNow. Integrace služby Acrobat Sign s platformou ServiceNow vám poskytne přístup k následujícím vlastnostem a funkcím:

  • Odesílání dokumentů k podpisu více příjemcům. 
  • Sledování procesu podepisování v průběhu jeho životního cyklu a identifikování předpokládaných podepisujících osob v jednotlivých fázích.
  • Načtení podepsaného dokumentu s vloženým nebo samostatným dokumentem protokolu auditu.
  • Načtení dat formuláře zadaných do dokumentu před procesem podepisování nebo v jeho průběhu.
  • Vytváření předběžných verzí procesu podepisování pro počáteční kontrolu a následné odeslání. Všechny změny podepisujících provedené před odesláním jsou synchronizovány se službou ServiceNow.
  • Generování a odesílání e-mailových upozornění jednotlivcům v průběhu procesu podepisování.
  • Poskytování dokumentů k podpisu z místních souborů ve službě ServiceNow nebo z externího zdroje.
  • Používání šablon dokumentů s poli, která lze před odesláním vyplnit s využitím dat ze záznamů služby ServiceNow. Umožňuje použít jedinou šablonu k vytváření uživatelsky specifických dokumentů na základě vybraného záznamu předmětu, jako je Incident nebo Požadavek na službu.
  • Použití šablon z knihovny vašeho účtu Acrobat Sign, které jsou synchronizovány se službou ServiceNow a jsou k dispozici pro výběr během procesu odesílání.

Adobe Acrobat Sign pro ServiceNow: Příručka pro instalaci a konfiguraci obsahuje pokyny pro následující postupy:

Po instalaci a konfiguraci můžete aplikaci Acrobat Sign pro ServiceNow používat k odesílání, podepisování, sledování a správě dohod. Viz Adobe Acrobat Sign pro ServiceNow: Příručka uživatele.

Instalace aplikace Acrobat Sign pro ServiceNow

Chcete-li instalovat aplikaci na platformu ServiceNow, musíte být správcem služby Adobe Acrobat Sign a správcem systému ServiceNow.  

  1. Přejděte na stránku Obchod ServiceNow a vyhledejte aplikaci Adobe Acrobat Sign.  

    servicenow-store-search

  2. Z výsledků vyhledávání vyberte možnost Adobe Acrobat Sign a poté vyberte tlačítko Získat.

    Poznámka:

    Během instalace aplikace zakažte blokování automaticky otevíraných oken.

    get-sign-app

  3. Pokud budete vyzváni, přihlaste se pomocí přihlašovacích údajů správce služby ServiceNow a postupujte podle pokynů pro instalaci.

  4. Chcete-li ověřit instalaci, pak v horní nabídce instance ServiceNow vyberte položky Vše > Systémové aplikace > Moje firemní aplikace a poté vyberte kartu Instalováno. Zobrazí se výpis nejnovější verze služby Adobe Acrobat Sign.

    installed-apps

    Poznámka:

    Zásuvný modul Adobe Acrobat Sign pro ServiceNow je nakonfigurován pro práci s následujícími doménami:

    • service-now.com
    • servicenowservices.com

    Doména servicenowservices.com je určena pro zákazníky používající cloud pro státní správu a vyžaduje další nastavení vlastností systému. Pokud je vaše doména v doméně servicenowservices.com, musíte vytvořit/nastavit systémovou vlastnost x_adosy_as.oauth_redirect_host úplnou subdoménou vaší instance (například mydomain.servicenowservices.com).

Připojení ke službě Acrobat Sign

Aplikace Adobe Acrobat Sign pro ServiceNow je navržena tak, aby spolupracovala jak s komerčními účty, tak s účty pro státní správu (FedRAMP). Pokud si nejste jisti, jaký účet máte, postupujte podle pokynů pro zákazníky používající komerční cloud.

Pro zákazníky používající komerční cloud:

Po instalaci aplikace Adobe Acrobat Sign do prostředí služby ServiceNow musí správci skupin nebo účtů služby Adobe Acrobat Sign připojit službu ServiceNow ke komerčnímu cloudu Adobe Acrobat Sign provedením následujících kroků:

  1. Přejděte na položku Adobe Acrobat Sign > Správa > Připojit ke službě Adobe Acrobat Sign.

  2. V následně zobrazeném dialogovém okně vyberte tlačítko Připojit.

    connect-sign-1

  3. Přihlaste se ke svému účtu Acrobat Sign pomocí přihlašovacích údajů správce. 

    connect-sign-2

  4. Výběrem tlačítka Povolit přístup v následně zobrazeném dialogovém okně oprávnění udělte oprávnění a navažte připojení. 

    connect-sign-3

    Poznámka:

    Ověřování proběhne v automaticky otevíraném okně.  Pokud se panel ověřování nezobrazí, zkontrolujte, zda máte deaktivováno blokování automaticky otevíraných oken.

