Šablona knihovny je opakovaně použitelná šablona umístěných polí. Ta se buď uloží jako šablona pole formuláře, nebo dokument knihovny. Tvůrce šablony knihovny může nastavit úroveň oprávnění, a určit, kdo má přístup k použití a odesílání těchto šablon.
Zahájení transakce z šablony na stránce Správa
Transakci můžete založit ze šablony v kartě Správa tím, že vyberete šablonu a kliknete na odkaz Použít šablonu, který se nachází v možnostech v panelu na pravé straně.
Pro uživatele, kteří mají přístup k šablonám ve více skupinách:
- U šablon, které lze použít pouze v jedné skupině, se stránka Odeslat načte s připojenou šablonou a skupina bude již předvybrána a uzamčena.
- U šablon, které jsou dostupné pro celý účet, se stránka Odeslat načte s připojenou šablonou, ale možnost výběru Odeslat z zůstane pro uživatele otevřená.
Připojení šablony z domovské stránky
Na Domovské stránce se nachází možnost Spustit z knihovny.
Kliknutím na toto tlačítko se otevře výběr souborů, díky kterému si uživatel může k zahájení procesu odeslání vybrat buď šablonu nebo pracovní postup.
Karta Poslední zobrazuje 20 naposledy použitých šablon, přičemž ty nejposlednější jsou uvedené nahoře.
Jakmile uživatel vybere Šablonu (nebo Pracovní postup) a klikne na tlačítko Spustit, bude přesměrován na stránku Odeslat s již připojenou šablonou.
U účtů, které mají zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách (UMG), se zobrazuje u každé skupiny, k níž patří, složka s propojenými šablonami. Šablony na úrovni účtu jsou uchovávány ve složce pro ně speciálně určené ve spodní části seznamu.
- Po výběru šablony ze složek skupiny se načte stránka Odeslat s připojenou šablonou a výběr skupiny se uzamkne na správné hodnotě skupiny.
- U šablon na úrovni účtu se stránka Odeslat načte s připojenou šablonou, ale výběr skupiny může uživatel nastavit dle potřeby.
Připojení šablony v průběhu procesu odesílání
Pokud pracujete v účtu, který má zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách (UMG), vyberte skupinu, z níž chcete dohodu odeslat, ještě před dokončením nastavení skupiny.
- Při nastavení hodnoty Skupina se načtou nastavení na úrovni skupiny a šablony, z nichž si můžete vybrat.
- Při změně skupiny dojde k obnovení stránky. Veškerý zadaný obsah se v rámci obnovení smaže.
Pokud se v horní části stránky nezobrazuje nabídka Odeslat z, znamená to, že ve vašem účtu není funkce UMG zapnutá.
K šablonám dostupných uživateli patří:
- šablony, které uživatel sám vytvořil
- šablony, které jsou k dispozici pro celý účet
- šablony propojené se skupinou, ze které odesílatel odesílá
Šablonu knihovny použijete tak, že kliknete na odkaz Přidat soubory a poté v panelu nalevo na možnost Šablony.
Zobrazí se seznam dostupných šablon.
Zaškrtněte jednu nebo více možností a klikněte na tlačítko Přiložit.
Šablony polí formuláře
- Klikněte na kartu Odeslat, přidejte e-mailové adresy příjemců, pojmenujte transakci, přidejte zprávu a odešlete nebo přiložte dokumenty, které chcete odeslat.
- Zvolte políčko označené Náhled a přidání polí podpisu.
- Klikněte na modré tlačítko Další.
Po otevření obrazovky Úpravy, která umožňuje přetahování položek, můžete umístit různá pole do dokumentu, nebo použít již dříve uloženou šablonu pole formuláře.
Chcete-li použít šablonu pole formuláře, klikněte na ikonu Pole a Stránka v pravém levém rohu obrazovky.
Vyberte šablonu pole formuláře, kterou chcete použít, a stránku, na které má šablona začínat.
Po úpravách nebo umístění polí do dokumentu kliknutím na modré tlačítko Odeslat v pravém dolním rohu odešlete dokument s umístěnými poli.
U jednoho dokumentu lze použít několik šablon pole formuláře. Stačí zopakovat kroky pro použití šablony pole formuláře u každé šablony, kterou chcete použít, a v dokumentu se zobrazí všechna pole.
Poznámka: Dbejte, aby se při použití více šablon pole formuláře pole nepřekrývala.
