Omezení viditelnosti dokumentu

Omezení viditelnosti dokumentů pro příjemce

Nastavení Omezená viditelnost dokumentu (LDV) umožňují, aby dohoda obsahovala více souborů selektivně viditelných pro příjemce v závislosti na tom, která nastavení jsou povolena, a na způsobu konfigurace dohody.

Mezi příklady použití patří:

  • Dohody o prodeji, které vyžadují před odesláním zákazníkovi interní dohled nebo schválení.
  • Dokumentace nově přijatého zaměstnance, která se má doručit po přijetí jeho nabídkového dopisu.
  • Dokumenty personálního oddělení, které vyžadují interní zpracování mimo působnost původního podepisujícího.

Krátké video s popisem použití na vysoké úrovni:

Omezená viditelnost dokumentu zahrnuje několik konkrétních pojmů:

Uživatel versus ID uživatele

  • Uživatel je obecné označení libovolné osoby, která přistupuje do služby Adobe Acrobat Sign prostřednictvím přímého přihlášení, federovaného ověření nebo integrace. Uživatel se může do služby Acrobat Sign přihlašovat pomocí více e-mailových adres (uživatel tedy může mít několik ID uživatele).
  • ID uživatele je určitý, ověřený objekt ve službě Adobe Acrobat Sign. Samotné ID je systémem přidělené číslo, které zajišťuje identifikaci jedinečného objektu (uživatele). ID uživatele jsou často považována za shodná s e-mailovými adresami, protože obojí představují jedinečné hodnoty v systému, nicméně e-mailovou adresu uživatel může změnit, zatímco ID uživatele nikoliv.  Všechny položky jsou logicky spojeny s ID uživatele použitým k jejich vytvoření.

Interní versus externí strany

  • Interní strany jsou ID uživatele, která jsou součástí stejného účtu Acrobat Sign jako odesílající ID uživatele.
    • Uživatelé ze stejné společnosti mohou ale patřit do různých účtů služby Acrobat Sign. Služba Acrobat Sign neprovádí seskupování na základě e-mailových domén nebo názvů společností. Jediná relevantní souvislost je založena na tom, jestli jsou ID uživatele spojena se stejným ID účtu.
  • Jako externí strana se označuje libovolné ID uživatele, které není součástí účtu odesílajícího ID uživatele. 
    • Pokud není e-mail účastníka uveden v seznamu uživatelů účtu, jedná se podle definice o externího účastníka.

Jak funguje viditelnost dokumentu

Pravidla Omezené viditelnosti dokumentu (LDV) se povolují na úrovni účtu/skupiny.

Pravidla LDV zobrazují pouze ten obsah souboru, který byl explicitně přiřazen určitému příjemci.

Obsah souboru lze přiřadit příjemci přidáním alespoň jednoho pole přiřazeného tomuto příjemci.

  • Funkce LDV je založená na souboru, nikoli na stránce. Pokud soubor obsahuje 40 stránek, a příjemce má přiřazené pouze jedno pole na jedné stránce, může si prohlížet všech 40 stránek souboru.
  • Pokud soubor neobsahuje žádná pole pro příjemce, bude ze zobrazení tohoto příjemce vyloučen celý soubor.
  • Pokud existují čtyři soubory a příjemce si má prohlédnout všechny čtyři, musí být alespoň jedné stránce každého souboru přiřazeno alespoň jedno pole.
  • Pokud je vyžadováno řízení na úrovni stránky, je nutné soubor rozdělit do jednotlivých souborů obsahujících po jedné stránce.
Příklad LDV

V ukázce vpravo jsou uvedeni dva podepisující a dva dokumenty v dohodě.

Podepisující 1 vidí oba dokumenty, protože v obou dokumentech je mu přiřazeno jedno pole (Pole 1 a Pole 2)

Podepisující 2 uvidí pouze dokument 2, protože v dokumentu 1 nemá přiřazené žádné pole. 

  • Dokument 2 je viditelný proto, že podepisující 2 má přiřazeno pole 3.
Poznámka:

Pravidla LDV jsou podmíněna dvěma předběžnými požadavky:

  • Musí existovat více než jeden příjemce
    • Mezi příjemci je libovolný uživatel přidaný do procesu podepisování nebo schválení
    • Strany uvedené v kopii nejsou příjemci.    
  • Do dohody musí být přidán více než jeden soubor
    • Soubory jsou libovolné přílohy použité k vytvoření dohody (.doc, .xls, .pdf, .png apod.)

V případě nesplnění některého z výše uvedených požadavků budou pravidla LDV pro danou dohodu pozastavena.

Konfigurace možností

Pokud je funkce LDV povolená, nabízí tři nastavení, pomocí kterých lze upravit chování dohody a způsob jejího zobrazení:

Nastavení LDV v uživatelském rozhraní

Podepisující uvidí pouze soubory obsahující podpis, iniciály nebo pole pro zadávání dat, která jsou jim přiřazena – toto je základní nastavení, které povoluje funkci LDV a sadu ovládacích prvků. Pokud je zakázaná možnost
Podepisující si zobrazí pouze soubory obsahující podpis, iniciály nebo pole pro zadávání dat, která jsou jim přiřazena, je v uživatelském rozhraní zakázaná celá funkce LDV.