    Po dokončení připojení se zobrazí potvrzovací zpráva s připojeným účtem Acrobat Sign a účtem ServiceNow, ke kterému je přidružen.

    Služba Acrobat Sign připojená ke komerčnímu cloudu

Pro zákazníky používající cloud pro státní správu:

Po instalaci aplikace Adobe Acrobat Sign do prostředí služby ServiceNow musí uživatel s rolí správce skupin nebo účtů cloudu Adobe Acrobat Sign pro státní správu připojit službu ServiceNow ke cloudu Adobe Acrobat Sign pro státní správu.

  1. Na levém panelu vyberte položky Adobe Acrobat Sign > Správa > Vlastnosti.

    Povolte FedRAMP v aplikaci Sign pro ServiceNow.

  2. Na stránce vlastností aplikace, která se následně otevře:

    1. Zapněte přepínač Používat cloud Adobe Acrobat Sign pro státní správu.
    2. Najděte vlastnost s názvem Nápověda pro přihlášení k připojení a nastavte hodnotu na e-mailovou adresu, kterou budete používat pro přihlášení ke cloudu Adobe Acrobat Sign pro státní správu.
    3. Vyberte možnost Uložit.
  3. Přejděte na položku Adobe Acrobat Sign > Správa > Připojit ke službě Acrobat Sign.

  4. Na následně zobrazené stránce vyberte tlačítko Připojit.

    fedramp-2

  5. Pokud budete vyzváni, přihlaste se ke svému účtu cloudu Adobe Acrobat Sign pro státní správu.

    Po navázání připojení se aplikace přesměruje zpět do služby ServiceNow a automaticky aktualizuje stav připojení.

    fedramp-3

Konfigurace aplikace Acrobat Sign pro ServiceNow

Nastavení vlastností aplikace

Chcete-li získat přístup k vlastnostem aplikace a nastavit je, přejděte na položku Adobe Acrobat Sign > Správa > Vlastnosti.

Zobrazí se následující výchozí nastavení:

