E-mailová komponenta Adobe Sign for Salesforce je kompatibilní s webovou aplikací Microsoft Outlook (OWA) a s aplikacemi Outlook 2016 a Outlook for Mac 2016.

Přehled

Tuto komponentu musí nejprve na straně služby Salesforce nakonfigurovat správce této služby. Po provedení této konfigurace koncoví uživatelé pouze povolí e-mailový doplněk, přihlásí se do služby Salesforce a kliknou na e-mail.

Tento doplněk aplikace Adobe Sign for Salesforce umožňuje uživateli kliknutím na libovolný e-mail v e-mailovém klientu zobrazit seznam souvisejících smluv založený na e-mailových adresách uvedených ve vybraném e-mailu.

Uživatelé také mohou odesílat nové smlouvy, odesílat připomenutí a dokonce i zrušit smlouvu přímo z e-mailového klientu.

Povolení e-mailového klientu

Každý uživatel musí ve svém e-mailovém klientu povolit doplněk pro službu Salesforce. V případě používání e-mailových klientů pro stolní počítače i webových e-mailových klientů je nutné doplněk povolit v prostředí obou těchto klientů.

Povolení doplňku v klientech OWA (webových)

1. Přihlaste se do účtu Outlook 365 a vyberte možnost Pošta

2. Klikněte na ikonu ozubeného kolečka v pravém horním rohu obrazovky

3. Výběrem možnosti Spravovat integrace načtěte stránku Doplňky pro Outlook

Manage Integrations

 

4. V poli pro hledání nacházejícím se vlevo zcela nahoře zadejte text Salesforce a klikněte na ikonu hledání

5. Kliknutím na tlačítko Zapnout vpravo od možnosti Salesforce Lightning for Outlook tuto integraci zapněte

  • Po provedení tohoto kroku by se pod integrací měla zobrazit zpráva Úspěšně přidáno
365 Plugin

 

6. Zavřete stránku Doplňky

7. Klikněte na libovolný e-mail a v horní části těla e-mailu se zobrazí malá ikona služby Salesforce

Outlook Email-marked

 

8. Kliknutím na ikonu Salesforce otevřete panel doplňku obsahující tlačítko Přihlásit do služby Salesforce

OWA Authentication

 

9. Klikněte na tlačítko Přihlásit do služby Salesforce

  • Zobrazí se ověřovací místní okno s výzvou k zadání přihlašovacích údajů do služby Salesforce

10. Zadejte své přihlašovací údaje do služby Salesforce a klikněte na možnost Přihlásit

OWA Credentials

 

11. V místním okně se zobrazí žádost o potvrzení. Dokončete integraci kliknutím na možnost Potvrdit.

OWA Confirmation

Po nakonfigurování můžete panel Salesforce otevřít kliknutím na ikonu Salesforce v horní části těla e-mailu.

Povolení doplňku pro klienty Outlook pro stolní počítače

1. Otevřete aplikaci Outlook pro stolní počítače

2. Kliknutím na ikonu Obchod otevřete stránku Doplňky pro Outlook

Add in store

 

3. V poli pro hledání nacházejícím se vlevo zcela nahoře zadejte text Salesforce a klikněte na ikonu hledání

4. Kliknutím na tlačítko Zapnout vpravo od možnosti Salesforce Lightning for Outlook tuto integraci zapněte

  • Po provedení tohoto kroku by se pod integrací měla zobrazit zpráva Úspěšně přidáno
  • Na pásu karet se přidá nová ikona Zobrazit doplňku pro službu Salesforce
desktop Plugin

 

5. Zavřete stránku Doplňky

6. Na pásu karet aplikace Outlook klikněte na ikonu Zobrazit služby Salesforce

MS Desktop Log in button

 

7. Klikněte na tlačítko Přihlásit do služby Salesforce.

  • Zobrazí se místní okno pro zadání přihlašovacích údajů do služby Salesforce
MS Desk Credentials

8. Přihlaste se do služby Salesforce

  • V místním okně se zobrazí žádost o potvrzení

9. Dokončete integraci kliknutím na možnost Potvrdit

desktop Confirmation

Po nakonfigurování můžete panel Salesforce otevřít kliknutím na ikonu Zobrazit služby Salesforce na pásu karet aplikace Outlook.