Všichni příjemci i strany uvedené v kopii si mohou vždy prohlížet všechny soubory.

Funkce LDV je zakázaná

Účastník

Při podepisování

Dokončená dohoda

Odesílatel

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní příjemce

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí příjemce

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní uživatel uvedený v kopii

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí uživatel uvedený v kopii

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Příjemce externího archivu

NA

Všechny dokumenty

Viditelnost dokumentů založená na povolených nastaveních:

Pokud je povolená pouze možnost Podepisující si zobrazí pouze soubory obsahující podpis, iniciály nebo pole pro zadávání dat, která jsou jim přiřazena:

  • Odesílatel si může neustále prohlížet obsah všech souborů
  • Příjemci si mohou prohlížet pouze soubory, které byly explicitně zahrnuty v průběhu podepisování a po dokončení dohody
  • Strany uvedené v kopii si nemohou prohlížet žádný obsah souborů.
Funkce LDV je povolená

Účastník

Při podepisování

Dokončená dohoda

Odesílatel

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní příjemce

Přiřazené dokumenty

Přiřazené dokumenty

Externí příjemce

Přiřazené dokumenty

Přiřazené dokumenty

Interní uživatel uvedený v kopii

Žádné

Žádné

Externí uživatel uvedený v kopii

Žádné

Žádné

Příjemce externího archivu

NA

Všechny dokumenty

Pokud je povolená možnost Podepisující a příjemci kopií v mém účtu uvidí všechny soubory:

  • Všechny interní ID uživatelů (vzhledem k odesílajícímu uživateli) si mohou prohlížet obsah všech souborů.
  • Externí příjemci si mohou prohlížet pouze obsah souborů, který jim byl přiřazen v průběhu podepisování nebo po dokončení dohody.
  • Externí strany uvedené v kopii si nemohou prohlédnout žádný obsah souborů.
Funkce LDV umožňuje, aby si interní agenti prohlíželi všechny soubory

Účastník

Při podepisování

Dokončená dohoda

Odesílatel

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní příjemce

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí příjemce

Přiřazené dokumenty

Přiřazené dokumenty

Interní uživatel uvedený v kopii

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí uživatel uvedený v kopii

Žádné

Žádné

Příjemce externího archivu

NA

Všechny dokumenty

Pokud je povolená možnost Podepisující a osoby na kopii uvidí při přijetí podepsané dohody všechny soubory:

  • Příjemci si mohou prohlížet pouze obsah souborů, který jim byl přiřazen v průběhu procesu podepisování
  • Strany uvedené v kopii si nemohou v průběhu procesu podepisování prohlížet žádný obsah souborů

Po dokončení dohody si mohou obsah všech souborů prohlížet všichni příjemci a všechny strany uvedené v kopii.

Po dokončení zobrazí funkce LDV všechny soubory

Účastník

Při podepisování

Dokončená dohoda

Odesílatel

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní příjemce

Přiřazené dokumenty

Všechny dokumenty

Externí příjemce

Přiřazené dokumenty

Všechny dokumenty

Interní uživatel uvedený v kopii

Žádné

Všechny dokumenty

Externí uživatel uvedený v kopii

Žádné

Všechny dokumenty

Příjemce externího archivu

NA

Všechny dokumenty

Tato konfigurace povoluje všechny pravidla LDV a umožňuje všem interním ID uživatelů (vzhledem k odesílateli) prohlížet si v průběhu cyklu podepisování obsah všech souborů.

Po dokončení dohody si mohou obsah všech souborů prohlížet všichni uživatelé

Funkce LDV umožňuje, aby si interní agenti prohlíželi všechny soubory

Účastník

Při podepisování

Dokončená dohoda

Odesílatel

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní příjemce

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí příjemce

Přiřazené dokumenty

Všechny dokumenty

Interní uživatel uvedený v kopii

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí uživatel uvedený v kopii

Žádné

Všechny dokumenty

Příjemce externího archivu

NA

Všechny dokumenty

Pokud plánujete, že bude možné přijímat ruční podpisy, měli byste tuto možnost povolit, ale pamatujte si, že v případě použití napsaného podpisu nebudou pravidla LDV platit.

Ve všech případech platí, že pokud dojde k použití ručního podpisu, budou pravidla LDV pro příslušnou dohodu pozastavena.

LDV pro ruční podpis

Účastník

Při podepisování

Dokončená dohoda

Odesílatel

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní příjemce

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí příjemce

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Interní uživatel uvedený v kopii

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Externí uživatel uvedený v kopii

Všechny dokumenty

Všechny dokumenty

Příjemce externího archivu

NA

Všechny dokumenty

Používání funkce LDV s rozhraním REST API v6

Odesílatel může použít rozhraní REST API v6, aby explicitně udělil viditelnost dokumentům.

Volání rozhraní REST API v6 ignorují v uživatelském rozhraní všechna nastavení viditelnosti dokumentu, protože volání rozhraní API potlačuje všechna nastavení na úrovni účtu nebo skupiny.