  • Název hostitele [x_adosy_as.redirect_host]Pokud máte vlastní adresu URL instance, určete plně kvalifikovaného hostitele, který bude použit při přesměrování URI pro zpětná volání OAuth a API (např. webhooky).
    Při výchozím nastavení je tato hodnota prázdná a hostitelem je hodnota, kterou uchovává systémová vlastnost „glide.servlet.uri“.
    Platí pouze pro přesměrování instance ServiceNow. Pokud chcete přesměrovat podepisujícího po podpisu na jiného hostitele, uveďte tohoto hostitele ve vlastnosti URI přesměrování podepisujícího (post_sign_uri).
  • Výchozí adresa URL po podepsání [x_adosy_as.post_sign_uri]: Výchozí umístění pro přesměrování uživatele po podepsání dokumentu ve službě Acrobat Sign. Používá se v případě, že při vytváření dohody nebyl zadán žádný identifikátor URI po podepsání. Tento identifikátor URI je relativní vůči zadanému názvu instance, ale lze jej přepsat zahrnutím protokolu (například https://www.adobe.com/). Uvedení protokolu umožní přesměrovat po podepsání i mimo tuto instanci ServiceNow. Parametr sys_id vytvořené dohody lze vložit pomocí řetězce „{sys_id}“ v adrese URL. Výchozí hodnota „/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on“ přesune uživatele do seznamu dokončených dohod.
  • Prodleva přesměrování podpisujícího [x_adosy_as.post_sign_late]: Prodleva (v sekundách), než bude uživatel přesměrován po podepsání dokumentu ve službě Acrobat Sign. Výchozí hodnota je 3.
  • Ochrana proti clickjackingu [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Zadejte seznam čárkami oddělených adres URL nadřazených domén, ve kterých mohou být dokumenty odeslané k podpisu zahrnuty do prvku iframe, např. service-now.com.
    Toto nastavení je vyžadováno u zákazníků používajících cloud pro státní správu. Ponechání tohoto pole prázdného může mít za následek prázdné stránky služby Acrobat Sign, když jsou zobrazeny v rámečku.
  • Povolit e-maily ze služby Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Určuje, zda služba Acrobat Sign zasílá e-maily s upozorněním během procesu podepisování. Výchozí hodnota je false.
  • Zobrazovat předběžné verze dohod v novém okně [x_adosy_as.popout_draft]: Při výchozím nastavení se po kliknutí na tlačítko Zkontrolovat detaily na dohodě otevře předběžná verze ve službě Acrobat Sign ve stejném okně prohlížeče.
    Chcete-li místo toho otevřít nové okno, nastavte pro tuto možnost hodnotu true. Výchozí hodnota je false.
  • Zahrnout audit [x_adosy_as.include_audit]: Určuje, zda bude v podepsaných dokumentech obsažen protokol auditu. Výchozí hodnota je true.
  • Používat cloud Adobe Acrobat Sign pro státní správu [x_adosy_as.fedramp]: Zákazníci používající cloud Adobe pro státní správu musí tuto vlastnost povolit, aby aplikace Acrobat Sign pro ServiceNow mohla používat služby cloudu Acrobat Sign pro státní správu. Výchozí hodnota je false.
  • Nápověda pro přihlášení k připojení [x_adosy_as.login_hint]: Hodnota login_hint použitá při prvním připojení ke cloudu Adobe Acrobat Sign pro státní správu. Toto nastavení automaticky vyplní stránku „Připojit ke službě Acrobat Sign“ a obvykle se jedná o e-mailovou adresu uživatele s rolí správce účtu. Výchozí hodnota je prázdný řetězec.
  • Pole formátování aktivit dohody [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Nastavte, která pole se mají zobrazit ve formátu aktivit zobrazeném v záznamu dohody.
    Výchozí hodnota je „name, state, status, agreement_id, compose_url, post_sign_uri, etag“.
  • Dotaz pro „Moje dohody“ [x_adosy_as.my_agreements_query]: Dotaz, který bude použit při zobrazení vašich dohod na místech, jako je portál. Výchozí hodnota „requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe“ vrátí dohody, ve kterých je uživatel žadatelem nebo podepisujícím.
  • Přípona souboru z více částí [x_adosy_as.multipart_extension]: Přípona názvu souboru pro dočasné přílohy souboru složeného z více částí. Výchozí (doporučená) hodnota je „mpfd“.
  • Protokolování aplikací [x_adosy_as.logging.verbosity]: Řídí systémové protokolování. Výchozí hodnota je „info“.
  • Připojení pro ladění [x_adosy_as.connect_debug]: Umožňuje zobrazovat diagnostická upozornění při připojování ke službě Acrobat Sign. Výchozí hodnota je false.

Vlastnost Výchozí adresa URL pro přesměrování se vztahuje na všechny dohody, pro které nebyla nastavena hodnota v poli „Identifikátor URI po podepsání“.

Poznámka:

V adresách URL pro přesměrování nejsou podporovány nekódované speciální znaky nebo mezery. Pokud tedy položka „Výchozí adresa URL po podepsání“ v rámci vlastností aplikace obsahuje symbol stříška (^), musíte jej zakódovat jako %5E.

Například zápis /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on musí být změněn na:

 /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on 

Zbývající vlastnosti řídí, zda služba Acrobat Sign odesílá upozornění během procesu podepisování (výchozí nastavení = Ne) a zda jsou součástí podepsaných dokumentů protokoly auditu (výchozí nastavení = Ano).

Konfigurace vlastních součástí

Aplikace Adobe Acrobat Sign obsahuje vlastní součásti, které lze konfigurovat podle vašich požadavků. V níže uvedeném seznamu součástí naleznete informace o tom, jak jednotlivé součásti upravit.

Konfigurace součástí portálu služeb

Aplikace Acrobat Sign pro ServiceNow je poskytována s následujícími prvky portálu služeb, které lze zkopírovat nebo použít s vlastními portály služeb.

Vytvoření šablon dokumentů

Šablona dokumentu definuje šablonu, kterou lze zvolit pro začlenění do dohody.  Pomocí šablony lze nabídnout standardní dokument, který lze opakovaně použít pro mnoho jednotlivých dohod. Záznam „Zdrojový dokument“ odkazuje na šablonu, aby zpřístupnil funkce této šablony pro přidruženou dohodu.