Správa smluv v okně doplňku

Po povolení doplňku stačí kliknout na libovolný e-mail a zobrazí se smlouvy související s účastníky uvedenými ve vláknu tohoto e-mailu.

Poznámka:

Doplněk zobrazuje smlouvy pro všechny e-mailové adresy uvedené v e-mailu. Patří sem i všechny strany, kterým byl e-mail odeslán nebo které byly uvedeny na kopiích.

Kliknutím na ikonu Salesforce (buď v horní části těla e-mailu, nebo na pásu karet aplikace Outlook) otevřete panel doplňku a zobrazíte si smlouvy.

Outlook SFDC Panel-marked-rebranded

 

V horní části panelu se zobrazuje počet nalezených smluv. např. Smlouvy (6)

Ve výchozím nastavení se zobrazí seznam obsahující až pět smluv, ale pokud je k dispozici smluv více, zobrazí se ve spodní části seznamu odkaz Zobrazit vše.  Kliknutím na odkaz Zobrazit vše si můžete rozbalit rolovací okno obsahující kompletní seznam smluv.

View All Link-rebranded

Seznam smluv je seřazen podle stavu smlouvy. Pořadí řazení je následující:

  • Před odesláním / Předběžná verze
  • Odeslané k podpisu / Odeslané ke schválení / Čekání na druhého podepisujícího / Schválení
  • Schváleno / Podepsáno
  • Zrušeno / Odmítnuto / Platnost skončila

V rámci jednotlivých oddílů jsou smlouvy seřazeny podle data odeslání a naposledy odeslané smlouvy jsou uvedeny nahoře.

Kliknutím na název smlouvy otevřete novou kartu ve službě Salesforce, ve které se zobrazí celá smlouva.


Dostupné akce

Panel doplňku neslouží pouze k zobrazení seznamu smluv. Pomocí rozhraní založeného na nabídkách můžete vytvářet nové smlouvy a spouštět nejčastější úlohy.

Tlačítko Odeslat novou smlouvu je dostatečně nápadné, ale ihned vpravo od názvu smlouvy se nachází šipka, pomocí které můžete otevřít seznam nabídek pro další akce.

Seznam nabídek obsahuje pouze použitelné položky nabídek. Například u smlouvy se stavem Předběžná verze se zobrazí pouze možnosti Upravit a Odstranit.

Pozor:

Nenarazíte zde na žádná zdržení typu „Opravdu chcete pokračovat?“ . Akce vybrané v seznamu nabídek se provedou okamžitě.

Outlook Menu items-rebranded

Odeslat novou smlouvu

Jak lze očekávat, tlačítko Odeslat novou smlouvu otevře v nové kartě službu Salesforce a zahájí vytváření nové smlouvy.  Do šablony smlouvy se automaticky importuje adresa odesílatele e-mailu.

Běžným postupem smlouvu nakonfigurujte.

Možnost nabídky: Upravit

Kliknutím na možnost Upravit v seznamu nabídek vytvoříte novou kartu, ve které se ve službě Salesforce otevře smlouva.

Možnost nabídky: Odstranit

Možnost Odstranit seznamu nabídek slouží ke dvěma účelům:

  • Zrušení smlouvy ve službě Adobe Sign
  • Odstranění záznamu smlouvy ze služby Salesforce

Možnost nabídky: Podepsat

Možnost Podepsat je dostupná pouze tehdy, když máte smlouvu podepsat.

Kliknutím na možnost Podepsat si smlouvu otevřete pro přečtení a pro připojení podpisu.

Možnost nabídky: Připomenout

Kliknutím na možnost Připomenout v seznamu nabídek okamžitě odešlete připomínku aktuálnímu podepisujícímu.

Možnost nabídky: Zrušit

Možnost Zrušit seznamu nabídek zruší transakci jak ve službě Adobe Sign, tak ve službě Salesforce.

Na rozdíl od použití možnosti Odstranit, zůstane v tomto případě záznam služby Salesforce v seznamu smluv Salesforce se stavem „Zrušeno“

Možnost nabídky: Zobrazit

Možnost Zobrazit otevře nové okno se zobrazením aktuálního stavu smlouvy.

Poznámka:

Všechny možnosti nabídky, pomocí kterých nepřejdete do okna služby Salesforce, oznamují v horní části seznamu smluv úspěšné provedení akce

Outlook Action Confirmation-rebranded

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online