Jediné převzaté chování spočívá v tom, že odesílatel musí stanovit popisek dokumentu, pokud obsahuje pole formuláře pro určitého příjemce. 

POST /dohody Koncový bod rozhraní REST API v6 obsahuje tři parametry určené k řízení chování viditelnosti dokumentu.

AgreementInfo

Název parametru

Typ

Požadováno

Popis

documentVisibilityEnabled

Logická hodnota

Ne

Volitelný parametr viditelnosti dokumentu pro dohodu. Aby bylo možné viditelnost dokumentu povolit, musí být tento parametr zadán a nastaven na hodnotu true.


ParticipantSetInfo

Název parametru

Typ

Požadováno

Popis

visiblePages

String[]

Ne

Seznam položek FileInfo.label, které by měly být viditelné pro účastníky v této sadě účastníků.


CcInfo

Název parametru

Typ

Požadováno

Popis

visiblePages

String[]

Ne

Seznam položek FileInfo.label, které by měly být viditelné pro účastníky v této kopii.


Stav kódu HTTP

Stav kódu HTTP

Důvod

Popis

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Nejméně jeden viditelný popisek stránky v sadě účastníků je neplatný.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Nejméně jeden viditelný popisek stránky v poli CC je neplatný.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

Možnost Viditelnost dokumentu je nastavena na hodnotu false a proto nelze pro žádnou sadu účastníků ani pro účastníky v kopii zadat index informací o souboru.

GET /agreements/{agreementId} K načtení vztahu mezi účastníky a dokumenty lze použít koncový bod rozhraní REST API v6

AgreementInfo

Název parametru

Typ

Popis

documentVisibilityEnabled

Logická hodnota

Pokud má hodnotu true, je viditelnost dokumentu pro tuto dohodu povolená.


ParticipantSetInfo

Název parametru

Objekt REST

Popis

visiblePages

String[]

Seznam položek FileInfo.label, které by měly být viditelné pro účastníky v této sadě účastníků.


CcInfo

Název parametru

Objekt REST

Popis

visiblePages

String[]

Seznam položek FileInfo.label, které by měly být viditelné pro účastníky v této kopii.

Pokud adresa GET /agreements/{agreementId} vrací stav ZRUŠENO, může to být způsobeno neplatností jednoho nebo několika parametrů viditelnosti dokumentu.

Důvod chyby lze načíst pomocí adresy GET /agreements/{agreementId}/events.

Chybová zpráva

Podmínka

Chybí parametr fileInfoIndex <FileInfo index> v jedné ze sad účastníků obsahujících <e-mail účastníka>

V parametru <label> musí být zadán řetězec visiblePages pro účastníka <e-mail účastníka>

Výše uvedená chyba se zapíše do protokolu s hodnotou Event.type parametru AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM a hodnotou Event.comment.


Co byste měli vědět....

Funkce Omezená viditelnost dokumentu a certifikáty digitálních podpisů jsou nekompatibilní.

Pokud je povolená funkce LDV, bude objekt digitálního podpisu z prostředí pro vytváření v aplikaci odebrán.

V případě odeslání dohody s polem digitálního podpisu s pravidly LDV dojde k vyvolání chyby:

Pole digitálního podpisu <název pole> není podporováno z důvodu omezené viditelnosti dokumentu.

Pokud si ID uživatele může zobrazit soubor obsahující pole přílohy, má rovněž oprávnění k zobrazení obsahu přílohy.

Nahrazení příjemce funguje stejně jako normálně, s jednou výjimkou:

  • Odesílatel dohody nemůže nahradit sám sebe, pokud je uveden jako příjemce s rolí bez podpisu a pokud je zakázaná možnost Podepisující a příjemci kopií v mém účtu uvidí všechny soubory.

Pokud je povolená možnost Podepisující a příjemci kopií v mém účtu uvidí všechny soubory:

  • Interní příjemci mohou delegovat pouze na jiného interního uživatele
  • Externí příjemci nemohou delegovat na interního uživatele
    • V případě, že se o to pokusí, dojde k vyvolání chyby: „Váš správce účtu nepovoluje delegování této osobě.“

Soubory a pole lze upravit (pomocí funkce Úprava dohody) do té doby, než si některý z účastníků zobrazí dohodu.

Funkce LDV nerozlišuje mezi rolemi. 

Příjemce bez podpisu musí mít v každém souboru, ke kterému má mít přístup, umístěno alespoň jedno pole.

Pokud příjemce nemá žádné viditelné soubory (protože nejsou umístěna žádná pole), dojde k vyvolání chyby:

Účastník <e-mail> (<role účastníka>) nemá žádný viditelný dokument

Dohody s funkcí Hromadné odeslání fungují stejně jako ostatní dohody. 

Odeslaná dohoda musí obsahovat alespoň jedno povinné (nikoliv volitelné nebo podmíněné) pole pro každého příjemce s rolí s podepsáním.

Pokud dohoda neobsahuje pole podpisu pro jednoho nebo více podepisujících, přidá se na její konec další stránka s blokem podpisu pro každého podepisujícího (tuto poslední stránku si mohou prohlédnout všichni podepisující).

Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.