Šablona může být místní v instanci služby ServiceNow nebo se může jednat o šablonu knihovny, přičemž v takovém případě jsou její detaily synchronizovány z připojeného účtu služby Adobe Acrobat Sign.

Synchronizace šablon knihovny

Po instalaci a konfiguraci aplikace mohou správci synchronizovat šablony knihovny. Šablona knihovny Adobe Acrobat Sign je definována v rámci účtu služby Adobe Sign a její detaily jsou synchronizovány se službou ServiceNow.  Definující dokument šablony knihovny je rovněž uložen v připojeném účtu služby Acrobat Sign, a proto není nutné jej k odeslání nahrávat.

Postup synchronizace šablon knihovny se službou ServiceNow:

  1. Přejděte na položku Adobe Acrobat Sign > Správa > Šablony dokumentů.
  2. Vyberte tlačítko Aktualizovat knihovnu.

Dojde k aktualizaci zobrazení seznamu se šablonami knihovny z připojeného účtu služby Acrobat Sign.

refresh-library

Vytváření místních šablon

Definující dokument místní šablony je uchováván ve službě ServiceNow jako záznam přílohy. Během procesu odesílání musí být nahrán do služby Acrobat Sign.

Dokument šablony může, ale nemusí obsahovat pole formuláře, která je nutné předem vyplnit daty ze záznamu předmětu dohody. Pokud dokument taková pole formuláře obsahuje, musíte použít šablonu.

Vytvoření položky katalogu služeb

Aplikace Acrobat Sign pro ServiceNow umožňuje vytvářet nové dohody, ke kterým mají uživatelé přístup prostřednictvím katalogu služeb, vytvořením položky Produkce záznamů. Položku Produkce záznamů můžete nakonfigurovat tak, aby shromažďovala veškerá data, která chcete sloučit do dokumentu, a automaticky vytvořila dohodu a odeslala ji uživateli. 

Uživatelé s rolí catalog_admin nebo admin mohou vytvořit položku katalogu. Níže uvedený postup vysvětluje, jak vytvořit položku katalogu s názvem Produkce záznamů. Opakováním postupu můžete vytvořit další položky katalogu.

Poznámka: Při konfiguraci instance se ujistěte, že není vybrána aplikace Adobe Acrobat Sign.

Proces vytváření jednotlivých položek Produkce záznamů se může lišit v závislosti na konkrétních požadavcích na pole dokumentu, šablonu, proměnnou a další, přičemž však platí stejné principy.  Příklad uvedený v této příručce ukazuje, jak vytvořit dohodu o povolení k parkování. 

Vytvoření položky Produkce záznamů:

  1. Přejděte na položku Katalog služeb > Definice katalogu > Produkce záznamů a poté vyberte možnost Nová.

  2. Na následně otevřené nové stránce Produkce záznamů:

    1. Zadejte název záznamu do pole Název.
    2. Do pole Název tabulky zadejte název Dohoda [x_adosy_as_agreement].
    3. Zadejte krátký popis.
    4. V poli Přesměrovat do nastavte hodnotu Generovaný záznam úlohy.
    Generování záznamu úlohy

  3. Vyberte kartu Usnadnění přístupu a podle potřeby nastavte pole Katalogy, KategorieDostupnost. Poté klikněte pravým tlačítkem myši na pruh záhlaví a vyberte možnost Uložit.

    Tato pole můžete nastavit pomocí souvisejících seznamů „Kategorie“ a „Katalogy“. 

    Karta Usnadnění přístupu

  4. Pomocí souvisejícího seznamu Proměnná přidejte proměnné podle potřeby tak, aby odpovídaly polím dokumentu. 

    V tomto příkladu přidáme pole pro jméno, zaměstnance a manažera.

    Karta Proměnné

    Poznámka:

    Výchozí hodnota pro proměnnou otázky „Název povolení“ je: javascript:'Parkovací povolení pro ' + gs.getUserDisplayName()

  5. Nakonfigurujte skript produkce záznamů, který převezme proměnné a vytvoří dohodu pro odeslání k podpisu. V poli „Script“:

    1. Zkopírujte a vložte následující skript, který čte proměnné položky katalogu.
    2. Aktualizujte definice proměnných, abyste získali informace od produkce.
    3. Aktualizujte parametr sys_id používané šablony dokumentu.
    4. Aktualizujte parametr post_sign_uri, pokud chcete, aby byl uživatel po podepsání přesměrován někam jinam.

     

Vytvoření dohody z aktivity pracovního postupu

Chcete-li přidat dokumenty k podpisu k existujícím položkám katalogu, můžete do pracovního postupu přidat úlohu, která vygeneruje dohodu, a úlohu katalogu, která dohodu přiřadí uživateli k podpisu.

Následující příklad ukazuje, jak můžete použít aplikaci Acrobat Sign, nicméně konkrétní detaily konfiguračních kroků se mohou lišit podle požadavků vašeho procesu.

Chcete-li vytvořit dohodu z aktivity pracovního postupu, musíte nakonfigurovat následující součásti: 

  • Úloha katalogu: Vytvoří dohodu, odešle ji k podpisu a přiřadí úlohu podepisujícímu.
  • Akce skriptu: Reaguje na událost vyvolanou při podpisu dohody a poté uzavře úlohu, čímž vytvoří smyčku zpětné vazby a umožní pokračování pracovního postupu. 

Postup vytvoření úlohy katalogu:

  1. editoru pracovního postupu vyberte kartu Základní.
  2. Přejděte na položku Základní aktivity > Úlohy a poté přetáhněte aktivitu Úloha katalogu na příslušné místo v pracovním postupu.
  3. Přiřaďte úloze název a nastavte její prioritu.
  4. Zaškrtněte políčko Čekat na dokončení.
  5. V části Skript zaškrtněte políčko příznaku Rozšířený a poté do pole Rozšířený skript zadejte požadovaný kód. Příklad kódu je uveden níže.
  6. Vyberte tlačítko Aktualizovat.
Vytvořte dohodu z aktivity pracovního postupu.

Nyní můžete nastavit akci skriptu, která po dokončení dohody automaticky nastaví úlohu katalogu do stavu Plně uzavřeno. Akci skriptu musíte nakonfigurovat tak, aby byla aktivována událostí x_adosy_as.agreement.complete v tabulce Dohoda.

Postup vytvoření nové akce skriptu:

  1. Přejděte na položku Systémové zásady > Události > Akce skriptu a klikněte na možnost Nová.
  2. Na nové stránce Akce skriptu:
    1. Přiřaďte název akci skriptu.
    2. Nastavte název události na x_adosy_as.agreement.complete.
    3. Zaškrtněte políčko Aktivní
    4. Zkopírujte skript z níže uvedené části Akce skriptu: Ukázkový kód a vložte jej do pole Skript.
  3. Klikněte pravým tlačítkem myši na pruh záhlaví a vyberte možnost Uložit.
worflow-actitivty-script-action

Akce skriptu: Ukázkový kód

// Akce skriptu pro nastavení stavu úlohy katalogu na Plně uzavřeno

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Plně uzavřeno

  catalog_task.update();

})();

Použití služby Acrobat Sign se správou smluv

Službu Acrobat Sign můžete používat i s jinými záznamy než se záznamy založenými na úlohách, jak je popsáno výše v části Vlastní součásti. Níže uvedené pokyny ukazují, jak používat službu Acrobat Sign ke správě smluv. Konkrétní podrobnosti kroků konfigurace se mohou lišit podle požadavků vašeho procesu.

Chcete-li používat službu Acrobat Sign ke správě smluv, musíte nakonfigurovat následující dvě součásti:

  • Akce uživatelského rozhraní: Vytvoří dohodu a odešle ji k podpisu.  Jakmile bude dohoda podepsána, spustí se událost.
  • Akce skriptu: Reaguje na událost a poskytuje smyčku zpětné vazby, čímž posune proces dopředu a aktualizuje smlouvu. 

Poznámka: Akce uživatelského rozhraní mohou definovat pouze uživatelé s rolí „ui_action_admin“ nebo „admin“. Akce skriptu mohou definovat pouze uživatelé s rolí „admin“.

Použití skriptovacích rozhraní API

Aplikaci Adobe Acrobat Sign můžete snadno rozšířit tak, aby pracovala s libovolnými procesy používajícími interní rozhraní API. Rozhraní API je přístupné prostřednictvím prostoru názvů x_adosy_as.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?